Aandachtspunten bij de configuratie: ad-hoccommunicatie met medewerkers
Dit onderwerp bevat informatie die van pas kan komen als u de configuratie en het gebruik van ad-hoccommunicatie met medewerkers planning . Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met Ad-hoccommunicatie met medewerkers kunt u tijdgevoelige berichten naar medewerkers sturen via e-mail, mobiele pushmeldingen en sms.
Belangrijkste voordelen
- Biedt toegang tot medewerker die niet gemakkelijk bereikbaar zijn via e-mail, waardoor het reactievermogen wordt verbeterd.
- Hiermee kunt u via meerdere kanalen tegelijk met medewerkers communiceren, waardoor uw communicatie efficiënter wordt.
- Er is minder behoefte aan externe aanbieders om berichten te verzenden, wat het gebruiksgemak ten goede komt.
- Hiermee kunt u de e- huisstijl van melding en e-mailsjablonen toepassen en uw berichten verbinden met de aangepaste kleuren, afbeeldingen en koppelingen die uw bedrijf weergeven.
- Hiermee kunt u berichtsjablonen met vooraf samengestelde tekst gebruiken, wat u tijd bespaart en de consistentie in uw schriftelijke communicatie helpt onderhouden .
Gebruiksscenario's
- Maak en verzend berichten naar medewerkers via e-mail, mobiele pushmeldingen, sms of een combinatie van deze kanalen.
- Tijdgevoelige berichten verzenden naar medewerkers die mogelijk niet vaak toegang hebben tot e-mail.
- Communiceer bedrijfsbrede mededelingen en kritieke herinneringen naar maximaal 20.000 medewerkers.
- Selecteer een doelgroep op basis van medewerker . Voorbeelden: functieprofiel, locatie, hiërarchische organisatie.
- Selecteer specifieke groepen medewerkers voor gerichte berichten van HR-beheerders.
Belangrijke vragen
Vraag | Overweging |
|---|---|
Welke kanalen wilt u gebruiken om met medewerkers te communiceren? | Alle Workday HCM klanten kunnen communicatie met medewerker verzenden via e-mail en mobiele pushmeldingen. Als u berichten per sms wilt verzenden, moet u ook klant zijn van de Workday Messaging-SKU.
|
Hoe kunt u de huisstijl voor uw organisatie opnemen in de taak 'Communicatie voor medewerkers verzenden ' ? | U kunt de huisstijl van uw bestaande tenant als volgt toepassen:
|
Welke sjablonen wilt u gebruiken om e- huisstijl toe te voegen aan berichten van medewerker ? | Wanneer u de prompt E-mailhuisstijl opent in de taakCommunicatie met medewerkers verzenden , kunt u sjablonen selecteren om bestaande visuele huisstijl aan uw bericht toe te voegen. U kunt de volgende selecties maken:
Als u melding wilt maken en gebruiken, moet u Notification Designer configureren. |
Hoe wilt u tekst toevoegen aan uw medewerker ? | U hebt de volgende mogelijkheden:
|
Hoe kan ik sms -berichten verzenden naar de persoonlijke mobiele telefoon van een medewerker? | Berichten van medewerker worden standaard verzonden naar mobiele telefoonnummers van het werk, maar u kunt berichten naar de persoonlijke mobiele telefoon van een medewerker verzenden als de medewerker:
Als een medewerker zowel een privé- als een mobiel telefoonnummer voor werk opgeeft, kan hij of zij er slechts één selecteren voor sms meldingen. |
Hoe kan ik AI gebruiken om mijn ad-hoccommunicatie met medewerkers vorm te geven? | De AI-teksteditor voor ad-hocmedewerkerscommunicatie biedt twee AI-mogelijkheden:
Beide opties zijn gemarkeerd met een paars pictogram om aan te geven dat AI wordt gebruikt. Zorg ervoor dat best practices voor het beoordelen, bewerken en goedkeuren van berichtinhoud zijn vastgesteld voordat communicatie naar medewerker wordt verzonden. Deze aanpak is afgestemd op het feit dat de mens op de hoogte blijft van alle door AI gegenereerde inhoud en tegelijkertijd makers van communicatie in staat stelt berichten voor verschillende scenario's te verfijnen . |
Aanbevelingen
- Configureer en test ad-hoccommunicatie met medewerkers in een niet- tenant voordat u de functie in uw tenant gebruikt.
- Met de taakCommunicatie met medewerkers verzendenkunt u berichten verzenden naar maximaal 5000 medewerkers. Als u maximaal 20.000 ontvangers wilt bereiken, selecteert u een bestaande opgeslagen zoekopdracht in het rapportMedewerkers zoeken.Zorg ervoor dat u het door Workday geleverde standaardrapport 'Medewerkers zoeken' gebruikt; Anders is de optie'Bericht verzenden'niet beschikbaar.
- Selecteer bij het maken van de melding voor de geselecteerde kanalen de standaardfrequentie :Onmiddellijk. Als u dit niet doet, kan dat van invloed zijn op de frequentie van meldingen voor dit kanaal in al uw aangepaste bedrijfsprocessen.
- Wijs op rollen gebaseerde beveiligingsgroepen toe aan beveiligingsbeleidsregels om gebruikers zoals managers of HR-partners de vaardigheid te bieden berichten te verzenden.
Vereisten
- U moet Notification Designer configureren om melding te maken en te gebruiken.
- Medewerkers moeten aanmelden om sms van '' ontvangen .
Beperkingen
- De sms functionaliteit in 'Ad-hoccommunicatie met medewerkers' is alleen in bepaalde landen beschikbaar voor mobiele telefoonnummers. Zie Aandachtspunten bij de configuratie: Workday Messaging .
- U kunt de taakCommunicatie met medewerkers verzendenalleen gebruiken om berichten naar zakelijke e-mailadressen te verzenden.
Tenantinstellingen
Open de taak
Tenantinstellingen bewerken - meldingen
om:
- Maak een routering voorberichtenservice voor ad-hocmedewerkersdoor de instellingen voor bovenliggend meldingstype voor HCM te overschrijven.
- Selecteer een of meer van deze melding :
- E-mail.
- pushmelding voor mobiel .
- SMS.
Beveiliging
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Ad-hocberichten aan medewerkers in het functionele gebied 'Staffing' | Biedt gebruikers in onbeperkte beveiligingsgroepen toegang tot de taak' Medewerkerscommunicatie verzenden ' . U moet de toegang tot dit domein beveiligen om toegang te krijgen tot de taak ' Communicatie met medewerkers verzenden ' vanuit het rapport Medewerkers zoeken . |
In het functionele gebied 'System':
| Hiermee kunt u Workday Drive en Notification Designer gebruiken om melding te maken en te selecteren in Ad-hoccommunicatie met medewerkers. |
sms beheren in het functionele gebied 'Systeem' | Biedt gebruikers in onbeperkte beveiligingsgroepen toegang tot de volgende rapporten:
|
Set Up: Message Templates in het functiegebied 'System' | Hiermee kunt u berichtsjablonen gebruiken in de taak 'Medewerkerscommunicatie verzenden ' . |
Bedrijfsprocessen
Geen invloed.
Rapportage
Rapport | Overweging |
|---|---|
Alle uitgaande sms meldingen
| Hiermee kunt u alle uitgaande sms meldingen binnen een opgegeven datumbereik weergeven. De details omvatten:
|
Geïndexeerde bedrijfsproces- en integratiemeldingen
| Hiermee kunt u de details weergeven van alle voltooide meldingen voor het opgegeven datumbereik, waaronder:
|
Details rijen voor sms meldingsgebeurtenis
| Hiermee kunt u alle sms meldingen weergeven voor de opgegeven periode. De details van elke melding omvatten:
|
Integraties
Geen invloed.
Relaties en interacties
Functies | Overwegingen |
|---|---|
Drive | Met Drive kunt u melding maken, delen en beheren, die u kunt selecteren wanneer u berichten naar medewerkers verzendt. |
Notification Designer | U kunt Notification Designer gebruiken om de indeling, het ontwerp en de inhoud van melding te beheren. |
Workday Messaging | Hiermee kunt u een bericht verzenden naar medewerkers via sms. |
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Ga voor meer informatie over de Workday Touchpoints Kit naar Workday Community.