Rekeningboekingsregels instellen in AP&C
- Stel rekeningsets in.
- Het domein 'Beveiliging:instellen: boekingsregels'in het functionele gebied 'Common Financial Management'. Zie Stappen: beveiligingsmachtigingen instellen.
U kunt rekeningboekingsregelsets configureren in Adaptive Planning and Consolidation (AP&C) die u aan een bedrijf kunt koppelen en kunt gebruiken om aan te geven waar financiële-transactiejournalen worden geboekt in grootboekrekeningen van het bedrijf. Elke rekeningboekingsregelset is voor een specifieke financiële transactie. Workday maakt ook gebruik van rekeningboekingsregelsets voor handmatige boekingsjournalen met:
- Handmatige journaalposten voor indirecte kosten.
- Handmatige intercompany journaalposten.
- Worktagsaldering ingeschakeld.
- Open de taak'Rekeningboekingsregelset maken'.
- Wijs eennaamtoe en geef derekeningsetop waarop u de boekingsregels wilt toepassen.
- Selecteer een boekingsregel en klik opPublicatieregel bewerkenom boekingsregels toe te voegen.
- Houd bij het invullen van de koptekst rekening met het volgende:
Optie Omschrijving Waarschuwing voor controlerekening inschakelenSchakel het selectievakje in om aan te geven dat de opgegeven grootboekrekeningen in deze boekingsregel controlerekeningen zijn.Een controlerekening is een grootboekrekening die activiteiten uit boekingstransacties bevat. Wanneer u een boekingsjournaal maakt en een controlegrootboekrekening selecteert, wordt er een waarschuwing weergegeven. U kunt de journaalregel opslaan in de controlerekening.StandaardgrootboekrekeningSelecteer een standaardgrootboekrekening voor een of meer rekeningboekingstypen.Workday gebruikt standaardrekeningen voor transacties die niet matchen met voorwaarden in een rekeningboekingsregel. Wanneer een transactie aan geen enkele voorwaarde voldoet, wijst Workday het volgende toe:- Transactie naar de standaardgrootboekrekening.
- Standaard resulterende worktags in de journaalregel.
Wanneer u de boekingsregel bewerkt, kunt u deze standaardgrootboekrekening voor elke afzonderlijke boekingsregel wijzigen.Als u geen standaardgrootboekrekening selecteert, worden transacties gemarkeerd die niet matchen met rekeningboekingsregels. Als u transacties die niet matchen met rekeningboekingsregels als fouten wilt markeren, laat u de standaardgrootboekrekening leeg. Met deze configuratie kunt u factuur- of regelfouten voor niet-matchende transacties eenvoudiger zoeken en corrigeren.Standaard resulterende worktagsSelecteer een of meer resulterende standaardworktags voor de rekeningboekingsregel.Workday past de resulterende standaardworktags toe wanneer transacties naar de standaardgrootboekrekening worden geboekt. - Houd bij het invullen van het rastermet voorwaarden voor boekingsregelrekening met het volgende:
Optie Omschrijving Evaluatievolgorde:Sorteer de voorwaarden van meest naar minst beperkend met behulp van de evaluatievolgorde. Als er 100 of meer voorwaarden zijn, kunt u prioriteit geven aan elke regel door een alfanumerieke tekenreeks in te voeren. Als twee of meer voorwaarden dezelfde tekenreeks hebben, geeft Workday willekeurig prioriteit aan deze voorwaarden.Processen met een hoog volume zijn van invloed op de prestaties bij het verwerken van rekeningboekingsregels. Om de prestaties te optimaliseren, geeft u prioriteit aan veelgebruikte rekeningboekingsregels wanneer ze geen overlappende waarden bevatten.Resulterende grootboekrekeningSelecteer een grootboekrekening om ervoor te zorgen dat Workday journalen voor transacties evalueert en naar specifieke grootboekrekeningen boekt op basis van de vraag of de transactie voldoet aan de geselecteerde criteria.Resulterende worktags- U kunt resulterende worktags die al worden gebruikt als primaire of optionele salderingsworktags niet selecteren.
- Wanneer uResulterende worktagwaardenselecteert, worden de huidige worktags op de operationele journaalregel niet overschreven.
Voorbeeld: u configureert deze worktags:- Standaardwaarden medewerker -kostenplaats 1,financiering 1.
- Kostenoverschrijving -locatie 1.
- Resulterende worktags -regio 1,locatie 2
regio 1als resulterende worktag toegepast en nietlocatie 2. Omdat ulocatie 1hebt gedefinieerd als kostenoverschrijving.VoorwaardeSelecteer voor elke voorwaarde in een vooraf gedefinieerde lijst met dimensies die zinvol zijn voor het transactietype. Voor bepaalde dimensies, zoals verschillende groepen en boekingscategorieën, kunt u een keuze maken uit een lijst met waarden die u hebt gedefinieerd. Als u'Bedrijf'selecteert als dimensie in de rekeningboekingsregels, wordt gevalideerd of de grootboekrekening geldig is voor gebruik met het bedrijf of de bedrijfshiërarchie.In Workday worden de voorwaarden van boven naar beneden geëvalueerd, waarbij het journaal voor de transactie wordt geboekt op de resulterende grootboekrekening van de eerste dimensies en waarden die overeenkomen met de regel.Voorwaarderegels voor afgeleide regels worden niet ondersteund.Voorbeeld: u boekt naar rekening A op basis van bedrijf en kostenplaats. U boekt naar rekening B op basis van hetzelfde bedrijf, dezelfde kostenplaats en een regio. Plaats de laatste, meer beperkende voorwaarde eerst. Anders boekt Workday journalen voor matching van transacties naar rekening A, de eerste match die wordt gevonden.Workday bevat alle dimensies voor de resulterende grootboekrekening en alle waarden in elke dimensie voordat Workday overeenkomt met de regel. - Klik op de knopBoekingsregel testenom te testen of transacties naar de juiste rekeningen zijn geboekt.
- Als u een of meer beschikbare dimensies van de boekingsregel wilt testen, selecteert u waarden die een transactie moet bevatten.Op basis van de boekingsregelvoorwaarden geeft Workday de grootboekrekening en worktag weer waarnaar transacties met de ingevoerde waarden worden geboekt.Voorbeeld: in de boekingsregelvoor opbrengstenmaakt u een regelvoorwaarde die vereist dat transacties met de opbrengstcategorieProductnaar de rekeningProductopbrengstenworden geboekt.
Workday gebruikt de boekingsboekingsregel om het volgende te bepalen:
- De standaardgrootboekrekening om de journalen te boeken.
- De standaard resulterende worktag die op de journaalregel wordt geboekt voor specifieke operationele transacties.
Workday gebruikt de voorwaarden van de boekingspostregel om te bepalen welke:
- Resulterende grootboekrekeningen die moeten worden geboekt voor debet- en creditrekeningen.
- De resulterende worktags zijn van toepassing op de journaalregelpost.
Voor optimale prestaties geldt het volgende wanneer u meer dan 100 resulterende grootboekrekeningen op één rekeningboekingsregel overschrijdt:
- Hiermee wordt de knopVoorwaarde toevoegenweergegeven, zodat u één voorwaarde tegelijk kunt toevoegen.
- Hiermee kunt u boekingsvoorwaarderegels afzonderlijk bewerken en verwijderen.
U maakt een boekingsregel voor
een uitgaverekening
om de waarde van de inkoop van een item vast te leggen. U maakt ook een boekingsregel voor crediteurenrekeningen
om de waarde van crediteuren bij te houden.Wanneer u een leveranciersfactuur verzendt, verwerkt Workday de rekeningboekingsregels om de
uitgaveregel
te debiteren en de crediteurenregel
te crediteren.(Optioneel) Als u een regelset wilt bijwerken, opent u het rapport
'Rekeningboekingsregelset weergeven'
. Voor een geselecteerde regelset kunt u:
- Bewerk de naam van de rekeningboekingsregelset.
- Bewerk de standaardgrootboekrekening.
- Bewerk de boekingsregel.
- Test de bewerkte boekingsregel.