Aandachtspunten bij de configuratie: Services CPQ

Definitie

Services Configure, Prijs, Offerte (CPQ) automatiseert het proces van offerte tot betaling. Het biedt een nauwkeurige en eenvoudig te herhalen manier om aanbiedingen te bepalen en te prijzen. Services CPQ maakt gebruik van prijslijstconfiguraties van Professional Services Automation (PSA) en opbrengsten om de raster automatisch in de offerte in te vullen. Hiermee kunt u:

Maak offertes met services die rollen, items en terugkerende items, onkosten, kosten van derde en kortingen bevatten.

Kopieer en plak waarden uit externe tools of voer waarden handmatig in het raster in.

Maak een schatting van de service inspanning op een hoog niveau of definieer een meer gedetailleerde overzicht met behulp van fasen of fasen en taken.

Voeg dag- of uurtarieven toe voor offerterollen en definieer vereisten voor rollen.

Offerte voor services met factureringsmodellen voor vaste kosten of tijd en onkosten.

Offerteregelprijzen automatisch aanpassen door een specifieke prijs, marge of doelwaarde voor de korting in te stellen voor een service of offerte.

Definieer service met vooraf geconfigureerde services, rollen en onkosten.

Kortingen in rol verbieden en ze uitsluiten van service .

Stel documentsjablonen in en genereer documenten voor offertes dynamisch.

U kunt offertes in verschillende tijdlijnen weergeven of bewerken op basis van week, maanden, contract of overzichtsweergave.

Hiermee kunt u een offerte weergeven op tijdsperiode, zoals weken, maanden, fasen, contract of overzicht. U kunt ze ook weergeven op bedrag zoals hoeveelheid, prijs, kosten of fte (fulltime-equivalent).

Belangrijkste voordelen

Services CPQ vereenvoudigt het proces om in Workday offertes te maken op basis van opportunity's en deze te converteren naar projecten en contracten op basis van wijzigingen in opportunitydetails. Het biedt:

Toegang tot de meest recente verkoopgegevens en één bron van waarheid voor prijsstelling, resource- en factureringsgegevens.

Betere zichtbaarheid tussen CRM van derde en Workday.

Flexibiliteit bij het configureren van verschillende service voor een bepaalde offerte.

Tijdig inzicht in resourceprognoses en resourcebeheer.

U kunt sneller en nauwkeuriger offertes maken met gedetailleerde prijzen die aansluiten bij uw bedrijfsbehoeften.

Verbeterde flexibiliteit doordat u in Workday offertes kunt maken zonder uw bestaande spreadsheets volledig te hoeven vervangen.

De vaardigheid om de servicecatalogus te configureren, zodat u snel nauwkeurigere offertes kunt maken voor de herhaalbare services en de handmatige inspanningen voor het definiëren van dezelfde basisservices kunt verminderen, waardoor standaardisatie wordt geboden.

Geautomatiseerd generatie voor meer efficiëntie.

Gebruiksscenario's

Als CPQ-specialist kunt u:

Maak offertes voor services met fasen, taken, rollen, items, onkosten, kortingen en kosten van derden op basis van de behoeften van de klant .

Kopieer bestaande offertes om meerdere herhalingen te maken voor verschillende wat-als-scenario's.

Offertedocumenten genereren, afdrukken en naar klanten verzenden voor beoordeling en onderhandeling.

Maak opportunityprojecten, projecten, resourceplannen en resourceprognoses op basis van primair goedgekeurde offertes.

Maak klant , factureringsschema's en opbrengstenverantwoording 's op basis van primair goedgekeurde offertes op basis van wijzigingen in opportunitydetails.

Belangrijke vragen

Vragen	Overwegingen
Moet u een offerte herhalen en meerdere opties maken?	U kunt offertes binnen een opportunity kopiëren. Alle details worden Workday naar de conceptofferte.
Hebt u standaardtarieven nodig voor project in een offerte?	U kunt tariefbladen voor projectfacturering bewerken en maken om de lijstprijzen per eenheid voor specifieke rollen in uw offerte in te vullen.
Hebt u kosten nodig om de arbeidskosten en de items in een offerte in te vullen?	U kunt het standaardkostentarief op bedrijf instellen om de prijs per eenheid voor rollen in te vullen en het verkoopitem om kosten per eenheid voor items toe te voegen.
Moet u onkostendeclaraties voor medewerker vastleggen en factureren voor het project?	U kunt onkostenregels aan de offerte toevoegen voor een factureerbaar project en onkostenregel met een transactiebron voor tijd in het klantcontract.
Moet u leverancier voor het project vastleggen en factureren?	U kunt kostenregels van derde aan de offerte toevoegen voor een factureerbaar project en onkostenregel met een leveranciersfactuur in het klantcontract als transactiebron.
Hebt u dynamische goedkeuringen nodig op basis van de offertegegevens?	Workday biedt een configureerbaar framework voor bedrijfsproces voor offertes dat u kunt instellen om goedkeuringen en voorwaarde op te nemen die aansluiten bij uw bedrijfsbehoeften.
Wilt u automatisch documenten maken op basis van de offertedetails?	U kunt documentsjablonen maken vanuit een configuratie op basis van de offertegegevens.

Vereisten

Zorg ervoor dat:

U hebt de SKU's voor Workday -projecten, Projectfacturering en Services CPQ .

De integratie met uw bestaande CRM-bron (Customer Relation Management) is ingesteld om klant en opportunityrecords te synchroniseren.

De vereist worktags worden afgestemd tussen offertes, projecten en klant .

De validaties worden afgestemd tussen offerte, project en klantcontract.

U hebt de benodigde bedrijfsprocessen geconfigureerd. Zie de sectie

Bedrijfsproces

voor aanvullende informatie.

U hebt de toewijzing van offerte aan contract geconfigureerd in de Services CPQ .

U hebt opportunity's, projecthiërarchieën, projectrollen, factureringstariefbladen voor projecten, bladen voor standaardkosten voor projectkosten, verkoopitems, prijslijst verkoopitems, tariefcategorieën en opbrengstencategorieën ingesteld.

U hebt 'Verkoopitems' ingesteld op

'Offerte maken'

om de kosten per eenheid in de itemregel standaard te gebruiken.

U hebt 'Projectfasen' en 'Projecttaken' ingesteld bij het maken van een offerte met fasen en taken.

De documentsjabloon is geconfigureerd en gepubliceerd.

De service wordt geactiveerd als u er een hebt.

De markering 'Plakken uit spreadsheets in offerte toestaan ' is ingeschakeld voor het kopiëren van offertegegevens uit een spreadsheet.

U hebt de fragmentcategorie aan de documentsjabloon toegevoegd, zodat de inhoud in het offertedocument op de juiste manier wordt gehydrateerd.

Aanbevelingen

Als u alle services in één project wilt combineren, schakelt u de optie '

Meerdere services beheren als één project'

in de instellingen voor Services CPQ in.

Als u de project ID in de project wilt weergeven, schakelt u de optie

'Project-ID in projectnaam opnemen'

in.

Geef de opbrengstenbehandeling en de sjabloon voor het opbrengstenschema op voor elk factureringsmodel en de bijbehorende offerteregelitems voor het maken van contract .

Als u het offertedocument wilt afdrukken, moet u de service

'PDF offertedocumenten afdrukken'

en

'Offertedocumenten afdrukken DocX'

toevoegen in het bedrijfsproces
'Offertegebeurtenis
'.

U wordt aangeraden de naam van de service aan het begin van elk fragment toe te voegen, zodat u ze gemakkelijk kunt herkennen wanneer ze in het offertedocument worden opgehaald.

Als u een service op basis van een fase of taak wilt toevoegen, selecteert u de optie

'Aangepaste service toevoegen'

bij het maken van een offerte en selecteert u de optie '

Met fasen'

of

'Met fasen en taken'

.

Als u meer doeltarieven wilt standaard in een rol '', configureert u tariefcategorieën en tariefcategorieleden. U kunt ze instellen in het factureringstariefblad voor het project en vervolgens het gewenste tarief in de rol selecteren tijdens het maken van de offerte voor een specifiekere prijs.

Als u subtotalen voor services of rollen in een offertedocument wilt opnemen, maakt u tabellen met herhalende gegevens in de eerste kolom en een numeriek of valutaveld in de laatste kolom.

Wanneer u zowel taak- als fasetoewijzingen uit één tabel in een spreadsheet kopieert, moet u eerst de taken en fasen kopiëren en plakken om de WBS-structuur te maken en vervolgens de toewijzingen kopiëren en plakken.

Als u automatisch een projectplan wilt maken nadat de primaire offerte is goedgekeurd, moet u '

Projectplan verwerken' uit Services CPQ

configureren als service in het bedrijfsproces 'Offertegebeurtenis'
.

Als u automatisch een projectplan wilt maken nadat het opportunityproject is geconverteerd naar een regulier project, moet u

'Projectplan verwerken' configureren vanuit Services CPQ

als service in het bedrijfsproces
Opportunityproject converteren naar project
.

Beperkingen

In eerste instantie maakt Workday slechts één naamloze resource (UNR) voor een opportunityproject dat wordt gegenereerd op basis van Services CPQ , maar later kan de projectmanager meerdere resources toevoegen.

Alleen goedgekeurde primaire offertes maken een opportunityproject: .

Workday wordt pas een projectplan gemaakt als alle opportunityprojecten zijn goedgekeurd, geannuleerd of geweigerd voor alle services in de offerte.

De duur van de services voor een offerte is maximaal vijf jaar.

De duur van de offerte kan maximaal 10 jaar zijn.

U kunt maximaal vijf tariefcategorieën voor rollen toevoegen.

U kunt maximaal 500 cellen in het raster '' kopiëren en plakken.

Als u een offerte kopieert, worden er geen downstreamkenmerken gekopieerd.

U kunt geen bedragen voor onkosten en kosten van derde toevoegen in de servicecatalogus. De verkoopspecialist moet de service invoeren wanneer hij of zij de service aan een offerte toevoegt.

Nadat u een schatting van de tijdsbesteding voor de service hebt geconfigureerd en de uren in de service hebt toegewezen, kunt u het type

schatting van de tijdsbesteding

niet meer wijzigen.

In de WBS-weergave (Werkverdelingsstructuur) kunt u het volgende niet doen:

Rollen bewerken of verwijderen .

service op basis van duur weergeven .

Niet-arbeidsgerelateerde items weergeven of toewijzen.

Gegevens uit een spreadsheet kopiëren en in de offerte plakken. U kunt dit alleen doen in de weergave

Tijdlijn

en

overzicht

.

In de tijdlijnweergave kunt u geen uren toevoegen voor de arbeid, tenzij deze al is toegewezen via de WBS-pagina voor de opgegeven tijdsperiode

Tenantinstellingen

Open de prompt

ID-generator voor offertes

in de sectie

Volgnummer-ID bedrijfsdocument

in de taak

Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens

om de volgnummergenerator te configureren.

Beveiliging

Configureer deze beveiligingsdomeinen in het functionele gebied 'Services CPQ' :

Domein	Overwegingen
Proces: offertes	Open dit domein om offertes te maken, bewerken en verwijderen , en om de gerelateerde rapporten weer te geven. Toegestane typen beveiligingsgroepen: Rollen - bedrijf Rollen - bedrijfshiërarchie Rollen - klant Rollen - project Rollen - projecthiërarchie Onbeperkte groepen
Set Up: Quotes	Open dit domein om offertefunctionaliteit in te stellen. Toegestane typen beveiligingsgroepen: Implementeerders Onbeperkte groepen
Weergeven: projecthiërarchieën offerte	Open dit domein om project te selecteren bij het maken van offertes. Toegestane typen beveiligingsgroepen: Openbare groepen Rollen - projecthiërarchie Onbeperkte groepen
Instellen: opportunity	Open dit domein om opportunitystatuswaarden te maken, onderhouden en gerelateerde rapporten weer te geven.

Bedrijfsprocessen

Bedrijfsproces	Overwegingen
Opportunitygebeurtenis	Configureer deze optie om subprocessen, meldingen en goedkeuringen toe te voegen voor het beheren van de werkstroom voor het maken van project en klant op basis van wijzigingen in opportunitydetails.
Offertegebeurtenis	Configureer deze optie om offertes te routeren voor goedkeurings- en weigeringsacties. Toegestane services: Documentlevering Documenten ophalen PDF offertedocumenten afdrukken Offertedocumenten afdrukken DocX
Project maken op basis van Services CPQ Project bewerken vanuit Services CPQ Resourceplanregel uit Services CPQ	Configureer deze bedrijfsprocessen als subprocessen in het bedrijfsproces Offertegebeurtenis om opportunityprojecten en resourceplanregels te maken op basis van een offerte. Wanneer de subprocessen worden gestart, start Workday de volgende bedrijfsprocessen: Project maken: Project bewerken: Projectresourceplanregel Als u voorwaarde hebt voor de startstap van deze bedrijfsprocessen, worden deze genegeerd wanneer het project wordt gemaakt op basis van Services CPQ. U wordt aangeraden de validaties te verplaatsen naar 'Project' of 'Projectresourceplan' in de taak ' Aangepaste validaties onderhouden' of als voorwaarde in het bedrijfsproces 'Offertegebeurtenis' om dezelfde functionaliteit te behouden.
Opportunityproject met offerte converteren naar project Klantcontract met offerte maken	Configureer deze bedrijfsprocessen als subprocessen in het bedrijfsproces Opportunitygebeurtenis om klant te maken op basis van een offerte en opportunityprojecten te converteren naar standaardprojecten. Wanneer de subprocessen worden gestart, start Workday de volgende bedrijfsprocessen: Opportunityproject converteren naar project Klantcontractgebeurtenis

Rapportage

Rapport of dashboard	Overwegingen
Opportunity's zoeken	Bekijk opportunity's met de status 'Openstaand ' om een offerte te maken.
Gefacetteerd rapport servicecatalogus	Hiermee kunt u beschikbare service weergeven op projecthiërarchie, businessunit, fragmenten, regio en catalogusstatus.
Offerteconfiguratie weergeven	Documentsjablonen weergeven, bewerken en verwijderen.

U wordt aangeraden de volgende rapportgegevensbronnen te gebruiken om aangepaste rapporten build voor rapporten over offertes en offerteregels:

Offerte

in bedrijfsobject: gebruik dit om te rapporteren over offertes en overzichtsgegevens.

Offerteregels

: gebruik deze om te rapporteren over rol en itemregels die in een offerte zijn opgenomen.

Offerteservices

: gebruik deze optie om te rapporteren over services in een offerte.

Offerteconfiguraties

: gebruik deze om te rapporteren over verschillende offerteconfiguraties, snapshots, gebruik, status en gekoppelde documentsjablonen.

Integraties

Webservice	Overwegingen
Offertetoewijzingen ophalen	Hiermee worden de toewijzingen voor alle rollen in verschillende services voor de opgegeven offerte opgehaald.
Offertetoewijzingen verzenden	Hiermee worden de rol in services voor de opgegeven offerte toegevoegd of bijgewerkt.
Fragmentcategorieën voor offertedocumenten aanvragen	Hiermee worden alle fragmentcategorieën opgehaald.
Fragmentcategorie voor offertedocument invoegen	Hiermee worden fragmentcategorieën gemaakt, bewerkt of verwijderd.
Redenen voor offertewijziging ophalen	Hiermee worden alle redenen voor offertewijziging opgehaald.
Reden voor wijziging offerte invoeren	Maakt, bewerkt en verwijdert redenen voor offertewijzigingen.
Configuraties offerte aanvragen	Hiermee worden offerteconfiguraties opgehaald.
Offerteconfiguraties invoegen	Maakt offerteconfiguraties en werkt deze bij. U kunt een configuratie alleen bewerken als deze niet in gebruik is.
Services en regels voor offerte aanvragen	Hiermee worden services en regels voor de opgegeven offerte opgehaald.
Services en regels voor offerte verzenden	Hiermee worden de offerte, services en regels gemaakt of bijgewerkt.
Overzichtsstructuren voor werk offerte aanvragen	Hiermee worden fasen en taken opgehaald voor de services in de overzichtsstructuur voor werk offerte.
Offerte verzenden - overzichtsstructuur voor werk	Hiermee worden fasen en taken voor de services in de overzichtsstructuur voor werk offerte gemaakt of bijgewerkt.
Servicecatalogusitems ophalen	Hiermee worden alle service opgehaald.
Servicecatalogusitem invoegen	Maakt, bewerkt of verwijdert service .
Services CPQ ophalen	Hiermee worden alle velden voor de standaardinstellingen voor Services CPQ opgehaald.
Put Services CPQ -instellingen	Hiermee worden alle standaardinstellingen voor Services CPQ gemaakt, bijgewerkt of verwijderd.
Opportunity verzenden	Maakt of werkt de opportunity voor de klant bij.
Instellingen voor aangepaste status van opportunity ophalen	Hiermee worden alle door de gebruiker gemaakte aangepaste statuswaarden voor de opportunity opgehaald.
Aangepaste instellingen voor Put opportunity's	Hiermee worden de aangepaste opportunitystatuswaarden gemaakt of bijgewerkt.

Relaties en interacties

Functies	Overwegingen
Salesforce-opportunity	Wanneer een opportunity de status ' Openstaand ' heeft, kunt u deze in Workday plaatsen om een offerte te build .
Projecten	Nadat u een primaire offerte hebt goedgekeurd, maakt Workday een opportunityproject met resources, resourceplan en resourceprognose. Workday maakt een wekelijkse prognose op project . De rol van een offerte wordt toegewezen aan een naamloze resource in het opportunityproject ''. U kunt aanvullende resources toevoegen nadat u voor het eerst één UNR hebt gemaakt U kunt de projectrol, het toewijzing , de begin- en einddatum en de geschatte uren op de resourceplanregels pas bewerken als de opportunity de status 'Gesloten' heeft. Wanneer u een offerte wijzigt van 'Primair' in 'Niet primair' , inactiveert Workday het gekoppelde opportunityproject ''. Het opportunityproject wordt in Workday geconverteerd naar een project wanneer een subproces is geconfigureerd voor het bedrijfsproces Opportunitygebeurtenis .
Opbrengsten	Nadat u opportunitydetails zoals kans of status hebt gewijzigd en een project op basis van de offerte hebt gemaakt, wordt in Workday automatisch een klantcontract gemaakt met het volgende: Opbrengstcategorie van taak ' Instellingen Services CPQ onderhouden' . Als u de toewijzing niet hebt geconfigureerd, mislukt het maken van het contract . Sjabloon factureringsschema op basis van het prijsmodel. Sjabloon 'Opbrengstenschema' op basis van het prijsmodel. Worktags uit de offertekop. Ingangsdatum vanaf de begindatum van de offerte. Als er vereist velden in de offerte ontbreken, maakt Workday het contract met de status 'Concept'.
Verkoopitems	Wanneer u een verkoopitem instelt als 'Offerbaar' , maakt Workday dat item beschikbaar voor gebruik tijdens het maken van de offerte.

Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Ga naar Workday Community voor meer informatie over de Workday Touchpoints Kit.

Andere gevolgen

Geen invloed.