Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Overwegingen instellen: salarisgroepen

Overwegingen instellen: salarisgroepen

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van salarisgroepen. Het volgende wordt uitgelegd:
  • Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
  • De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
  • Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
  • Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
  • Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Definitie

Salarisgroepen zijn organisatietypen die definiëren welke medewerkers en salariscomponenten moeten worden verwerkt in berekeningen voor de salarisadministratie, retroactieve salarisadministratie en de betalingsfrequentie. U kunt salarisgroepen voor rollen in uw bedrijf beveiligen om te bepalen wie de salarisadministratie kan configureren en uitvoeren en tot welke medewerkers de rol toegang heeft.

Belangrijkste voordelen

Het gebruik van salarisgroepen vermindert de handmatige verwerking doordat u een set geselecteerde medewerkers in één salarisadministratierun of retroactieve salarisrun kunt verwerken. Workday biedt ook de flexibiliteit om de toegang tot salarisadministratieresultaten te beperken via configureerbare beveiliging voor salarisgroepen.

Gebruiksscenario's

Definieer de gerechtigdheid voor de te berekenen inkomsten en inhoudingen voor medewerkers van verschillende divisies, afdelingen, bedrijven of hiërarchische organisaties:
  • Met verschillende periodeschema's, zoals wekelijks, tweewekelijks of maandelijks.
  • In verschillende landen.
  • Van wie u de salarisadministratie wilt laten beheren door verschillende rollen in uw organisatie.
Verfijn berekeningen door ook salarisgroepen te maken voor subsets van medewerkers, zoals:
  • Sollicitanten die vooraf tekenbonussen ontvangen.
  • Medewerkers met beëindigd dienstverband die een salaris na beëindiging ontvangen.
  • Voor Salarisadministratie voor Canada, Frankrijk, het VK en de VS: medewerkers met onbetaalde aanstellingen.
  • Voor de salarisadministratie voor Canada, Frankrijk, het VK en de VS worden vrijgestelde en niet-vrijgestelde medewerkers voor alle bedrijven vrijgesteld.
Selecteer runcategorieën voor de salarisgroep om aan te geven welke typen medewerkers moeten worden verwerkt, zoals medewerkers met een beëindigd dienstverband of medewerkers met speciaal verlof.

Belangrijke vragen

Vragen
Overwegingen
Voor Salarisadministratie voor Canada en de VS: welke functies hebben medewerkers die u verwerkt in de salarisadministratie?
Medewerkers met één functie kunnen slechts tot één salarisgroep behoren. Een medewerker kan meerdere salarisgroepen hebben wanneer:
  • Ze hebben meerdere functies.
  • Ze hebben een internationale aanstelling voor de VS vanuit een niet-Workday-salarisadministratiesysteem. Ze kunnen een externe salarisgroep hebben voor hun eigen land en een Amerikaanse salarisgroep voor de internationale toewijzing.
Hoeveel salarisgroepen wilt u in dezelfde salarisrun verwerken?
Als salarisgroepen hetzelfde periodeschema en land delen, kunt u ze samen verwerken in salarisrungroepen. Wanneer u Workday-salarisfuncties gebruikt, selecteert u die salarisrungroepen in plaats van de afzonderlijke salarisgroepen.
Voorbeeld: beveiliging configureren voor:
  • Salarisadministratiepartners mogen alleen salarisrungroepen verwerken en rapporteren als ze toegang hebben tot alle opgenomen salarisgroepen.
  • Salarisadministratiebeheerders om toegang te krijgen tot alle salarisrungroepen.
Hoe wilt u salarisgroepen aan medewerkers toewijzen?
U kunt salarisgroepen toewijzen:
  • Eén voor één met behulp van de taak
    'Salarisgroep toewijzen
     '. Voor Salarisadministratie voor Canada en de VS kunt u medewerkers met meerdere functies verwerken.
  • In bulk. Voor bestaande werknemers kunt u de webservice
    Salarisgroep toewijzen
     gebruiken. Voorbeeld: reorganisaties, seizoenspromoties of fusies en overnames.
  • Automatisch wanneer u een arbeidsplaats vervult. Stel een toewijzingsregel in voor elke salarisgroep en configureer het bedrijfsproces
    Salarisgroep toewijzen
     als een subproces van bedrijfsprocessen voor personeelsbeheer. Voorbeeld:
    aanstellen
    ,
    functie wijzigen
    .
Voor de salarisadministratie voor Australië, het VK en Frankrijk kunt u een medewerker aan slechts één salarisgroep toewijzen.
Hoe wilt u dat salarisgroepen voor medewerkers worden voorgesteld?
U kunt het volgende instellen:
  • Toewijzingsregels voor salarisgroepen op basis van medewerkerskenmerken. Voorbeeld: configureer regels om automatisch een salarisgroep toe te wijzen op basis van het bedrijf en de plaats van de medewerker.
  • Arbeidsplaatsbeperkingen waarmee salarisgroepen worden toegewezen op basis van arbeidsplaats. Regels voor salarisgroepstoewijzingen hebben voorrang op salarisgroepen die het resultaat zijn van arbeidsplaatstoewijzingen.
De webservice
Salarisgroep toewijzen
 verwijst niet naar de toewijzingsregels of arbeidsplaatsbeperkingen die u in uw tenant hebt ingesteld. U moet de salarisgroep voor elke medewerker verzenden.
Wat zijn voor Salarisadministratie voor Canada de rapportagevereisten voor medewerkers die salarisgroepen overdragen?
In Workday worden gegevens over het arbeidsverleden (ROE) ingevuld voor medewerkers:
  • Van wie de salarisgroepsoverdracht resulteert in een wijziging in de salarisfrequentie of het salarisschema.
  • Met verzekerbare inkomsten voor ten minste één salarisperiode.
U kunt een arbeidsverleden voor die medewerkers maken door de taak
'Gegevens arbeidsverleden voor gebeurtenissen maken
 ' te openen.
Wie moet toegang hebben tot welke salarisgroepen?
Baseer uw salarisgroepen op de specifieke rollen waaraan u ze wilt beveiligen. Voorbeelden: salarisadministratiepartner, aangepaste rollen. U kunt een of meer salarisadministratiepartners toewijzen aan een of meer salarisgroepen.
Salarisadministratiebeheerders hebben toegang tot alle salarisgroepen in uw organisatie en kunnen deze beheren.
Configureer beveiligingsgroepen om te bepalen wie de salarisgroepen en hun leden kan bekijken. U kunt ook geavanceerdere beveiligingsgroepen maken om factoren te combineren en de toegang op basis van die combinaties te beperken. Voorbeeld: maak beveiligingsgroepen om een financieel beheerder en een salarisadministratiepartner toegang te verlenen tot een salarisgroep.
Hoeveel landen verwerkt u in de salarisadministratie?
Maak één salarisgroep per land die u wilt verwerken omdat:
  • Landen bepalen de standaardvaluta in salarisberekeningen voor de salarisgroep.
  • Nadat u de salarisadministratie voor een salarisgroep hebt uitgevoerd, kunt u het land niet meer wijzigen.
Wanneer u een bedrijf verwerkt waarvan de valuta afwijkt van de valuta van de salarisgroep, wordt de standaardwisselkoers gebruikt.
Wat is uw salarisadministratieschema?
Maak één salarisgroep per betalingsfrequentie, omdat u slechts één periodeschema per salarisgroep en runcategorie kunt toewijzen. U kunt een andere optie selecteren:
  • Eerste salarisverwerkingsperiode op salarisgroepsniveau. Voorbeeld: wanneer u Workday Payroll halverwege het jaar implementeert.
  • Verwerkingsfrequentie salarisadministratie op inkomsten- of inhoudingsniveau. Voorbeeld: om tweewekelijkse lonen te betalen op basis van een jaarbedrag.

Aanbevelingen

Stel voor de beste prestaties het volgende in:
  • Gerechtigdheid voor salarisgroepsdetails voor inkomsten en inhoudingen bij verwerking van meerdere salarisgroepen. Met deze configuratie kunt u berekeningen beperken tot een subset van medewerkers in de geselecteerde salarisgroep.
  • Salarisgroepen voor het verwerken van 150.000 medewerkers of minder.
  • Regels voor automatische toewijzing voor elke salarisgroep.
Maak bij het laden van de geschiedenis als resultaat van een verwerving een salarisgroep voor medewerkers die door de overgenomen organisatie zijn betaald. Met deze salarisgroep kunt u de medewerkers gescheiden houden voor audits totdat u bevestigt dat de geladen gegevens juist zijn. Nadat u de verificatie hebt voltooid, kunt u ze verplaatsen naar de juiste salarisgroepen in de nieuwe organisatie.
Om onverwachte resultaten van retroactieve, pro-rataberekeningen en berekeningen van de Fair Labor Standards Act (FLSA) te voorkomen bij het bijwerken van salarisgroepen, mag u voor de salarisadministratie voor Canada en de VS het volgende niet wijzigen:
  • Toewijzingsdatums voor salarisgroep. Maak in plaats daarvan de oorspronkelijke toewijzing ongedaan en wijs de salarisgroep opnieuw toe met de nieuwe datum.
  • Salarisgroepstoewijzingen na het openen van een periode waarin de pro-rataberekeningsmethode voor salariscomponenten
    geen van de bovenstaande
    is.

Vereisten

Krijg inzicht in hoe u configureerbare beveiliging instelt in Workday.
Wijs bedrijven toe aan medewerkers.

Beperkingen

  • U kunt geen salarisgroepen of salarisrungroepen verwijderen nadat u ze hebt opgenomen in een salarisrun. U kunt het periodeschema of het uitvoeren van categorieën ook niet verwijderen of wijzigen vanuit die salarisgroepen. U kunt salarisgroepen inactiveren nadat u alle medewerkers naar een andere salarisgroep hebt verplaatst.
  • Wanneer medewerkers salarisgroepen overdragen tijdens een salarisperiode, worden de gerechtigdheidscriteria voor medewerkers die worden gebruikt voor het verwerken van een salariscomponent niet slechts eenmaal per salarisperiode toegepast.
  • Retroactieve salarisgroepswijzigingen of salarisgroepswijzigingen voor medewerkers met toekomstige primaire functiewijzigingen worden niet ondersteund.
  • Als u de berekeningen van de salarisadministratie of retroactieve salarisadministratie voor een salarisgroep volledig wilt voltooien of annuleren, doet u dit op het niveau van de salarisgroep. Als u bijvoorbeeld retroactieve resultaten voor elke medewerker afzonderlijk annuleert, wordt de status van de retroactieve salarisberekening van de salarisgroep niet bijgewerkt naar '
    Nog niet gestart'
    .
  • U kunt niet dezelfde salarisgroep gebruiken voor zowel de salarisinterface als de Workday-salarisadministratie. Als het selectievakje
    'Gebruikt in salarisinterface'
     is ingeschakeld voor externe salarisgroepen, kunt u dit selectievakje niet wissen. Als u de configuratie van een externe salarisgroep wilt gebruiken in Workday Payroll, maakt u een nieuwe salarisgroep en schakelt u het selectievakje uit.
  • De salarisadministratie voor Australië, Frankrijk en het VK biedt geen ondersteuning voor meerdere functies. Als medewerkers meerdere functies hebben, wijst u hun primaire arbeidsplaats alleen toe aan een salarisgroep.
  • Voor de Canadese salarisadministratie wordt het arbeidsverleden van Canada niet berekend voor medewerkers die in de huidige periode worden overgeplaatst naar een salarisgroep.

Tenantinstellingen

In de taak
'Tenantinstellingen bewerken - salarisadministratie
 ' kunt u het volgende inschakelen:
  • Welke landen beschikbaar zijn voor selectie in de salarisverwerking bij het maken van salarisgroepen.
  • Workday om retroactieve verschillen van een andere salarisgroep in de primaire salarisgroep van de medewerker te verwerken.

Beveiliging

U kunt op rollen gebaseerde beveiligingsgroepen maken (onbeperkt). Vervolgens kunt u de gekoppelde rollen selecteren bij het maken van salarisgroepen om te bepalen wie toegang heeft tot de gerelateerde salarisgegevens.
Domeinen
Overwegingen
Stel: salarisadministratie - specifiek voor salarisgroep
 in het functionele gebied 'Salarisadministratie' in.
Hiermee kunnen gebruikers het volgende configureren:
  • Salarisgroepen.
  • Voer categorieën en periodeschema's uit die u aan salarisgroepen wilt toewijzen.
Instellen: tenantinstellingen - salarisadministratie
 in het functionele gebied Systeem.
Hiermee kunnen gebruikers het volgende configureren:
  • Regels voor automatische salarisgroepstoewijzing.
  • Tenantbrede parameters.
Medewerkersgegevens: salarisadministratie (specifiek voor salarisgroep)
 in het functionele gebied 'Salarisadministratie'.
Hiermee kunnen gebruikers medewerkers weergeven met een primair werkadres in een ander land dan het land van de salarisgroep.

Bedrijfsprocessen

Bedrijfsproces
Overwegingen
Salarisgroep toewijzen
U kunt dit bedrijfsproces configureren als een subproces van:
  • Een bedrijfsproces voor personeelsbeheer, zoals
    'Aanstellen'
     of
    'Functie wijzigen'
    . U kunt de volledige lijst met ondersteunde bedrijfsprocessen bekijken op het tabblad
    Toegestane subprocessen voor
     .
    Voor 'Salarisadministratie voor het VK' kunt u het subproces '
    Payroll ID toewijzen VK'
     configureren in het
    bedrijfsproces
     'Aanstellen' na de stap
    'Salarisgroep toewijzen'
     . Het zorgt ervoor dat alle medewerkers een salaris-ID hebben.
  • Ondersteunde bedrijfsprocessen, in willekeurige volgorde. Zorg ervoor dat de organisatie of arbeidsplaats van de medewerker niet wordt gewijzigd door de salarisgroepstoewijzing.
Wanneer u regels voor automatische salarisgroepstoewijzing configureert, kunt u ook de actiestap
'Salarisgroeptoewijzing beoordelen'
 toevoegen aan het bedrijfsproces
'Salarisgroep toewijzen'
 . Hiermee kunnen salarisadministrateurs de voorgestelde salarisgroep beoordelen en indien nodig overschrijven. Wanneer u het bedrijfsproces configureert om de
voorgestelde salarisgroep
automatisch aan te vullen, wordt de beoordelingsstap genegeerd.
Arbeidsplaats maken
Wanneer u vacatureaanvragen instelt voor toezeggingen en verplichtingen, configureert u het subproces
'Salarisgroep toewijzen voor arbeidsplaatsbeperking'
 in dit bedrijfsproces om:
  • Wijs een salarisgroep aan een arbeidsplaats toe.
  • Het gedeelte voor de geplande salarisadministratie van de berekening van de verplichting pro rata berekenen.

Rapportage

In de salarisresultaten wordt de salarisgroep weergegeven waartoe medewerkers behoren bij de salarisberekening, zelfs wanneer medewerkers na de run van salarisgroep wisselen.
Rapporten of dashboards
Omschrijving
Audit - landuitzonderingen voor salarisgroep
Hiermee kunt u medewerkers weergeven met een primair werkadres in een ander land dan het land van de salarisgroep.
Functiegeschiedenis
Hiermee kunt u de salarisgroepstoewijzingen van alle medewerkers weergeven. U kunt de salarisgroepstoewijzingen van een specifieke medewerker ook bekijken via de functiegeschiedenis in het medewerkersprofiel van de medewerker.
Tenantanalysator
Controleer de configuraties van uw salarisgroepen op basis van de Workday-aanbevelingen voor de beste prestaties door het volgende weer te geven:
  • Bruto- en nettosalarisaccumulaties.
  • Aantal werknemers.
  • Periodeschema's.
  • Voer categorieën uit.
U kunt ook andere statistieken op salarisgroep weergeven. Voorbeeld: het aantal resultaten per salarisgroep kan aangeven dat runcategorieconfiguraties niet voldoen aan de Workday-aanbevelingen.
Regel voor automatisch toegewezen salarisgroep testen
Salarisgroepen weergeven
Test automatische toewijzingsregels en selecteer deze voor salarisgroepen.
U kunt deze rapportgegevensbronnen gebruiken bij het maken van aangepaste rapporten om te rapporteren over salarisgroepen:
  • Alle salarisgroepen
  • Alle details salarisgroep in uitvoering X dagen vóór betalingsdatum
  • Regels retroactieve salarisberekeningen voor salarisgroep
  • Overzicht salarisberekeningsresultaten voor periode en salarisrungroep
  • Voor salarisadministratie voor Australië:
    Medewerkers voor salarisgroepen in Australië
  • Voor salarisadministratie voor Frankrijk:
    Medewerkers voor FRA-salarisgroepen
  • Voor salarisadministratie voor het VK:
    Medewerkers voor salarisgroepen voor het VK

Integraties

Als u salarisgroepen in één bewerking aan meerdere medewerkers wilt toewijzen, gebruikt u de webservice
Salarisgroep toewijzen
 . De webservice is de initiërende stap van het bedrijfsproces
Salarisgroep toewijzen
 en activeert dus de stappen en goedkeuringen van de bestaande werkstroom. Als u de toewijzingen automatisch wilt voltooien en de stappen en goedkeuringen wilt overslaan, selecteert u
Automatische verwerking
 in de EIB-spreadsheet.

Relaties en interacties

Functies
Overwegingen
Accounting
De valuta wordt in Workday Payroll geconverteerd na validatie van het nettosalaris. Wanneer u salarisgroepen en bedrijfsboekingen instelt op verschillende valuta's, wordt de salarisadministratie in de salarisgroepsvaluta berekend en worden de resultaten in beide valuta's geboekt. De resultaten zijn vervolgens beschikbaar voor rapportage.
Doorlopende salarisberekeningen
Nadat u doorlopende salarisberekeningen in uw tenant hebt ingeschakeld, wordt dit uitgevoerd voor alle salarisgroepen met:
  • De status
    'Wordt uitgevoerd
     '.
  • Er is een volledige salarisrun uitgevoerd voor de huidige periode.
Wanneer u automatische berekening van eerste salarisresultaten inschakelt, wordt deze alleen uitgevoerd voor salarisgroepen die op de geplande begintijd zijn voltooid.
Voor salarisadministratie voor Frankrijk, DSN-rapportage:
Om de juiste beveiligingsconfiguraties voor DSN-rapportage te garanderen, wijst u dezelfde salarisgroep toe aan alle medewerkers van dezelfde vestiging.
Financiële gegevens
U kunt journaalregels filteren om de regels te zoeken met behulp van de worktag voor de salarisgroep van een medewerker. U kunt ook salarisgroepen gebruiken in afrekeningen in:
  • Bankrouteringsregels om te bepalen welke bronbankrekeningen salarisbetalingen uitgeven.
  • Filters om de afrekeningsrun te beperken tot het opnemen van salarisbetalingen van één salarisgroep.
Salarisadministratie-invoer
Wanneer u salarisadministratiegegevens toevoegt, kunt u:
  • Gebruik gerelateerde berekeningen in een andere valuta dan de valuta van de salarisgroep.
  • Schakel Workday in om de waarde te converteren naar de valuta van de salarisgroep.
Loonstroken
Voor elke salarisgroep kunt u configureren wanneer loonstroken in selfservice voor werknemers moeten worden weergegeven op basis van de betalingsdatum.
Periodeschema's
Runcategorieën
Definieer bij het configureren van salarisgroepen welke periodeschema's en runcategorieën moeten worden verwerkt. Een salarisgroep kan meerdere runcategorieën hebben, maar slechts één reguliere runcategorie.
Pro-rata:
Wanneer medewerkers met meerdere functies salarisgroepen of bedrijven overdragen, beheert Workday de pro-rataberekening:
  • Met pro-rataberekening van de salariscomponent in plaats van pro-rataberekening van bruto-netto.
  • Door alleen de arbeidsplaatsspecifieke salariscomponenten pro-rata te berekenen en niet de medewerkersspecifieke salariscomponenten.
Retroactieve salarisberekeningen
U kunt een instelling op tenantniveau configureren voor:
  • Retroactieve verschillen doorsturen naar de primaire salarisgroep van de medewerker.
  • Behandel de gebeurtenissen als niet-ondersteund en verwerk retroactieve verschillen handmatig in de oorspronkelijke salarisgroep.
Nadat u de retroactieve berekening hebt uitgevoerd, kunt u de doelsalarisgroep bijwerken naar een andere op basis van de gerechtigdheid van de medewerker.
Personeelsbeheer
U kunt salarisgroepen aan medewerkers toewijzen bij het beheren van functies en arbeidsplaatsen als onderdeel van HCM-bedrijfsprocessen.
Wanneer u de aanstellingsdatum van een medewerker bijwerkt, kunt u de ingangsdatum voor salarisgroepstoewijzingen wijzigen in de taak '
Correctie begindatum medewerker aanvragen'
 .
Workday Student
U kunt aangeven welke salarisgroepen moeten worden geëvalueerd in de kostenberekening voor werk/studies voor vrouwelijke medewerkers.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.