Overwegingen bij instellen: leaseboeking
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van leaseboeking. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Leaseboeking in Workday genereert automatisch leasetransacties op basis van leverancierscontracten. Vervolgens kunt u financiële rapportages maken voor uw met een gebruiksrecht overeenstemmende activa en leaseverplichtingen. Deze rapportage kan u helpen om te voldoen aan de huidige standaarden voor financiële verslaggeving onder de Amerikaanse algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP), de US Governmental Accounting Standards Board (GASB) en de International Financial Reporting Standards (IFRS).
Belangrijkste voordelen
Met Workday-leaseboeking kunt u:
- Leg de volledige levenscyclusboeking van een lease vast en verwerk deze met alleen Workday, zonder andere integraties en toepassingen.
- Maak leverancierscontracten van het type 'Lease' voor financiële leases, operationele leases en kortlopende operationele leases.
- Gegevens genereren die nodig zijn voor kwantitatieve openbaarmakingsvereisten.
- Vergelijkende financiële overzichten genereren van vóór en na de wijzigingen in US GAAP, GASB en IFRS in de boekhoudstandaarden.
- Vergelijk uw leverancierscontracten van het type operationele lease op basis van verschillende boekingsmethoden door alternatieve contracten te maken.
- Importeer actieve, in uitvoering zijnde leasecontracten in Workday zonder dubbele historische transacties.
Gebruiksscenario's
U kunt in Workday leverancierscontracten van het type 'Lease' maken waarmee u uw leasecontracten en transacties kunt vastleggen. U kunt elke combinatie van deze leasecontracten weergeven:
- Financiële leases.
- Operationele leases voor IFRS of US GASB.
- Operationele leases voor comparatieve en retroactieve rapportage.
- Operationele leases volgens US GAAP.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Wat zijn uw financiële en wettelijke rapportagevereisten?
Hoe moet u leaseboekingstransacties rapporteren op basis van uw schuld- of bankconvenanten? | De locatie en structuur van uw organisatie bepalen uw financiële-rapportageverplichtingen. Elk land verwacht dat bedrijven financiële overzichten verstrekken in overeenstemming met de wettelijke vereisten. Mogelijk moet u voor beide boekhoudstandaarden rapporteren als u actief bent in zowel de VS als een land dat IFRS volgt.
Mogelijk is voor uw schuld- of bankconvenanten ook comparatieve of retroactieve financiële rapportage vereist die afwijkt van de wettelijke vereisten die zijn vastgesteld door uw lokale of nationale overheid. Bevestig uw financiële-rapportageverplichtingen voordat u de leaseboeking configureert. Mogelijk moet u een combinatie van deze leverancierscontracten van het type 'Lease' configureren:
|
Welke typen leasecontracten moet u vastleggen in Workday? | Als u van plan bent financiële leases of operationele leases vast te leggen waarvoor afschrijvingskosten van activa met recht van gebruik worden gebruikt, kunt u rekenen op extra inspanningen voor het configureren van de activaboeking. Voor de activaboeking zijn deze aanvullende stappen vereist om de functionele gebieden 'Bedrijfsactivaboeking' en 'Bedrijfsactivatracking' in te stellen.
U kunt leasecontracten in Workday ook weergeven op basis van de voormalige boekhoudstandaarden voor leases. Overweeg om een contracttype voor operationele leases te configureren dat gebruikmaakt van de boekingsmethode voor lineaire onkosten . Vervolgens kunt u dat contracttype gebruiken om rapporten te maken waarin uw leasecontracten op basis van verschillende standaarden worden vergeleken. |
Hebt u actieve, doorlopende leasecontracten die u in Workday moet vastleggen? | Als u actieve, doorlopende leasecontracten hebt, kunt u overwegen deze naar Workday te migreren en de termijnstatus bij te werken. Met Workday kunt u boekingstransacties voor uw leasecontracten genereren op basis van elke termijnperiode. Met deze functionaliteit kunt u doorlopende leasecontracten importeren door gedeeltelijk vervulde contracten weer te geven.
Voorbeeld: uw contract is gestart in 2015 en eindigt in 2025. Wanneer u betaalde termijnen bijwerkt met de status ' Geboekt' , worden deze transacties als geboekt beschouwd en worden er geen aanvullende transacties gegenereerd.Geef de termijnstatus op voordat u een boeking voor onkostenverantwoording genereert. Gebruik de taak 'Leasecontracttermijn massaal bijwerken naar beschikbaar' of 'Boekingsstatus' om de status op te geven.Als u een termijn met de status ' Geboekt' terugboekt nadat u een contract hebt gewijzigd, ziet u mogelijk de kolom ' Handmatig journaal vereist' in uw onkostenverantwoordingsschema. Deze kolom wordt in Workday weergegeven wanneer u een boekingsjournaal moet opgeven waarmee uw grootboeken worden aangepast voor de teruggeboekte termijn. |
Hoe wilt u dat financiële-leasetransacties in Workday worden vastgelegd? | U kunt financiële leases maken zonder de leaseboeking te configureren. In Workday worden de transacties van afschrijfbare kapitaalactiva uit financiële leases automatisch vastgelegd in de gemeenschappelijke boekcode. U kunt dit gedrag wijzigen door een boekcode voor financiële leasecontracten te configureren in de taak 'Leasecontract onderhouden - boekcodeconfiguratie '.
Als u later besluit dat u de gemeenschappelijke boekcode niet wilt gebruiken, kunt u een nieuwe boekcodeconfiguratie maken wanneer u de leaseboeking instelt. U kunt een boekcodeconfiguratie na gebruik niet meer wijzigen of verwijderen. |
Aanbevelingen
Functionaliteit | Overwegingen |
|---|---|
Uitgavecategorieën | Overweeg welke apparatuur of faciliteiten u verwacht te leasen. U wordt aangeraden uitgavecategorieën te configureren voor elk type lease dat u gebruikt. Voorbeeld: uitgavecategorieën voor voertuigen, productiemachines, kantoorgebouwen en laptops.
U kunt een uitgavecategorie niet wijzigen als deze in gebruik is. |
Alternatieve leverancierscontracten van het type 'Lease' | Workday raadt u aan alternatieve leverancierscontracten van het type 'Lease' te gebruiken wanneer u contracten op basis van verschillende boekhoudkundige standaarden of rentetarieven moet vergelijken. Alternatieve leverancierscontracten van het type 'Lease' besparen u de tijd om meerdere afzonderlijke contracten te maken en te onderhouden voor dezelfde contractvoorwaarden.
Als u een alternatief leverancierscontract van het type 'Lease' wilt maken, moet u:
|
Activaboeking voor meerdere boeken | Workday raadt u ten zeerste aan om activaboeking voor meerdere boeken te configureren wanneer u financiële leases of operationele leases wilt maken die gebruikmaken van de afschrijvingskosten van activa met recht van gebruik () .
Wanneer u activaboeking voor meerdere boeken inschakelt, moet u ook de rekeningboekingsregel voor afrekening van meerdere boeken voor bedrijfsactiva configureren.Wanneer u geen activaboeking voor meerdere boeken configureert, boekt Workday activatransacties automatisch naar de gemeenschappelijke boekcode. |
Vereisten
Geen invloed.
Beperkingen
U kunt geen worktags voor toekenning selecteren in de sectie
Goederenregels
wanneer u een leverancierscontract van het type 'Lease' maakt. Workday biedt geen ondersteuning voor de verwerking van functionaliteit voor de verwerking van toezeggingskosten met leverancierscontracten van het type 'Lease'.Voor geleasete activa die zijn gegenereerd op basis van volledig ontvangen leverancierscontracten van het type 'Lease', kunt u deze niet uitgeven aan medewerkers.
Wanneer u met leaseaanpassingen werkt, kunt u het volgende niet doen:
- Maak aanpassingen voor leases met meerdere bedrijven.
- Maak aanpassingen voor kortlopende operationele leases.
- Maak een aanpassing op basis van een alternatief leverancierscontract van het type 'Lease'.
- Maak alternatieve leverancierscontracten van het type 'Lease' nadat u het oorspronkelijke contract hebt gewijzigd. Als u alternatieve leverancierscontracten van het type 'Lease' moet maken, moet u dit doen voordat u de aanpassing maakt.
- Gewijzigde leverancierscontracten van het type 'Lease' kopiëren. Als u uw leverancierscontract van het type 'Lease' moet kopiëren, moet u dit doen voordat u de aanpassing maakt.
U kunt alleen de volgende aanpassingen maken voor leverancierscontracten van het type 'Lease':
- Leaseverlengingen.
- Niet-CPI-betalingswijzigingen.
- Worktagwijziging.
Workday ondersteunt alleen:
- Volledig terugvorderbare belasting voor leaseboeking.
- Boekjaren met kalendermaanden in onkostenverantwoordingsschema's.
Tenantinstellingen
Selecteer
Leaseboeking
in de sectie Leaseboeking
van de taak ' Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens
' om de functie in te schakelen.Schakel activaboeking voor meerdere boeken in de taak
'Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens
' in wanneer u Operationele lease IFRS of Openbare sector
selecteert en ten minste een van de volgende opties:
- Gewijzigde of volledige retroactieve rapportage
- Operationele lease US GAAP
Beveiliging
Configureer deze beveiligingsdomeinen in het functionele gebied 'Common Financial Management':
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Instellen: rekeningen
| Stel rekeningsets in. |
Instellen: boekingsregels
| Stel rekeningboekingsregels in. |
Instellen: journaalbron
| Configureer operationele transacties voor leaseboeking. |
Instellen: uitgavecategorieën
| Stel uitgavecategorieën in voor leaseboekingen. |
Configureer deze beveiligingsdomeinen in het functionele gebied 'Leverancierscontract':
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Proces: leverancierscontract - kostenverantwoording
| Een boeking voor onkostenverantwoording maken en schema's voor onkostenverantwoording weergeven.
U kunt dit domein gebruiken om het automatisch maken van boekingen voor onkostenverantwoording te plannen voor leverancierscontracten van het type 'Lease'. |
Instellen: leverancierscontractboeking
| Wijs boekcodes toe aan configuraties van leverancierscontracten van het type 'Lease'. |
Instellen: leverancierscontracten
| Configureer typen leaseleverancierscontracten en leaseaanpassingstypen. |
Configureer deze beveiligingsdomeinen als u leverancierscontracten van het type 'Lease' met afschrijfbare kapitaalactiva wilt maken:
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Proces: Leverancierscontract - ontvangst in het functionele gebied Leverancierscontracten | Ontvangsten voor leverancierscontracten maken. |
Instellen: grootboek en boek in het functionele gebied 'Common Financial Management' | Stel boekcodes in voor leaseboekingen. |
Instellen: activaboeken bedrijf in het functionele gebied 'Bedrijfsactivaboeking' | Transacties in activaboeken van het bedrijf beperken. |
Instellen: bedrijfsactivaboeking in het functionele gebied bedrijfsactivaboeking | Activaboeken onderhouden en afschrijvingsprofielen en -schema's weergeven. |
U kunt ook het domein '
Toegang tot type leverancierscontract (gesegmenteerd)'
instellen in het functionele gebied 'Leverancierscontracten' om de toegang tot alle typen leverancierscontracten te beheren. Wanneer u een medewerker configureert voor toegang tot een leasecontract, heeft deze medewerker ook toegang tot het alternatieve contract.Bedrijfsprocessen
Bedrijfsprocessen | Overwegingen |
|---|---|
(Optioneel) Gebeurtenis voor alternatief leverancierscontract
| Maak alternatieve contracten voor leases. |
(Optioneel) Activaregistratiegebeurtenis
| Registreer activa. Configureer dit bedrijfsproces als u het volgende wilt maken:
|
(Optioneel) Ontvangstgebeurtenis
| Ontvangsten voor contractregels maken en goedkeuren. |
(Optioneel) Gebeurtenis voor aanpassing leverancierscontract
| Maak aanpassingen voor leverancierscontracten van het type 'Lease'. |
Leverancierscontractgebeurtenis
| Leverancierscontracten van het type 'Lease' maken en goedkeuren. |
Leveranciersfactuurgebeurtenis
| Leveranciersfacturen van het type 'Lease' maken en goedkeuren voor leveranciersfactuurtermijnen. |
Gebeurtenis voor leverancierscontractfactuurschema
| Leveranciersfactuurschema's en termijnen voor leases maken. |
Annuleringsgebeurtenis leasecontract leverancier
| Leverancierscontracten van het type 'Lease' annuleren. |
Rapportage
U kunt deze standaardrapporten voor kwantitatieve informatieverschaffing voor financiële rapportage gebruiken:
Rapporten | Overwegingen |
|---|---|
Leaseboeking - rentekosten voor leases
| De rentekosten van leverancierscontracten van het type 'Lease' in de door u opgegeven termijnperiode. |
Leaseboeking - operationele leasekosten
| De kosten van leverancierscontracten van het type operationele lease in de door u opgegeven termijnperiode. |
Leaseboeking - geplande contante betalingen
| Geplande contante betalingen voor bedragen die worden gebruikt om leaseverplichtingen te waarderen. Hiermee kunt u betalingen beoordelen die uw leaseverplichting verminderen in de termijnperioden die u opgeeft. |
Leaseboeking - aanvullend in natura
| De aanvullende niet-cashdetails van leaseverplichtingen die afkomstig zijn van activa met recht van gebruik. |
Leaseboeking - variabele leasekosten
| Variabele leasekosten voor door u opgegeven termijnperioden die zijn gekoppeld aan leveranciersfacturen van leverancierscontracten van het type 'Lease'. |
Leaseboeking - gewogen gemiddelde disconteringsvoet
| De gewogen gemiddelde disconteringsvoet van de resterende leasebetalingen voor leverancierscontracten van het type 'Lease' op een opgegeven datum. |
Leaseboeking - gewogen gemiddelde leasetermijn
| De gewogen gemiddelde leasetermijn van uw leverancierscontracten van het type 'Lease' op een opgegeven datum. |
U kunt deze standaardrapporten gebruiken voor afstemming:
Rapporten | Overwegingen |
|---|---|
Balansafstemming financiële-leaseboeking
| De leaseverplichtingssaldi van leverancierscontracten van het type 'Financiële lease' voor een specifieke termijnperiode. Hiermee worden ook de resterende bedragen afgestemd met de resulterende grootboekrekeningsaldi. |
Afstemming balans boeking operationele lease
| De saldi van de leaseverplichting en de activa met recht van gebruik van leverancierscontracten van het type operationele lease voor een specifieke termijnperiode. Hiermee worden ook de resterende bedragen afgestemd met de resulterende grootboekrekeningsaldi. |
U kunt ook het rapport
'Nettoboekwaarde activa
' gebruiken om de nettowaarde van afzonderlijke activa in een bedrijf weer te geven.Integraties
Webservices | Overwegingen |
|---|---|
Leverancierscontracten ophalen
| Hiermee worden alle gegevens opgehaald die aan uw leverancierscontract zijn gekoppeld. Hiermee kunt u gedetailleerde informatie over meerdere leverancierscontracten van het type 'Lease' weergeven. |
Boekcodeconfiguraties leasecontract plaatsen
| Hiermee maakt u boekcodeconfiguraties voor leasecontracten. Hiermee kunt u veel contracttypen voor boekingscodeconfiguraties tegelijk instellen. |
Type leverancierscontract invoeren
| Hiermee maakt u typen leverancierscontracten. Hiermee kunt u meerdere typen leverancierscontracten tegelijk instellen. |
Beveiligingssegment type leverancierscontract plaatsen
| Hiermee maakt u gesegmenteerde beveiliging voor leverancierscontracttypen. Hiermee kunt u toegang verlenen tot meerdere typen leverancierscontracten voor een groot aantal rollen. |
Ontvangst verzenden
| Hiermee maakt u activaontvangsten. Hiermee kunt u ontvangsten maken voor meerdere leverancierscontracten van het type 'Lease'. |
Leverancierscontract verzenden
| Hiermee kunt u snel veel leverancierscontracten van het type 'Lease' maken. U kunt de webservice gebruiken om grote aantallen leasecontracten vast te leggen. |
Relaties en interacties
Functionele gebieden | Overwegingen |
|---|---|
(Optioneel) Bedrijfsactivaboeking
(Optioneel) Bedrijfsactivatracking | Leg de transacties van uw geleasete activa vast en volg deze. |
Inkoop | De ontvangsten van leverancierscontracten van het type 'Lease' maken en verwerken. |
Leveranciersaccounts | Genereer leveranciersfactuurtermijnen in het leveranciersfactuurschema van een leverancierscontract van het type 'Lease'. |
Leverancierscontracten | Maak een lease op basis van een leverancierscontract dat gebruikmaakt van een leasecontracttype. |
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.