Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Instellingen voor formulier I-9 onderhouden

Instellingen voor formulier I-9 onderhouden

Beveiliging:
instellen: tenantinstellingen - HCM-
 domein in het functionele gebied Systeem.
Configureer hoe het elektronische formulier I-9 wordt weergegeven in uw Workday-tenant.
  1. Open de taak
    Instellingen formulier I-9 onderhouden
     .
  2. Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    Standaard HR-werknemersgegevens in sectie 1 van formulier I-9
    Hiermee worden de volgende velden voor contactgegevens en persoonlijke informatie in sectie 1 automatisch ingevuld als de gegevens aanwezig zijn in de HR-record van de werknemer in Workday:
    • Naam
    • Adres
    • Geboortedatum
    • SSN
    • Telefoonnummer:
    • E-mailadres:
    Standaardgegevens HR-werkgeversnaam en -titel in formulier I-9
    De volgende werkgeversvelden in sectie 2 en 3 worden automatisch ingevuld als de gegevens aanwezig zijn in de HR-record van de werknemer in Workday:
    • Sectie 2: Voornaam, achternaam en titel van werkgever of gemachtigde.
    • Sectie 3: Naam van werkgever of gemachtigde.
    Geboortedatum en SSN in werknemersprofiel overschrijven met gegevens uit formulier I-9
    Hiermee worden automatisch de geboortedatum en het SSN van de gebeurtenis
    'Formulier I-9 invullen'
     van een werknemer in het profiel van een werknemer ingevuld.
    Beoordeel de gevolgen van het inschakelen van dit selectievakje. De waarden voor het SSN en de geboortedatum van werknemers worden automatisch bijgewerkt zonder meldingen of bevestiging.
    Elektronisch formulier I-9 Sectie 2 Bedrijfsnaam en adres
    Als u een optie selecteert in de prompt
    'Standaard bedrijfsnaam en -adres'
     , worden deze gegevens automatisch ingevuld in Sectie 2.
    Als u waarden configureert in het raster
    'Bedrijfsnaam en adres uit lijst selecteren'
     en een standaardwaarde selecteert, worden deze gegevens automatisch ingevuld in Sectie 2.
    Extern formulier I-9 Sectie 2 Bedrijfsnaam en adres
    Als u deze sectie niet configureert, wordt in Sectie 2 automatisch het bedrijfsadres van de geautoriseerde vertegenwoordiger ingevuld.
    Voor Externe formulieren I-9 verwijst de geautoriseerde vertegenwoordiger naar de gebruiker of rol die u hebt geconfigureerd in de gedeelde deelnamestap
    voor het beheren van externe formulieren I-9
     in het bedrijfsproces
    Formulier I-9 voltooien
     .
    Gegevens interne audit formulier I-9
    Neem de velden
    'Reden interne audit'
     en
    'Conclusie interne audit'
     op. U kunt deze velden desgewenst weergeven, verbergen of vereist.
    Toewijzing formulier I-9 beheren
    Maak redenen voor het toewijzen van een formulier I-9 aan een werknemer die er al een heeft in Workday.
    Extern proces voor formulier I-9 beheren
    Selecteer
    HR-rollen selecteer een geautoriseerde vertegenwoordiger
     om HR-rollen de mogelijkheid te bieden om een externe geautoriseerde vertegenwoordiger aan te wijzen die sectie 2 van formulier I-9 kan invullen.
    Workday stelt werknemers standaard in staat om hun eigen externe geautoriseerde vertegenwoordiger aan te wijzen.
    Relaties geautoriseerde vertegenwoordiger voor externe werknemers
    Configureer opties die werknemers kunnen selecteren als geautoriseerde vertegenwoordiger om hun formulier I-9 in te vullen.
    Tekst bevestiging extern formulier I-9
    Maak een aangepaste verklaringstekst die een geautoriseerde vertegenwoordiger moet bevestigen voordat hij sectie 2 van formulier I-9 invult.
    Instructies voor bijlagen formulier I-9 op afstand
    Aangepaste instructies maken die worden weergegeven wanneer een geautoriseerde vertegenwoordiger documenten toevoegt aan sectie 2 van formulier I-9.
    Tekst voor e-mailmelding extern formulier I-9
    Maak aangepaste tekst die wordt weergegeven in de e-mail die wordt verzonden naar een geautoriseerde vertegenwoordiger om sectie 2 van formulier I-9 in te vullen.
    Redenen voor dubbele case via elektronische verificatie beheren
    Redenen maken voor het verzenden van dubbele cases naar E-Verify.
    Dit veld is alleen beschikbaar voor klanten met E-Verify v30.
    Standaardreden voor te late betalingen voor formulier I-9:
    Configureer de reden voor achterstallige betalingen die automatisch wordt ingevuld in de integratiesjabloon '
    E-Verify - Verificatie dienstverband'
     wanneer u de formulieren I-9 massaal opnieuw verzendt naar E-Verify.
    Geavanceerde routering voor bedrijfsproces voor aanpassing van formulier I-9
    Schakel het selectievakje
    Geavanceerde routeringsvelden verzamelen bij bijwerken van ontvangsten voor formulier I-9 in
     om de velden
    'Organisatie'
     en
    'Bedrijf'
     toe te voegen aan de taak
    'Ontvangsten voor formulier I-9 bijwerken'
     .
    Configureer deze velden in het bedrijfsproces
    'Formulier I-9 aanpassen'
     om een formulier I-9 correct te routeren naar E-Verify. Wanneer u twee of meer
    E-Verify-
     integraties hebt, kunt u met het selectievakje gegevens uit formulier I-9 naar de juiste
    E-Verify
     -integratie verzenden.
    Bijlageopties formulier I-9
    U kunt formulieren I-9 en bijlagen afdrukken. Selecteer:
    • Vragen voordat bijlagen formulier I-9 worden afgedrukt
    • Bijlagen formulier I-9 altijd afdrukken
      . Met deze optie kunt u ook bijlagen afdrukken wanneer u op het afdrukpictogram klikt terwijl het formulier I-9 van een medewerker wordt weergegeven.
    Het maximum aantal I-9-documenten dat u tegelijk kunt afdrukken, is 100.
    Taalopties formulier I-9 in Puerto Rico
    Hiermee wordt aangegeven hoe het elektronische formulier I-9 wordt weergegeven voor medewerkers in Puerto Rico.
    Workday geeft het formulier I-9 weer in de taal die u selecteert, ongeacht de voorkeur van de werknemer.
    De secties 2 en 3, het rapport
    'I-9-formulier voor medewerker weergeven
     ' en de taak
    'I-9-formulier afdrukken'
     worden ook weergegeven in de taal die u selecteert.
    Wanneer u werknemers in staat stelt hun taal voor formulier I-9 te selecteren, moet u sectie 2 en 3 in de door hen geselecteerde taal invullen, ongeacht uw voorkeur.