Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2024-06-28
Documenten of taken massaal distribueren

Documenten of taken massaal distribueren

Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid
voor het distribueren van documenten of taken (standaarddefinitie)
 in het functionele gebied 'Systeem'.
Beveiliging: domein
Bedrijfsprocesbeheer
 in het functionele gebied Systeem.
U kunt documenten en taken distribueren naar medewerkers in een of meer organisaties.
Voorbeelden: documenten voor bevestiging, elektronische handtekening of algemene distributie en persoonlijke taken.
Er worden geen bijlagen verzonden naar medewerkers die zijn uitgesloten van de headcount. Voorbeeld: een medewerker is met speciaal verlof of internationale aanstelling.
Workday biedt geen ondersteuning voor de actiestap
'Document genereren'
 of
'Documenten beoordelen'
 in het bedrijfsproces '
Documenten of taken distribueren'
 . Het toevoegen van gegenereerde documenten voor massale distributie kan inconsistente resultaten opleveren. Voor documentbeoordelingen kunt u in plaats daarvan het actiestaptype
'Distributie van documenten beoordelen' of 'Taken'
 gebruiken.
Voor optimale prestaties wordt u aangeraden de populatiegrootte van elke distributie te beperken tot maximaal 10.000. Als u DocuSign gebruikt en deze limiet wilt overschrijden, neemt u contact op met de ondersteuningsafdeling van DocuSign. De maximale distributielimiet is 40.000.
  1. Open de taak
    Distributie van documenten of taken maken
     .
  2. Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    Rol(len)
    Selecteer een of meer rollen die beperkt zijn tot de geselecteerde organisaties die u wilt gebruiken om taken of documenten te distribueren (inclusief onderliggende organisaties, indien van toepassing).
    Gebruiker(s)
    Selecteer een of meer
    gebruikers
     uit de geselecteerde organisaties. U kunt gebruikers uit onderliggende organisaties selecteren door het selectievakje
    'Onderliggende organisaties
     opnemen' in te schakelen.
Workday distribueert de documenten of taken naar medewerkers in de geselecteerde organisaties via 'Mijn taken'.
In Workday wordt het volgende weergegeven:
  • Achtergrondproces
     voor de distributie, zodat u de voortgang van de distributie en de voltooiing ervan kunt bijhouden.
  • Het aantal werknemers waarnaar de documenten worden gedistribueerd.
Wanneer een rol en een gebruiker worden omgezet in dezelfde medewerker, wordt in Workday slechts één item weergegeven in 'Mijn taken'.
Open het rapport:
  • De taak
    'Bedrijfsproces massaal vooruitschuiven'
     om het bedrijfsproces handmatig vooruit te schuiven naar de volgende stap of naar het einde van het bedrijfsproces. U moet toegang hebben tot de actie 'Handmatig vooruitschuiven' in de sectie '
    Wie kan acties uitvoeren voor het hele bedrijfsproces'
     van het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen.
  • Taak
    'Bedrijfsproces massaal annuleren'
     om in uitvoering zijnde bedrijfsprocessen te annuleren. U moet toegang hebben tot de actie 'Annuleren' in de sectie
    'Wie kan acties uitvoeren voor het hele bedrijfsproces'
     van het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen.
  • De taak
    'Bedrijfsproces massaal ongedaan maken'
     om een voltooid bedrijfsproces ongedaan te maken. U moet toegang hebben tot de actie 'Ongedaan maken' in de sectie
    'Wie kan acties uitvoeren voor het hele bedrijfsproces'
     van het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen.
Voer deze rapporten uit om de status van gedistribueerde documenten of taken weer te geven:
  • Distributiestatus document of taak
  • Distributie van documenten of taken weergeven
Een verdeling in uitvoering kan er als volgt uitzien:
  • Wordt momenteel gedistribueerd naar ontvangers.
  • Distributie is voltooid maar in afwachting van handtekeningen van ontvangers, in het geval van een documentdistributie.
U kunt de pagina
Achtergrondproces
 gebruiken voor de distributie:
  • Hiermee kunt u een distributie afbreken die momenteel nog documenten of taken verzendt. De status wordt bijgewerkt naar '
    Afgebroken'
     en geeft aan dat er geen ontvangers zijn voor de distributie. Voor documentdistributie verzendt Workday geen annuleringsaanvraag naar Adobe Sign of DocuSign. Dit kan resulteren in transacties die in afwachting zijn van voltooiing in uw Adobe Sign- of DocuSign-account.
  • Hiermee kunt u een distributie annuleren die is voltooid en nog moet worden ondertekend door de ontvanger. De status wordt bijgewerkt naar '
    Geannuleerd'
     en geeft aan dat er geen ontvangers zijn voor de distributie. Voor documentdistributie verzendt Workday een annuleringsaanvraag naar Adobe Sign of DocuSign.