개념: 문서 리뷰 단계
문서 리뷰
단계 유형을 사용하면 비즈니스 프로세스를 사용하여 근무자에게 문서를 배포할 수 있습니다. Workday 비즈니스 프로세스를 통해 배포된 모든 문서에는 유효일이 지정됩니다. 예: 문서는 근무자의 최초 입사일을 기준으로 유효합니다. 2022년에 대한 문서의 첫 번째 버전과 2023년 1월 1일에 유효한 두 번째 버전을 업로드합니다. Workday는 2022년에 채용된 근무자가 2023년에 문서를 조회하는 경우에도 문서의 원본 버전을 표시합니다.
문서 리뷰 재개시
태스크(System 기능 영역의Business Process Administration
도메인에 대해 보안이 설정됨)를 사용하여 진행중 또는 실패 상태의문서 리뷰
단계를 재개시할 수 있습니다.전자서명 통합에 대해 대기 중인
문서 리뷰
단계가 구성된 비즈니스 프로세스의 관련 액션으로 이 태스크를 선택하십시오. 그런 다음문서 리뷰
단계를 선택하여 문제를 해결합니다. 이 태스크는 다음을 수행합니다.
- 완료된 전자서명을 취소하고, 전자서명 제공자 서버에서 문서에 대한 링크를 비활성화하고, 전자서명 제공자 서버에서 해당 단계의 문서를 취소합니다.
- 문서를 전자서명 제공자 서버로 재전송하고 첫 번째 서명 그룹부터 통합을 다시 시작합니다.
Workday에 문서 추가
문서 생성
태스크를 사용하여 Workday에 문서를 추가합니다. 이 태스크를 통해 다음을 수행할 수 있습니다.
- 문서를 첨부파일로 직접 업로드합니다.
- 동적으로 생성된 문서의 템플릿을 생성합니다.
- 외부 사이트의 문서에 링크합니다.
- 외부 사이트의 콘텐츠 및 URL이 최신 상태인지 확인합니다.
개인 식별 정보(PII)를 처리하는 데 첨부파일을 사용하지 않는 것이 좋습니다. 첨부파일은 완전삭제할 수 없습니다.
문서 리뷰
단계마다 여러 개의 정적 문서와 생성된 문서 1개를 배포할 수 있습니다.비즈니스 프로세스 정의에서
문서 리뷰
단계를 구성하고첨부파일 필수
옵션을 활성화하면 해당 단계에 문서가 필요합니다. 문서리뷰
단계에서 문서가 추가되고 이벤트가 완료, 취소 또는 무효화되면선택하여 첨부파일을 관리할 수 있습니다. 비즈니스 프로세스 관리자가 문서를 제거할 수 있습니다. 그러나 문서가 필요한 경우 비즈니스 프로세스 관리자가 문서를 대체할 다른 문서를 추가해야 합니다.Workday에서는 다음을 수행할 수 있습니다.
- 문서에 대해 근무자로부터 확인 또는 전자서명을 받습니다.
- 근무자가 문서를 Workday에 업로드하도록 활성화하거나 요구합니다.
- 문서를 리뷰할 수 있는 시점을 결정하는 조건을 추가합니다.
- 비즈니스 프로세스의 문서 상태에 대해 보고합니다.
- 비즈니스 프로세스의 전체 프로세스 레코드에 있는문서탭에서 업로드된 모든 문서를 조회합니다.
근무자가 업로드한 문서는 근무자가 전자서명하고 배포 비즈니스 프로세스가 근무자와 관련된 경우에만 근무자 관련문서 파일에서 사용할 수 있습니다. 예:
채용
,온보딩
및휴직 신청
전자서명 받기
전자서명 통합 유형을 사용하지 않고 문서를 전자서명하면 다음 정보가 수집됩니다.
- 문서 리뷰단계를 제출한 근무자
- 내 태스크 태스크를 제출한 일시
확인을 위해
문서 리뷰
단계에서 Adobe를 통해 문서에 서명하려고 할 때 .edu 및 기타 학교 발급 도메인으로 끝나는 이메일 주소로 인해 문제가 발생할 수 있습니다. 서명자가 문서에 액세스하거나 문서에 서명할 수 없는 경우, 다른 계정 이메일 주소를 제공하거나, Workday 외부에서 문서에 서명하고 수동으로 문서를 처리하는 것이 좋습니다.리포트 출력 포함
문서
프롬프트에서 커스텀 또는 표준 리포트를 선택하여문서 리뷰
단계의 일부로 리포트 출력을 포함할 수 있습니다. 문서 리뷰
단계마다 리포트 출력 유형 문서를 하나만 선택할 수 있습니다. 리포트 출력 유형 문서를 선택하는 경우 리포트 조건, 출력 유형 및 리포트 출력 공유 옵션을 선택할 수 있습니다. 리포트 태그를 선택하고 리포트에 대한 접근 권한이 있는 시스템 사용자를 지정하여 리포트 출력을 생성할 수도 있습니다.리포트와 함께
문서 리뷰
단계를 구성하고 다음 중 하나를 수행할 때실행 계정 사용자
탭에서 시스템 사용자를 지정하여 리포트 생성에 대한 올바른 접근 권한을 제공합니다.
- 이 단계를 후보자 본인 시큐리티 그룹으로 라우팅합니다.
- 전자서명 통합 유형을 사용합니다.
리포트 출력을 제약조건이 있는 시큐리티 그룹의 다른 사용자와 공유할 수 있습니다. 비즈니스 프로세스가
문서 리뷰
단계에 도달하면문서 리뷰
단계에서 수신자의 권한을 사용하여 리포트가 실행됩니다. Workday는 결과 문서를 수신자의 근무자 관련문서 파일에 저장합니다.문서 리뷰
단계에서 구성한 시큐리티 그룹에 속하는 인증된 사용자는 수신자가 다음을 수행할 때 수신자의 근무자 관련문서 파일에 있는 리포트 출력에 액세스할 수 있습니다.
- 리포트 출력을 확인하거나 서명합니다.
- 비즈니스 프로세스 이벤트의 제목입니다.
문서
탭에 액세스할 수 있습니다.거절된 문서를 리디렉션하는 문서 리뷰 단계 구성
Workday에서는 특정 비즈니스 프로세스에서만
문서 리뷰
단계를 리디렉션할 수 있습니다. 이러한 비즈니스 프로세스의 경우 사용자가문서 리뷰
단계를 거부하도록 설정할 수 있습니다. 사용자가 동의를 거부하면 Workday는 리뷰를 위해 구성된 시큐리티 그룹으로 문서를 리디렉션합니다. 리뷰어가 문서를 다음 단계로 이동할지 아니면 재작업을 위해 이전 단계로 돌려보낼지를 선택합니다. 예: 오퍼 레터 또는 고용계약 변경비즈니스 프로세스 구성 옵션
리포트를 사용하여 비즈니스 프로세스에서문서 리뷰
단계의 리디렉션을 활성화하는지 확인합니다.Adobe Sign을 통한 전자서명을 사용하는 문서 리뷰 단계 구성
전자서명 통합 유형
으로Adobe Sign을 통한 전자서명을
선택하여문서 리뷰
단계에서 Adobe Sign용 문서를 구성할 수 있습니다. Adobe의 데이터 보존 기간은 Workday와 별개입니다. 유보 기간을 최소 6주로 설정하는 것이 좋습니다. 그렇지 않으면 보존 기간이 만료될 때 문서가 Adobe 스토리지 클라우드에서 완전삭제되어 Workday에서 더 이상 검색할 수 없게 됩니다.Adobe Sign용으로 구성한 문서에는 조건 규칙을 추가할 수 없습니다.
위임할 수는 없지만 Adobe Sign을 사용하도록 구성된
문서 리뷰
단계를 재지정할 수는 있습니다. 이 단계는위임되지 않은 비즈니스 프로세스 태스크
리포트에서 조회할 수 있습니다.Adobe Sign을 사용하도록 구성된
문서 리뷰
단계를 재지정하는 경우:
- Workday는 초기 피지정자의 내 태스크에서 내 태스크를 제거하고 해당 서명 URL을 비활성화합니다.
- Adobe에서 신규 담당자의 서명 URL을 생성합니다.
- Workday는 새로 생성된 서명 URL을 사용하여 내 태스크 항목을 신규 피지정자의 내 태스크에 추가합니다.
- Workday는 신규 피지정자가 문서에 서명하는 경우 해당 문서의 서명자로 반영하도록 전체 프로세스 레코드 및 근무자 관련문서 파일을 업데이트합니다.
- Workday는전자서명 상태 확인태스크에서 초기 피지정자를 새로운 피지정자로 대체합니다.
서명 그룹의 모든 역할이 미지정 상태인 경우 태스크를 재지정할 수 없습니다. 역할을 지정한 후
문서 리뷰 재개시
태스크에 액세스하여 프로세스를 재시작합니다. 문서 리뷰 재개시를
실행한 후에는 재지정이 유지되지 않습니다. Workday는 태스크를 초기 담당자의 내 태스크로 반환합니다.태스크를 재지정하는 모든 사용자는 Workday에 이메일 주소가 있어야 합니다. 이 단계에서 2명 이상의 서명자가 이 이메일 주소를 사용할 수 없습니다. 다음 태스크는 재지정할 수 없습니다.
- 여러 번
- 이미 해당 단계의 서명 그룹에 속한 사용자
- 해당 단계의 이전 서명 그룹에 속한 사용자
- 사용자가 서명했지만 아직 문서를 제출하지 않은 경우
Adobe Sign용으로 구성된
문서 리뷰
단계를 수동으로 진행하면 Workday는 서명 URL을 비활성화하고 Adobe를 통해 문서를 취소합니다.테넌트 설정 편집 - 비즈니스 프로세스
태스크에서문서가 취소된 경우 전자서명 대기 중인 문서 제거
옵션을 선택하면 Workday가 Adobe 서버에서 문서를 제거합니다.Adobe Sign용으로 구성된
문서 리뷰
단계를 지나 비즈니스 프로세스를 수동으로 완료 단계로 이동하면 Workday가 문서를 Adobe 서버로 전송하지 않으며 Adobe에서 서명 URL을 생성하지 않습니다.Adobe Sign을 사용하여 문서에 전자 서명하면 Adobe는 서명 로그에 IP 주소를 저장합니다.
단일 문서 리뷰 단계에 여러 문서가 있는 경우 Adobe Sign을 사용하여 각 문서에 전자 서명할 수 없습니다.
관리자가 여러 파일을 업로드하여 하나의 배포로 전송하는 경우 Adobe Sign 구성에 따라 파일이 병합될 수 있습니다. 즉, 단일
문서 리뷰
단계에서 여러 문서를 구성하는 경우 일련의 마지막 문서(서명 시 표시됨)에만 전자서명이 추가됩니다. 각 페이지에 서명을 추가하려는 경우, 서명이 필요한 모든 문서에 서명이 있도록 단계의 모든 문서에 Adobe 서명 태그를 추가하는 것이 좋습니다(자세한 내용은 텍스트 태그와 관련된 Adobe Sign 설명서 참조). Adobe Sign은 하나의 트랜잭션에서 여러 문서에 서명하는 것과 관련된 다양한 구성 옵션을 제공합니다. 이 기능에 대한 자세한 내용은 Adobe 설명서를 직접 참조하십시오.후보자를 근무자와 병합할 때 후보자에게 대기 중인
문서 리뷰
태스크가 있는 경우,전자서명 통합 유형
으로Adobe Sign을 통한 전자서명을
사용하면 대기 중인문서 리뷰
태스크가 제거됩니다. 병합 후에는문서 리뷰
태스크를 사용하여 단계를 다시 추가하는 것이 좋습니다.DocuSign을 통한 전자서명을 사용하기 위한 문서 리뷰 단계 구성
전자서명 통합 유형
으로DocuSign을 통한 전자서명을
선택하여문서 리뷰
단계에서 DocuSign을 구성할 수 있습니다.DocuSign을 통한 전자서명을 위해 구성한 문서에는 조건 규칙을 추가할 수 없습니다.
DocuSign을 통한 전자서명이 구성된
문서 리뷰
단계가 있는 비즈니스 프로세스를 위임할 수 있습니다. 위임된 사용자는 내 태스크 알림을 수신하고 계정을 전환할 수 있지만 문서에 서명할 수는 없습니다.예를 들어 매니저는 내 태스크에서
문서 리뷰
단계에 DocuSign을 통한 전자서명이 구성되어 있고 처리 대기 중인 근무자로 계정을 전환할 수 있습니다. 매니저는 내 태스크 항목을 조회할 수 있지만 문서에 서명할 수는 없습니다.DocuSign에 대해 구성된
문서 리뷰
단계를 지나 비즈니스 프로세스를 수동으로 완료 단계로 이동하면 DocuSign 서버로 문서가 전송되지 않으며 DocuSign에서 서명 URL이 생성되지 않습니다.