概念: 調達から支払までのインテグレーション

調達から支払までのインテグレーションにより、 Workday VNDLY と同居している外部の調達システムに対する会社の外部ワークフォースの支出を公開先、レポートを作成することができます。予算、 SOW 、ワーク オーダーのデータの交換は、VNDLY と調達システムの間でデータと情報を交換する調達システムに依存しない API を介して行われます。これらの API は、システム間での直接的なAPIコネクションではなく、データ共有を目的として設計されています。

システムに依存しない API は、シンプルなミドルウェア プロセスに依存します。これにより、VNDLY と調達システムの間で交換されるデータが正確にフォーマットされ、互換性が確保されます。このミドルウェアは、一貫性のあるインテグレーションを提供し、調達業務を円滑化し、調達システム全体でデータを管理できるようにします。

API を使用するには、まず会社を設定する必要があります。次を参照してください。ステップ: 調達から支払までのインテグレーションの会社設定の設定 -

プロセスの各ステップの詳細については、以下のセクションを参照してください。

インテグレーションプロセスを効率化するために、既存のインポートされたコスト オブジェクトを使用したり、請求コード テーブルをインポートしたりすることができます。既存のインポートされたオブジェクトまたはテーブルを使用すると、請求コードのフィールドと設定を VNDLY にインポートし、調達システムの設定に直接マッピングできます。アップロードが完了すると、ジョブおよびワーク オーダー フォームで請求コード フィールドが使用可能になります。

"請求コード定義" のインポートにアクセスするには、

"その他" > "会社の設定" > "時間管理と請求" > "請求コード" に

アクセスします。

ジョブまたはSOWを作成する際、リソース マネージャは VNDLY の

求人フォーム "

請求コード コスト割当"

でインポートされた請求コードから選択できます。これにより、従業員のオンボーディング時に、関連付けられたすべてのワーク オーダーが対応する請求コードを使用できるようになります。

リソースマネージャはVNDLY でジョブまたはSOWを作成する際に、ジョブまたはSOWに複数の請求コードを追加できます。複数の請求コードが単一のジョブまたはSOWに割り当てられている場合、マネージャは各請求コードについて、

職務フォーム

の配分パーセントまたはSOWの通貨額を設定できます。マネージャはポジションの数とジョブの期間 () を入力できます。また、予算を修正することができます (有効になっている場合)。

ジョブがアクティブな場合、ベンダーは候補者に応募を取り、応募者を面接することができます。この時点で、 SOWまたはワーク オーダーは承認または却下されるまで、今後の編集がロックされます。ジョブ候補者のページおよび VNDLY のワーク オーダー ページの

"リビジョン ステータス

"通知に

、承認待ちの "購買リクエスト済"

が表示されます。

ジョブがパブリッシュされ、従業員が承認し、内定が提示されると、ワーク オーダーのステータスが

"オンボーディング可能"

に設定されます。このステージ ()には、イベント/変更フィードバックAPIでAPIイベントが使用可能です。これらのイベントを使用して、購買調達依頼を作成できるようになったことを調達システムに示すことができます。

調達システムからの調達調達依頼のステータスは "アクティビティ" ログで確認できます。調達調達依頼がリクエストされたことを示すため、調達プロセス全体でステータスを追跡できます。

イベントAPI は次のものを返します。

id

購買調達依頼リクエストに関連付けられたワーク オーダーの。使用可能

id

ワーク オーダー詳細APIをクエリーし、ワーク オーダーに関連付けられた予算と請求コードの詳細を返します。

ワーク オーダーの請求コードに対してタイムシートと請求書を送信できます。このプロセスにより、労務費と経費を正確に追跡できるようになり、請求と支払のワークフローが効率化されます。次を参照してください。例: 調達システムのカスタム請求書レポートの作成 -

VNDLY Custom Reports API は、請求書の確認と承認に必要な請求書の詳細を調達システムがクエリーできるようにするために使用されます。時間の入力時および送信時に、従業員の

タイムシート サマリ

に請求コード情報が自動入力されます。

API を使用して、承認待ちの請求請求書のリストを取得できます。その後に、API を使用して請求書ステータスを調達システムから確認済または承認済として取得できます。これらのアクションにより、請求書のアクティビティ ログが更新され、調達システムから提供された請求書ステータスがユーザーに通知されます。

参照 IDを使用して、請求書を調達システムと追跡し、同期できます。

invoice_request_ref_id

現在の実装では、VNDLY カスタム レポートAPIを使用して請求書の詳細を取得します。次を参照してください。例: 調達システムのカスタム請求書レポートの作成 -

標準の請求書無効化プロセスは調達から支払までのインテグレーションに対応していますが、自動化されたプロセスではなく手動プロセスのままです。請求書のステータスが常に一致するようにするには、請求書をまず VNDLY で無効化してから、調達システムで却下されるようにしてください。

VNDLY ユーザー インターフェイスを使用して、請求書を無効化できます。請求書が無効になると、"請求書" > "請求書の詳細" データセットと "ステータス" フィールドを使用して、カスタム レポートAPI を使用して照会することができます。これにより、調達請求書ステータスを適宜更新し、両方のシステムを同期されたままにすることができます。

ワーク オーダーの更新は、請求コードの予算に影響する可能性があります。ワーク オーダーの修正版は、予算の整合性を確保するために、調達システムによって承認または却下される必要があります。ワーク オーダーのリクエストのステータス (

承認待ち、確認済、承認済、または却下済

) は、ワーク オーダー アクティビティ ログに反映されます。

発注変更リクエストのリストは、イベント/変更フィードバックAPIを使用して利用できます。

ワーク オーダーのリビジョン リクエストが行われると、調達システムがリクエストを承認または却下するまで、ワーク オーダーはリビジョンできなくなります。これにより、システムと調達システムの間の同期が確保されます。APIエンドポイントは、ワーク オーダーの更新の確認、承認、却下に使用できます。