Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-09-19
Opnames van kredietbrief vastleggen

Opnames van kredietbrief vastleggen

  • Maak een bankrouteringsregel voor uw bedrijf.
  • Maak een kredietbrief voor uw sponsor met de bankrekening in de bankrouteringsregel.
  • Een toezegging maken en goedkeuren met de kredietbrief in de kop van de toezegging. Het factureringsschema voor de toezegging maken en goedkeuren.
  • Maak klantfacturen voor de subsidietransacties.
  • Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid
    voor het opnemen van kredietbrief (standaarddefinitie)
     in het functionele gebied 'Subsidiebeheer':
    • Als u details van de opnameaanvraag wilt vastleggen, zoals de datum van de opnameaanvraag en het bevestigingsnummer, voegt u vóór de stap
      'Ontvangen bedrag vastleggen voor opname van kredietbrief'
       de actiestap '
      Opnameaanvraag vastleggen
       ' toe.
    • Als u betalingsbedragen wilt vastleggen die afwijken van de opnamebedragen, voegt u de actiestap
      Ontvangen bedrag aanpassen
       toe na de stap
      Ontvangen bedrag vastleggen voor opname van kredietbrief
       .
    • De actiestap '
      Ontvangen bedrag aanpassen'
       alleen naar de initiator routeren:
      • Configureer in het beveiligingsbeleid van het bedrijfsproces de beveiligingsgroepen in de actiestap '
        Ontvangen bedrag aanpassen'
         als beveiligingsgroepen voor de initiërende actie
        'Opname van kredietbrief vastleggen'
         en voeg vervolgens de gebruikersgroep 'Initiator' toe.
      • Voeg in de bedrijfsprocesdefinitie de initiator toe aan de beveiligingsgroepen in de actiestap '
        Ontvangen bedrag aanpassen'
         .
U kunt een opname van geclaimde toezeggingskosten op basis van federale subsidies, contracten en samenwerkingsovereenkomsten vastleggen. De opname omvat de onkosten voor alle toezeggingen met dezelfde kredietbrief voor een bedrijf of bedrijfshiërarchie. Voor toezeggingen met meerdere bedrijven worden bij de opname van de kredietbrief alle factureerbare onkosten voor de toezegging voor alle bedrijven geaggregeerd.
Voordat u de opname van de opname vastlegt, kunt u een voorbeeld van de op te nemen bedragen bekijken en de opnameregels exporteren door het rapport
'Opname pro-forma kredietbrief te openen'
 .
  1. Open de taak '
    Opname van kredietbrief vastleggen'
     .
  2. Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    Bedrijf
    Selecteer een bedrijfshiërarchie als u voor meerdere gerelateerde bedrijven tegelijk wilt opnemen.
    Sponsor
    De sponsor in de kredietbrief en de sponsor voor factureren in de toezeggingen waarvoor de kredietbrief wordt gebruikt.
    Kredietbrief
    U kunt alleen uit de kredietbrieven voor
    de sponsor ''
    selecteren.
    Nulbedrag voor opnemen uitsluiten
    Schakel dit selectievakje in om alleen opnameregels weer te geven waarvan de onbetaalde gefactureerde bedragen niet nul zijn.
  3. Houd bij het bekijken van het tabblad
    voor opname van kredietbriefregels
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Teken-ID
    De trekkings-ID van de kredietbrief die is gekoppeld aan een of meer factureringsschema's voor de toezegging. Elke tekenlijn komt overeen met één teken-ID.
    Toezeggingsregels worden eerst gegroepeerd op toezegging en vervolgens op trekkings-ID voor elke toezegging, zelfs als de trekkings-ID's voor meerdere toezeggingen worden gedeeld. Toezeggingsregels die niet aan trekkings-ID's zijn gekoppeld, worden in Workday gegroepeerd in één trekkingsregel voor elke toezegging, met een lege trekkings-ID.
    Deze kolom wordt niet weergegeven als voor geen van de toezeggingen een trekkings-ID voor een kredietbrief wordt gebruikt.
    Toezeggingsregels
    Toezeggingsregels die zijn gekoppeld aan de trekkings-ID via hun factureringsschema's, of toezeggingsregels die niet aan een trekkings-ID zijn gekoppeld, voor elke toezegging.
    Regelbedrag
    De som van de regelbedragen op toezeggingsregels die zijn gekoppeld aan de trekkings-ID op toezegging, of aan de toezegging als er geen trekkings-ID is. Deze waarde dient alleen ter informatie en is niet van invloed op de verwerking van uw uitgaven.
    In kosten te declareren onkosten
    De totale kosten waarvoor declareerbare kosten zijn voor de trekkings-ID op toezegging, of voor de toezegging als er geen trekkings-ID is. Dit bedrag omvat het bedrag voor directe uitgaven en de kosten voor faciliteiten en administratie.
    Deze kolom wordt alleen weergegeven als er onkosten met declareerbare kosten zijn voor toezeggingen op de kredietbrief.
    Gefactureerd bedrag
    Het totale bedrag dat al is gefactureerd in goedgekeurde klantfacturen en klantfactuuraanpassingen voor de trekkings-ID op toezegging of voor de toezegging als er geen trekkings-ID is.
    Totaal betaald bedrag
    Het totale betaalde bedrag voor eerder voltooide opnames voor de trekkings-ID op toezegging of voor de toezegging als er geen trekkings-ID is.
    Uitgaand saldo
    Het verschil tussen het
    gefactureerde bedrag
     en het
    totaal betaalde bedrag
    .
    Tekening in behandeling
    Het totale nog in uitvoering zijnde bedrag van eerdere opnames voor de trekkings-ID op toezegging of voor de toezegging als er geen trekkings-ID is.
    Op te nemen bedrag
    Voer voor elke toezegging het bedrag in dat u voor de trekkings-ID wilt opnemen, of voor de toezegging als er geen trekkings-ID is. In dit veld wordt het verschil ingevuld tussen de bedragen van het
    uitgaande saldo
     en
    de in behandeling zijnde
     bedragen. Het bedrag dat u opgeeft, kan het
    factureringslimietbedrag
     niet overschrijden.
  4. (Optioneel) Als u het totale trekkingsbedrag voor toezeggingen op de kredietbrief wilt bekijken, opent u het tabblad
    Totalen toezegging
     .
    Houd bij het bekijken van het tabblad
    Toezeggingstotalen
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Factureringslimiet
    Workday beperkt uw opnamebedrag op basis van de volgende instellingen in de toezeggingskop:
    • Overschrijving factureringslimiet
      .
    • Geautoriseerd bedrag
      , wanneer
      overschrijving factureringslimiet
       niet is gedefinieerd.
    De factureringslimiet in het factureringsschema is, indien gedefinieerd, niet van toepassing op kredietopnames.
  5. (Optioneel) Als u het totale opnamebedrag voor bedrijven op de kredietbrief wilt bekijken, opent u het tabblad
    Bedrijfstotalen
     .
Het bedrijfsproces
'Gebeurtenis voor opname van kredietbrief'
 routert de transactie naar de volgende stappen:
Stap:
Details
Opname van kredietbrief beoordelen
Met deze stap kan de beoordelaar een ander bedrag voor het opnemen invoeren dan het standaardbedrag.
Nadat de beoordelaar deze stap heeft goedgekeurd, kunt u contact opnemen met de sponsor en een betaling aanvragen.
Aanvraag voor recordopname
Met deze stap kunt u het volgende vastleggen:
  • De datum waarop u de trekkingsaanvraag verzendt in het externe betalingssysteem.
  • Bevestigingsnummer dat u ontvangt van het externe betalingssysteem ter bevestiging van de trekkingsaanvraag.
Ontvangen bedrag vastleggen voor opname van kredietbrief
Met deze stap kunt u het bedrag en de datum van de ontvangen betaling invoeren.
U kunt alleen een
totaal ontvangen bedrag
 invoeren dat afwijkt van het
opgenomen totaalbedrag
 als de bedrijfsprocesdefinitie de stap '
Ontvangen bedrag aanpassen
 ' na deze stap bevat.
Ontvangen bedrag aanpassen
Met deze stap kunt u het ontvangen bedrag op elke toezeggingsregel aanpassen, zodat het totaalbedrag uitkomt op het totale ontvangen betalingsbedrag. In Workday wordt alleen naar deze stap gerouteerd wanneer het ingevoerde totaal ontvangen bedrag afwijkt van het totale opgenomen bedrag.
Voordat u doorgaat, moet u ervoor zorgen dat:
  • Het totale ontvangen bedrag
     in de kop is gelijk aan de som van
    het ontvangen bedrag
     op alle trekkingsregels.
  • Het opnieuw toe te wijzen bedrag
     in de kop is gelijk aan nul.
De betaling voor de opname wordt pas in Workday toegepast na:
  • Goedkeuringsstap
     .
  • De stap '
    Ontvangen bedrag aanpassen'
     als er geen
    goedkeuringsstap
     is.
  • Leg het ontvangen bedrag vast voor de stap voor het opnemen van kredietbrief
     als er geen stap
    'Goedkeuring'
     of
    'Ontvangen bedrag aanpassen'
     aanwezig is.
In betalingstoepassing, Workday:
  • Hiermee maakt u de bijbehorende klantbetaling en klantstorting.
  • Hiermee wordt de klantbetaling toegepast op de toezeggingsfacturen.
  • Hiermee maakt u de boeking voor de opname.
Open het rapport:
  • Rapport
    voor opname van kredietbrief
     om gegevens te exporteren voor rapporten van derden.
  • De taak
    'Opname van kredietbrief vastleggen' plannen
     om toekomstige opnames van kredietbrieven te plannen.
Als u een gebeurtenis voor het opnemen van een kredietbrief wilt annuleren nadat u deze hebt verzonden, opent u de bedrijfsprocesgebeurtenis
'Gebeurtenis voor het opnemen van kredietbrief'
 via 'Mijn taken' onder
'Archief'
. Selecteer in het menu met gerelateerde acties van de
Opname van kredietbrief
 op het tabblad
Details
 de optie
Opname van kredietbrief
Annuleren
. U kunt alleen een gebeurtenis voor een opname annuleren die u hebt gestart.