Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2026-03-13
Stappen: OCR instellen voor leveranciersfacturen

Stappen: OCR instellen voor leveranciersfacturen

Mogelijk moet u aanvullende stappen uitvoeren om deze functie in te schakelen op basis van de service van uw organisatie. Ga als volgt te werk om uw service te bepalen:
  1. Selecteer uw profielavatar in Workday Community .
  2. Selecteer
    Profiel
     .
  3. Selecteer op uw profielpagina de naam van uw organisatie. Deze wordt onder uw naam en naast uw functietitel weergegeven.
  4. Hiermee kunt u de waarde van uw
    abonnementsserviceovereenkomst
     weergeven.
    Als de waarde is:
    • UMSA
       , kunt u de stap '
      Innovation Services functies en AI-gegevensbijdragen inschakelen voor MSA-klanten'
       overslaan .
      Als u de OCR - cursus voor een bedrijf in uw Workday tenant starten , moet u ten minste één factuur voor dat bedrijf scannen via het tabblad '
      Uploaden en scannen'
       in het
      werkgebied voor leveranciersfacturen
       of via
      e-mailopname ()
       .
    • MSA
       en
      ISA
       moet u deze functie inschakelen via Innovation Services met behulp van de stap '
      Innovation Services functies en AI-gegevensbijdragen inschakelen voor MSA-klanten'
       .
  • Configureer de volgende beveiligingsdomeinen in het functionele gebied 'Supplier Accounts':
    • Beheren: werkwachtrij leveranciersfacturen
    • Proces: werkwachtrij voor leveranciersfacturen
    • Rapporten: OCR leveranciersfactuur
    • Instellen: werkwachtrij leveranciersfacturen
    • Proces: Leveranciersfactuur - Core
       , met onbeperkte beveiligingsgroep om medewerkers de vaardigheid te bieden het veld
      Bedrijf
       in de leveranciersfactuur te bewerken wanneer OCR de waarde leeg laat.
  • Configureer de bestandsextensies die u in uw tenant wilt gebruiken. Workday ondersteunt de volgende bestandsextensies:
    • PDF
    • JPG
    • JPEG
    • TIF
    • TIFF
    • GIF
    • PNG
    • BMP
    • WEBP
    • DOC
    • DOCX
U kunt OCR(Optical Character Recognition) configureren zodat Workday leverancier rechtstreeks op basis van geüploade afbeeldingen kan scannen en maken. Stel regels in om documentverwerking te classificeren en te prioriteren, en geef factuur op voor medewerkers. OCR scannen versnelt de verwerking van leveranciersfactuur en vermindert handmatige inspanningen.
  1. Afhankelijk van de abonnementsserviceovereenkomst van uw organisatie moet u mogelijk aanvullende stappen ondernemen om deze functie in te schakelen. Zie dit Community- artikel voor meer informatie.
    1. selectievakje op het tabblad '
      Innovation Service Opt-In'
       het service '
      Financial Management Machine Learning GA-functies'
       in.
    2. Schakel op het tabblad
      Aanmelding gegevensselectie
       het selectievakje
      Leveranciersfactuurgegevens
       in.
      • Schakel, indien beschikbaar, het selectievakje '
        Aanmelden voor aanvullende gegevens' in
         .
        Als u zich aanmeldt voor aanvullende gegevenscategorieën , kan Workday bepalen hoe goed het machine learning model presteert. Dit kan in de toekomst worden gebruikt om vaardigheid te identificeren en te matchen met inkooporderregels.
    3. Controleer op het tabblad
      'Status functiebeschikbaarheid'
       of de functiestatus 'Leveranciersfactuurgegevens'
      op 'Wordt uitgevoerd'
       staat. Het kan tot twee weken duren voordat de aanbevelingen van de worktag voor de leveranciersfactuur in uw tenant worden weergegeven. Workday geeft vervolgens de status '
      Beschikbaar' weer
       .
  2. Open de taak
    Tenantinstellingen bewerken - machine learning
     .
    Selecteer de regio waarin Workday gegevens host die worden gebruikt voor het verbeteren en personaliseren van de functionaliteit voor machine learning en analyse.
    Beveiliging:
    Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
     in het functionele gebied 'System'.
  3. Open de taak
    Aanbevelingen voor prompts voor machine learning onderhouden
     .
    1. Selecteer op de startpagina het productgebied
      Crediteurenadministratie
       .
    2. Schakel in het raster
      Leveranciersfacturen
       het selectievakje
      Aanbevelingen op basis van machine learning inschakelen
       in voor de worktag of kenmerk waarvoor u aanbevelingen wilt ontvangen .
    Beveiliging: het domein
    Set Up: Tenant Setup - Financials
     in het functionele gebied 'System'.
  4. (Optioneel) Open de taak
    Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens
     .
    Maak een keuze uit de volgende opties in de sectie
    'Opties voor leveranciersaccounts'
     :
    Optie Omschrijving
    Aangepaste validaties in werkwachtrij verbergen
    Sommige aangepaste validaties kunnen conflicteren met het rapport '
    Leveranciersfacturen - werkgebied'
     . Selecteer deze optie om deze aangepaste validaties uit te schakelen.
  5. (Optioneel) Open de taak
    OCR tenantopties voor leveranciersaccounts bewerken
     .
    Houd bij het voltooien van de taak '' rekening met de volgende opties:
    Optie Omschrijving
    OCR voor leveranciersfacturen inschakelen
    Selecteer deze optie om OCR met machine learning in te schakelen voor uw leverancier . Er zijn andere configuratie vereist: .
    Opmerking: dit selectievakje wordt een vereist configuratie in de komende 26R2 Workday release. Als u momenteel bent geconfigureerd voor het gebruik van OCR, moet u dit selectievakje vóór 26R2 inschakelen om ervoor te zorgen dat de service zonder onderbreking wordt voortgezet. Als u dit selectievakje vóór 26R2 inschakelt, wordt het huidige gedrag van deze functie niet gewijzigd. U Workday echter aangeraden het selectievakje zo snel mogelijk in te schakelen.
    Leveranciersfactuuraanpassingen maken vanuit OCR
    Selecteer deze optie om een leveranciersfactuuraanpassing te maken wanneer het
    totaalbedrag
     op de leveranciersfactuur negatief is.
    Volgnummer-ID niet toepassen als bedrijf leeg is
    Als u een unieke volgnummer-ID configureert voor een bedrijf '' en OCR detecteert dat het bedrijf leeg is, past Workday geen volgnummer-ID toe.
    OCR leveranciersmatching uitschakelen
    Selecteer deze optie om aanbevelingen voor machine learning voor leveranciers te negeren.
    Aangepaste validaties OCR leveranciersfactuur verbergen in werkwachtrij
    Sommige aangepaste OCR validaties kunnen conflicteren met het rapport '
    Leveranciersfacturen - werkgebied'
     . Selecteer deze optie om deze aangepaste OCR validaties uit te schakelen.
    Betalingsvoorwaarden voor OCR leveranciersfactuur uitschakelen
    Selecteer deze optie om de door OCR gevonden betalingsvoorwaarden te negeren. Workday worden de betalingsvoorwaarden van de leverancier ingevuld. Als met OCR geen leverancier zoeken , worden de betalingsvoorwaarden ingevuld op basis van de gescande factuur ().
    Gedrag bij lege datum OCR leveranciersfactuur
    Als de datum niet wordt herkend OCR , moet u
    Huidige datum
     of
    Ontvangstdatum
     selecteren. Als u het veld leeg laat, wordt in Workday de optie
    Huidige datum
     gebruikt.
    Vervaldatum voor OCR leveranciersfactuur uitschakelen
    Selecteer deze optie om de
    vervaldatum
     uit OCR te negeren en de vervaldatum uit de instellingen van de betalingstermijnen te gebruiken. Als dit selectievakje is uitgeschakeld, vult Workday het veld
    Overschrijving vervaldatum
     in.
    Valuta voor OCR leveranciersfactuur uitschakelen
    Selecteer deze optie om de valuta van de OCR te negeren en de standaardvaluta van de leverancier te gebruiken.
    Vrachtoptie:
    Selecteer waar u vracht(kosten) op uw Workday leveranciersfactuur wilt toevoegen:
    • Als factuurdocument
       , waarbij de vracht(kosten) in de kop of als regel wordt behouden. Workday gebruikt deze configuratie wanneer u de prompt leeg laat.
    • In factuurkop
       , zelfs als de vracht(kosten) voorkomen op een regel in uw gescande factuur ().
    • Op factuurregel
       , zelfs als de vracht(kosten) in de kop van uw gescande factuur voorkomt.
    Als uw gescande factuur meerdere vracht(kosten) bevat en u '
    In factuurkop'
     of
    'In factuurregel'
     configureert, worden alle vracht(kosten) in uw gescande factuur Workday tot één bedrag in de kop of als één regel in de Workday factuur ''.
    Wanneer u de prompt
    OCR scannen op regelniveau uitschakelen
     configureert als:
    • Alle facturen
       of
      gerelateerd aan inkooporder
       en uw factuur is gerelateerd aan een inkooporder. Er worden geen vracht(kosten) gemaakt in uw Workday - factuur ''.
    • 'Niet op inkooporder'
       en uw
      vrachtoptie
       is ingesteld
      op 'Als factuurdocument'
       of
      'Op factuurregel'
       en uw vracht(kosten) resulteert in een vracht(kosten) . Workday wordt wel een afzonderlijke vracht(kosten) voor uw Workday factuur gemaakt.
    Standaarduitgavecategorie voor vrachtopties
    Selecteer deze optie om een uitgavecategorie voor vracht(kosten) op te nemen wanneer u in de prompt'Vrachtoptie' het volgende selecteert:
    • Als factuurdocument
       en uw gescande factuur bevat de vracht(kosten) als regel.
    • Op factuurregel
       en Workday neemt vracht(kosten) altijd op als een regel in uw factuur ().
    Wanneer uw gescande factuur niet is gematcht met een inkooporder, gebruikt Workday uw selectie om een uitgavecategorie toe te voegen aan vracht(kosten) .
    inkooporder van machine learning uitschakelen
    Selecteer deze optie om aanbevelingen voor machine learning voor inkooporders te negeren. Wanneer u deze optie selecteert, wordt de Workday nog steeds gebruikt om inkooporders te matchen.
    OCR scannen op regelniveau uitschakelen
    • Leeg
       : laat de prompt leeg als u OCR -details op regelniveau wilt gebruiken. Workday gebruikt OCR -waarden om inkooporderregels te koppeling aan leveranciersfactuur . Als inkooporderregels niet zijn gerelateerd aan factuur , raadt Workday u aan de taak
      Overschrijving inkooporder
       uit te voeren.
    • Alle facturen
       : selecteer deze optie om OCR -details op regelniveau voor alle facturen te negeren.
      Als de gescande leveranciersfactuur is gerelateerd aan een inkooporder, vult Workday de regelgegevens van de niet-gefactureerde inkooporderregels in.
      Als de gescande leveranciersfactuur niet is gerelateerd aan een inkooporder, vult Workday één leveranciersfactuur in voor '
      Totaal factuur'
       .
    • Niet- inkooporder
       : selecteer deze optie om OCR -details op regelniveau alleen te negeren wanneer uw gescande factuur niet is gerelateerd aan een inkooporder.
      Als uw gescande factuur niet is gerelateerd aan een inkooporder, vult Workday één leveranciersfactuur in voor '
      Totaal factuur'
       .
      Als uw gescande factuur is gerelateerd aan een inkooporder, gebruikt Workday OCR -details op regelniveau om de regels in te vullen.
    • inkooporder -gerelateerd
       : selecteer deze optie om OCR -details op regelniveau alleen te negeren wanneer deze zijn gerelateerd aan een inkooporder.
      Als uw gescande factuur is gerelateerd aan een inkooporder, worden gegevens op regelniveau Workday op basis van niet-gefactureerde inkooporderregels.
      Als de gegevens niet zijn gerelateerd aan een inkooporder, worden OCR -details op Workday gebruikt om de regels in te vullen.
    Beveiliging:
    Set Up: Work Queue Leveranciersfacturen
     en
    Set Up: Tenant Setup - Financials
     .
  6. Open de taak
    Toewijzingsregels voor leveranciersfacturen onderhouden
     .
    Stel routering op basis van regels in om leverancier naar specifieke toegewezen gebruikers te verzenden.
    Beveiliging: het domein
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     in het functionele gebied 'Supplier Accounts'.
  7. Open de taak
    Werkwachtrijtags voor leveranciersfacturen onderhouden
     .
    Maak werkwachtrijtags om leverancier op basis van OCR scans te classificeren en prioriteren.
    Beveiliging: het domein
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     in het functionele gebied 'Supplier Accounts'.
  8. Open de taak
    Toewijzingsregels voor werkwachtrijtags voor leveranciersfacturen onderhouden
     .
    Stel de prioriteit van toewijzingsregels in op basis van betalingsvoorwaarden, leveranciers, valuta en meer voor uw werkwachtrijtags.
    Beveiliging: het domein
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     in het functionele gebied 'Supplier Accounts'.
  9. Stel aangepaste validaties in voor het transactietype
    OCR leveranciersfactuur
     .
  10. Open de taak
    Profiel configureren
     .
    Selecteer de optie
    Werkgebied leveranciersfacturen
     . Selecteer en wijzig de volgorde van de tabbladen die u wilt gebruiken in het rapport
    'Leveranciersfacturen - werkgebied'
     .
    Beveiliging:
    Set Up: System
     domein.
  11. Upload een bestand om leveranciersfactuur vast te leggen, te routeren en te verzamelen en in Workday te verzenden.
Als u de OCR scanresultaten wilt weergeven, gebruikt u het rapport
OCR scandetails leveranciersfactuur
 .
Als u de lijst met gegevensvelden wilt bekijken die uit de tenant zijn geëxtraheerd, klikt u op
Verzamelde gegevens weergeven
 in de taak '
Aanmelden voor gegevensselectie voor Innovation Services onderhouden' (opt-in)
 .