Concept: afrekeningsverwerking
U kunt een afrekeningsrun maken om de onbetaalde openstaande items en in behandeling zijnde betalingen voor afrekening te selecteren en te beheren. Wanneer u een afrekeningsrun verwerkt, doet Workday het volgende:
- Routeert de afrekeningsrun voor goedkeuringen via de bedrijfsprocesgebeurtenis.
- Hiermee worden betalingen afgerekend en wordt de boekhouding gegenereerd die aan elke betaling is gekoppeld.
- Integreert met financiële instellingen en externe leveranciers om de betalingsbestanden te verzenden.
Onbetaalde openstaande items
Voor onbetaalde openstaande items maakt en verrekent Workday de betaling. De betalingsdatum is de afrekeningsdatum. Deze items omvatten:
- Kasvoorschotten.
- Klantfacturen en aanpassingen.
- Onkostencreditcardtransacties.
- Onkostendeclaraties.
- Intercompany items.
- Aanvragen voor overige betalingen.
- Procurementcardtransacties.
- Leveranciersfacturen en aanpassingen.
- Studentbetalingen en restituties.
Betalingen in behandeling
Voor betalingen in behandeling worden de bestaande betalingen afgerekend. De betalingsdatum is afgeleid van de transactie zelf en de afrekeningsdatum heeft geen invloed. Deze betalingen omvatten:
- Ad-hocbetalingen.
- Bankrekeningoverboekingen voor afrekening.
- Klantbetalingen en restituties.
- Salarisbetalingen binnen en buiten de cyclus.
U kunt het rapport
Betalingen zoeken
gebruiken om alle inkomende of uitgaande betalingen op één plaats te zoeken en weer te geven.Betalingsgroepen
Het proces organiseert de betalingen automatisch in betalingsgroepen
op basis van criteria zoals:
- Bankrekening
- Categorie (zoals leveranciersfactuur, onkostendeclaratie, salarisadministratie en ad-hocbetaling)
- Bedrijf (voor intercompany betalingen)
- Kostenplaats
- Land
- Creditcardtype
- Valuta
- Afhandelingscode (op leveranciersfacturen)
- Referentietype (op leveranciersfacturen)
- Salarisgroep (salarisadministratie)
- Betalingstype (zoals cheque of elektronische overboeking)
- Leveringsmethode salarischeque
- Maximum aantal toegestane betalingen in een bestand
- Integratiesysteem
- Hiërarchische organisatie
Afrekening verwerkt elke aanvraag voor overige betalingen afzonderlijk en niet in betalingsgroepen.
U kunt de afrekeningsstatus voor elke betalingsgroep bekijken in de bevestiging, waarin het volgende wordt weergegeven:
- Hoe betalingen worden gegroepeerd in de afrekening.
- De status van elke betalingsgroep.
- Details en status van elk bedrijfsproces en elke subprocesstap.
- De personen die bij de werkstroom zijn betrokken.
Volgende bedrijfsprocessen
Wanneer het bedrijfsproces
Afrekeningsrungebeurtenis
de status 'Goedgekeurd'
bereikt, gaat Workday automatisch door naar de volgende bedrijfsprocessen:- Voor elektronische betalingen start Workday het bedrijfsprocesBetalingsvrijgavegebeurtenisom elektronische betalingen in de afrekeningsrun vrij te geven. Elektronische betalingen omvatten creditcardbetalingen.Nadat de betalingen zijn vrijgegeven, controleert Workday welk integratiesysteem aan elke bankrekening is gekoppeld. Workday gebruikt het gekoppelde integratiesysteem om elektronische betalingsbestanden te maken en over te dragen naar de bank.
- Voor betalingen per cheque start Workday het bedrijfsprocesTaak cheques afdrukken. Met dit proces wordt een Workday-postvak IN-item gemaakt voor de afrekeningsspecialist.Wanneer het bedrijfsproces is voltooid, start Workday het bedrijfsprocesBetalingsafdrukgebeurtenisom een positief betalingsbestand te genereren.
- Voor uitbestede betalingen start Workday het bedrijfsprocesGebeurtenis voor het vrijgeven van externe betalingenom een integratiebestand naar een externe aanbieder te verzenden.
Nadat u alle toepasselijke subprocessen die u hebt geconfigureerd voor de
gebeurtenis voor de afrekeningsrun
hebt goedgekeurd en voltooid, werkt Workday de status van de afrekeningsrun bij naar Voltooid
. Het afrekeningsproces genereert ook de boekingsposten die aan elke betaling zijn gekoppeld en verzendt deze naar de financiële boekhouding van Workday.