Aandachtspunten bij de configuratie: leveranciers
Dit onderwerp bevat informatie die van pas kan komen als u de configuratie en het gebruik van leveranciers planning . Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
U kunt leveranciers instellen en beheren voor het inkopen van goederen, services en externe arbeid voor uw organisatie ().
Belangrijkste voordelen
Leveranciersfunctionaliteit biedt:
- Een samenwerkingsomgeving voor uw bedrijf en de leveranciers.
- Aanpasbare hulpprogramma's waarmee u de informatiestroom, het organisatie en de bedrijfsprocessen efficiënt kunt beheren.
- Analyses en rapportages voor goed zichtbaarheid in uw bedrijf , zodat u weloverwogen beslissingen kunt nemen.
- Uw leveranciers vaardigheid transacties uitvoeren in uw Workday tenant.
Gebruiksscenario's
- Leg contact met potentiële leveranciers en leg essentiële leverancier vast in uw Workday tenant.
- Registreer leveranciers en maak leverancier .
- Uw leveranciers in staat stellen om:
- Laad hun eigen catalogi en inkoopitems in Workday om een doorzoekbaar lijst met catalogi van goederen, services en externe arbeid in Workday te genereren.
- Inkooporders en offerteaanvragen weergeven en goedkeuren.
- tijd en taken.
- Registreer activiteiten met behulp van inkooporders (IO's) voor projectgebaseerde services.
- Facturen uitgeven die u kunt goedkeuren en betalen.
- De eigen contactgegevens onderhouden .
- Genereer rapporten voor uitgaveoverzichten of bekijk uw uitgaande middelen op uitgavecategorie of op individuele leveranciers.
- Stel Workday accounts in voor uw leveranciers, zodat u de hele salariscyclus in uw leveranciersportal kunt voltooien.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Wat voor beveiligingstoegang wilt u dat gebruikers hebben tot leverancier en -rapportage? | U kunt gesegmenteerde beveiliging configureren en aanpassen om de toegang van medewerker tot leveranciers in rapporten en transacties te beperken. Gebruikers met de juiste segmenttoegang tot leveranciers kunnen:
Voorbeeld: maak IT-manager de op segmenten gebaseerde beveiligingsgroep . Vervolgens kunt u de domein bewerken , zodat alleen IT-managers IT-leveranciers kunnen maken en transacties met leveranciers van IT-hardware kunnen starten. |
Hoe wilt u uw leveranciers organiseren in Workday? | Voor rapportage en om uw leveranciers beter zoeken te maken, kunt u leveranciers organiseren op basis van:
Als u de toegang tot bepaalde subsets van leveranciers wilt beperken, gebruikt u leverancier of -categorieën in combinatie met gesegmenteerde leverancier . Vervolgens kunt u leveranciersgroep configureren, profielgroep weergeven en aangepaste rapporten toevoegen aan leverancier . |
Hoe bent u van plan leverancier vast te leggen? | Met vragenlijsten voor contactpersonen van leveranciers kunt u specifieke informatie over uw leveranciers en hun contactpersonen verzamelen.
Neem Workday verstrekte vragenlijsten op of maak aangepaste vragenlijsten voor specifieke leveranciers of groepen leveranciers wanneer u uw portal configureert. Gebruik het proces 'Leveranciersaanvraag' om informatieaanvragen rechtstreeks naar uw leveranciers te verzenden via de leveranciersportal. |
Welke betalingsvoorwaarden wilt u instellen voor uw leveranciers? | U kunt aangepaste betalingsvoorwaarden voor een of leverancier leverancier maken die u vervolgens op al hun procurementdocumenten kunt toepassen.
U kunt het volgende configureren:
|
Hoe wilt u leverancier in Workday weergeven? | U kunt een samengestelde weergave van uw leveranciers configureren, zodat gebruikers gemakkelijker toegang hebben tot informatie uit één bron, die het volgende omvat:
Door leveranciers te rangschikken op prioriteit kunnen inkopers eenvoudiger primaire leveranciers gebruiken wanneer ze bestelaanvragen maken voor items voor voorraad en par-aanvulling (). |
Hoe bent u van plan om leveranciers met meerdere vestigingen en locaties te beheren? | U kunt bestelaanvragen en inkooporders van verschillende leverancier bestellen, zodat u bestelsites van leverancier en connectie voor te betalen leveranciers kunt koppeling zonder meerdere leverancier te maken. |
Aanbevelingen
Voor optimale prestaties selecteert u niet meer dan 10 rapporten wanneer u aangepaste rapporten configureert voor weergave in het samengestelde weergave van de leverancier .
Vereisten
Als u externe medewerkers hebt die via een bureau of extern bedrijf werken en de medewerker betalen, maakt u het bureau als leverancier (). U moet de medewerker contract als een externe medewerker ().
Om te voldoen aan nationale, provinciale of lokale overheidsvereisten, voegt u de juiste classificaties toe aan uw leverancier.
Beperkingen
Geen invloed.
Tenantinstellingen
Als u de juiste uitspraak van leverancier en details op hun bankrekeningen voor afrekening wilt vastleggen, schakelt u fonetische namen in de taak
Tenantinstellingen bewerken - algemeen
in.U kunt de typen bijlage voor bedrijfsdocumenten van leverancier opgeven in de taak
Tenantinstellingen bewerken - systeem
.Beveiliging
Gebruik het rapport
Domeinbeveiligingsbeleidsregels voor functioneel gebied
en filter op leveranciers
om beveiligingsdomeinen te zoeken .In deze tabel worden enkele beveiligingsdomeinen beschreven die u nodig hebt:
Domein | Overwegingen |
|---|---|
Set Up: Supplier
| Hiermee kunt u nieuwe leveranciers maken. |
Instellen: leveranciersonderhoud
| Hiermee kunt u nieuwe leveranciers maken en bestaande leveranciers beheren. |
Instellen: beveiligingssegmenten leverancier
| Hiermee kunt u de toegang tot leverancier en -rapporten beperken door:
|
Contactpersonen leverancier instellen
| Hiermee kunt u contactpersoon leverancier instellen en onderhouden en gerelateerde rapporten weergeven. |
Leverancierscategorieën instellen
| Hiermee kunt u leverancier maken om leveranciers te organiseren voor zoek- en rapportagedoeleinden. |
Instellen: Leveranciersbeheer
| Hiermee kunt u de toegang tot taken en rapporten beperken tot alleen leveranciersbeheerders. |
Instellen: cheques van externe partijen
| Hiermee kunt u integraties met externe API's instellen en onderhouden . |
Proces: leveranciersaanvraag
| Hiermee kunt u leverancier verwerken en gerelateerde rapporten weergeven. |
Proces: leveranciersaanvraag - annuleren
| Hiermee kunt u leverancier annuleren die u hebt gemaakt. U moet weergave- en wijzigen hebben voor het instellen van leveranciersbeheer om leverancier te annuleren die door andere gebruikers zijn gemaakt. |
Bedrijfsprocessen
Bedrijfsprocessen | Overwegingen |
|---|---|
Cataloguslaadgebeurtenis
Leveranciersfactuurgebeurtenis | Als u wilt toestaan dat contactpersonen van leverancier catalogusitems in uw leveranciersportal laden, voegt u het volgende toe:
|
Leveranciersconnectie voor order (gebeurtenis)
| Configureer deze optie om alternatieve locaties voor een leverancier in te stellen, zodat u bij specifieke locaties kunt bestellen.
U kunt het bedrijfsproces gebruiken om orders van leveranciersconnectie te routeren ter goedkeuring. |
Aanvraaggebeurtenis potentiële leverancier
| Hiermee wordt de zelfregistratie van potentiële leveranciers beheerd. |
Inkoopordergebeurtenis
| Schakel contactpersonen van leverancier in om uw inkooporders goed te keuren met behulp van de stap Samenwerking met leveranciers . |
Leverancierswijzigingsgebeurtenis
| leverancier wijzigen om leverancier onderhouden of in te stellen.
Controleer de leverancier aan de hand van de geconsolideerde screeningslijst van de International Trade Administration (ITA) met behulp van de service 'Screening sanctielijst' . |
Contactgegevens leverancier wijzigen (gebeurtenis)
| Stel gebruikers in staat om gegevens van contactpersonen van leverancier bij te werken met behulp van de taak Contactgegevens leverancier wijzigen .
Alleen de volgende gebruikers kunnen aan dit bedrijfsproces worden toegevoegd:
|
Leveranciersgebeurtenis
| Bepaalt het goedkeuringsproces voor leveranciers.
U kunt voorwaardelijke werkstromen instellen op basis van organisatierollen, kostenplaatsen en bedrijven. Als u traceerbare- activum wilt beoordelen en bijwerken, neemt u de actie Traceerbare regels voor activa beoordelen op.Als u op rollen gebaseerde beveiligingsgroepen wilt configureren voor niet-medewerker , kunt u de goedkeuringsstap voor de beveiligingsgroep wijzigen van op rollen gebaseerd in op gebruikers gebaseerd in de bedrijfsprocesdefinitie. Controleer de leverancier aan de hand van de geconsolideerde screeningslijst van de International Trade Administration (ITA) met behulp van de service 'Screening sanctielijst' . |
Gebeurtenis voor connectie te betalen leverancier
| Configureer deze optie om voorwaarden in te stellen voor het maken van leverancier om facturen en betalingen te betalen aan verschillende contactpersoon leverancier . |
Rapportage
Gebruik deze rapporten voor informatie over:
- Hoeveel u uitgeeft aan goederen en services.
- Wat u koopt.
- Van wie u het item wilt kopen.
Rapport | Overwegingen |
|---|---|
Uitgavenanalyse voor facturen
| Houd bij hoeveel uw bedrijf uitgeeft aan leverancier . Bekijk afbeeldingen en drilldown van uw factuur om trends in de uitgaven van uw bedrijf te bekijken. |
Uitgavenanalyse voor procurementcard
| Pas hetzelfde toezichtniveau toe op uw punch-out outuitgaven als op uw gefactureerde inkoopuitgaven. |
Topleveranciers op uitgave
| Hiermee kunt u een lijst weergeven met leveranciers die uw bedrijf het vaakst gebruikt voor de inkoop. |
Gebruik deze rapporten om inzicht te krijgen in hoe uw bedrijf momenteel uitgaven beheert en om inzichten te krijgen in potentieel mogelijkheden om geld te besparen door:
- Onderhandelen over contracten en kortingen door leveranciers te identificeren waartoe ze toegang hebben via niet-beheerde uitgaven.
- Consolidatie van uitgaven.
Rapport | Overwegingen |
|---|---|
Beheerde versus niet-beheerde factuuruitgaven
| Vergelijk uw beheerde gefactureerde kaart met uw onbeheerde factuur . |
Beheerde versus onbeheerde uitgaven voor procurementcards
| Vergelijk uw uitgaven voor beheerde kaart met uw uitgaven voor niet-beheerde punch-out outs. |
Gebruik deze rapporten om inzicht te krijgen in:
- Hoeveel u momenteel verschuldigd bent aan elke leverancier.
- Het niet-gefactureerde deel van uw uitgaven.
- Uw huidige en geprognosticeerde toekomstige betaling betalingsverplichtingen.
Rapport | Overwegingen |
|---|---|
Ouderdomsanalyse crediteuren
| Hiermee kunt u de te betalen bedragen weergeven voor de verschillende ouderdom in de ouderdomsgroep, eventuele betalingen in behandeling en het totaalbedrag voor elke leverancier. |
Details ouderdomsanalyse crediteuren
| Hiermee kunt u de openstaande te betalen bedragen weergeven voor elke leverancier op ouderdom . De details omvatten onbetaalde of gedeeltelijk betaalde betalingen en totalen voor alle ouderdom . |
Gebruik deze rapporten om:
- Wijzigingen voor bestaande leveranciers weergeven.
- Houd goedkeuringen voor nieuwe leveranciers bij.
- Hiermee kunt u potentieel duplicaat leveranciers weergeven en detecteren.
Rapport | Overwegingen |
|---|---|
Leveranciersgebeurtenissen zoeken
| Alle openstaande en in uitvoering zijnde items weergeven Leveranciersaanvragen en leveranciersgebeurtenissen. |
Wijzigingsgeschiedenis leverancier
| Hiermee kunt u wijzigingen in de geschiedenis van de volgende categorieën leverancier weergeven:
|
Leveranciersduplicaten zoeken
| Detecteer en bekijk potentieel duplicaten van leverancier .
U kunt ook de gebruiken Duplicatie leverancier gegevensbron om aangepaste rapporten voor dubbele leverancier te maken. |
Integraties
U kunt integratie build om verschillende EDI-bestandsindelingen te ondersteunen:
Integratiesjabloon | Omschrijving |
|---|---|
Inkooporder EDI 850 (uitgaand)
| Exporteert inkooporders in X12 850 EDI-indeling van het American Standards Committee (ASC). |
Leveranciersfactuur EDI 810 (inkomend)
| Importeert leverancier in X12 810 EDI-indeling van het American Standards Committee (ASC). |
Verzendbericht EDI 856 (inkomend)
| Hiermee worden verzendberichten geïmporteerd in ASC X12 856 EDI-indeling van het American Standards Committee. |
Inkooporderbevestiging EDI 855 (inkomend)
| Importeert inkooporderbevestigingen in X12 855 EDI-indeling van het American Standards Committee (ASC). |
Relaties en interacties
Leveranciersfunctionaliteit werkt samen met de volgende gebieden in Workday:
Functies | Overwegingen |
|---|---|
Voorraad | U kunt de salariscyclus voltooien en:
|
Leveranciersaccounts | U kunt inkooporders maken en plannen, tijd registreren voor externe medewerkers en leverancier genereren. |
Leverancierscontracten | U kunt de toezegging van offerteaanvragen aan succesvolle leveranciers inschakelen en geplande inkooporders instellen en verwerken. |
Financiële boekhouding | U kunt toerekeningen van ontvangst maken op basis van goedgekeurde, niet-gefactureerde ontvangsten, leverancier en alleen-factureren van inkooporders voor goederen en services. |
Bankgegevens en afrekeningen | U kunt kaart verifiëren. |
Bedrijfsactiva | U kunt activa volgen die uw bedrijf via het procurementproces verwerft. U hebt de volgende mogelijkheden:
|
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Ga voor meer informatie over de Workday Touchpoints Kit naar Workday Community.