Aandachtspunten bij de configuratie: vacatureaanvragen voor recruiting

Definitie

Met Workday Recruiting kunt u de functionaliteit voor vacatureaanvraag gebruiken om de vereisten voor onvervuld arbeidsplaatsen of functies bij te houden en kandidaten door het recruiting te leiden.

Belangrijkste voordelen

Strategische aanstellingen met hoog volume:

Met doorlopende aanvragen onderhouden u een doorlopende kandidatenpijplijn voor functies met een hoog personeelsverloop, met één bestelaanvraag. Voorbeeld: één doorlopend bestelaanvraag om het hele jaar door meer dan 100 medewerkers van de service aan te stellen, in plaats van voor elke arbeidsplaats afzonderlijke aanvragen te openen .

Kandidaten bulksgewijs beheren. Voorbeeld: screen 200 seizoenskandidaten, plaats de top 50 in een sollicitatiegesprek en wijs de resterende kandidaten af.

Zet moeilijk vervulbare vacatures of vacatureaanvragen met hoge prioriteit onder

de aandacht van vacaturesites

, zodat u beter zichtbaarheid op vacaturesites.

Operationele controle verbeteren:

Budget afdwingen door bestelaanvragen zonder goedgekeurde headcount of budget te voorkomen.

Automatiseer het arbeidsplaatsbeheer door automatisch vacatureaanvragen te maken om vacatures op opvullen , met behoud van beloning, cijfer en functieprofiel .

Houd alle aanstellingskosten bij op bestelaanvraag , inclusief recruiter en onkosten voor kandidaat , om het kostentracking te verbeteren. Voorbeeld: koppel recruiter en verhuiskosten voor kandidaat aan een specifieke rol om nauwkeurige rapporten over de aanstellingskosten te genereren voor budgetanalyses.

beloning automatisch invullen op basis van functieprofielen. Voorbeeld: als u een nieuwe vacatureaanvraag maakt, worden het basissalaris en de minimumvoorzieningen automatisch ingevuld op basis van het functieprofiel, waardoor handmatige invoer en fouten worden verminderd.

Productiviteit recruiter:

Beheer kandidaten, controleer de status en onderneem actie vanuit één werkruimte voor vacatureaanvragen.

Voorbeeld: een recruiter beoordeelt alle sollicitanten voor vijf openstaande rollen, verplaatst kandidaten door fasen en plant gesprekken vanuit één dashboard.

Volg de verplaatsing van kandidaten: houd de voortgang van kandidaat binnen de bestelaanvraag bij om snel knelpunten te identificeren. Voorbeeld: de recruiter ziet dat drie kandidaten voor software-engineering zich nog in de fase door de lijnmanager bevinden en stuurt herinneringen om sneller beslissingen te nemen.

Massale acties uitvoeren voor bestelaanvragen: meerdere bestelaanvragen bulksgewijs bijwerken. Voorbeeld: HR bevriest of sluit 500 openstaande vacatureaanvragen voor een afdeling waarvoor een aanstellingspauze geldt, waardoor uren aan handmatig werk worden bespaard.

Wendbaarheid en flexibiliteit:

Aantal arbeidsplaatsen aanpassen: verhoog of verlaag openstaande plaatsen voor actieve bestelaanvragen zonder goedkeuringsketens opnieuw te starten.

Flexibele processtroom: wijs recruiters of goedkeurders aan verschillende stappen toe zonder dat vacatures worden vertraagd. Voorbeeld: een bestelaanvraag gaat onmiddellijk live, terwijl de primaire recruiter later wordt toegewezen, zodat de sourcing zonder vertraging kan beginnen.

Routeer bestelaanvragen automatisch naar de juiste goedkeurders op basis van het organigram, zodat er minder e-mailgesprekken ontstaan. Voorbeeld: een nieuwe IT- bestelaanvraag wordt rechtstreeks naar de juiste rollen gerouteerd voor goedkeuring, waardoor de tijd voor vervulling wordt verkort.

Efficiëntie van lijnmanager:

Vermindert de tijd en moeite die managers vereist om rollen te openen door velden, standaardwaarden en validaties te stroomlijnen. Voorbeeld: selecteert een functieprofiel en een locatie en Workday vult de beloning, functieomschrijving en details van de hiërarchische organisatie in.

Beoordeel en keur aanvragen goed op elk mobiel apparaat, waardoor knelpunten worden verminderd en de vaart erin blijft.

Risico- en gegevensnaleving:

Vertrouwelijke rollen beveiligen: beperk de toegang tot vertrouwelijke aanvragen tot alleen geautoriseerd personeel. Voorbeeld: wanneer u een leidinggevende op C-niveau vervangt, blijft de bestelaanvraag verborgen voor algemene medewerkers, maar wel zichtbaar voor bepaalde recruiters en goedkeurders.

Naleving van regelgeving: zorg ervoor dat alle vacatures voldoen aan de wettelijke normen door alle verplichte velden te verplichten. Voorbeeld: Workday wordt zo geconfigureerd dat een vacature pas kan worden geplaatst als gegevens over salaristransparantie en EEO zijn opgenomen.

Metriekrapportage: genereer realtimerapporten ter ondersteuning van planning en headcount met behulp van één HCM- gegevensbron. Voorbeeld: HR genereert een dashboard met de huidige metriekwaarden voor personeelsbeheer en de openstaande headcount op afdeling om aanstellingsbeslissingen te begeleiden.

Communicatie en engagement voor kandidaten: stel kandidaten automatisch op de hoogte van updates van bestelaanvraag via geconfigureerde melding . Voorbeeld: wanneer een functie wordt vervuld, ontvangen kandidaten automatisch meldingen over de status van hun toepassing, waardoor de transparantie en de betrokkenheid toenemen.

Aangepaste gegevensverzameling: gebruik aanvullende vragenlijsten om rolspecifieke informatie van kandidaten vast te leggen. Voorbeeld: een recruiter voegt vragen toe over beschikbaarheid in het weekend of vereist certificeringen om kandidaten voor gespecialiseerde rollen assessment afnemen .

Efficiënt kernbeheer voor vacatureaanvragen: maak, bewerken, sluit, bevriezen of verplaats vacatureaanvragen snel om de status van bestelaanvraag nauwkeurig te houden.

Gebruiksscenario's

Arbeidsplaats maken en aanvullen:

Maak een nieuwe arbeidsplaats met behulp van recruitinggegevens. Voorbeeld: gebruik recruiting uit eerdere campagnes om een nieuwe rol te maken en gegevensvelden zoals functieprofiel, locatie en beloning automatisch in bereik vullen.

Medewerkers met beëindigd dienstverband vervangen. Voorbeeld: genereer een bestelaanvraag voor een opvullen met dezelfde cijfer, bereik en rapportagestructuur.

Werk het aantal arbeidsplaatsen voor een bestelaanvraag bij. Voorbeeld: verhoog of verlaag de arbeidsplaatsen in een bestelaanvraag wanneer doelen worden gewijzigd.

Kandidaatsourcing en functiepromotie:

Plaatsen naar vacatures op interne en externe vacaturesites. Voorbeeld: plaats vacatures op zowel de interne vacaturesite als externe vacaturesites.

Vertrouwelijke kandidaten aanstellen voor gevoelige arbeidsplaatsen. Voorbeeld: u kunt een bestelaanvraag als vertrouwelijk markeren voor een rol van VP of Operations , zodat alleen geselecteerde recruiters en goedkeurders de aanvraag kunnen bekijken, zodat de zoekopdracht discreet blijft.

Maak vacatureaanvragen met behulp van een vereenvoudigd proces. Voorbeeld: open een bestelaanvraag met behulp van begeleide stappen waarmee functiedetails, beloning en hiërarchische organisatie automatisch worden ingevuld, waardoor de instellingstijd wordt verkort van 20 minuten naar 5.

Vraag de details van uw in uitvoering zijnde gebeurtenissen voor vacatureaanvraag aan met behulp van Workday voor Slack of Workday voor Microsoft Teams. Voorbeeld: u kunt de Workday bot in Slack vragen naar alle openstaande vacatureaanvragen in uw afdeling en direct een overzicht ontvangen van kandidaten in elke fase, goedkeuringen in behandeling en de status van de bestelaanvraag .

Hiermee worden vereisten voor onvervuld arbeidsplaatsen bijgehouden. Voorbeeld: controleer openstaande software-engineersrollen, inventariseer arbeidsplaatsen die meer dan 30 dagen vacant zijn en onderneem actie

Belangrijke vragen

Vragen	Overwegingen
Hoe wilt u de beloning beheren?	U kunt de beloning opnemen: In de fase van uw voorkeur van het bedrijfsproces Vacatureaanvraag . Als onderdeel van de geconsolideerde sjabloon voor vacatureaanvraag .
Welke velden wilt u weergeven in uw vacatureaanvragen?	U kunt configureren welke velden worden weergegeven in een vacatureaanvraag door optionele velden, beveiligingsdomeinen en ingesloten analyses te configureren. Wanneer u de taak Optionele velden configureren gebruikt voor vacatureaanvragen en vertrouwelijke vacatureaanvragen, kunt u de volgende velden instellen als niet-invoerbaar voor sommige of alle beveiligingsgroepen: Aanvullende functieomschrijving Functieomschrijving Overzicht functieomschrijving Voorbeeld: u kunt recruiters in staat stellen functieomschrijvingen te bewerken , terwijl managers deze alleen kunnen bekijken.
Hoe wilt u vragenlijsten en assessments configureren?	U hebt de volgende mogelijkheden: Configureer de assessments en vragenlijsten die u beschikbaar wilt stellen aan gebruikers. Bepaal welke assessments en vragenlijsten Workday worden ingevuld voor vacatureaanvragen door voorwaarde te maken.
Hoe wilt u gegevens vacatureaanvraag invullen?	U kunt Workday configureren om vacatureaanvragen te vullen met gegevens van bestaande arbeidsplaatsen. U kunt gegevens uit de: Arbeidsplaats toen u deze voor het eerst maakte. Medewerker die laatst is aangesteld voor die vervulde arbeidsplaats. U kunt Workday ook configureren om de functieomschrijving en het functieomschrijvingsoverzicht in te vullen op basis van het functieprofiel in plaats van de arbeidsplaats ''. Wanneer u een nieuwe arbeidsplaats maakt als onderdeel van een vacatureaanvraag , worden de arbeidsplaats Workday op basis van de vacatureaanvraag. U kunt Workday configureren om geplande weekuren automatisch in te vullen op basis van een werktijd als u: Definieer een werktijd gerechtigdheidsregel: . Voer gegevens in wanneer u een vacatureaanvraag maakt die matcht met de werktijd gerechtigdheidsregel ().
Wie wilt u uw vacatureaanvragen maken?	Voor niet-gespecialiseerde gebruikers, zoals lijnmanagers, kunt u de eenvoudige taak'Vacatureaanvraag starten' bestaande uit één pagina of items in prompts configureren.
Hoe wilt u meerdere vacatureaanvragen tegelijk beheren?	U kunt massale acties gebruiken om maximaal 10.000 onvervuld vacatureaanvragen tegelijk te sluiten, bevriezen of de blokkering opheffen . Voorbeeld: uw organisatie heeft een aanstellingsstop ingevoerd en u moet al uw vacatureaanvragen tegelijk bevriezen .
Hoe wilt u kritieke functie uitlichten?	U kunt functies in Spotlight gebruiken om belangrijke of moeilijk vervulbare vacatureaanvragen uit te lichten.
Hoe wilt u uw vacatureaanvragen nummeren?	U kunt ID's definiëren om uw vacatureaanvragen bij te houden. Voorbeeld: R-2

Aanbevelingen

Houd uw functieprofielen up-to-date, zodat Workday ze kan gebruiken om informatie over de vacatureaanvraag in te vullen.

Wanneer u uw beveiliging configureert, moet u gebruikers alleen aanstellingsbeperkingen laten overschrijven als u wilt dat ze details kunnen wijzigen tijdens het aanstellingsproces. Voorbeeld: Locatie of Tijdstype.

Gebruik doorlopend aanvragen voor uw recruiting met hoog volume om de efficiëntie van uw recruiting te verbeteren.

Gebruik geen opvulling bij het configureren van uw ID-definities voor vacatureaanvragen, omdat dit van invloed kan zijn op de prestaties. Als u opvulling moet gebruiken, moet u een instelling van 10 nullen of meer gebruiken. Voorbeeld: R-0000000000001

Vereisten

Geen invloed.

Beperkingen

U kunt het aantal arbeidsplaatsen voor een vacatureaanvraag verhogen nadat u deze hebt gemaakt, maar u kunt het aantal niet verlagen.

Wanneer u een vacatureaanvraag maakt met een bestaande arbeidsplaats'', kunt u alleen die arbeidsplaats '' selecteren.

Tenantinstellingen

U kunt instellingen configureren in de taak

Tenantinstellingen bewerken - HCM

om het volgende in te schakelen:

Workday om organisaties in te vullen op basis van vacatureaanvragen.

Vacatureaanvragen voor alle personeelsbeheer in organisaties voor arbeidsplaatsbeheer of op basis van voorwaarde .

Standaardgedrag voor vacatureaanvraag in organisaties voor arbeidsplaatsbeheer .

De velden

'Functieomschrijving'

en

'Overzicht functieomschrijving'

worden op basis van het functieprofiel '' Workday .

Hiermee kunnen gebruikers een vragenlijst voor een vacatureaanvraag verwijderen of vervangen, zelfs nadat een kandidaat heeft gesolliciteerd.

U moet uw ID-definitie voor nieuwe vacatureaanvragen maken.

In de taak

'Tenantinstellingen bewerken - recruiting'

kunt u configureren dat kandidaten opnieuw kunnen solliciteren naar vacatureaanvragen op de startpagina voor kandidaten of op interne vacaturesites voor niet-medewerkers.

U kunt ook de taak

Tenantinstellingen bewerken - Assistant

openen om de functie voor vacatureaanvragen in uitvoering voor de Workday Assistant chatbot in of uit te schakelen.

Beveiliging

Configureer deze beveiligingsdomeinen in het functionele gebied 'Recruiting'.

Domeinen	Overwegingen
Vertrouwelijke vacatureaanvragen	Gebruikers kunnen vertrouwelijke vacatureaanvragen weergeven en beheren.
Vacatureaanvragen voor recruiting	Gebruikers hebben toegang tot vacatureaanvraag die specifiek zijn voor recruiting. Voorbeeld: vacaturedetails.
werkruimte vacatureaanvragen	Gebruikers hebben toegang tot de werkruimte vacatureaanvragen.
Doorlopende aanvragen en vacatureaanvragen koppelen	Gebruikers kunnen een doorlopend bestelaanvraag koppeling aan een of meer vacatureaanvragen.
Kandidaat verplaatsen naar gekoppelde bestelaanvraag	Gebruikers kunnen kandidaten verplaatsen tussen een doorlopend bestelaanvraag en gekoppelde vacatureaanvragen.

Configureer deze beveiligingsdomeinen in het functionele gebied 'Pre-Hire Process':

Domeinen	Overwegingen
Vacatureaanvraaggegevens	Gebruikers hebben toegang tot vacatureaanvraag .
Sollicitatieproces: massale actie voor vacatureaanvragen	Gebruikers kunnen massale acties uitvoeren om vacatureaanvragen te sluiten, bevriezen of de blokkering opheffen .

Bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen	Overwegingen
Vacatureaanvraag sluiten	Hiermee kunt u een vacatureaanvraag sluiten. U kunt niet: Aanstellen voor een gesloten vacatureaanvraag. Open een gesloten vacatureaanvraag opnieuw.
Vacatureaanvraag blokkeren	Hiermee kunt u vacatureaanvragen bevriezen of de blokkering opheffen ervan opheffen. Voorbeeld: u wilt vacatureaanvragen stop tijdens een aanstellingsstop.
Vacatureaanvraag	Hiermee kunt u stappen voor vacatureaanvragen beoordelen en goedkeuren.
Wijziging vacatureaanvraag	Hiermee kunt u vacatureaanvragen bewerken .

Rapportage

Rapporten	Overwegingen
Ouderdomsanalyse vacatureaanvragen	Bekijk hoelang vacatureaanvragen openstaan om te helpen bij de planning en recruiting. Workday berekent de gegevens in dit rapport op basis van het verschil tussen de huidige datum en de begindatum recruiting.
Auditrapport vacatureaanvraag	Hiermee kunt u gesloten, vervulde of geblokkeerde vacatureaanvragen weergeven die actieve vacatures of kandidaten bevatten. Gebruikers kunnen massale actie uitvoeren voor dit rapport om: Kandidaten afwijzen. Vacatureplaatsingen ongedaan maken.
Mijn openstaande vacatureaanvragen	Hiermee kunt u een lijst met uw openstaande vacatureaanvragen weergeven.
In uitvoering zijnde vacatureaanvragen weergeven	Hiermee kunt u een lijst weergeven met gebeurtenissen voor het maken van vacatureaanvragen die wachten op verzending of goedkeuring.

Gebruik deze gegevensbronnen in aangepaste rapporten:

Alle vacatureaanvragen

Vacatureaanvragen - geïndexeerd

Vacatureaanvragen op rol

Integraties

Webservices	Overwegingen
Vacatureaanvraag sluiten Vacatureaanvraag maken Vacatureaanvraag bewerken	Gebruik deze service om uw vacatureaanvragen te beheren.
Kandidaat verplaatsen naar gekoppelde vacatureaanvraag	Gebruik deze service om een kandidaat te verplaatsen van een doorlopend bestelaanvraag naar een vacatureaanvraag.
Vacatureaanvraagblokkering beheren	Gebruik deze service om openstaande vacatureaanvragen bevriezen of de blokkering opheffen .
Vacatureaanvraag verplaatsen	Gebruik deze service om een vacatureaanvraag van de ene functiebeheer naar de andere te verplaatsen.

Relaties en interacties

Functies	Overwegingen
Assessments:	U kunt assessments configureren om op te nemen in uw vacatureaanvragen.
Beloning	U kunt beloning opnemen in uw vacatureaanvragen.
Doorlopende aanvragen	U kunt kandidaten van doorlopend aanvragen naar vacatureaanvragen verplaatsen wanneer u ze wilt aanstellen.
Sollicitatiesjablonen	U kunt sollicitatie toewijzen aan vacatureaanvragen.
Vacatures	U kunt openstaande vacatureaanvragen gebruiken om vacatures op vacaturesites te plaatsen.
Headcountplannen	U kunt voorwaarde maken om te controleren op budgetplannen wanneer u vacatureaanvragen voor bestaande arbeidsplaatsen maakt.
Aanbieding	U kunt vacatureaanvragen gebruiken om kandidaten naar de fase te verplaatsen.
Kwalificaties	U kunt kwalificaties toevoegen aan vacatureaanvragen voor organisaties voor arbeidsplaatsbeheer .
Vragenlijsten	U kunt vragenlijsten configureren die u aan uw vacatureaanvragen bijvoegen .
Personeelsbeheer	U kunt het proces 'Vacatureaanvraag maken' toevoegen aan de volgende bedrijfsprocessen voor personeelsbeheer : Functie wijzigen Beëindigen

Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Ga voor meer informatie over de Workday Touchpoints Kit naar Workday Community.

Andere gevolgen

Workday vult vacatures in met de gegevens die u invoert voor een vacatureaanvraag. U kunt vacaturesjablonen gebruiken om deze gegevens te configureren.

Wanneer u een vacatureaanvraag bijwerkt die van invloed is op rol , wijst Workday automatisch gerelateerde in uitvoering zijnde items in Mijn taken opnieuw toe aan de ingeschakelde rollen.