Overwegingen bij instellingen: voorzieningen voor fusies en overnames
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en updates als gevolg van een fusie of overname. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Wanneer u deel uitmaakt van een fusie met of overname, kunt u Workday Benefits gebruiken om uw voorzieningsregelingen bij te werken en werknemers over te schakelen naar nieuwe of gewijzigde voorzieningen.
Belangrijkste voordelen
Als u Workday blijft gebruiken voor voorzieningen als gevolg van een fusie of overname, kunt u:
- Bespaar tijd door nieuwe voorzieningengroepen, aanbieders, regelingen en gebeurtenissen toe te voegen aan uw bestaande tenantconfiguratie.
- Kan eenvoudig nieuwe medewerkers importeren met behoud van bestaande medewerkersgegevens.
Gebruiksscenario's
- Werknemers overschakelen naar nieuwe voorzieningskeuzen of voorzieningskeuzen wijzigen.
- Inkomsten en inhoudingen uit salarisadministratie wijzigen voor nieuwe of bijgewerkte voorzieningsregelingen.
- Verzamel en importeer Affordable Care Act 1094-C- en 1095-C-gegevens voor nieuwe werknemers.
Belangrijke vragen
Vraag
| Overwegingen
|
Behoudt een overgenomen bedrijf de huidige voorzieningen? | Zo ja, dan kunt u regelingen en aanbieders aan Workday toevoegen. Als dit niet het geval is, kunt u ze toevoegen aan bestaande regelingen met nieuwe voorzieningengroepen. |
Hebt u nieuwe locaties? | Overweeg om nieuwe voorzieningengroepen toe te voegen voor nieuwe locaties, vooral als ze zich in een ander land bevinden. |
Moet u een gebeurtenis voor openstaande inschrijvingen buiten de cyclus uitvoeren voor nieuwe werknemers? | De eenvoudigste manier om voorzieningskeuzen te activeren, is via het aanstellingsproces.
Als u regelingen voor bestaande werknemers moet wijzigen, kunt u een gebeurtenis voor openstaande inschrijvingen buiten de cyclus uitvoeren. U moet:
|
Wie komen na een fusie in aanmerking voor uw nieuwe voorzieningsregelingen? | U kunt gerechtigdheidsregels bijwerken om ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers alleen in aanmerking komen voor nieuwe voorzieningengroepen. U kunt de taak ' Audit medewerkers in meerdere voorzieningengroepen weergeven' uitvoeren om uw gerechtigdheidsregels te controleren. |
Hebt u nieuwe aanbieders? | U moet nieuwe aanbieders maken als nieuwe werknemers unieke aanbieders hebben. Als u een nieuwe locatie hebt, zijn uw bestaande aanbieders daar mogelijk niet beschikbaar, zodat u mogelijk nieuwe aanbieders moet zoeken. |
Hebt u nieuwe voorzieningsregelingen? | Als u nieuwe aanbieders maakt, moet u nieuwe regelingen maken.
Met nieuwe regelingen:
|
Hebt u nieuwe aanbieders? | U kunt de catalogus van Workday Cloud Connect for Benefits raadplegen voor door Workday geleverde leverancierssjablonen. |
Aanbevelingen
- Als u de inschrijvingsgeschiedenis van nieuwe werknemers wilt wissen, maakt u een nieuw gebeurtenistype voor openstaande inschrijvingen voor een openstaande inschrijving buiten de cyclus.
- Controleer uw tarieffrequenties voor voorzieningengroepen, voorzieningenregelingen en salarisgroepen. Bepaal of ze moeten matchen. Voorbeeld: maandelijks versus driemaandelijks.
- Overweeg om de app voor openstaande inschrijvingen voor mobiel in te schakelen, vooral als werknemers geen pc hebben.
Vereisten
Bekijk de controlelijst voor openstaande inschrijvingen in de community. Met de controlelijst kunt u controleren of u alle nieuwe en bijgewerkte wijzigingen hebt aangebracht. Deze kan u helpen bij het beantwoorden van uw vragen voordat u met de instellingen begint.
Als u een gebeurtenis voor openstaande inschrijvingen buiten de cyclus uitvoert, moet u een voorzieningengroep maken zodat de nieuwe werknemers de gebeurtenis kunnen activeren.
Maak nieuwe voorzieningsregelingen of aanbieders. Wijzig de naam van een bestaande voorzieningsregeling of aanbieder niet. Deze wijzigingen zijn van invloed op de huidige integraties en de inschrijvingsgeschiedenis voor voorzieningen.
Als u een nieuw gebeurtenistype maakt, moet u het nieuwe type toevoegen aan uw inschrijvingsgebeurtenisregels.
Voorbereiden op ACA 1095-C-rapportage voor werknemers in de Verenigde Staten:
- Gegevens van eerdere jaren verzamelen en opslaan in het geval van IRS-audits.
- Zorg ervoor dat u over alle gegevens beschikt die nodig zijn om gegevens in te dienen bij de IRS voor het overname- of fusiekalenderjaar.
- Bereid de EIB voor 1095-C-gegevens importeren voor met alle maanden die u opneemt voor uw ACA-indiening en die nog niet in de tenant zijn opgenomen. Raadpleeg uw juridisch adviseur om het juiste aantal 1094-C's voor elk belastingjaar te bepalen.
- Houd rekening met nieuwe staten in de VS voor uw werknemerspopulatie. Er zijn mogelijk registratievereisten voor staatsniveau 1095-C.
Beperkingen
Geen invloed.
Tenantinstellingen
In de tenantinstellingen voor HCM kunt u onder Voorzieningen
het selectievakje ' Voorzieningen voor mobiel inschakelen
' inschakelen om de openstaande inschrijving voor de mobiele app Workday Benefits in te schakelen.Beveiliging
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Instellen: tenantinstellingen - HCM in het functionele gebied Systemen. | Hiermee kan de beheerder configuratieopties voor voorzieningen in- of uitschakelen in de taak 'Tenantinstellingen bewerken - HCM' |
Instellen: voorzieningen in het functionele gebied Voorzieningen. | Biedt de voorzieningenbeheerder toegang tot configuratietaken voor openstaande inschrijvingen. |
Medewerkersgegevens: gerechtigdheid voor voorzieningen in de functionele gebieden voor voorzieningen en persoonsgegevens. | Hiermee kan de beheerder van voorzieningen toegang krijgen tot het rapport ' Gerechtigdheid voor voorzieningen op medewerker '. |
Medewerkersgegevens: voorzieningen in de functionele gebieden 'Voorzieningen' en 'Persoonlijke gegevens'. | Hiermee kan de voorzieningenbeheerder de voorzieningskeuzen van de medewerker beheren, inclusief toegang tot het tabblad 'Voorzieningen' in het medewerkersprofiel. |
Medewerkersgegevens: berekende dekking voor verzekering in het functionele gebied 'Kernbeloning'. | Hiermee krijgt de voorzieningenbeheerder toegang tot het rapportveld 'Berekende dekking' . Beheerders kunnen de berekende dekkingsbedragen van individuele medewerkers weergeven voor de regelingen waarvoor ze zijn ingeschreven. |
Selfservice: voorzieningen in het functionele gebied Voorzieningen. | Hiermee kunnen werknemers voorzieningskeuzen voltooien |
Bedrijfsprocessen
U kunt worklets voor ingesloten analyses toevoegen aan bedrijfsprocesstappen, met koppelingen naar aanvullende informatie.
Zorg ervoor dat u de worklets voor elk bedrijfsproces configureert.
Bedrijfsprocessen | Overwegingen |
|---|---|
Voorzieningen voor openstaande inschrijving wijzigen
| Hiermee wordt een openstaande inschrijving voor voorzieningen gestart. |
Voorzieningen wijzigen
| Hiermee wordt het bedrijfsproces ' Voorzieningen voor levensgebeurtenis wijzigen' gestart. |
Gebeurtenis voor levensverzekering wijzigen
| Start inschrijvingen voor levensgebeurtenissen, waaronder geboorten, echtscheidingen en promoties. |
Rapportage
Rapporten of dashboards | Overwegingen |
|---|---|
Statusrapport voor actieve en voltooide openstaande inschrijvingen
| Met dit rapport kunt u de status van actieve en voltooide gebeurtenissen voor inschrijvingskeuzen weergeven en beheren. Dit rapport biedt meer details dan het statusrapport voor openstaande inschrijvingen , maar het uitvoeren van dit rapport kan lang duren. U wordt aangeraden uw gebruik te beperken tot het beheren van inschrijvingskeuzen na het voltooien van gebeurtenissen voor openstaande inschrijvingen. |
Audit voorzieningscorrecties in uitvoering
| Met dit rapport kunt u een lijst weergeven met voorzieningscorrecties die u hebt gestart, maar nog niet hebt verzonden. |
Gerechtigdheid voor voorzieningen op voorzieningengroep
| Met dit rapport kunt u toekomstige voorzieningengroepen weergeven. U kunt het rapport voor elke voorzieningengroep uitvoeren met behulp van de gebeurtenisdatum voor openstaande inschrijving. Vergelijk de rapporten om er zeker van te zijn dat er geen medewerkers in meer dan één groep voorkomen. |
Statusrapport voorzieningsgebeurtenissen
| Gebruik dit rapport om medewerkers met voorzieningsgebeurtenissen en de status van die gebeurtenissen weer te geven. |
Openstaande voorzieningsgebeurtenissen voltooien
| Gebruik deze taak om alle verouderde inschrijvingsgebeurtenissen op te schonen. |
Bewijs van verzekerbaarheidsstatus beheren
| Gebruik deze taak om alle verouderde EOI-aanvragen op te schonen. |
Statusrapport voor openstaande inschrijving
| Gebruik dit rapport om medewerkers met openstaande inschrijvingsgebeurtenissen weer te geven en te beheren. U kunt de status van deze gebeurtenissen bekijken voordat u de inschrijving voltooit. Dit rapport presteert beter dan het rapport ' Status actieve en voltooide openstaande inschrijving' . |
Werknemers met beëindigd dienstverband die in aanmerking komen voor voorzieningen
| Met dit rapport kunt u de beëindigde werknemers weergeven die nog steeds voorzieningen kunnen ontvangen. |
Resultaten gerechtigdheidsregel voor voorziening weergeven
| Gebruik dit rapport om problemen op te lossen en te bekijken waarom iemand wel of niet voldoet aan een gerechtigdheidsregel. |
Audit voor medewerkers in meerdere voorzieningengroepen weergeven
| Gebruik deze functie om medewerkers weer te geven die in aanmerking komen voor meer dan één voorzieningengroep, zodat u dit probleem kunt oplossen. Niet gebruiken voor toekomstige voorzieningengroepen. |
Medewerkers voor voorzieningengroep op meest recente voorzieningsgebeurtenis
| Gebruik deze rapportgegevensbron om een aangepast rapport te maken voor het auditen van inschrijvingsgegevens voor voorzieningen. |
Medewerkers die niet meer in aanmerking komen voor openstaande inschrijving
| Met dit rapport kunt u medewerkers weergeven die niet in aanmerking komen voor voorzieningen, maar waarvoor momenteel een gebeurtenis voor openstaande inschrijving aanwezig is. |
Integraties
Geef uzelf voldoende doorlooptijd voor het testen van een nieuwe integratie.
Workday-voorzieningsconnectoren:
- Aanbieders: Workday biedt integratiesjablonen via Workday Cloud Connect for Benefits (CCB). Er is een CCB-sjabloon voor elke aanbieder. Raadpleeg de Cloud Connect for Benefits-catalogus voor nieuwe aanbieders. U kunt als onderdeel van CCB ook integraties van derden gebruiken die Workday niet ondersteunt.
- Affordable Care Act: Workday biedt de ACA-connectoren om te helpen bij het rapporteren aan de IRS.
Wanneer u een nieuwe voorzieningsregeling bij dezelfde aanbieder aanbiedt, koppelt u de regeling aan uw bestaande integratie. Als u een plan beëindigt, moet u ook de integratiekoppeling verwijderen.
U kunt integratietoewijzingen voor aanbieders van voorzieningen wijzigen om op te geven hoe waarden in Workday worden toegewezen aan waarden in een extern eindpunt.
Als u nieuwe voorzieningsregelingen of werknemerslocaties introduceert, moet u waarschijnlijk uw integratietoewijzing bijwerken. Voorbeeld: sommige medische zorgverleners hebben een unieke eigen leverancierscode nodig die u voor elke staat moet verzenden. Mogelijk moet u codes toewijzen voor staten die geen werknemers hebben gehad.
Overweeg hoe u salarissaldi opneemt. CCB-integraties hebben alleen toegang tot werkelijke bijdragebedragen vanuit Workday Payroll. Als u een externe salarisadministratieaanbieder gebruikt, verzenden voorzieningenintegraties geschatte bedragen op basis van de instellingen van de voorzieningsregeling.
Relaties en interacties
De inschrijving voor voorzieningen heeft interactie met de salarisadministratie voor regelingsgerelateerde inhoudingen en kredieten.
De volgende typen werknemersgegevens bepalen de gerechtigdheidsregels voor voorzieningsregelingen:
- Vrijgesteld van status.
- FTE.
- Functieprofielen.
- Managementniveaus.
- Type salarisvoet.
- Geplande uren per week.
Beloningsgegevens kunnen van invloed zijn op voorzieningsregelingen zoals verzekeringen.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.