Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2024-10-04
Boekingsbron bewerken

Boekingsbron bewerken

  • Configureer een boekingsbron: .
  • Verrijkte gegevensset bewerken.
  • Beveiliging: deze domeinen in het functionele gebied 'Accounting Center' :
    • Instellen: boekingsbron - onderhouden
       .
    • Proces: Accounting Center
       .
U bewerken een boekingsbron om:
  • Definieer boekingsgroepen die journaalkop- en kopregelregels bevatten.
  • Definieer de journaalkop en kopregelregels om gedetailleerde boekingen te genereren.
  • Voer een ingangsdatum in voor boekingsgroepen.
  • (Optioneel) Voer een transactiegroeperings-ID in voor de boekingsbron.
  • (Optioneel) Wijzig de taak voor gegevenswijziging.
    U kunt de taak voor gegevenswijziging niet wijzigen wanneer een batch wordt uitgevoerd.
  • (Optioneel) Geef een nieuwe peildatum op voor de boekingsbron.
  • (Optioneel) Configureer de configuraties van uw gerelateerde worktag om automatisch standaardgerelateerde worktags in te vullen op gedetailleerde journaalregels van Accounting Center .
Voordat u een boekingsbron bewerken , moet u controleren of Workday de boekingsbron en alle fasen in de boekingsbron heeft gemaakt. Om dit te controleren, opent u het rapport
Boekingsbron weergeven
 , selecteert u uw boekingsbron en bevestigt u dat deze de status In
afwachting van configuratie
 heeft.
Als u meerdere boekingsgroepen voor een boekingsbron maakt, kunt u efficiënte configuraties voor boekingsbron maken om aan uw bedrijfsbehoeften te voldoen. Voorbeeld: boeking van één transactie met meerdere boek .
Voor elke boekingsgroep kunt u:
  • Als u gedetailleerde boekingen voor de boekingsgroep wilt genereren, geeft u afzonderlijke configuraties voor kop- en journaalregel op.
  • Configureer verschillende journaalkopregels (bijvoorbeeld: boekcode) en journaalregel .
  • voorwaarde voor boekingsgroepen maken voor een transactie.
  • Meer dan één set gedetailleerde boekingsposten genereren op basis van één transactie.
  • Als u voor elke boekingsgroep gedetailleerde boekingen wilt genereren, moet u een of meer boekingsgroepen toepassen op elke transactie in een batch.
  1. (Optioneel) Wijs toegang toe tot het domein
    Process: Accounting Center
     via een beperkte rollen - beveiligingsgroep.
    Wanneer u een gebruiker toegang subsidie tot een domein via een beperkte beveiligingsgroep '', beperkt Workday de toegang tot elke boekingsbron op basis van de rol ''.
  2. (Optioneel) Maak aangepaste dimensies voor rekeningboekingsregels en aangepaste typen rekeningboekingsregels. ZieTypen aangepaste dimensies en aangepaste rekeningboekingsregels maken .
  3. (Optioneel) Als u de standaardwaarden van uw gerelateerde worktag op gedetailleerde journaalregels voor Accounting Center wilt instellen, doet u het volgende:
    • Selecteer
      Prioriteit worktagtypen inschakelen
       in de taak '
      Prioriteit worktagtypen onderhouden'
       .
    • U hebt de juiste volgorde van worktagtypen waarvoor u de standaardwaarden van gerelateerde worktag wilt instellen in de lijst
      Volgorde van prioriteit
       van de taak
      Prioriteit worktagtypen onderhouden
       .
    Voordat u de configuratie voor de taak '
    Prioriteit worktagtypen onderhouden'
     inschakelt of wijzigen , moet u rekening houden met de gevolgen die dit heeft voor operationele transacties, boekingsjournalen en de bijbehorende webservices.
  4. Open het rapport
    Boekingsbron weergeven
     .
  5. Selecteer bij
    Boekingsbron
     de boekingsbron die u eerder hebt gemaakt en klik op
    OK
     .
  6. (Optioneel) Maak of selecteer een bronsysteem en beveilig het domein
    Process: Accounting Center
     contextueel voor de beveiligingsgroep '' met beperkte rollen - bronsysteem.
    Wanneer u een gebruiker toegang subsidie tot een domein via een beperkte beveiligingsgroep '', beperkt Workday de toegang tot elke boekingsbron op basis van de rol ''.
  7. (Optioneel) Selecteer een nieuwe
    taak voor gegevenswijziging
     : .
  8. Klik op
    Configuratie bewerken
     .
  9. Voer een
    begindatum
     in voor de boekingsgroep.
    De ingangsdatum moet gelijk zijn aan of eerder zijn dan de waarde in het veld
    Peildatum
     . Anders zijn er mogelijk transacties die niet Workday kunnen worden verwerkt omdat voor de transacties geen matchende configuratie kan worden zoeken . Workday wordt aangeraden uw initiële configuratie te maken met een datum die eerder is dan de eventuele transacties die u in Accounting Center wilt invoeren.
    Elke keer dat u
    'Configuratie bewerken'
     selecteert, kunt u:
    • Maak een nieuw snapshot voor een bestaande boekingsgroep door een nieuwe ingangsdatum in te voeren.
      Voor bestaande boekingsgroepen vult Workday automatisch de ingangsdatum in van het huidige snapshot van de geselecteerde boekingsgroep. U kunt de ingangsdatum wijzigen.
    • Maak een eerste snapshot voor een nieuwe boekingsgroep.
    • Bewerk een bestaand snapshot van een boekingsgroep door de boekingsgroep te selecteren en dezelfde ingangsdatum in te voeren als het snapshot dat u wilt bewerken.
    Workday raadt u daarom aan het volgende te doen voordat u uw configuratie bewerken :
    1. Open de
      boekingsbron weergeven
       .
    2. Klik op
      Snapshots van ingangsdatum
       om te controleren of uw geschiedenis van ingangsdatums eerder snapshots bevat.
  10. Selecteer bij
    Boekingsgroep ''
     de optie
    Nieuwe maken
     en voer een
    begindatum
     in om een snapshot voor een nieuwe boekingsgroep te maken.
  11. Klik op
    OK
    .
  12. Houd rekening met het volgende wanneer u een nieuwe boekingsgroep maakt:
    Veld
    Omschrijving
    Naam boekingsgroep
    Voer een unieke naam in voor de boekingsgroep.
    Voorwaarderegel
    Selecteer een voorwaarderegel voor de boekingsgroep.
    Workday past de voorwaarderegel voor de boekingsgroep toe op een transactie als aan de voorwaarderegel wordt voldaan.
    Voorwaarderegels zijn specifiek voor een boekingsbron. U kunt voorwaarde gebruiken voor alle boekingsgroepen en journaalregel in dezelfde boekingsbron, maar u kunt niet dezelfde voorwaarde in een andere boekingsbron gebruiken.
    U kunt voorwaarde voor de boekingsgroep maken via de taak
    Configuratieregel boekingsbron maken
     , die u ook kunt openen vanuit dit veld.
    Als u geen voorwaarderegel '' selecteert, wordt de Workday toegepast op alle transacties in de batch.
    Voor veel-op-1-transacties moeten alle rijen met dezelfde groeperings-ID voldoen aan de voorwaarderegel voor de boekingsgroep om gedetailleerde boekingen te kunnen genereren.
  13. Klik op het tabblad
    Regels voor journaalkop
     .
  14. Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Veld
    Omschrijving
    Grootboekbedrijf
    Ledger Type
    Journaalbron
    Wijs de brongegevens toe aan het bijbehorende Workday veldtype. Met de toewijzing kunt u een waarde uit de gegevensbron selecteren bij het configureren van de boekingsbron ''.
    Anders moet u bij het configureren van uw boekingsbron '' selecteren in een lijst met instance in uw tenant .
    Boekingsdatum
    Wijs de brongegevens toe aan het bijbehorende Workday veldtype. Met de toewijzing kunt u een waarde uit de gegevensbron selecteren bij het configureren van de boekingsbron ''.
    Is de datum waarop het journaal naar het grootboek wordt geboekt. U kunt deze datum gebruiken om te bepalen in welke periode de journaalpost moet worden geboekt.
    Selecteer de datum van de transacties in de verrijkte gegevensbron ''. De waarde voor het veld 'Datum' in de verrijkte gegevensbron '' Workday opgehaald.
    De boekingsdatum is meestal gelijk aan de peildatum, maar dit kan verschillen. Hiermee kunt u een configuratie van de boekingsbron instellen die eerder is dan de boekingsdatum van het journaal. Deze datum is vergelijkbaar met de transactie- en boekingsdatum in Workday.
    Boekcode
    (Optioneel) Selecteer een boekcode voor de boekingsgroep.
    Selecteer een veld in uw brongegevens of selecteer een instance .
    U kunt voor elke boekingsgroep een afzonderlijke boekcode selecteren op basis van uw rapportagevereisten. Voorbeeld: voor dezelfde boekingsbron kunt u voor de ene boekingsgroep een GAAP boekcode en voor een andere boekingsgroep een boekcode voor aanpassingen in lokale GAAP selecteren.
    Memo
    Optioneel
    Deze waarde wordt alleen overgedragen naar gedetailleerde boekingen, maar niet in samengevatte journalen.
    Externe referentie-ID
    Deze waarde wordt alleen overgedragen naar gedetailleerde boekingen en bevat geen samengevatte journalen.
    Terugboekingen maken
    Optioneel
    Selecteer deze optie als u een terugboeking voor transacties wilt maken op de eerste dag van de volgende beschikbare periode.
    Alternatieve terugboekingsdatum
    Optioneel
    Neem dit veld op als u:
    • Maak terugboekingen.
    • Als u een andere datum wilt gebruiken dan de optie(de eerste dag van de volgende periode).
    De alternatieve terugboekingsdatum moet in uw verrijkte gegevens voorkomen en moet zijn opgemaakt als een datum.
    Type valutakoers
    Is alleen beschikbaar als u '
    Meerdere valuta's inschakelen'
     selecteert.
    Selecteer waarden uit de verrijkte gegevensbron of uit een lijst met waarden in uw tenant. Als u
    'Geen van de bovenstaande opties'
     bedrijf , wordt het standaardvaluta voor het Workday gebruikt. Als koerstype geen koerstype voor het bedrijf is opgegeven voor het bedrijf, wordt het Workday standaardvaluta in uw tenant gebruikt.
  15. Klik op het tabblad
    Journaalregelregels
     .
  16. Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Veld
    Omschrijving
    Voorwaarderegel
    Optioneel
    Workday evalueert transacties en boekt transacties naar specifieke grootboekrekeningen op basis van regels die u maakt.
    Voorwaarderegels zijn specifiek voor een boekingsbron. U kunt voorwaarde gebruiken voor alle boekingsgroepen en journaalregel in dezelfde boekingsbron, maar u kunt niet dezelfde voorwaarde in een andere boekingsbron gebruiken.
    U kunt voorwaarde maken via de taak
    Configuratieregel boekingsbron maken
     , die u ook kunt openen vanuit dit veld.
    Als u geen voorwaarderegel '' maakt, verwerkt Workday deze rij voor elke gegevensrij in uw bestand.
    Bedrijf voor regel
    Optioneel
    Laat de standaardwaarde staan, tenzij u intercompany boekingen configureert. Workday vult automatisch de waarde in het grootboekbedrijf in op het tabblad
    'Regels voor journaalkop'
     .
    Voor intercompany transacties kunt u een van de volgende waarden selecteren:
    • Op basis van de verrijkte gegevensbron.
    • Lijst met waarden in uw tenant.
    Grootboekrekening:
    Wijs de brongegevens toe aan het bijbehorende Workday -veldtype als u een waarde uit de gegevensbron wilt selecteren bij het configureren van boekingsbron ''.
    Anders moet u een waarde selecteren in een lijst met waarden in uw tenant of een boekingsregel (inclusief het aangepaste boekingsregel ).
    Aanvullende dimensies voor boekingsregel
    Optioneel
    U moet een waarde invoeren als u een boekingsregel selecteert in het veld
    'Grootboekrekening'
     .
    Wijs de brongegevenskolom toe aan de aangepaste lijst die u hebt gemaakt voor een aangepaste dimensie voor rekeningboekingsregel . ZieTypen aangepaste dimensies en aangepaste rekeningboekingsregels maken .
    Als een boekingsregel '' wordt gebruikt, moet dit veld geldige dimensie van de boekingsregel bevatten voor het opgegeven boekingsregel .
    Voeg hier dimensies uit uw boekingsregel toe, inclusief geconfigureerde aangepaste boekingsregel .
    Voeg de
    bedrijfsdimensie
     '' niet toe, omdat de dimensie ' ' automatisch wordt afgeleid.
    Transactiebedrag
    Bedrag in de transactievaluta.
    Selecteer '' in de verrijkte gegevensbron ''. Als u meerdere valuta's inschakelt voor de boekingsbron '' , moet u het transactiebedrag invoeren in de grootboekvaluta '' van het bedrijf .
    Transactievaluta
    Selecteer in de verrijkte gegevensbron of een lijst met waarden in uw tenant.
    Grootboekbedrag
    Laat dit leeg als u wilt dat de Workday worden geconverteerd naar de grootboekvaluta ''.
    Als u het grootboekbedrag al hebt geconverteerd, selecteert u in de verrijkte gegevensbron ''.
    Worktags
    Optioneel, maar Workday wordt aangeraden een of meer velden toe te wijzen aan worktag . Workday bewaart de worktags in uw overzichtsjournalen in het grootboek. De worktags bevatten een overzicht van uw gedetailleerde boekingsposten.
    Wanneer u het selectievakje
    'Belastingdetails inschakelen
     ' inschakelt, geeft u de volgende worktags op:
    • Vereiste worktags:
      • Belastbaarheid
      • Belastingcode
      • Belastingtarief
    • Optionele worktags:
      • Terugvorderbaarheid belasting
      • Datumtype belastingmoment
         : Workday neemt automatisch de waarde
        voor het datumtype van het belastingmoment
         op met de waarde
        'Transactiedatum'
         in alle gedetailleerde journaalregels die het resultaat zijn van een regel voor journaalregel waarvoor belasting is ingeschakeld. Als u de worktag '
        Datumtype belastingmoment'
         wilt configureren voor een regel voor journaalregel waarvoor belasting is ingeschakeld, selecteert u de optie
        'Datum belastingmoment inschakelen voor transactiebelastingen'
         onder
        'Belastingopties'
         in de taak '
        Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens'
         .
        Een waarde
        voor het datumtype van het belastingmoment
         die u configureert via de journaalregel , heeft voorrang op de standaardwaarde ''.
      U kunt geen worktags
      voor de belastingdienst
       of
      belastingcategorie
       configureren voor een regel voor een journaalregel waarvoor belasting is ingeschakeld. Deze worktags worden Workday uit het
      belastingtarief
       en worden automatisch ingevuld op de resulterende gedetailleerde journaalregel.
    Worktags die u hier opgeeft, worden weergegeven in zowel gedetailleerde als samengevatte boekingen.
    Gekoppelde eenheid interworktag
    Geef optioneel een waarde voor een gelieerde organisatie voor interworktags op om transacties met de waarde van een gelieerde organisatie te verwerken wanneer u gedetailleerde journaalregels en overzichtsjournaalregels saldeert met de vereist salderingsworktag.
    U kunt waarden voor gekoppelde interworktags toepassen wanneer u primaire worktag in uw tenant inschakelt.
    Standaard gerelateerde worktags inschakelen
    Schakel het selectievakje in om standaardwaarden voor gerelateerde worktag in te vullen die zijn afgeleid van de worktag van uw verrijkte transacties.
    Hierdoor hoeft u deze worktag minder te definiëren met behulp van toewijzingstabellen, waardoor u minder voortdurend onderhoud aan uw toewijzingstabellen hoeft te doen.
    Workday gebruikt alleen standaardworktagtypen die u selecteert in de prompt
    'Worktags'
     voor elke journaalregel .
    Een worktag uit uw verrijkte gegevens heeft altijd voorrang op een standaard gerelateerde worktag .
    Workday houdt rekening met de gerelateerde worktag die aan uw gedetailleerde journaalregels zijn toegevoegd:
    1. Bij het evalueren van de rekeningboekingsregel voor de journaalregel , indien van toepassing.
    2. Bij het evalueren van gedetailleerde aangepaste validaties voor boekingen, indien van toepassing.
    3. In samenvatting, en deze worden opgenomen in de resulterende Accounting Center overzichtsjournaalregels.
    U kunt de optie 'Standaard gerelateerde worktags inschakelen' alleen selecteren als u de taak
    'Prioriteit worktagtypen'
     inschakelt.
    Aanvullende kenmerken
    Optioneel, maar Workday wordt aangeraden een of meer velden met aanvullende kenmerken op te nemen.
    Neem alle andere kenmerken op die u toevoeging worktags wilt opnemen. Voorbeeld: agentnummer, polisnummer.
    Aanvullende kenmerken worden niet overgedragen naar overzichtsjournalen in het grootboek, maar zijn beschikbaar voor rapportage in uw gedetailleerde boekingsresultaten.
    Afstemmen met bank:
    Schakel het selectievakje in als u samengevatte kasjournaalregels wilt afstemmen.
    De journaalregels die u selecteert, zijn beschikbaar voor afstemming . Als die er zijn, wordt de transactiereferentie weergegeven.
    Vervolgens kunt u de geselecteerde journaalregels matchen met uw bankrekeningoverzicht. ZieStappen: bankrekeningafstemming gebruiken .
    Transactiereferentie:
    Wijs alleen een transactiereferentie toe als u de optie
    'Afstemmen met bank'
     hebt ingeschakeld. Een transactiereferentie helpt u bij het afstemmen van kasjournaalregels met uw bankrekeningoverzicht .
    Tijdens het samenvatten geeft Workday de transactiereferentie weer op de journaalregel .
    Belastingdetails inschakelen
    Schakel dit selectievakje in om transactiebelastingen te rapporteren op de resulterende journaalregels.
    Als u het selectievakje '' inschakelt, moet u belastingkenmerken definiëren voor het veld
    'Belastingdetails'
     en de vereist worktags opgeven voor het veld
    'Worktags'
     .
    Belastingdetails
    Wanneer u de optie
    'Belastingdetails inschakelen'
     selecteert, moet u de volgende vereist belastingkenmerken definiëren:
    • Datum belastbare transactie
    • Belastingtype
       : wanneer u
      'Betaalde belasting'
       of
      'Zelf berekende belasting'
       opgeeft, moet u een worktag
      voor terugvorderbaarheid van belasting
       opgeven voor de resulterende gedetailleerde journaalregel. Anders leidt Workday de
      belastingterugvorderbaarheid
       af van
      de belastbaarheid van
       .
      Een waarde
      voor terugvorderbaarheid van belasting
       die u configureert via de journaalregel , heeft voorrang op de waarde die in Workday als standaardwaarde voor
      'Belastbaarheid'
       wordt gebruikt.
    • Belastbaar bedrag
    • (
      Optioneel) Type belastingterugvorderbaarheid
       : in Workday wordt tijdens de verwerking van de gedetailleerde boekingsfase standaard het
      type belastingterugvorderbaarheid
       ingesteld uit de worktag
      'Terugvorderbaarheid belasting'
       . Wanneer u de worktag'
      Gedeeltelijk terugvorderbaarheid belasting'
       gebruikt, moet u in de journaalregel het
      type overschrijving voor belastingterugvorderbaarheid
       definiëren voor '
      Volledig terugvorderbaar'
       of
      'Niet terugvorderbaar'
       . U kunt voor het
      type belastingterugvorderbaarheid
       geen waarde opgeven voor '
      Gedeeltelijk terugvorderbaar'
       .
    De waarde die u in het veld
    Type belastingterugvorderbaarheid
     invoert, overschrijft de standaardwaarde uit de worktag
    voor terugvorderbaarheid belasting
     .
  17. Klik op het tabblad
    'Samenvattingsregels'
     om te bekijken hoe journalen in Workday worden gegroepeerd en samengevat voor alle boekingsgroepen in de boekingsbron:
    1. Samengevatte journaalkopvelden: hiermee wordt de samenvattingslogica voor de journaalkop weergegeven.
    2. Samengevatte journaalregelvelden: geeft samenvattingsregels voor journaalregel weer, inclusief alle worktags en kenmerken voor belastingrapportage.
    Workday sluit aanvullende kenmerken uit in de samenvatting, maar stelt deze beschikbaar voor rapportage in uw gedetailleerde boekingsgegevens.
    Workday gebruikt het
    valutakoerstype van het primaire journaal
     voor het groeperen van journaalposten bij het genereren van journalen op basis van gedetailleerde boekingen.
  18. Klik op
    'OK'
     en vervolgens
    op 'Gereed'
     .
Accounting Center-batches maken.