Aandachtspunten bij de configuratie: onboardingplannen
Dit onderwerp bevat informatie die van pas kan komen als u de configuratie en het gebruik van de onboardingplannen planning . Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met de onboardingplannen van Workday kunt u nieuwe aanstellingen een gepersonaliseerde en boeiende ervaring aanbieding in gedefinieerde fasen van hun overgang van kandidaat naar medewerkers. Onboardingplannen zorgen ervoor dat nieuwe team zich geïnformeerd en verbonden voelen en voorbereid zijn om hun rol te vervullen. U kunt onboardingplannen gebruiken voor:
- Nieuwe aanstellingen
- Sollicitanten
- Nieuwe externe medewerkers
Belangrijkste voordelen
- Verbetert het succes van uw organisatie door ervoor te zorgen dat nieuwe aanstellingen zich vanaf het begin geïnformeerd, voorbereid en ondersteund voelen.
- Zorgt voor een positieve bedrijfscultuur en vergroot het vertrouwen vanaf de eerste dag.
- Vermindert het aantal mensen dat de eerste dag niet komt opdagen, verbetert het inhouding en verlaagt de kosten voor personeelsverloop.
- Verbetert de productiviteit door nieuwe aanstellingen te helpen zich snel aan hun taken aan te passen.
- Versterkt de betrokkenheid van werknemer door een gevoel van connectie met de bedrijf te bevorderen.
- Verbetert de efficiëntie van managers en HR door administratieve taken voor het maken en onderhouden van onboarding te centraliseren.
- Ondersteunt de vier kernpijlers van onboarding: connecties, naleving, verduidelijking en cultuur.
Gebruiksscenario's
- Overbrug de kloof tussen kandidaat en medewerker totdat ze Workday toegang ontvangen . Voorbeeld: geef video's over de geschiedenis, missie en waarden van uw organisatie.
- Verzend een welkomstbericht om nieuwe aanstellingen enthousiast te maken voor hun nieuwe rol en het risico op personen die niet komen opdagen te verkleinen.
- Geef nieuwe aanstellingen toegang tot formulieren en documenten om ze te beoordelen en in te vullen.
- Verzamel essentiële documenten. Voorbeeld: ondertekende aanbieding of identificatiedocumenten.
- Stel salarisadministratie, voorzieningen en andere nalevingsvereisten in met behulp van bedrijfsproces
- Doorlopende ondersteuning en informatiebronnen te bieden om nieuwe aanstellingen te helpen succesvol te integreren. Voorbeeld: koppel deze persoon aan een collega.
Belangrijke vragen
Vraag | Overwegingen |
|---|---|
Hoe wilt u het onboardingplan instellen? | Als u wilt configureren wanneer onboardingplannen beschikbaar worden voor nieuwe aanstellingen, kunt u de toewijzing van het onboardingplan instellen als een stap in de volgende bedrijfsprocessen:
|
Hebt u unieke onboarding nodig voor verschillende onboarding ? | U kunt de taak Doelgroepen voor onboardingplan onderhouden gebruiken om plannen aan doelgroepen toe te wijzen. U kunt doelgroepen maken met behulp van voorwaarde om geïndividualiseerde inhoud te verzenden naar groepen nieuwe starters op basis van ingestelde criteria. |
Wilt u onboarding handmatig toewijzen? | U kunt ook de taak Onboardingplan toewijzen gebruiken om een onboarding buiten een bedrijfsproces handmatig toe te wijzen. De toewijzing van het onboarding respecteert de configuratie van de doelgroep van het plan (). Dit betekent dat u niet handmatig een specifiek plan voor een persoon kunt selecteren. U kunt echter een persoon selecteren en als de persoon meerdere in aanmerking komende gebeurtenissen heeft, prompt de juiste gebeurtenis te selecteren. |
Wilt u een onboarding inactiveren? | U kunt onboardingplannen inactiveren, zodat ze niet meer aan een doelgroep kunnen worden toegewezen. U kunt geïnactiveerde regelingen nog steeds bewerken, kopiëren of bekijken. U kunt onboardingplannen inactiveren via het menu met gerelateerde acties van het plan door Onboardingplan> Inactiveren te selecteren.U kunt onboardingplannen ook inactiveren via de sectie 'Plannen' van het rapport 'Onboardingplanner' en 'Inactiveren' selecteren in de prompt'Bewerken '. U kunt een plan niet inactiveren als het aan een doelgroep is toegewezen. U kunt de toegewezen doelgroep verwijderen met behulp van de taakDoelgroepen voor onboardingplan onderhouden . U kunt specifieke plantoewijzingen ook inactiveren met behulp van de taak Toewijzing onboardingplan inactiveren . U kunt een plantoewijzing ook inactiveren via het menu met gerelateerde acties voor een specifieke plantoewijzing. Met deze taak kunt u een onjuiste regelingstoewijzing corrigeren. Een gebruiker kan slechts één actieve regelingstoewijzing hebben. U moet een regelingstoewijzing inactiveren voordat u een andere regelingstoewijzing opnieuw toewijst. |
Welk type onboarding wilt u maken voor uw onboardingdoelgroep? | Met de taak Onboardinginhoud maken kunt u het volgende maken:
U kunt de gegevens voor elke sectie van de kaart handmatig invoeren of een extern veld gebruiken. Voor externe velden kunt u een berekeningsveld maken om naar specifieke informatie van een van deze bedrijfsobjecten te gaan:
U kunt een mededeling maken om op te nemen in een onboardingplan. U kunt koppelingen, aangepaste rapporten, berichten, afbeeldingen en video's insluiten in mededelingen die in het onboarding worden opgenomen, zodat nieuwe aanstellingen met meerdere typen inhoud kunnen werken.
Mogelijk moet u aanvullende stappen uitvoeren om deze functie in te schakelen op basis van de service van uw organisatie. Raadpleeg deze Community-mededeling voor meer informatie. |
Hoe wilt u nieuwe aanstellingen informeren over nieuwe onboarding ? | U kunt een onboardingkaart maken die op de startpagina van Workday wordt weergegeven. Zo kunnen nieuwe werknemers de voortgang van hun onboarding bijhouden en snel toegang krijgen tot hun plannen. |
Wilt u de vereiste leerinhoud weergeven voor nieuwe aanstellingen? | U kunt de taak Sectieconfiguraties voor onboarding onderhouden gebruiken om de sectie Vereiste leeronderdelen voor u over onboarding weer te geven. In deze sectie kunt u vooraf geconfigureerde leerinhoud weergeven met maximaal 20 kaarten, zodat nieuwe medewerkers eenvoudig essentiële cursus kunnen bekijken en voltooien. Als u inhoud in de sectie Vereiste leeronderdelen voor u wilt weergeven, moet u:
Learning-SKU vereist. |
Wilt u nieuwe aanstellingen helpen bij het build van connecties door collega's tijdens de onboarding voor te stellen? | U kunt de taak ' Configuraties onboardingsecties onderhouden' gebruiken om de sectie ' Verbinden met een collega' over onboarding weer te geven. Deze sectie maakt gebruik van machine learning om collega's voor de nieuwe aanstelling voor te stellen met wie ze in contact kunnen komen, zodat ze relaties build , hun weg kunnen vinden in hun nieuwe omgeving en zich snel onderdeel van het team voelen.SKU voor talentoptimalisatie vereist. |
Wilt u nieuwe aanstellingen helpen op schema en betrokken te blijven door trajecten weer te geven tijdens hun onboarding? | U kunt de taak Sectieconfiguraties voor onboarding onderhouden gebruiken om de sectie ' Trajecten voor u' over onboarding weer te geven. Met deze trajecten worden belangrijke taken en resources georganiseerd in één overzichtelijke ruimte, zodat nieuwe medewerkers snel toegang hebben tot wat ze nodig hebben, op schema blijven en betrokken blijven tijdens de eerste weken en daarna. Deze gepersonaliseerde ervaring helpt hen vanaf de eerste dag vertrouwen op build en hun onboarding effectiever te doorlopen.
Traject-SKU vereist. |
Wilt u de huisstijl van uw organisatie gebruiken? | U kunt de taak Externe huisstijl voor onboarding maken gebruiken om een consistente huisstijl voor externe preboarding onderhouden door de volgende onderdelen van uw organisatie te uploaden:
Zie de Recruiting Career Site-documentatie voor aanbevelingen voor de beste grootte voor deze afbeeldingen: Setup Considerations: Branding for External Career Sites De ervaring voor interne onboarding ontleent zijn huisstijl aan de huisstijl. Zie aanbevelingen voor afbeeldingsgrootte: Referentie: Aanbevolen afbeeldingsgrootten voor tenanthuisstijl |
Gegevens opschonen | U gebruikt het rapportveld Heeft een actieve onboardingplantoewijzing voor de bedrijfsobjecten Sollicitatie en Kandidaat om de kandidaat of de sollicitatie van de kandidaat of beide op opschonen . |
Wilt u documenten dynamisch genereren en distribueren naar nieuwe aanstellingen? | U kunt de actie 'Document genereren' in het bedrijfsproces 'Onboarding' configureren om documenten te gebruiken die dynamisch zijn gemaakt met Workday Docs. Vervolgens kunt u de stap Document beoordelen gebruiken om deze documenten tijdens onboarding onder nieuwe aanstellingen te distribueren. Voorbeeld: aanbiedingsbrieven. |
Aanbevelingen
Als u zowel 'Externe preboarding' als 'Intern' gebruikt, wordt Workday aangeraden om doelgroep te configureren voor zowel de sollicitatie als de medewerker om ervoor te zorgen dat nieuwe aanstellingen toegang behouden tot inhoud wanneer ze medewerker worden. Zodra een medewerker bestaat, worden de sollicitatie Workday en worden alleen voorwaarde voor de medewerker gebruikt. (Alleen klanten voor recruiting)
Vereisten
Voor externe preboarding wordt een externe vacaturesite gebruikt. (Alleen recruitingklanten) Onboarding kan worden gebruikt voor de volgende bedrijfsproces:
- Arbeidsovereenkomst(alleen recruitingklanten)
- Aanbieding(alleen recruitingklanten)
Beperkingen
- Nieuwe aanstellingen kunnen alleen volgende fase in hun onboarding en kunnen niet teruggaan naar eerdere fasen.
- Niet ondersteund voor de volgende bedrijfsprocessen:
- Functie wijzigen
- Aanvullende functie toevoegen
- Internationale aanstelling starten
- Momenteel bieden we geen ondersteuning voor sociale aanmelding (SSO) bij externe preboarding.
Tenantinstellingen
Er zijn twee
onboardingtaken
die worden gebruikt om toegang te krijgen tot het bestaande onboardingdashboard
en de bestaande onboardingplannen
(via de algemene zoekopdracht of de menu-items op de startpagina). Het ene is voorwaardelijk en wordt beïnvloed door het selectievakje 'Onboardingdashboard uitschakelen'
in de taak 'Tenantinstellingen bewerken - HCM'
, terwijl het andere altijd verwijst naar het bestaande onboardingdashboard
.Wanneer u voor de voorwaardelijke taak'' het selectievakje
'Onboardingdashboard uitschakelen
' Workday hebt ingeschakeld, worden gebruikers met een actief onboardingplantoewijzing
of gebruikers die ooit een actief onboardingplan met heraanstellingen hebben gehad, doorgestuurd naar de nieuwe startpagina van het onboardingplan
. Gebruikers zonder toewijzing blijven het bestaande onboardingdashboard
zien.Wanneer u het selectievakje
'Onboardingdashboard uitschakelen' inschakelt
, Workday alle gebruikers doorgestuurd naar de startpagina van het nieuwe onboardingplan
. - Voor gebruikers die geen actieve regeling hebben en nog nooit een regeling hebben gehad, wanneer het selectievakje'Onboardingdashboard uitschakelen'niet is ingeschakeld:
- Zowel statische als dynamische taken worden rechtstreeks naar het bestaande onboardingdashboard gestuurd.
- Als het selectievakje'Onboardingdashboard uitschakelen'is ingeschakeld:
- De statische taak verwijst naar het bestaande onboardingdashboard.
- De dynamische taak verwijst naar de nieuwe onboardingervaring.
- Voor gebruikers met een actieve regeling of die ooit een regeling met heraanstellingen hebben gehad, wanneer het selectievakje'Onboardingdashboard uitschakelen'niet is ingeschakeld:
- De statische taak verwijst naar het bestaande onboardingdashboard.
- De dynamische taak verwijst naar de nieuwe ervaring voor onboardingplannen.
- Als het selectievakje'Onboardingdashboard uitschakelen'is ingeschakeld:
- De statische taak verwijst naar het bestaande onboardingdashboard.
- De dynamische taak verwijst naar de nieuwe onboardingervaring.
Beveiliging
Domein | Overwegingen |
|---|---|
Set Up: Onboarding
| Biedt beheerders toegang tot taken in de onboardingplanner. |
Selfservice: onboarding
|
|
Weergeven: voorbeeld onboardingplannen
| Hiermee kunnen gebruikers een voorbeeld van de configuratie van de details van het onboardingplan voor een persoon of plantoewijzing bekijken. |
Beheren: voorwaarderegels voor onboardingdoelgroep
| Hiermee kunnen gebruikers voorwaarde beheren voor doelgroepen voor onboardingplannen. |
Worker Data: Onboarding
| Biedt toegang tot rapporten die zijn gekoppeld aan onboarding . |
Bedrijfsprocessen
U kunt de service
'Onboardingplan toewijzen'
configureren voor de volgende bedrijfsprocessen om het startpunt te bepalen van waaruit een onboardingplan beschikbaar kan worden gemaakt voor nieuwe aanstellingen:- Arbeidsovereenkomst(alleen recruiting)
- Aanstellen:
- Aanbieding(alleen recruiting)
Wanneer een nieuwe aanstelling een fase in een bedrijfsproces bereikt met een geconfigureerd
onboardingplantoewijzing
, wordt de stap onmiddellijk uitgevoerd:
- Hun toegewezen onboardingplan is toegewezen.
- Geplaatst in de meest recente in aanmerking komende fase die u hebt geconfigureerd.
- Ontvang alle in aanmerking komende meldingen die voor die fase zijn geconfigureerd.
Een nieuwe aanstelling heeft slechts toegang tot één actief onboarding tegelijk. Workday subsidie toegang tot deze regeling zodra de nieuwe aanstelling de eerste geconfigureerde fase heeft bereikt.
Rapportage
Rapporten | Overwegingen |
|---|---|
Onboardingplantoewijzingen
| U kunt dit rapport gebruiken om een overzicht te krijgen van de details van de onboarding voor medewerkers of sollicitanten aan wie de regeling is toegewezen |
Statusoverzicht van onboardingbedrijfsproces
| Managers kunnen dit rapport gebruiken om een overzicht weer te geven van de onboarding van een onlangs aangestelde medewerker voor een hiërarchische organisatie (). Voorbeeld: de contactgegevens van de medewerker , de aanstellingsdatum, de arbeidsplaats, de lijnmanager en de status van het bedrijfsproces'Onboarding' . |
Onboardingadviezen
| U kunt dit rapport gebruiken om potentieel problemen tijdens het onboarding aan te pakken, zoals bij nieuwe medewerker of toekomstige medewerker voor wie een onboarding mogelijk ontbreekt. |
Integraties
Geen invloed.
Relaties en interacties
Functie | Overweging |
|---|---|
Hub voor managersinzichten | Met de hub voor managersinzichten hebben managers direct zichtbaarheid in de voortgang van de onboarding van hun nieuwe aanstellingen door:
Als u 'Alles weergeven' selecteert, wordt het modale venster 'Onboardingtaken van mijn team' geopend, waarin managers kunnen schakelen tussen de taken ' Te laat en binnenkort vervallen' , kolommen kunnen sorteren en alle onboarding voor hun team in behandeling kunnen bekijken.
Opmerking: vereiste taken hebben voorrang op optionele taken, zelfs als de optionele taak te laat is . |