Overwegingen bij instellingen: projectbudgetten
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en het gebruik van projectbudgetten. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Projectbudgetten is de primaire financiële component binnen projecten. Hiermee kunt u het volgende analyseren:
- Budget versus werkelijke waarden.
- Kosten versus opbrengsten.
- Arbeid versus niet-arbeid.
- Primaire bijdragers aan verschillen op verschillende dimensies, zoals grootboekrekening, uitgave- of opbrengstcategorie en leverancier.
Belangrijkste voordelen
Ondersteuning voor projectbudgetten:
- Analyse van projectbudget versus werkelijke waarden in uw organisatie.
- Geautomatiseerde arbeidskostenberekeningen op basis van standaardkostentarieven en geprognosticeerde uren.
- Geautomatiseerde opbrengstenberekeningen op basis van contracttarieven, vaste kostentermijnen of voltooid percentage vaste kosten (uren).
- Worktagdimensies.
Gebruiksscenario's
Met projectbudgetten kunt u:
- Maak projectduurbudgetten op hoog niveau of meer gedetailleerde maandbudgetten.
- Maak aangepaste rapporten om inzicht te krijgen in uw projectopbrengsten en -kosten.
- Ontwikkel flexibele projectbudgetten op verschillende granulariteitsniveaus.
- Gebruik Worksheets om projectbudgetten bij te werken en te onderhouden.
- Bekijk live gegevens over de projectvoortgang, tijd en uitgaven, evenals budgetten en prognoses.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Welke projectbudgettypen moet u beheren? | U kunt budgetten maken om uw kostenprojecten, opbrengstenprojecten of beide te beheren. Projectbudgetten zijn beschikbaar voor:
U hebt de volgende mogelijkheden:
|
Welk configuratieniveau hebt u nodig om uw projectbudgetten te beheren? | U kunt uw projectbudget configureren op projecthiërarchieniveau, op tenantniveau of op beide.
Configuraties van projecthiërarchie hebben voorrang op tenantconfiguraties. |
Gaat u uw budget maken op basis van eerdere werkelijke waarden? | Voor kostenbudgetten waarin u werkelijke waarden wilt opnemen, gebruikt u deze configuratie om het volgende te identificeren:
|
Welke dimensies wilt u bijhouden? | Maak een planstructuur en neem de relevante dimensies op.
U kunt deze dimensies vereist of optioneel maken. Elke budgetregel moet vereiste dimensies bevatten. |
Welke planregelkenmerken wilt u bijhouden? | Standaard classificeert Workday de planregels voor projectbudgetten als kosten of opbrengsten.
U kunt Workday ook configureren om de planregels voor projectbudgetten te classificeren als 'Arbeid' of 'Niet arbeid'. U kunt de planregelkenmerken in aangepaste rapporten gebruiken om inzicht te krijgen in de financiële status van uw project. |
Welk resourceprognoseniveau hebben uw projectbudgetten? | In Workday worden resourceprognoses gegenereerd op de:
|
Aanbevelingen
Als u meerdere budgetperioden tegelijk onderhoudt, gebruikt u Worksheets in plaats van elke periode afzonderlijk bij te werken.
Onderhoud ten minste twee berekeningstypen. Deze berekeningstypen zijn:
- Basislijn, die geen werkelijke waarden mag bevatten.
- Prognose, die werkelijke waarden moet bevatten.
Vereisten
Om ervoor te zorgen dat projectbudgetten nauwkeurig worden berekend, moet u:
- Projecten begrijpen.
- Krijg inzicht in projectresourceplannen als u uw budget genereert op basis van uw resourceprognose of resourceplan.
- Maak uw standaardkostentariefblad voor het beheren van de arbeidskosten van uw project.
- Definieer de projectfactureringsafhankelijkheden in Workday voor opbrengstenbudgetten.
- Lees de functionaliteit voor budgetbeheer voor het instellen van opties voor budgetcontrole.
Beperkingen
Workday doet niet:
- Toegezegde kosten, zoals inkooporders, opnemen in projectbudgetten. U kunt deze transacties handmatig toevoegen als budgetregelitems.
- Ondersteun kostenberekening inclusief alle kosten of het percentage voltooid op basis van kosten.
- Ondersteun het maken van werkmappen op basis van projectplanbudgetten met meer dan 500 perioden of meer dan 10 jaar in de toekomst.
- Ondersteuning met behulp van de taakMassaal bijwerken van projectbudget plannenom meer dan 5000 plannen bij te werken.
Tenantinstellingen
Geen invloed.
Beveiliging
Domein | Overwegingen |
|---|---|
Instellen: projecthiërarchie in functioneel gebied Projecten | Kan projectbudgetten in de projecthiërarchie configureren en bijwerken. |
Instellen: projectbudget in functioneel gebied Projecten | Kan projectbudgetten in de tenant configureren en bijwerken. |
Beheren: projectbudget in het functionele gebied Projecten | Kan budgetgegevens beheren en weergeven. |
Beheren: prognose projectresources in het functionele gebied Projecten | Kan resourceprognosegegevens beheren en weergeven. |
Toegang tot plantype (gesegmenteerd) in de functionele gebieden Budgetten en Projecten | Kan de toegang tot projectbudgetten beheren. |
Workday gebruikt meerdere rollen om projectbudgetten te configureren. Omdat verschillende stappen in het proces slechts eenmalig zijn, vergen projectbudgetten minimaal onderhoud.
Rol: | Overwegingen |
|---|---|
Beveiligingsbeheerder: | Hiermee configureert u de beveiliging. Voegt projectbeheerders toe aan de juiste beveiligingsgroepen. |
Budgetbeheerder: | Hiermee wordt Project toegevoegd als invoertype. |
Projectbeheerder: | Configureert projectbudgetten op de:
Hiermee worden standaardkostentarieven gedefinieerd voor:
|
Beheerder projecthiërarchie | Hiermee wordt het projectbudget gedefinieerd door het volgende te configureren:
|
Projectmanager | Maakt projectbudgetten en werkt deze bij.
Hiermee maakt u plannen zoals beschreven in de planstructuur en de configuraties van de projecthiërarchie. Wijst plannen toe als basislijnen of prognoses om verschillen tussen projecten in de hiërarchie of tenant te vergelijken. Hiermee maakt u een herzien budget voor wijzigingen in:
Beheert opties voor budgetbeheer. Hiermee worden uitgaven en opbrengsten bijgehouden. Analyses:
|
Contractbeheerder voor opbrengstenbudgetten | Hiermee wordt het factureringstarief gedefinieerd dat in Workday wordt gebruikt om het opbrengstenbudget te berekenen. |
Bedrijfsprocessen
Bedrijfsprocessen | Overwegingen |
|---|---|
Plan toewijzen als basisgebeurtenis
| Kan het berekeningstype aanwijzen als basisbudget. |
Budgetaanpassingsgebeurtenis
| Kan aanpassingen verzenden voor budgetsjablonen die moeten worden goedgekeurd of aangepast. |
Plangebeurtenis
| Kan een budget maken wanneer de budgetsjabloon moet worden goedgekeurd of moet worden aangepast. |
Rapportage
Rapporten | Overwegingen |
|---|---|
Budgetsaldo project met arbeidskosten | U kunt het budget voor een project vergelijken met de werkelijke kosten. Dit rapport is niet van toepassing op duurbudgetten. |
Basislijn versus prognose projecthiërarchie | Maakt rapportage op organisatieniveau op basislijn versus prognose mogelijk op uw projecthiërarchie- of tenantniveau. U kunt dit rapport aanpassen om de dimensies en verschildrempels op te nemen die van toepassing zijn op uw organisatie. |
U kunt deze rapportgegevensbronnen gebruiken om aangepaste rapporten te maken:
- Alle budgetaanpassingen
- Budgetaanpassingen op organisatie
- Details berekening projectbudget
Integraties
U kunt deze webservices gebruiken om uw projectbudgetten te uploaden:
- Budget importeren: voeg projectbudgetregels toe zonder deze handmatig in Workday te maken. Gebruiken nadat u een budget hebt gemaakt.
- Budgetaanpassing importeren: hiermee kunt u meerdere projectbudgetten tegelijk wijzigen.
- Putbudgetsjabloon: maak uw projectbudget zonder dit handmatig in Workday te maken.
- Put-projectbudgetsjabloon: maak een sjabloon die u kunt gebruiken om vanuit de gebruikersinterface een projectbudget te maken.
Relaties en interacties
Projectbudgetten heeft interactie met:
- Financiële boekhouding.
- Tijdregistratie.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.