Overwegingen bij instellen: salarisadministratieboeking

Definitie

Met Workday Payroll-boeking kunt u:

Automatisch boekingsposten genereren op basis van salarisadministratieresultaten.

Wijs de inkomsten en door de werkgever betaalde onkosten van werknemers toe aan organisaties om de arbeidskosten te bepalen.

U kunt salarisadministratieboeking op een van de volgende manieren gebruiken:

Rechtstreeks met Workday Financial Management.

Via een integratie met een financieel systeem van derden.

Belangrijkste voordelen

Salarisadministratieboeking biedt een gestroomlijnd proces dat automatisch boekingsposten genereert na elke salarisberekening, zodat uw boekingsgegevens en financiële overzichten up-to-date zijn. Geautomatiseerde verwerking van toerekeningen aan het einde van een periode en valutaconversies verminderen ook de hoeveelheid handmatige inspanningen die nodig zijn voor het beheren van de boeking.

Salarisadministratieboeking biedt ook:

Aangepaste salderingsdimensies voor flexibiliteit bij het analyseren en salderen van salarisjournalen.

Rapporten waarmee u eenvoudig boekingsresultaten kunt verifiëren en journaalfouten snel kunt identificeren.

Beveiligingsopties, zoals journaalsamenvatting en gesegmenteerde beveiliging, waarmee u de vertrouwelijkheid van salarisadministratiegegevens kunt waarborgen.

Gebruiksscenario's

Boekingsjournalen genereren op basis van salarisadministratieresultaten.

Configureer regels voor alternatieve kostenberekening voor salarismaxima. Voorbeeld: u kunt het salaris van een hoogleraar splitsen over verschillende kostenplaatsen en fondsen.

Boekingsaanpassingen aanbrengen in uw salarisjournaalregels. Voorbeeld: u kunt het basissalaris van een medewerker naar een andere kostenplaats splitsen nadat u uw journaalregels hebt geboekt.

Gebruik intercompany boekingen om de kosten binnen meerdere bedrijven in een organisatie te beheren.

Vat journaalregels samen en beperk de toegang tot details op werknemersniveau vanuit salarisjournalen.

Hiermee worden de begin- en einddatums voor subsidies bijgehouden.

Valideer uitgaven voor salarisadministratie-inspanningen binnen het bereik van een financieringsovereenkomst en bevestig dat u correct factureert.

Belangrijke vragen

Vragen	Overwegingen
Welke typen grootboekrekeningen gebruikt u in uw balans- en resultatenrekeningen?	U kunt verschillende grootboekrekeningtypen configureren voor balansen en resultatenrekeningen. Hoewel Workday Payroll alleen activa-, passiva- en onkostenrekeningtypen gebruikt, raadt Workday u aan alle beschikbare rekeningtypen in te stellen, omdat u de grootboekinstellingen niet kunt wijzigen nadat u een boeking hebt gegenereerd.
Welke grootboekrekeningen van het bedrijf heeft uw bedrijf?	Wanneer u rekeningsets maakt, kunt u een speciale rekeningset maken voor de grootboekrekeningen van uw bedrijf voor salarisadministratie. U kunt een bovenliggende rekeningset maken die een of meer onderliggende sets bevat. U wordt aangeraden een bovenliggende rekening te maken die u met een onderliggende set aan het bedrijf toewijst. Hiermee kunt u: Ruil de onderliggende rekening om als u het rekeningschema opnieuw moet bekijken. Voeg meerdere onderliggende rekeningsets toe. U kunt een rekeningset niet meer wijzigen nadat u deze aan een bedrijf hebt gekoppeld. Wanneer u grootboekrekeningen definieert, kunt u deze beperken tot een specifiek bedrijf of bedrijfshiërarchie.
Hoe wilt u salarisadministratietransactiejournalen in grootboekrekeningen van het bedrijf boeken?	Binnen elke rekeningset kunt u regels maken die bepalen waar u moet boeken: Salarisverplichtingen. Salarisinhoudingen. Salarisopbrengsten. Salariskosten. Toerekeningen aan salaristermijnen. Nettosalaris salaris. U kunt ook standaardgrootboekrekeningen voor deze boekingstypen definiëren om transacties te identificeren die niet aan een boekingsregel voldoen. Alles wat niet aan een boekingsregel voldoet, boekt Workday naar een standaardrekening in het grootboek. Workday genereert automatisch boekingsjournalen voor de volgende boekingstypen. U wordt aangeraden er een standaardgrootboekrekening voor op te geven: Intercompany crediteuren. Intercompany debiteuren. Ingehouden winst. Nadat u boekingsregels hebt geconfigureerd, kunt u deze wijzigen, maar u kunt de wijzigingen niet met terugwerkende kracht toepassen op voltooide salarisperioden. Als u rekeningboekingen in eerdere perioden wilt wijzigen, maakt u handmatige journalen.
Welke grootboeken gebruikt u?	U kunt verschillende typen grootboeken maken, zoals werkelijke waarden, toezegging en verplichting. U kunt slechts één grootboektype voor werkelijke waarden per bedrijf hebben. U kunt de grootboekinstellingen niet meer wijzigen nadat u de boeking hebt gegenereerd.
Wat zijn uw boekings- en grootboekschema's?	Ongeacht of u Workday Financial Management gebruikt, moet u het volgende maken: Boekingsschema's en boekingsintervallen. Grootboekjaren en -perioden. U kunt een boekingsschema niet meer wijzigen nadat u het aan een bedrijf hebt toegewezen. U moet een grootboekperiode openen om resultaten van salarisadministratieboekingen te genereren. U kunt grootboekperioden openen voordat de resultaten worden gegenereerd. U kunt toerekeningen aan toekomstige perioden configureren om te beheren wanneer een salarisperiode langer duurt dan de afsluiting van een financiële periode. Workday maakt gebruik van toerekeningen aan de toekomst om de salarisopbouw en de secundaire voorzieningen te schatten op basis van de pro-rata-instellingen voor het salarisresultaat.
Moet u de boekhouding voor meerdere gerelateerde bedrijven beheren?	U kunt de kostentoewijzing van een medewerker over meerdere organisaties splitsen door intercompany boekingen in te schakelen. Wanneer u intercompany boekingen configureert, kunt u: Een deel van het salaris van een medewerker heeft gekost aan meerdere bedrijven. Budgettering van salariskosten voor een hele organisatie. U kunt intercompany boekingen niet meer uitschakelen nadat u de salarisverwerking hebt voltooid en journalen hebt gemaakt.
Welke details wilt u zien in journaalregels?	Standaard worden in Workday de details van elke journaalregel weergegeven op basis van uw worktagconfiguraties. U kunt journaalsamenvatting inschakelen voor een in uitvoering zijnde salarisadministratie om ervoor te zorgen dat vertrouwelijke salarisadministratiegegevens niet worden opgenomen in financiële journalen. Het verminderen van het aantal salarisjournaalregels door ze samen te vatten, kan ook de prestaties in de rapportage verbeteren. Zodra u deze optie inschakelt, is de journaalsamenvatting pas van kracht in de volgende salariscyclus. Workday voert de journaalsamenvatting automatisch uit nadat u de salarisadministratie en afrekeningen hebt voltooid. Workday raadt u aan om journaalregels ten minste op kostenplaats samen te vatten om de prestaties te verbeteren. Wanneer u journaalsamenvatting inschakelt na het genereren van salarisjournalen: U kunt werknemersdetails niet met terugwerkende kracht verwijderen uit de gegenereerde journalen. Alleen een implementeerder kan het uitschakelen.
Welke boekingsdatum wilt u gebruiken in journaalregels voor betalingen buiten de cyclus?	Standaard gebruikt Workday de einddatum van de periode als boekingsdatum in journaalregels. Voor betalingen buiten de cyclus kunt u de betalingsdatum instellen als boekingsdatum in journaalregels voor de hele tenant. In salarisbetalingsjournalen wordt standaard de betalingsdatum als boekingsdatum gebruikt. De boekingsdatum bepaalt in welke grootboekperiode de journaalregels moeten worden geboekt. Als deze datum binnen een openstaande grootboekperiode valt, worden de journaalregels voor deze periode geboekt. Als de grootboekperiode gesloten is, boekt Workday de journaalregels naar de volgende open grootboekperiode.
Hoe worden operationele transacties bijgehouden en gesaldeerd?	U kunt trefwoorden, worktags genaamd, definiëren die u kunt toewijzen aan transacties waarmee gegevens worden bijgehouden op basis van zakelijke doeleinden. Vervolgens kunt u worktags als dimensie gebruiken om uw operationele transacties te salderen. Nadat u worktagsaldering hebt ingeschakeld, kunt u deze niet meer uitschakelen of wijzigen. Wanneer u een salderingsworktag definieert, worden de journaalregels die aan de worktag zijn gekoppeld automatisch gesaldeerd.
Hoe wilt u salariskosten toewijzen bij het bepalen van de arbeidskostenberekening?	U kunt regels voor kostentoewijzing maken om te bepalen hoe salariskosten worden toegewezen aan verschillende organisaties en locaties. Wanneer u de kosten van verschillende transacties configureert, kunt u voorwaarderegels definiëren op basis van verschillende criteria, zoals organisatietypen of worktags. Workday biedt standaardkostentoewijzingen op basis van de hiërarchische organisatie van een medewerker. U kunt standaardkostenberekeningsinstructies overschrijven door kostentoewijzingen toe te wijzen aan specifieke: Medewerkers. Beperkte arbeidsplaatsen. Inkomsten werknemer. Door de werkgever betaalde onkosten. Door de werkgever betaalde inhoudingen. Terugvordering van secundaire voorzieningen (CAN, FRA, VK, VS). Bij het bepalen van kostenregels kunt u het bedrijfsproces 'Kostentoewijzing toewijzen' configureren om: Stel goedkeuringsroutering in voor goedkeuring door andere groepen, zoals HR-beheerders. Wijs alternatieve kostenregels toe voor salarismaxima. Kostenberekening beperken tot een specifieke arbeidsplaats of personeelsbeheergebeurtenis.
Wie wilt u dat de kostentoewijzingen beheren?	Wanneer u meerdere beheerders hebt die kostentoewijzingen beheren, kunt u aangepaste validaties toevoegen om te voorkomen of te waarschuwen dat gebruikers kostentoewijzingen met ongeldige worktagcombinaties niet kunnen verzenden. Voorbeeld: u kunt een kritieke voorwaarde instellen wanneer een beheerder probeert medewerkerskosten toe te wijzen aan een regio die niet matcht met de kostenplaats.

Aanbevelingen

Gebruik journaalsamenvatting om salarisjournalen ten minste op kostenplaats samen te vatten om efficiënte rapportages te garanderen en de prestaties te verbeteren. Samengevatte journalen verbeteren de beveiliging omdat ze geen gegevens op werknemersniveau bevatten.

Met de taak '

Operationele journalen met fouten corrigeren'

kunt u journalen met fouten identificeren en problemen oplossen.

Controleer de saldi van standaardrekeningen en breng eventuele grootboekcorrecties aan nadat de salarisadministratie is berekend. Als u geen standaardrekeningen definieert voor specifieke salaristransactietypen, kunt u de salarisadministratie nog steeds voltooien, maar moet u eventuele operationele journalen corrigeren vóór de volgende berekening.

Beoordeel rekeningboekingsregels op mogelijke regelconsolidaties en zorg ervoor dat u prioriteit hebt gegeven aan de meest voorkomende regels.

Voeg een standaardgrootboekrekening toe om te voorkomen dat journalen een foutstatus krijgen.

Schakel de optie

'Operationele journalen en journalen voor minderheidsbelang altijd terugboeken'

in de taak

'Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens'

in.

Als u

Slimme berekening

gebruikt voor de taak

'Salarisberekening uitvoeren'

, kunt u overwegen de taak

'Salarisboeking uitvoeren'

uit te voeren om ervoor te zorgen dat uw boekingen up-to-date zijn voordat u de taak '

Salaris uitvoeren'

uitvoert.

Als u grote taken uitvoert vóór de wekelijkse onderhoudsperiode, overweeg dan of u voldoende tijd hebt om ze te voltooien. Als ze niet worden voltooid, kan dit onherstelbare problemen veroorzaken.

Vereisten

Stel de worktags in en definieer deze die u wilt configureren in uw kostentoewijzingen of worktagsaldering.

Stel het bedrijf in als vereist gegevenselement bij het starten van intercompany transacties met andere bedrijven. Dit helpt ervoor te zorgen dat bedrijven zich binnen dezelfde rekeningset bevinden.

Beperkingen

U kunt intercompany boekingen niet meer uitschakelen nadat u de salarisverwerking hebt voltooid en journalen hebt gemaakt.

Nadat u primaire worktagsaldering hebt ingeschakeld, kunt u deze niet meer uitschakelen of wijzigen, maar u kunt aanvullende worktagsaldering wel wijzigen of uitschakelen.

Mogelijk kunt u een salarisadministratieresultaat dat is voltooid voordat u primaire worktagsaldering inschakelt, mogelijk niet aanpassen als het oorspronkelijke resultaat de dimensie worktagsaldering niet bevat.

Valuta's voor achterstallige bedragen, toezeggingen, werkelijke waarden voor secundaire voorzieningen, verplichtingen en salarissaldi worden niet geconverteerd.

Workday ondersteunt alleen de valuta USD bij het maken van salarislimieten.

De webservices voor salarisadministratie houden geen rekening met gerelateerde worktagfunctionaliteit.

Tenantinstellingen

Met de taak '

Boekingsopties salarisadministratie onderhouden'

kunt u:

Salariskosten tussen meerdere bedrijven in rekening brengen.

Configureer begin- en einddatums voor subsidiekosten binnen een salarisperiode voor verwerking.

Maak toerekeningen en terugboekingen voor secundaire voorzieningen.

Hiermee kunt u details weergeven voor toezeggingsjournalen om gegevens te beoordelen en bij te werken.

Kostentoewijzingen voor door werknemers betaalde inhoudingen inschakelen.

Pro-rataberekening arbeidskosten inschakelen wanneer toewijzingen halverwege de periode worden gewijzigd.

Salaris over bovengrens inschakelen voor salarisadministratie.

Sluit regels met negatieve resultaten uit om te hoge cijfers in uw werkelijke salarisjournaal te voorkomen.

Stel de betalingsdatum in als boekingsdatum in journaalregels voor betalingen buiten de cyclus.

Stel de transactiebudgetdatum in als betalingsdatum voor de salarisperiode na het verwerken van betalingen binnen de cyclus.

Gebruik de kenmerken van de primaire arbeidsplaats bij het evalueren van rekeningboekingsregels.

Beveiliging

U kunt gesegmenteerde beveiliging configureren op basis van salariscomponenten om te beperken tot welke salariscomponenten een initiator toegang heeft bij het maken van salarisboekingsaanpassingen.

Als u de volledige lijst met beveiligingsdomeinen voor de salarisadministratie wilt weergeven, opent u het rapport '

Domeinbeveiligingsbeleidsregels voor functioneel gebied'

en selecteert u een functioneel gebied voor salarisadministratie.

Domeinen	Overwegingen
Proces: periode-einde in het functionele gebied 'Common Financial Management'.	Gebruikers kunnen de grootboekperiode openen om salarisboekingsresultaten te genereren.
Proces: voer batchboekingen uit in het functionele gebied 'Salarisadministratie'.	Gebruikers kunnen nieuwe boekingsposten genereren zonder de salarisadministratie opnieuw te berekenen.
Proces: voer batchberekeningen (salarisberekening) uit in het functionele gebied 'Salarisadministratie'.	Gebruikers kunnen salarisadministratie- en salarisboekingsberekeningen uitvoeren.
Deze domeinen in het functionele gebied 'Systeem salarisadministratie': Rapporten: salarisberekeningsresultaten (resultaten - beveiliging op basis van beveiliging salariscomponent) Rapporten: salarisberekeningsresultaten voor organisatie (boekingsresultaten) Rapporten: salarisberekeningsresultaten voor salarisgroep (boekingsresultaten) Rapporten: salarisberekeningsresultaten voor medewerker (resultaten)	Gebruikers kunnen aanpassingen voor salarisadministratieboekingen maken en bewerken.
Stel: grootboek en boek in het functionele gebied Algemeen financieel beheer in.	Gebruikers kunnen het volgende definiëren: Grootboeken. Grootboekrekeningtypen. Grootboekjaren en grootboekperioden.
Stel: salarisadministratie - bedrijfsspecifiek (boekingsgegevens) in het functionele gebied 'Salarisadministratie' in.	Gebruikers kunnen: Rekeningboekingsregels maken. Rekeningsets maken. Boekingsschema's maken. Definieer welke rekeningsets, rekeningboekingsregels en boekingsschema's moeten worden gebruikt. Journaalsamenvatting inschakelen.
Stel: salarisadministratie - specifiek voor salarisgroep in het functionele gebied 'Salarisadministratie' in.	Gebruikers kunnen regels definiëren voor toerekeningen in periode in periodeschema's.
Instellen: tenantinstellingen - salarisadministratie in het functionele gebied Systeem.	Gebruikers kunnen tenantbrede opties instellen voor salarisadministratieboekingen.

Bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen	Overwegingen
Kostentoewijzing toewijzen	U kunt dit bedrijfsproces configureren om kostenberekening voor een medewerker toe te wijzen. U kunt het proces ook toevoegen als een subproces voor andere bedrijfsprocessen om ervoor te zorgen dat u kostenberekeningen toewijst. Voorbeeld: u hebt kostentoewijzing nodig voor het bedrijfsproces 'Aanvullende functie toevoegen' .
Boekingsaanpassingen salarisadministratie maken	U kunt dit bedrijfsproces gebruiken om het volgende te configureren: Kostenplaatscorrecties. Verdelingspercentages. Netto nulwijzigingen in de salarisadministratie voor kostentoewijzingen voor een of meer salarisperioden.

Rapportage

Rapporten of dashboards	Overwegingen
Kostentoewijzingen voor alle inkomsten en inhoudingen voor werknemers	Hiermee kunt u alle kostentoewijzingen weergeven die u configureert voor inkomsten en door werknemers betaalde inhoudingen.
Alle kostentoewijzingen van door werkgever betaalde onkosten	Hiermee kunt u alle kostentoewijzingen weergeven die zijn gedefinieerd voor door de werkgever betaalde onkosten.
Alle kostentoewijzingen voor het terugvorderen van secundaire voorzieningen	Hiermee kunt u alle kostentoewijzingen weergeven die zijn gedefinieerd voor het terugvorderen van secundaire voorzieningen.
Salarisberekeningsresultaten voor groep medewerkers Salarisberekeningsresultaten voor medewerker	Verifieer de salarisberekeningsresultaten van het afgelopen jaar.
Salarisadministratieboeking op bedrijf/periode	Controleer gemaakte of geboekte posten voor elke grootboekrekening voor een bedrijf, inclusief debet-, credit- en nettobedragen.
Salarisadministratieboeking op periode/salarisgroep	Verifieer de regelitems in de boekingsposten door de perioden en salarisgroepen op te geven.
Salarisadministratieboekingstransacties waardoor periodeafsluiting wordt voorkomen	Identificeer openstaande salarisadministratieboekingstransacties voor een grootboekperiode.
Rekeningboekingsregelset weergeven	Hiermee kunt u alle rekeningboekingsregelsets en de regelsets bijwerken.

Integraties

Webservices	Overwegingen
Kostentoewijzing toewijzen	Hiermee kunt u een groot aantal kostentoewijzingen toewijzen.
Boekingsopties salarisadministratie ophalen	Hiermee kunt u configuraties voor salarisadministratieboekingen ophalen.
Kostentoewijzingen voor medewerker ophalen	Hiermee kunt u kostengegevens ophalen van een medewerker of arbeidsplaatsbeperking.
Rekeningboekingsregelset plaatsen	Hiermee kunt u nieuwe rekeningboekingsregelsets bijwerken of maken.
Rekeningset plaatsen	Hiermee kunt u grootboekrekeningen maken en deze organiseren in rekeningsets. U kunt een rekeningset ook aanwijzen als rekeningschema.
Boekingsdetails bedrijf invoeren	Hiermee kunt u boekingsdetails voor een bestaand bedrijf toevoegen of bijwerken.
Kostenplaats plaatsen	Hiermee kunt u gegevens over kostenplaatsen toevoegen of bijwerken.
Boekingsopties salarisadministratie invoeren	Hiermee kunt u configuraties voor salarisadministratieboekingen toevoegen of bijwerken.

Relaties en interacties

Functies	Overwegingen
Financieel beheer	Ongeacht of u Financial Management gebruikt, u moet boekingsconfiguraties met betrekking tot salarisadministratietransacties configureren en regelmatig onderhouden. Salarisadministratieboeking deelt deze configuraties met Financieel beheer: Rekeningboekingsregels. Rekeningensets. Bedrijfsvaluta. Boekingsschema's. Journaalsamenvatting. Worktagsaldering. Wanneer u Financial Management gebruikt naast Workday Payroll, kunt u ook begin- en einddatums bijhouden via Grant Management.
Human Capital Management	De volgende typen wijzigingen in de situatie van een medewerker kunnen van invloed zijn op kostentoewijzingen: Standaardorganisatietoewijzingen. Aanstelling. Arbeidsplaatswijziging. Beëindiging. Medewerkersgebeurtenissen. Op basis van deze wijzigingen kan Workday nieuwe kostentoewijzingen berekenen.
Subsidiebeheer	U hebt een afzonderlijke licentie voor toekenningsbeheer nodig om toezeggingen te kunnen maken en gebruiken in Workday. Als u subsidiebeheer met salarisadministratie hebt, kunt u: Salarislimieten maken. Wijs het salarismaximum toe aan een toezeggingsregel met een toekenning voordat u toewijzingen voor salarisadministratiekosten configureert. Gebruik de functie voor begin- en einddatum van toekenning.
Work-Study	Met Work-Study kunt u financiële middelen en banen aanhouden voor studenten met financiële problemen. U kunt standaardfinanciering voor werk en studie op basis van toezeggingen automatisch toewijzen en beheren via salarisverwerking. Met vooraf gedefinieerde kostenregels voor werkstudies kan de salarisadministratie rekening houden met financieringen voor werkstudies. U kunt de salarisgroepen identificeren die medewerkers van het werk studie bevatten, zodat de salarissen van het werk studie in Workday efficiënt kunnen worden verwerkt.

Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.

Overige gevolgen

Wanneer u boekingsjournalen maakt, wordt de transactievaluta na validatie van de nettosalaris geconverteerd naar de bedrijfsvaluta.

Wanneer u salarisgroepen en bedrijfsboekingen instelt op verschillende valuta's, wordt de salarisadministratie in de salarisgroepsvaluta berekend en worden de resultaten in beide valuta's geboekt. Valutaherwaarderingen kunnen leiden tot niet-gerealiseerde wisselkoerswinsten of -verliezen wanneer u financiële overzichten maakt voor grootboekrekeningen met transacties in vreemde valuta's.