Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Onkostenregels maken

Onkostenregels maken

  • Onkostenitems maken.
  • Maak onkostendeclaraties voor medewerkers, niet-medewerkers of sollicitanten.
  • Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid
    voor de gebeurtenis voor onkostendeclaraties
     in het functionele gebied 'Onkosten'.
Wanneer u onkostenregels maakt, kunt u details opgeven en bestanden en mobiele afbeeldingen bijvoegen om onkostentransacties te ondersteunen.
  1. Open de onkostendeclaratie waaraan u regels wilt toevoegen.
  2. Klik op het tabblad
    Onkostenregels
    op Toevoegen
     om het type onkosten te selecteren dat u op de onkostenregel wilt opnemen.
  3. (Optioneel) Voeg bijlagen toe aan onkostenregels.
  4. Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    Valutakoers
    Alleen beschikbaar wanneer u de valuta wijzigt.
    In Workday wordt de meest recente wisselkoers voor het type valutakoers gebruikt. U kunt de ingevulde valutakoers handmatig overschrijven.
    Als u de regeldetails downloadt van een elektronische creditcardtransactie, gebruikt Workday de wisselkoers van de transactie voor de onkostenregel.
    Geconverteerd bedrag
    Alleen beschikbaar wanneer u de valuta wijzigt.
    Het
    geconverteerde bedrag
     is het declareerbare bedrag in de omgerekende valuta. Het
    totaalbedrag
     wordt vermenigvuldigd met de
    valutakoers ''
    .
    In de volgende gevallen gebruikt Workday de geconfigureerde
    standaardvaluta
     van de tenant in plaats van
    de valutakoers
     om het declareerbare bedrag te berekenen:
    • De valutakoers overschrijven.
    • Configureer een waarde
      voor het maximumbedrag
       in een onkostentarieftabel.
    Bedrijf
    Alleen beschikbaar als uw bedrijf intercompany verwerking voor onkostendeclaraties inschakelt.
    Selecteer een ander bedrijf dan het bedrijf in de kop waarvoor u de regel wilt gebruiken.
    U kunt het
    bedrijf
     niet wijzigen als:
    • De onkostenregel is persoonlijke onkosten.
    • De onkostendeclaratie heeft een gekoppelde uitgaveautorisatie of een boeking voor een zachte verplichting.
    • Aan het
      bedrijf
       is een worktag voor een kapitaalproject gekoppeld.
    Worktags
    Gebruik worktags als trefwoorden om transacties gemakkelijker te classificeren en te vinden. Configureer de toegestane worktagtypen voor de taak
    Worktaggebruik onderhouden
     . Wanneer u een worktagtype met gerelateerde worktags selecteert, vult Workday transacties automatisch met de gerelateerde worktagwaarden.
    Als deze optie is ingeschakeld voor het onkostenitem, kunt u de gerelateerde worktags handmatig overschrijven en een waarde selecteren in een lijst met geconfigureerde waarden.
    Voor factureerbare onkosten kunt u worktags selecteren om deze aan te koppelen, zoals een project of klant.
    Itemdetails
    Wanneer u meerdere regels invoert in een tarieftabel voor onkostenitems met accumulaties, worden de bedragen uit de tarieftabelregels geaccumuleerd en bij het totaal van de onkostenitems opgeteld.
    Belastingcode:
    Alleen beschikbaar als u het selectievakje
    'Belasting
     inschakelen' inschakelt.
    Workday gebruikt de belastingregels die u voor een land definieert om de belastingcode in te vullen op basis van de
    reisregio
     of
    het land
    . Wijzig indien nodig de belastingcode om ervoor te zorgen dat het juiste belastingbedrag voor de regel overeenkomt met de ontvangst.
    Als het geselecteerde item het kenmerk 'Travel region or country' niet bevat, selecteert u de belastingcode handmatig.
    Belastingbedrag
    Alleen beschikbaar als u het selectievakje
    'Belasting
     inschakelen' inschakelt.
    Workday gebruikt het
    totaalbedrag
     om de belasting te berekenen op basis van de belastingcode en de belastingtoepasselijkheid die aan het onkostenitem zijn gekoppeld.
    Het
    totaalbedrag
     en de
    belastingcode
     bepalen het
    belastingbedrag
     op de onkostenregel.
    Als het
    belastingbedrag
     niet matcht met de ontvangst, kan de beoordelaar dit corrigeren.
    Factureerbaar
    Selecteer deze optie als de onkostenregel kan worden gefactureerd aan een project of klant.
Wanneer u een nieuwe onkostenregel maakt of buiten de huidige regel klikt, gebeurt het volgende in Workday:
  • Hiermee worden de huidige details van de onkostenregel opgeslagen.
  • Hiermee worden de totalen van de kop van de onkostendeclaratie bijgewerkt en opgeslagen.
Onkostendeclaratieregels specificeren.