Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Toezeggingsaanvraag voor offertes aan leveranciers

Toezeggingsaanvraag voor offertes aan leveranciers

  • Antwoorden op offerteaanvragen maken na verzending en goedkeuring.
  • Configureer het bedrijfsproces
    'Toezeggingsgebeurtenis voor offerteaanvraag'
     in het functionele gebied 'Procurement'.
  • Beveiliging:
    Proces: Offerteaanvraag - Domein maken/bewerken
    in het functionele gebied 'Procurement'.
Een toezeggingsdocument maken voor leveranciers die bieden op een offerteaanvraag. U kunt een of meer leveranciers toekennen met een inkooporder of een leverancierscontract. Wanneer u:
  • Als u een
    inkooporder
     op basis van een bestelaanvraag aanschaft, worden de uit de bestelaanvraag afkomstige hoeveelheden of bedragen automatisch bijgewerkt in de inkooporder.
    Als u de boeking van verplichtingen inschakelt, worden alle toezeggingen in de bestelaanvraag automatisch geliquideerd in Workday zodra u de inkooporder hebt uitgegeven.
  • Als u een
    leverancierscontract
     opvraagt op basis van een bestelaanvraag, worden de uit de bestelaanvraag afkomstige hoeveelheden of bedragen niet automatisch bijgewerkt door het contract.
    Als u de boeking van zachte verplichtingen inschakelt, worden vastleggingen in de bestelaanvraag niet automatisch geliquideerd als u het contract goedkeurt.
  1. Open de taak
    'Toezegging offerteaanvraag maken'
     .
    U kunt naar deze taak zoeken of
    Offerteaanvraag
    >
    Toezegging offerteaanvraag maken
     selecteren in het menu met gerelateerde acties van het rapport
    Offerteaanvragen zoeken
    .
  2. Houd bij het invullen van de kopgegevens van de toezegging van de offerteaanvraag rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Reden toezegging:
    (Optioneel) De reden voor het toekennen van offerteaanvragen aan de leverancier.
    Valuta
    U wordt aangeraden de
    valuta
     van uw doelinkooporder- of leveranciersrekening te selecteren.
    Toezeggingstype
    • Inkooporder:
      U kunt offerteaanvraagregels gedeeltelijk toekennen aan meerdere leveranciers. Voorbeeld: u kunt een offerteaanvraagregel van 100 eenheden toekennen aan twee leveranciers. 1 voor 25 en 1 voor 75 eenheden elk.
    • Leverancierscontract
      Selecteer het
      contracttype
       om contractwaarden te configureren.
      Het leverancierscontract met de status
      'Concept'
       wordt in Workday gemaakt en biedt geen ondersteuning voor gedeeltelijke toezeggingen op offerteaanvraagregels. In Workday worden regelsplitsingen van inkooporders of bestelaanvragen niet overgedragen naar het contract.
  3. Schakel de selectievakjes in de sectie
    Toezeggingsopties
     in om bijlagen bij offerteaanvragen en regelbijlagen uit te sluiten van verzending naar leveranciers.
    Wanneer u bijlagen in toezeggingen van offerteaanvragen uitsluit, zijn die documenten alleen toegankelijk voor uw organisatie.
  4. Voeg aanvullende regels toe die u niet hebt geselecteerd in de offerteaanvraag die u toekent door de prompt
    'Regels offerteaanvraag importeren'
     te selecteren.
  5. Selecteer in de sectie
    Regels
     de antwoordregels van de offerteaanvraag die u in de toezegging van de offerteaanvraag wilt opnemen.
  6. Voer de details van de toezeggingsregel in, zoals
    de toezeggingshoeveelheid
     en
    de omschrijving van het toezeggingsitem,
     op ad-hocregels of op omschrijvingen gebaseerde regels. De omschrijving wordt ingevuld in de inkooporder- of leverancierscontractdocumenten.
  7. Regels die afkomstig zijn van bestelaanvraagregels bevatten de
    velden Verzenden aan-adres
    ,
    Verzenden aan-contactpersoon
    en
    Leveringslocatie
    , indien ingevuld.
  8. Voer de details in de sectie
    'Standaardwaarden inkooporder'
     of
    'Standaardwaarden leverancierscontracten'
     in en controleer deze. Deze gegevens worden automatisch ingevuld op basis van het type toezegging dat u selecteert.
  9. Schakel bij het toekennen van een inkooporder het selectievakje
    Toezeggingsresultaten automatisch verzenden ter goedkeuring
     in. Als u het selectievakje inschakelt, kan het document met de orderresultaten automatisch worden verzonden ter beoordeling en goedkeuring.
Als u de offerteaanvraag hebt gemaakt op basis van een bestelaanvraag, worden de bestelaanvraagregels automatisch gemarkeerd als gesourcet wanneer de offerteaanvraag aan een inkooporder wordt toegewezen.
de resultaatdocumenten voor de toezegging van de offerteaanvraag weergeven of bewerken. inkooporder of leverancierscontract.