Uitgaveautorisaties maken
- Betalingskeuzen instellen voor alle typen begunstigden.
- Stel Workday-accounts in voor niet-medewerkers.
- Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleidvoor uitgaveautorisatiein het functiegebied Onkosten. Zie Stappen: uitgaveautorisaties instellen.
Uitgaveautorisaties zijn onkostentransacties die begunstigden kunnen maken om voorafgaande goedkeuring aan te vragen voor geschatte onkosten, zoals aanstaande zakenreizen.
U kunt uitgaveautorisaties maken en verzenden voor uzelf of namens niet-medewerkers en andere medewerkers.
- Toegang tot een van deze taken:
- Uitgaveautorisatie maken
- Uitgaveautorisatie voor niet-medewerker maken
- Uitgaveautorisatie voor medewerker maken
Met de taakUitgaveautorisatie maken voor niet-medewerkerkunt u alleen uitgaveautorisaties maken voor medewerkers met de rollen Extern commissielid. - Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
Optie Omschrijving ArbeidsplaatsWordt weergegeven wanneer u:- Routering voor uitgaveautorisatie inschakelen voor medewerkers met meerdere arbeidsplaatsen.
- Selecteer een medewerker met meerdere arbeidsplaatsen in de promptVoorvoor een van deze taken:
- Uitgaveautorisatie maken
- Uitgaveautorisatie voor medewerker maken
BedrijfWanneer u gebruikmaakt van:- Als u een uitgaveautorisatietaak maakt, geeft Workday uw bedrijf automatisch weer, maar u kunt elk bedrijf selecteren waartoe u toegang hebt.
- Taak Uitgaveautorisatie voor niet-medewerker maken: selecteer het bedrijf dat de onkosten verwacht te rapporteren.
- Taak Uitgaveautorisatie voor medewerker maken: selecteer een bedrijf waartoe zowel u als de medewerker toegang hebben.
Wanneer u uitgaveautorisaties verzendt of opslaat voor later, kunt u het bedrijf niet wijzigen.BegindatumSelecteer de datum waarop u de onkosten verwacht.Totaal uitgaveautorisatieVoer het geschatte bedrag in.Workday corrigeert geschatte bedragen zodat deze overeenkomen met het totaal van de uitgaveautorisatieregels die u later maakt.Voorbeeld: wanneer u een schatting van de uitgaveautorisatie instelt op 100 USD en de volgende autorisatieregels voor de uitgave in totaal 80 USD, werkt Workday de schatting bij.Betalingstype vergoedingSelecteer een type vergoedingsbetaling dat is gebaseerd op uw gedefinieerde betalingskeuzen. - (Optioneel) Voeg op het tabbladUitgaveautorisatieregelsonkostentransacties toe voor de uitgaveautorisatie. Houd bij het invullen van het tabblad rekening met het volgende:
Optie Omschrijving BudgetdatumSelecteer een datum om te bepalen op welk budget Workday het bedrag van de autorisatieregel voor totale uitgaven toepast.Dit veld wordt alleen weergegeven als u het volgende configureert:- Boeking van zachte verplichtingen voor uw tenant.
- Budgetdatums die in uw grootboek met werkelijke waarden moeten worden weergegeven.
Kasvoorschot aangevraagdSelecteer deze optie om een kasvoorschot aan te vragen voor de opgegeven onkostenitem.Maak een afzonderlijke uitgaveautorisatieregel voor elke aanvraag voor kasvoorschot.WorktagsGebruik worktags als trefwoorden om transacties gemakkelijker te classificeren en te vinden. Configureer de toegestane worktagtypen voor de taakWorktaggebruik onderhouden. Wanneer u een worktagtype met gerelateerde worktags selecteert, vult Workday transacties automatisch met de gerelateerde worktagwaarden.Als u handmatige overschrijvingen inschakelt voor een onkostenitem, kunt u worktags handmatig wijzigen door ze te selecteren in een lijst met geconfigureerde waarden.
- De uitgaveautorisatieroutes voor goedkeuring en na goedkeuring kunt u deze opnemen in onkostendeclaraties.
- Als u vastleggingsboeking inschakelt, kunt u een goedgekeurde uitgaveautorisatie aan meerdere onkostendeclaraties koppelen totdat het saldo gelijk is aan nul. Voor boekingsdoeleinden genereren uitgaveautorisaties geen boekingsposten en worden er geen betalingen voor uitgevoerd.
U hebt toegang tot het rapport
Mijn uitgaveautorisaties
om uw uitgaveautorisaties te bekijken.