Concept: leaseboeking
Met leaseboeking kunt u de leaseverplichtingen en de gebruiksrechtactiva van uw leasecontracten verantwoorden. U moet uw leaseverplichtingen en activa met een gebruiksrechtovereenkomst vastleggen in financiële overzichten wanneer u actief bent in:
- Landen die voldoen aan de boekhoudstandaarden van US GAAP of IFRS.
- Openbare sectoren die voldoen aan de door GASB gemaakte standaarden.
Contracttypen en boekingsmethoden
Met Workday kunt u typen leasecontracten maken die u in een leverancierscontract kunt gebruiken om uw leasecontracten weer te geven. Leverancierscontracten van het type 'Lease' worden anders behandeld dan leverancierscontracten door een journaal voor de eerste verantwoording en een schema voor kostenverantwoording te genereren. Leverancierscontracten van het type 'Lease' genereren ook automatisch een leveranciersfactuur, in plaats van dat facturen handmatig moeten worden gemaakt.
U kunt drie soorten leverancierscontracten van het type 'Lease' maken:
- Financiële leases.
- Operationele leases.
- Operationele leases van korte duur.
U kunt alleen contracten met een looptijd van 1 jaar of minder configureren als kortlopende operationele lease. Kortlopende operationele leases verschillen van reguliere leases doordat u het volgende niet kunt doen:
- Maak een alternatief contract.
- Genereer een eerste verantwoordingsjournaal.
- De lease bijhouden als een bedrijfsactivum.
Wanneer u een operationele lease maakt, moet u ook een boekingsmethode selecteren:
Boekingsmethode: | Gebruik |
|---|---|
Afschrijvingskosten activum met recht van gebruik
| Hiermee kunt u uw operationele lease weergeven als een afschrijvend activum met recht van gebruik. Deze boekingsmethode wordt in Workday behandeld als een financiële lease, waarbij u de lease moet bijhouden en vastleggen als bedrijfsactivum. U kunt deze optie gebruiken wanneer uw organisatie moet rapporteren volgens de IFRS- of US GASB-boekingsstandaarden. |
Exploitatiekosten activum met recht van gebruik
| Hiermee kunt u de voorwaarden van uw operationele lease weergeven als bedrijfskosten. U kunt deze optie gebruiken wanneer uw organisatie moet rapporteren onder US GAAP. |
Lineaire kosten
| Hiermee kunt u de voorwaarden van uw oorspronkelijke operationele lease weergeven volgens de voormalige boekhoudkundige normen. Genereert geen journaal voor eerste verantwoording. U kunt deze optie gebruiken wanneer uw organisatie retroactieve rapportage moet bieden. |
Boeking van kostenverantwoording
Nadat u een leverancierscontract van het type 'Lease' hebt goedgekeurd, moet u een boeking voor kostenverantwoording maken om journalen te genereren. U kunt een boeking voor onkostenverantwoording maken vanuit:
- De gerelateerde actie 'Boeking van kostenverantwoording maken'voor een onkostenverantwoordingstermijn.
- De taak'Boeking van kostenverantwoording maken'.
- De taak 'Boeking van kostenverantwoording plannen'.
Alternatieve leverancierscontracten van het type 'Lease'
U kunt alternatieve leverancierscontracten maken op basis van uw operationele leases om financiële overzichten te genereren voor zowel de huidige als de vorige boekhoudstandaarden voor leases.
U kunt leverancierscontracten van het type 'Alternatieve lease' niet rechtstreeks wijzigen. Wanneer u echter een oorspronkelijk leverancierscontract van het type 'Lease' wijzigt, kunt u de rentevoet van een alternatief contract bijwerken. U kunt de rentevoet alleen bijwerken als het alternatieve contract niet de lineaire methode voor het boeken van onkosten gebruikt.
Aanpassingen
U kunt wijzigingen aanbrengen in leverancierscontracten van het type financiële of operationele lease om de contractvoorwaarden te wijzigen. U kunt geen aanpassingen maken voor kortlopende leverancierscontracten van het type 'Operationele lease'. Voor aanpassingen moet u een aanpassingstype opgeven. Dit kan het volgende zijn:
- Leaseverlenging
- Niet-CPI-betalingswijziging
- Worktagwijziging:
Voordat u een aanpassing kunt maken, moet u voldoen aan de volgende voorwaarden in uw contract:
- De oorspronkelijke en gekoppelde alternatieve contracten goedkeuren.
- Ontvang alle contractregels met afschrijvende activa.
- Registreer alle contractregels met afschrijvende activa.
- Zorg ervoor dat het initiële verantwoordingsjournaal de status 'Geboekt'heeft.