Concept: leveranciersfacturen

Gebruik de

workbench voor leveranciersfacturen

om facturen te maken waarin inkoopgebeurtenissen en passiva worden vastgelegd. Leveranciersfacturen gebruiken gegevens die u invoert of standaardwaarden uit een inkooporder, ontvangst, urenstaat, taaklogboek, leverancierscontract of klantfactuur. Facturen geven de ontvangst van goederen weer of bevestigen geleverde services, tenzij u ze vooraf betaalt. Met vooruitbetaalde leveranciersfacturen kunt u uitgaven amortiseren in boekingsperioden die eerder zijn dan de perioden waarin u de goederen of services op de factuur ontvangt.

U kunt ook een leveranciersfactuur maken:

Handmatig.
Door een bestaande leveranciersfactuur te kopiëren.

Leveranciersfacturen beheren nadat u ze ter goedkeuring hebt verzonden:

Optie	Omschrijving
Annuleren	Annuleer alle onbetaalde facturen en factuuraanpassingen.
Breng de volgende wijzigingen aan.	Wijzig een factuur of aanpassing nadat u deze hebt verzonden, maar voordat deze is betaald. Als u wijzigingen in leveranciersfacturen of aanpassingen met betrekking tot een gesloten boekingsgrootboekperiode wilt uitschakelen, schakelt u het selectievakje 'Wijzigingen in operationele transacties in afgesloten perioden niet toestaan' in de taak voor het bewerken van bedrijfsboekingsgegevens in. U kunt specifieke velden voor onbetaalde goedgekeurde leveranciersfacturen wijzigen zonder het hergoedkeuringsproces te activeren. Hiervoor gebruikt u de volgende taken die zijn beveiligd in het domein 'Process: Leveranciersfactuur - massale actie' : Goedgekeurde factuur wijzigen Goedgekeurde leveranciersfacturen massaal wijzigen Met de taak 'Goedgekeurde leveranciersfacturen massaal wijzigen' kunt u de volgende velden wijzigen: Vervaldatum Overschrijving vervaldatum Standaardbetalingstype Betalingstype overschrijven Referentietype: Afhandelingscode Bankrouteringscode Geblokkeerd Leveranciersdocument ontvangen Leveranciersfactuurnummer Extern inkoopordernummer Wettelijk factuurtype Documentkoppeling: Memo
Corrigeren	Financiële beheerders kunnen de leveranciersfactuur corrigeren nadat deze is verzonden. U kunt de taak 'Leveranciersfactuur corrigeren' gebruiken om details zoals het amortisatietype van de vooruitbetaalde facturen te wijzigen. Als u correcties in leveranciersfacturen of factuuraanpassingen met betrekking tot een gesloten boekingsgrootboekperiode wilt uitschakelen, schakelt u het selectievakje 'Wijzigingen in operationele transacties in afgesloten perioden niet toestaan' in de taak voor het bewerken van bedrijfsboekingsgegevens in.
Beoordelen	Routeer de leveranciersfactuur voor beoordeling door een beoordelingsstap toe te voegen aan het bedrijfsproces 'Leveranciersfactuurgebeurtenis '. Schakel wijzigingen in de leveranciersfactuur in tijdens de goedkeuringsstap.
Goedkeuren	Routeer de leveranciersfactuur ter goedkeuring door een goedkeuringsstap toe te voegen aan het bedrijfsproces 'Gebeurtenis leveranciersfactuur' . U kunt facturen goedkeuren of terugsturen zonder wijzigingen in facturen aan te brengen.
Herzien:	Herzien is beschikbaar wanneer u de leveranciersfacturen van beoordeling of goedkeuring terugstuurt.
Blokkeren	Maak de factuur niet beschikbaar voor betaling.
Ongedaan maken	Hiermee worden alle Workday-gegevens hersteld in de staat waarin ze zich bevonden voordat u de factuur maakte. Ongedaan maken is een intern proces dat u niet kunt instellen. U kunt dit echter wel bekijken op het tabblad 'Factuurprocesgeschiedenis' wanneer het bedrijfsproces 'Gebeurtenis leveranciersfactuurgebeurtenis' opnieuw wordt gestart nadat u een factuur hebt gewijzigd die al wordt uitgevoerd.

U kunt een factuuraanpassing maken om de verplichting te wijzigen. Meestal verlaagt u de verplichting, wat een creditnotaaanpassing is. Leveranciers geven vaak creditnota's uit voor retouren, beschadigde goederen en prijsaanpassingen. U kunt een factuur ook aanpassen om de verplichting te verhogen door een debetnotaaanpassing te maken.

Wanneer u een leveranciersfactuuraanpassing maakt op basis van een retour aan een leverancier, geldt het volgende in Workday:

Hiermee maakt u toewijzingen terug naar het oorspronkelijke procurementdocument.
Hiermee worden de saldi bijgewerkt van de te factureren en te ontvangen hoeveelheid op de inkooporder of het contract.

Gebruik de infrastructuur voor afrekeningen van Workday om een factuur of een ad-hocbetaling te betalen.

Als u geen factuur van de leverancier hebt, maakt u in plaats daarvan een ad-hocbetaling.

Voordat u het betalingsproces start, kunt u bepalen welke betalingen u wilt uitvoeren:

Taak of optie	Omschrijving of vereiste
Betaling blokkeren	Maak een leveranciersfactuur of aanpassing niet beschikbaar voor betaling. Beschikbaar als gerelateerde actie vanuit een factuur.
Betaling toestaan	Als u betalingen wilt inschakelen voor facturen die eerder zijn geblokkeerd voor betalingen, verwijdert u de blokkering. Beschikbaar als gerelateerde actie vanuit een factuur.
Ad-hocbetaling maken	Maak een betalingsitem voor uw leverancier als u geen factuur hebt.

Om ervoor te zorgen dat u kunt factureren wat u bestelt of ontvangt, ondersteunt Workday leveranciersmatching. U kunt matchvoorwaarderegels configureren om 3-way of 2-way matching in te schakelen. U kunt ook redenen voor matchuitzonderingen, routeuitzonderingen en matchoverschrijvingen configureren voor goedkeuring.

Bekijk 1099 MISC-betalingen voordat u formulieren afdrukt met behulp van het

1099 MISC-

rapport en drilldown in de kolom

Totaalbedrag

. Eerste instelling:

1099 MISC-categorieën.
Leveranciers als 1099 MISC-leverancier.

Bedrijven met 250 of meer 1099-leveranciers moeten elektronische gegevens bij de IRS indienen. Met de taak

1099 MISC Electronic Filing genereren

wordt een elektronisch bestand gemaakt om IRS-rapporten naar de IRS-site te laden. U kunt formulieren voor meerdere bedrijven indienen met behulp van één zender.

Als u gegevens voor uw IRS 1096-formulieren wilt weergeven voordat u deze afdrukt, maakt u een 1099 MISC-afdrukrun.

U kunt negatieve leveranciersfacturen en leveranciersfacturen nul maken op basis van inkooporders en ontvangsten. U kunt echter geen negatieve leveranciersfactuuraanpassingen of kostenvrije leveranciersfactuuraanpassingen maken.

Houd er rekening mee dat uitgesloten facturen het volgende niet ondersteunen:

Inhouding, maar u kunt de inhouding handmatig aanpassen voor de oorspronkelijke leveranciersfactuur.
Boekingsgegevens voor facturen die voorraaditems bevatten.

U kunt ook negatieve leveranciersfacturen genereren of negatieve termijnen verzenden wanneer u schema's maakt en termijnen genereert op basis van een leverancierscontract.

Om te voorkomen dat uw gebruikers negatieve leveranciersfacturen of leveranciersfacturen nul maken, kunt u een aangepaste validatie toevoegen aan de taak

'Leveranciersfactuur maken'

.

Bij Workday-transacties staat de operationele transactie los van de boeking. U kunt een operationele transactie zelfs voltooien als de rekeningen onjuist zijn ingesteld of als er geen open periode is gevonden. Dit proces is transparant voor de operationele gebruiker.

Als u een leveranciersfactuur invoert in een gesloten periode, wordt daarom gezocht naar een open periode om de transactie in te voeren. Workday kan de factuur nog steeds verwerken en de betaling uitvoeren.

Als er geen open periode kan worden gevonden, wordt een transactieboekingsfout gegenereerd. Een accountant kan deze fouten corrigeren door een periode te openen en de taak '

Operationele journalen met fouten corrigeren

' te gebruiken om de boeking opnieuw te verwerken tot een open periode.