Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Stappen: medewerkers toestaan onkostendeclaraties te maken voor niet-medewerkers

Stappen: medewerkers toestaan onkostendeclaraties te maken voor niet-medewerkers

  • Onkostendeclaratie instellen.
  • Beoordeel de instellingsoverwegingen voor onkostendeclaraties voor niet-medewerkers.
U kunt medewerkers in staat stellen namens deze typen niet-medewerkers onkostendeclaraties te maken en te verzenden, omdat ze doorgaans geen toegang hebben tot Workday:
  • Kandidaten.
  • Externe commissieleden (ECM's).
  • Students.
  1. Voeg medewerkers toe aan het domein
    Proces: onkostendeclaraties
     in het functionele gebied Onkosten en een of meer van deze domeinen, zodat ze onkostendeclaraties kunnen maken voor niet-medewerkers:
    Niet-medewerker
    Domeinen
    Kandidaat
    Kandidaatgegevens: onkosten van kandidaten
     in het functionele gebied 'Recruiting'.
    ECM
    Commissies: weergave
     in het functionele gebied 'Organisaties en rollen'.
    Workday Student
    Voor ingeschreven studenten: deze domeinen in het functionele gebied Student Core:
    • Studentgegevens: Student-ID
    • Studentgegevens: studentprofiel
    Voor externe studenten:
    • Externe studentgegevens: student-ID
       in het functionele gebied Persoonlijke gegevens.
    • Externe studentgegevens: openbare rapporten voor studenten
       in het functionele gebied 'Personeelsbeheer'.
  2. Configureer welke typen niet-medewerkers worden weergegeven in de taak
    'Onkostendeclaratie maken voor niet-medewerker'
     door toegang tot het beveiligingsgroepssegment
    'Type onkostenbegunstigde'
     in te schakelen.
  3. Gebruik deze rapportvelden om onkostendeclaraties van niet-medewerkers naar specifieke beoordelaars en goedkeurders te routeren:
    • Onkostendeclaratie betalen aan is kandidaat
    • Onkostendeclaratie betalen aan is extern commissielid
    • Onkostendeclaratie betalen aan student
  4. (Optioneel) Open het rapport
    'Worktaggebruik onderhouden'
     .
    Schakel in de sectie
    Onkostendeclaratie
     het worktagtype Vacatureaanvraag in om handmatig
    vacatureaanvraagworktags
     te selecteren voor de volgende taken:
    • Onkostendeclaratie maken
    • Onkostendeclaratie maken voor niet-medewerker
      : alleen werknemers met arbeidsinkomens en studenten
    • Onkostendeclaratie voor medewerker maken
    Wanneer u niet-medewerkers toevoegt via de prompt '
    Aanwezigen'
     voor deze taken, kunt u de worktag
    'Vacatureaanvraag'
     gebruiken om onkosten voor deelnemers te koppelen aan vacatureaanvragen. Voorbeeld: u maakt een onkostendeclaratie voor een lunch van een werknemer die ook door een kandidaat wordt bijgewoond.
    Workday-worktags
    voor vacatureaanvragen
     worden altijd automatisch opgenomen in journaalregels voor kandidaatonkostendeclaraties die u maakt met de taak
    'Onkostendeclaratie maken voor niet-medewerker'
     . U kunt deze worktags niet verwijderen omdat ze zorgen voor nauwkeurige boekingen en rapportages.
    Beveiliging:
    instellen: Worktags-domein inschakelen
     in deze functionele gebieden:
    • Algemeen financieel beheer
    • Worktags
  5. Maak aangepaste filters voor de afrekeningsruns die u voor niet-medewerkers maakt.
  6. (Optioneel) Open de taak '
    Transacties met onkostencreditcard opnieuw toewijzen
     '.
    Wijs creditcardtransacties opnieuw toe aan niet-medewerkers om de transacties op te nemen in hun onkostendeclaraties.
    Beveiliging: domein
    Proces: Creditcard
     in het functionele gebied Algemeen financieel beheer.
  • Voeg onkostenbetalingen toe aan betalingskeuzen voor niet-medewerkers.
  • Onkostendeclaraties voor niet-medewerkers maken en onkostenregels specificeren.