Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-10-31
Uitgavecategorieën maken

Uitgavecategorieën maken

Het domein 'Beveiliging:
instellen: uitgavecategorieën'
 in het functionele gebied 'Common Financial Management'.
U kunt uitgavecategorieën maken om te classificeren:
  • Activa.
  • Onkostenitems.
  • Voorraaditems.
  • Inkoopitems.
  • Leverancierscatalogusitems.
Uitgavecategorieën bepalen de boeking die het activum, het item of de service aan de juiste grootboekrekening koppelt. U kunt uw eigen categorieën definiëren of deze standaarden gebruiken:
  • United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC)
  • National Institute of Governmental Purchasings (NIGP)
U kunt ook uw eigen uitgavecategorieën combineren en deze toewijzen aan standaardgoederen- en servicecodes.
  1. Open de taak
    'Uitgavecategorieën onderhouden'
     .
  2. (Optioneel) Selecteer de optie
    Bestaande uitgavecategorie importeren
     om bestaande uitgavecategorieën toe te voegen aan uitgavecategoriehiërarchieën.
  3. Houd bij het invullen van de sectie
    Details uitgavecategorie
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Goederendetails
    Voer een alternatieve referentienaam in die gebruikers kunnen gebruiken om de uitgavecategorie te zoeken.
    Als u al uitgavecategorieën aan goederencodes koppelt in de taken
    'Goederencode maken'
     en
    'Goederencode bewerken'
     , laat u dit veld leeg.
    Weergave uitgavecategorie
    Selecteer een optie om te bepalen hoe uw uitgavecategoriehiërarchieën en goederencodes in Workday worden weergegeven.
    De optie die u selecteert, wordt afgedrukt op inkooporders en leverancierscontracten.
    Gebruik uitgavecategorie
    Maak een keuze uit deze gebruikstypen:
    • Ad-hocbetaling
      : neem andere gebruikstypen op om deze uitgavecategorie te gebruiken voor onkosten, procurement- en leveranciersfacturen.
    • Onkosten
      : medewerkers gebruiken deze uitgavecategorieën in regels voor uitgaveautorisaties en onkostendeclaraties.
    • Procurement
       - gebruiken voor:
      • Bestelaanvragen.
      • Inkooporders.
      • Ontvangsten.
      • Retourneert.
      • Leverancierscontracten.
      • Inkoopitems.
      • Geleasede activa.
      Het gebruik van de uitgavecategorie
      voor leveranciersfacturen
       wordt automatisch opgenomen in Workday nadat u de uitgavecategorie hebt opgeslagen bij '
      Procurementgebruik
       '.
    • Leveranciersfactuur
       - gebruiken voor:
      • Leveranciersfacturen
      • Leveranciersfactuuraanpassingen
      • Periodieke leveranciersfacturen
      • Facturen geleasede activa
    Inactief
    Selecteer deze optie om te voorkomen dat de uitgavecategorie wordt weergegeven in bedrijfsdocumenten en prompts voor uitgavecategorieën.
    U kunt een inactieve uitgavecategorie in bedrijfsdocumenten gebruiken door de naam in de prompts in te voeren. Het inactiveren van een uitgavecategorie heeft geen invloed op de historische gegevens en is niet van invloed op eerdere transacties.
    Afhandelingsbron bestelaanvraag
    Schakel dit veld in door
    'Procurement'
     te selecteren in de prompt
    'Gebruik uitgavecategorie'
     .
    Selecteer deze optie om
    'Inkooporder'
     of
    'Voorraad'
     in te vullen in de afhandelingsbron van de bestelaanvraag bij het maken van bestelaanvragen voor deze uitgavecategorie.
    De
    voorraadwaarde
     wordt alleen weergegeven wanneer u
    Voorraaditems
     selecteert in de sectie
    Voorraadtracking
     .
    Classification
    Selecteer Goederen of Services om uitgavecategorieën te classificeren als goederen of services. Gebruik dit voor belastingrapportage- en standaardbelastingregels.
    Worktags
    Stel gerelateerde worktags voor dit object in met behulp van de gerelateerde worktagtypen die u configureert in de taak
    Gebruik gerelateerde worktags onderhouden
     . Workday vult transacties automatisch met de waarden in de kolom
    Standaardworktag
     wanneer u het object voor de transactie selecteert.
  4. Houd bij het invullen van de sectie
    Belastingen en aanvullende kosten
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Standaardbelastbaarheid
    Geef op hoe u belasting toepast op transacties voor goederen en services in deze uitgavecategorie. U kunt ook belastingregels voor items definiëren om gedetailleerder standaardgedrag voor belastingtoepasbaarheid in te stellen. Vervolgens kunt u de standaardwaarde binnen de transactie wijzigen.
    Vracht toewijzen:
    Overige kosten toewijzen
    Selecteer deze optie om de vrachtkosten en andere kosten uit documentkoppen aan de regels toe te wijzen wanneer u de uitgavecategorie voor de toewijzing instelt.
    Deze logistieke kosten worden opgenomen in de aanschafkosten van een regelitem. Toewijzing is van toepassing op:
    • Inkooporders.
    • Leveranciersfacturen.
    • Leveranciersfactuuraanpassingen.
    • Ad-hocbetalingen.
  5. Houd bij het invullen van de sectie
    Activatracking rekening
     met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Items bijhouden
    Selecteer deze optie om het bijhouden van activa die aan deze uitgavecategorie zijn toegewezen, in te schakelen. Activa bijhouden om activa met deze uitgavecategorie uit te geven aan medewerkers.
    Als een traceerbare uitgavecategorie ook onkostengebruik heeft, moet u de activa die u in onkostendeclaraties opneemt handmatig registreren. U kunt het bedrijfsproces voor de onkostendeclaratie niet zo configureren dat automatisch een activaregistratiegebeurtenis wordt gestart.
    Immateriële activa
    De optie is beschikbaar wanneer u
    Items bijhouden
    selecteert. Selecteer deze optie om de uitgavecategorie te definiëren met de standaarduitgavecategorie
    voor immateriële activa
     , zoals softwareabonnementen en servicerechten. Uitgavecategorieën met het kenmerk
    'Immaterieel
     ' moeten items bijhouden.
    U kunt activa die zijn gedefinieerd met de standaardwaarde voor de uitgavecategorie voor immateriële activa alleen maken op basis van contractontvangstregels, niet rechtstreeks op basis van inkooporders of leveranciersfacturen.
    U kunt
    Lease
     niet selecteren wanneer u de optie
    Immateriële activa
     selecteert.
    Lease:
    De optie is beschikbaar wanneer u
    Items bijhouden
    selecteert. Selecteer deze optie om de uitgavecategorie aan te geven voor gebruik met financiële en operationele geleasete activa. Workday maakt activa die zijn gedefinieerd met de uitgavecategorie
    'Lease
     ' op basis van leverancierscontractregels.
    U kunt
    Immateriële activa
     niet selecteren wanneer u de optie
    Lease
     selecteert.
    Standaardactivaklasse
    Selecteer deze optie om een activaklasse aan deze uitgavecategorie toe te wijzen.
    Configureer activaklassen in de taak
    'Activaklassen onderhouden'
     .
    Standaardactivatype
    Selecteer deze optie om een activa-eigenschapstype te definiëren voor deze uitgavecategorie.
    Configureer activatypen in de klasse
    'Activatypen onderhouden'
    .
  6. (Alleen voorraad) Houd bij het invullen van de sectie
    Voorraadtracking
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Voorraaditems
    Selecteer deze optie om voorraaditems voor deze uitgavecategorie in te schakelen.
    Items die aan deze uitgavecategorie zijn gekoppeld, worden in Workday behandeld als voorraaditems of opslagitems.
    Een niet-voorraaditem is een inkoop- of leveranciersitem met een uitgavecategorie waarvoor het selectievakje 'Voorraaditem' niet is ingeschakeld.
    Voorbeeld: een uitgavecategorie voor kantoorbenodigdheden met items zoals Bureaulamp of printertoner. Kantoorbenodigdheden zijn niet gemarkeerd als voorraaditems.
    Boekhoudkundige verwerking voorraad
    Selecteer voor de voorraadboekingsverwerking
    'Onkosten'
     of
    'Voorraad'
    .
    • Items met een boekhoudkundige verwerking
      voor voorraad
       worden bij het wegzetten als activa beschouwd en vervolgens als last geboekt wanneer ze worden uitgegeven, overgedragen of neerwaarts worden aangepast.
    • Items met een boekingsmethode
      voor onkosten
       worden als last opgenomen tegen de wegzetactie en vanaf dat moment worden de hoeveelheidssaldi bijgehouden.
  7. Als u via punch-out verbinding maakt met leverancierswebsites, identificeert u alle standaardgoederencodebereikwaarden die overeenkomen met uw uitgavecategorie in het raster
    'Toewijzing goederencodes leverancierskoppeling'
     .
    Wanneer u tijdens een bestelaanvraag via punch-out verbinding maakt met een leverancierswebsite, retourneert de leverancierssite een goederencode. De uitgavecategorie wordt bepaald op basis van het codebereik waarbinnen de categorie valt. Deze code wordt ook opgeslagen in de inkooporder die wordt gegenereerd op basis van de bestelaanvraag wanneer de inkooporder via XML wordt teruggestuurd naar de leverancier.
    Voor inkooporders die niet afkomstig zijn uit een bestelaanvraag, kunt u een specifieke goederencode opgeven wanneer u inkooporders via XML naar uw leveranciers verzendt. Geef dezelfde code op voor de velden
    'Bereik van'
     en
    'Bereik t/
     m' en schakel het selectievakje
    'Gebruiken op inkooporder'
    in.
  8. Schakel alternatieve typen item-ID's voor uitgavecategorieën in om item-ID's voor inkoopitems vast te leggen, zoals het onderdeelnummer van de leverancier of het onderdeelnummer van de fabrikant.
  • (Optioneel) Maak uitgavecategoriehiërarchieën en beveiligingssegmenten voor uitgavecategorieën.
  • Inactiveer uitgavecategorieën die niet meer worden gebruikt.