Concept: sluiten in AP&C
Workday biedt verschillende tools in Adaptive Planning and Consolidation (AP&C) waarmee u afsluitingsactiviteiten aan het einde van een boekingsperiode, kwartaal of jaar kunt voltooien. Met deze activiteiten kunt u:
- Wijzig de status van de grootboekperiode en het jaar.
- Sluit perioden voor sommige operationele transactiegroepen voordat u ze voor andere sluit.
- Eindsaldi aan het einde van het jaar vooruitschuiven.
- Omgerekende beginsaldi vooruitschuiven.
- Een controlelijst voor sluiten maken en uitvoeren.
U kunt deze hulpprogramma's gebruiken, samen met andere taken die buiten Workday worden uitgevoerd, om uw afsluitingsprocessen te beheren.
Periodeafsluiting grootboek
Met Workday kunt u meerdere grootboekperioden tegelijkertijd open hebben. Terwijl u een grootboekperiode voltooit, kunt u de volgende grootboekperiode starten. U kunt nieuwe statuswaarden en afsluitingsactiviteiten voor een of meer grootboekperioden selecteren en andere statuswaarden en afsluitingsactiviteiten gebruiken voor andere grootboekperioden.
Als u meer dan één grootboektype hebt, zijn de bijbehorende grootboekperioden en -statuswaarden altijd gesynchroniseerd.
Voorbeeld: als uw bedrijf gebruikmaakt van de grootboektypen
Werkelijke waarden
en zachte verplichtingen
, werkt u de grootboekperioden en -statuswaarden voor elk grootboektype tegelijkertijd bij.Als u een grootboekperiode wilt sluiten, vergrendelt u deze geleidelijk om nieuwe journaalactiviteiten te beperken terwijl u naar de afsluiting toe werkt.
Voorbeeld: op 2 februari wijzigt u de status van de grootboekperiode van januari van
'Openstaand
' in 'Sluiting in uitvoering'
. Deze status voorkomt operationele journaalactiviteiten voor specifieke activiteiten, zoals Procurement
. U behoudt de afsluitingsactiviteit 'Salarisadministratie' als 'Openstaand'
om de salarisadministratie te verwerken op de volgende rundatum, 15 februari.Eindejaarssaldi vooruitschuiven
Voordat u het vorige grootboekjaar afsluit, kunt u journaalsaldi vooruitschuiven naar het beginsaldo van het huidige grootboekjaar. U kunt op elk gewenst moment in de sluitingstijdlijn het proces
'Eindejaarssaldo vooruitschuiven'
uitvoeren om beginsaldi voor journaals te maken of te vervangen. Deze beginsaldi in combinatie met de journaalactiviteiten voor het huidige jaar geven u de laatste cijfers wanneer u rapporteert over het huidige grootboekjaar. Voorbeeld: u voert het vooruitschuivingsproces half januari uit nadat u de status voor grootboeken van vorig jaar hebt gewijzigd in
Alleen aanpassingen
. Als u het vooruitschuivingsproces half januari uitvoert, kunt u een realistischere balans voor januari maken.U kunt de beginsaldi van Workday ook vooruit laten schuiven na voortschrijdende eindejaarssaldi.
Jaarafsluiting grootboek
Net zoals u meerdere grootboekperioden tegelijk open kunt hebben, kunt u in Workday het vorige grootboekjaar open hebben omdat u in het volgende grootboekjaar werkt. Laat ten minste één grootboekperiode open (meestal de laatste) voor een plaats om aanpassingen te boeken totdat u het grootboekjaar wilt sluiten.
Voorbeeld: u opent de grootboekperiode van januari eind december. U kunt uw journaalactiviteiten voor december geleidelijk beperken door de status van de grootboekperiode te wijzigen. Op 10 januari beperkt u de grootboekperiode tot
alleen aanpassingen
. Nadat u aanpassingen hebt aangebracht en alle perioden hebt gesloten, sluit u begin maart het voorgaande grootboekjaar. Als u een grootboekjaar wilt afsluiten, definieert u de regels voor de jaarafsluiting en voert u het jaarafsluitingsproces voor het grootboek uit. Sluit alle grootboekperioden voor het jaar voordat u het grootboekjaar kunt sluiten. Het proces:
- (Optioneel) Resterende saldi van het vorige grootboekjaar worden voor de laatste keer vooruitgeschoven naar het beginsaldo van het huidige grootboekjaar.
- Hiermee wordt de status van het grootboekjaar bijgewerkt naar'Gesloten'.
Controlelijst sluiten
Om uw afsluitingsprocedures te beheren, kunt u in Workday afsluitingscontrolelijsten maken om al uw afsluitingsstappen in de werkstroom van uw bedrijfsproces op te nemen. Op het geplande tijdstip verzendt Workday een melding om de taak naar de toegewezen medewerker te voltooien. Met behulp van een afsluitingscontrolelijst kunt u ook metriekwaarden voor afsluiting analyseren en medewerkers op elk gewenst moment aanvullende meldingen over een afsluitingsstap sturen.