Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2026-03-13
Leveranciersfacturen scannen en verzenden

Leveranciersfacturen scannen en verzenden

  • Stel OCR(Optical Character Recognition) in voor leverancier .
  • Configureer deze beveiligingsdomeinen:
    • Process: Supplier Invoice Work Queue
       , om toegang te krijgen tot de tabbladen: Overzicht, Uploaden en scannen, Mijn werkwachtrij, Goedkeuring in behandeling.
    • Beheer: Werkwachtrij leveranciersfacturen
       om toegang te krijgen tot de tabbladen: Managersoverzicht en Cyclustijden leveranciersfacturen.
U kunt OCR in uw toepassing gebruiken om leveranciersfactuur vast te leggen, te routeren en te verzamelen en in Workday te verzenden. OCR ondersteunt bestandsbijlagen met maximaal 30 pagina's.
Wanneer u een leveranciersfactuur uploaden voor OCR scanning, maakt Workday een factuur en voegt het oorspronkelijke bestand bij. Vervolgens kunt u de leveranciersfactuur bewerken of ter goedkeuring verzenden.
  1. Open het rapport
    Werkgebied leveranciersfacturen
     .
  2. Op het tabblad
    Overzicht
     wordt in de secties
    Totalen
     en
    Prioriteit
     informatie weergegeven op basis van de zoekcriteria van de aangemelde gebruiker die worden gebruikt op de tabbladen
    Mijn werkwachtrij
     en
    Goedkeuring in behandeling
     .
  3. Houd op het tabblad
    Uploaden en scannen
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Zoekcriteria:
    Vouw de sectie uit en klik op
    Zoeken
     om specifieke facturen zoeken .
    Schakel het selectievakje
    'Facturen zonder maker opnemen'
     in om facturen van integraties op te nemen.
    Leveranciersfacturen uploaden voor OCR
    Als het veld
    'Bedrijf'
     leeg is, wordt een bedrijf ingevuld met het algoritme voor machine learning.
    Als het veld
    'Toegewezen gebruiker'
     leeg is, worden de toewijzingsregels voor leveranciersfacturen gebruikt om de factuur toe te wijzen.
    Voor betere prestaties raden we u aan minder dan 50 bijlage tegelijk te uploaden.
    Massaal annuleren
    Klik op om uw verzonden factuur te annuleren. Als u de knop wilt inschakelen, configureert u het domein'Beveiliging:
    Proces: Leveranciersfactuur - Annuleren
     '.
    Massaal opnieuw proberen
    Wanneer scans de status '
    Fout'
     of
    'Geannuleerd'
     hebben, kunt u op deze knop klikken om de bijlage opnieuw te verzenden voor OCR scannen.
    Leveranciersfactuur maken
    Wanneer scans de status '
    Fout'
     of
    'Geannuleerd'
     hebben, kunt u op deze knop klikken om handmatig een leveranciersfactuur te maken.
    Wanneer u het veld 'Inkooporder' invult, worden de leveranciersfactuur ingevuld op basis van niet-gefactureerde inkooporderregels.
  4. Op het tabblad
    Mijn werkwachtrijen
     worden conceptfacturen weergegeven. U kunt facturen weergeven die aan u zijn toegewezen of andere zoekparameters selecteren om uw werkwachtrij te vullen. De parameters die u het laatst hebt gebruikt, worden opgeslagen in Workday .
    Houd bij het afwerken van uw werkwachtrij rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Bewerken
    Klik op om de taak '
    Leveranciersfactuur bewerken'
     te openen om de factuur te voltooien en te verzenden.
    Acties
    • inkooporder koppelen
       : gebruik deze taak om complexe matching tussen leveranciersfactuur en inkooporderregels, regelkopieën en overschrijvingen in één screening uit te voeren. Zie: 26R1-functie Releaseopmerking: verbeterde bruikbaarheid voor koppeling van inkooporderregels .
    • inkooporder overschrijven
       : wanneer met OCR geen gerelateerde inkooporderregels zoeken , kunt u de taak openen, de factuur opnieuw genereren en vervolgens inkooporderregels koppeling .
    • Contract overschrijven
       : wanneer met OCR geen gerelateerd leverancierscontract zoeken , opent u de taak en genereert u de factuur opnieuw en koppeling vervolgens leverancierscontract .
    OCR -scandetails
    Hiermee worden de details van de scannen weergegeven.
    Beveiliging:
    rapporten OCR -leveranciersfactuur
    Factuuruitzonderingen
    U kunt een drilldown uitvoeren om het raster
    'Fouten en waarschuwingen'
     weer te geven, waarin de uitzonderingen voor aangepaste validatie van leveranciersfactuur worden weergegeven.
    OCR uitzonderingen
    U kunt een drilldown om het raster
    'Fouten en waarschuwingen'
     weer te geven, waarin de uitzonderingen voor aangepaste validaties van OCR leveranciersfactuur worden weergegeven.
    Werkwachtrijtags
    Workday organiseert facturen op datum. Een factuur met de werkwachtrijtag
    in werkwachtrij plaatsen
     wordt echter boven aan het raster weergegeven.
    Als u de werkwachtrijtags op facturen wilt bijwerken, klikt u op
    Werkwachtrijtags massaal bewerken
     .
    Massaal opnieuw toewijzen
    U kunt facturen opnieuw toewijzen aan een andere medewerker().
    Werkwachtrijtags massaal bewerken
    Klik op om uw bestaande werkwachtrijtags op de facturen te overschrijven.
    Massaal annuleren
    Klik op om de leverancier te annuleren.
    Als u de taak '' wilt gebruiken, schakelt u het domein'Beveiliging:
    Proces: Leveranciersfactuur - Annulering' in
     .
    Massaal converteren:
    U kunt leverancier converteren naar factuur en factuur converteren naar leverancier . Wanneer u:
    • Als u documenten converteert, wordt het oorspronkelijke document Workday en een nieuw document gemaakt.
    • Als u de optie
      'Massaal converteren'
       gebruikt, kunt u alleen leverancier of leveranciersfactuur selecteren om in één batch te converteren.
    Als u de taak '' wilt gebruiken, schakelt u het domein '
    Process: Supplier Invoice - Core'
     in.
  5. Op het tabblad
    Goedkeuring in behandeling
     kunt u leverancier
    in uitvoering
     weergeven op basis van uw geconfigureerde parameters.
  6. Op het tabblad
    Cyclustijden leveranciersfacturen
     kunt u het verwerkingsdagen voor het verloop van de leverancier bijhouden.