Overwegingen bij instellingen: overbetalingen
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van overbetalingsfunctionaliteit. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met de functie voor overbetaling kunt u kleine saldi afschrijven wanneer:
- Wanneer u een betaling toepast.
- Nadat u een betaling met een a conto-saldo hebt toegepast.
Wanneer u een overbetaling vastlegt, maakt Workday een nieuwe journaalpost om de grootboekrekening die is gedefinieerd in de rekeningboekingsregel te crediteren met het a conto-bedrag.
Met deze functie worden geen overbetalingen bijgehouden op basis van facturen.
Belangrijkste voordelen
De overbetalingsfunctionaliteit:
- Maakt een einde aan de handmatige stappen voor het vastleggen en toepassen van factuurdebetaanpassingen.
- Verbetert de mogelijkheden voor internationale belastingnaleving en audits.
- Hiermee kunt u overbetalingen van klanten eenvoudig identificeren.
Gebruiksscenario's
Wanneer u een betaling ontvangt die hoger is dan het factuurbedrag, kunt u met de overbetalingsfunctionaliteit:
- Leg het aanvullende bedrag vast, pas het toe en zet het in één stap tijdens de betalingstoepassing.
- Leg een overbetaling vast door de taakOverbetaling vastleggente openen vanuit het menu met gerelateerde acties van de betaling.
U kunt ook:
- Een overbetaling annuleren.
- Voeg een goedkeuringsstap toe aan het bedrijfsproces voor de gebeurtenis voor overbetaling om het bedrag van de overbetaling te beperken. Wanneer u slechts een gedeelte van het a conto-bedrag vastlegt als overbetaling, wordt het a conto-bedrag verlaagd nadat de overbetalingsgebeurtenis is voltooid.
- Wanneer een a conto-bedrag nul bereikt:
- De betalingsstatus wordt gewijzigd in'Voltooid'.
- De sollicitatiestatus wordt gewijzigd in 'Volledig toegepast'.
Belangrijke vragen
Vraag | Overwegingen |
|---|---|
Wilt u een overbetaling afschrijven op het betalingsniveau? | Als u een bestaande betaling met een a conto-bedrag hebt, kunt u de taak 'Overbetaling vastleggen' gebruiken om het bedrag af te schrijven. |
Hoe berekent u een overbetaling voor een transactie waarbij de betalingsvaluta en de bedrijfsvaluta verschillen? | Workday gebruikt de transactievaluta om het overbetalingsbedrag te berekenen. Als de betalingsvaluta van het bedrijf en de klant verschillend zijn, wordt de valutakoers van de overbetaling voor de overbetalingsdatum ingevuld in de taak 'Overbetaling klant vastleggen '.
U kunt de koers overschrijven, maar dit kan resulteren in een wisselkoerswinst of -verlies. |
Wat gebeurt er als u een klantbetaling annuleert of de toepassing van een klantbetaling ongedaan maakt? | Alle gekoppelde overbetalingen worden geannuleerd. |
Aanbevelingen
- Voeg bijlagen of opmerkingen toe wanneer u een overbetaling vastlegt, omdat u de gegevens over overbetalingen later niet meer kunt wijzigen of bewerken.
- Klik op'Verzenden'om een overbetaling vast te leggen in de taak 'Klantbetaling toepassen'.
- Configureer voorwaarderegels in het bedrijfsproces voor overbetaling om goedkeuringen in te stellen op basis van het overbetalingsbedrag.
Vereisten
- Maak ten minste één reden voor overbetaling.
- Configureer de rekeningboekingsregelvoor debiteurenoverbetalingom de grootboekrekening in te stellen voor het vastleggen van overbetalingen. U kunt de APR configureren met behulp van deze dimensies:
- Bedrijf
- Bedrijfshiërarchie
- Reden voor overbetaling debiteuren
- Geef een worktag op bij het vastleggen van een overbetaling in de taak'Klantbetaling toepassen'als u over worktagsaldering beschikt.
Zorg daarnaast voor:
- Het totale bedrag van de overbetaling is kleiner dan het a conto-bedrag.
- De betalingsstatus is'Wordt uitgevoerd'en de aanvraagstatus is'Toegepast met a conto',zodat u een overbetaling kunt vastleggen.
- De datum van de overbetaling is gelijk aan of later dan de datum van de klantbetaling.
Beperkingen
U kunt geen overbetalingen verwerken voor:
- Creditaanpassingen.
- Afschrijvingen op factuurniveau.
- Restituties in vlucht met volledig a conto-bedrag.
- Geannuleerde betalingen.
- Betalingen met journaal met fouten.
Wanneer een goedkeurder een betalingstoepassing afwijst, worden alle gekoppelde overbetalingsgebeurtenissen beëindigd en moet u een nieuwe overbetaling maken.
Wanneer u een klantbetaling annuleert of de toepassing ervan ongedaan maakt, worden alle gekoppelde overbetalingen ook geannuleerd.
U kunt een overbetaling niet annuleren als:
- De goedkeurder weigert de overbetaling.
- De gekoppelde betaling is geretourneerd of de toepassing ervan is ongedaan gemaakt.
Tenantinstellingen
Geen invloed.
Beveiliging
Gebruikers met toegang tot deze domeinen kunnen overbetalingen instellen, beheren en vastleggen:
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Stel: overbetaling debiteuren in het functionele gebied Algemeen financieel beheer in. | Met deze domeinen kunt u het volgende gebruiken:
|
Proces: overbetaling klant (bovenliggend domein) in functionele gebied Klantrekeningen.
Proces: overbetaling klant - annuleren in functionele gebied Klantrekeningen.Proces: overbetaling klant - kern in functioneel gebied klantrekeningen.Proces: overbetaling klant - weergave in functioneel gebied klantrekeningen. | Met deze domeinen hebt u toegang tot de volgende taken en rapporten:
|
Rapporten: overbetaling van klant in functiegebied Klantrekeningen. | Hiermee hebt u toegang tot:
Gegevensbron voor het rapport ' Overbetaling klant' .Overbetaling van klant voor bedrijf Filter gegevensbronfilter. |
Bedrijfsprocessen
Bedrijfsproces | Overwegingen |
|---|---|
Gebeurtenis voor overbetaling klant
| Als u goedkeuringen voor specifieke overbetalingsbedragen wilt inschakelen, kunt u de bedrijfsprocesstap 'Gebeurtenis voor overbetaling klant' toevoegen aan het bestaande bedrijfsproces 'Gebeurtenis voor klantbetalingen '.
Als de goedkeurder de overbetalingsgebeurtenis afwijst, wordt de status van de overbetaling gewijzigd in Afgewezen . Start het proces opnieuw en maak een nieuwe overbetaling. |
Gebeurtenis voor toepassing klantbetaling
| Alle gekoppelde overbetalingen worden geannuleerd wanneer u:
|
Houd rekening met het volgende bij het configureren van het bedrijfsproces
'Gebeurtenis voor overbetaling klant'
:
- Wanneer een goedkeurder het bedrijfsprocestoepassingsgebeurtenis klantbetalingafwijst en u overbetalingen hebt vastgelegd, wordt het bedrijfsprocesgebeurtenis voor overbetaling klantook beëindigd.
- Als beide bedrijfsprocessen dezelfde goedkeurder hebben, keurt Workday de overbetaling en de toepassing van de klantbetaling in één stap goed.
Rapportage
U kunt deze door Workday geleverde rapporten gebruiken om de gegevens over overbetalingen weer te geven:
Rapporten | Overwegingen |
|---|---|
Klantbetaling voor facturen weergeven
| Hiermee kunt u gegevens over de overbetaling weergeven op de tabbladen 'Overbetalingsactiviteit klant' en de tabbladen 'Betalingsgeschiedenis' . |
Details klantactiviteit
| Hiermee kunt u een transactie voor een overbetaling van een klant op regelniveau weergeven. |
Overzicht klantactiviteit
| Bevat een kolom Totaal overbetaling klant waarop u kunt klikken om een drilldown uit te voeren naar de details van de overbetaling. |
Details klantsaldo
| Bevat een kolom Totaal goedgekeurde overbetalingen waarmee u de som van alle overbetalingsbedragen kunt bekijken. |
Overzicht klantsaldo
| Bevat een kolom 'A conto-betalingen' met overbetalingen in het berekende bedrag.
U kunt een drilldown uitvoeren op de kolom om het totale bedrag van de overbetaling weer te geven. |
Klantbetalingen zoeken
| Bevat de kolom 'Bedrag overbetaling' . |
Detailrapport financiële ouderdomsanalyse debiteuren
| Hiermee kunt u het volgende weergeven:
Als de klantbetalingsstatus 'Voltooid' is en de aanvraagstatus ' Volledig toegepast' is, wordt de betaling niet in het rapport weergegeven. |
Ouderdomsoverzicht debiteuren op financiële ouderdom voor boekingsperiode
| Hiermee kunt u het bedrag van de overbetaling weergeven wanneer u een drilldown uitvoert op de kolom 'A conto-betalingen' . |
Afstemming van debiteuren met klantsaldi
| Omvat het bedrag van de overbetaling van de klant in de drilldownkolom voor a conto-betalingen. |
Uitzonderingsoverzicht voor afstemming van debiteuren met klantsaldi
| Bevat de kolom Verschil in bedrijfsvaluta waarmee overbetalingen van klanten automatisch worden berekend. |
U kunt de rapportgegevensbron
'Customer Overpayment'
in aangepaste rapporten gebruiken om bijlagen voor overbetalingen van klanten weer te geven en het volgende te bepalen:
- Een valutaconversiekoers voor overbetaling.
- Resterend a conto-bedrag wanneer u een overbetaling vastlegt.
- Totaalbedrag van de goedgekeurde overbetalingen van de klant.
- Of er een overbetaling aanwezig is voor een klantbetaling.
Integraties
Gebruik deze webservices om gegevens over redenen voor overbetaling te uploaden, op te halen of te bewerken en klantactiviteiten weer te geven:
- Redenen voor overbetaling ophalen
- Reden voor overbetaling invoeren
- Klantactiviteit ophalen
Gebruik deze webservices om meerdere overbetalingen tegelijk op te halen, vast te leggen of te annuleren:
- Overbetaling annuleren
- Overbetalingen klant ophalen
- Overbetaling klant verzenden
Relaties en interacties
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.