概念: 学資援助出席プラン
学資援助出席ステータス プランを使用して、コースに登録する前でも、学生の出席予定を見積もることができます。これらは、以下の場合にどの情報を使用するかを決定するのに役立ちます。
- 出席コストの計算。
- 学生報奨のパッケージ化
- その他の学資援助プロセスの実行。
学生の学資援助出席プランの情報は、主プログラム (POS) とその学術系および学資援助ポリシーから取得されます。学生が複数の学業レコードを持っている場合、Workday は学生のレポート レコードの主 POS を使用します。
学資援助期間レコード
出席プランの行は、学資援助期間レコード (FAPR) として参照されます。FAPR には、学術期間における学資援助の処理に使用される次のような学資援助データが含まれています。
- ロード ステータス
- クラス ステータスの詳細。
- 学資援助の学術年度タイプ
同じ日付の FAPR を複数持つことはできません。 例: 学生は、両方の期間に 8 月 1 日が含まれている場合に、その両方の期間に対して FAPR を取得することはできません。
学資援助出席プランの作成
以下の学資援助出席プランが自動的に作成されます。
- 専攻プログラムの申告時。
- 学生 (専攻プログラムに入学する場合)。
学生に出席プランがない場合は、夜間ジョブ オーケストレーション中に "
出席ステータスのリフレッシュ"
ジョブが実行されると、出席プランが作成されます。 学生の開始予定日を使用して出席ステータス プランが作成され、次の条件が満たされた場合、出席ステータス プランに学術期間が追加されます。
- 学術期間の標準開始日時点で、学生の主 POS ステータスは次のいずれかになります。
- 進行中
- 休職・休業
- 完了待ち
- 以下のいずれかを実施します。
- 学術期間が完了予定日より前であるか、完了予定日を含んでいる。
- 学生に、学術期間に対する登録、資金提供者契約、放棄、または ISIR トランザクションがあるとします。
- 登録には、"未登録" ステータスで登録解除されたコースが含まれます。
- ISIR 取引の場合、その ISIR 取引に関連付けられた学資援助奨学金の年度のすべての学術期間が追加されます。例: 学生に、2022 年から 2023 年の学資援助奨学金の年度に対する ISIR トランザクションがあるとします。この年度は 4 つの学術期間で構成されます。学生の出席プランには 4 つの学術期間すべてが含まれます。
学生に将来の日付のレポート レコードが変更された場合、そのレコードの学期も作成されます。例: ある学生は、同じ機関において、2020 年初中に大学の POS を完了し、2020 年初に大学の POS を開始する予定であるとします。以下の学生期間が作成されます。
- 2020 年までの大学教員期間
- 2020 年初から始まる研究学術期間。
学生の最初の報奨年度における学術期間の "
入力期間
" 列に "はい"
が自動入力されます。学資援助出席プランのリフレッシュ
登録、学習プログラム、またはその他のイベントの変更が学生の学資援助に影響する可能性がある場合、"夜間ジョブ オーケストレーション" 中に "出席
ステータスのリフレッシュ" ジョブが実行されると、出席ステータス
プランにリフレッシュのフラグが立てられます。このジョブは他の夜間プロセスと統合され、下流プロセスに正確かつ最新の勤怠プラン情報が反映されるようにします。任意で、以下のレポートを使用して、夜間ジョブ オーケストレーション以外の個々の学生に対して
"出席ステータスのリフレッシュ
" ジョブを実行することもできます。
- 応募者別の学生の学資援助プロセスの実行
- 学生による学生の財務サービス プロセスの実行
リフレッシュの理由に応じて、勤怠プラン全体または一部のみがリフレッシュされます。
リフレッシュの理由 | 出席ステータスの更新 |
|---|---|
学生の主 POS、POS ステータス、またはレポート レコードの変更 | 勤怠プラン全体がリフレッシュされます。
ユーザーのセキュリティ権限も更新され、学生の学資援助レコード、学資援助期間レコード、学資援助データには、対応する学術系ユニットおよび学術レベルに対してセキュリティ保護されたユーザーのみがアクセスできるようになります。 学生の報告レコードが学期の途中で変更された場合に出席プランをリフレッシュした場合、その学生の学資援助情報にアクセスできるユーザーに対する変更は次の学期の開始時に有効になります。Workday では以下のことを推奨しています。
|
学生に登録、成績評価、学内監査、または単位移行のイベントがあるとします。 | 以下がリフレッシュされます。
|
ISIR をインポートし、学生資金提供者契約を作成するか、学生のペナルティ対象外を記録し、トランザクションが発生するアカデミック期間がまだ出席プランに含まれていない。 | 学術期間が出席プランに追加されます。 |
学術期間の標準開始日時点で、学生の主 POS ステータスは次のいずれかになります。
さらに次のどちらかを行います。
| 学術期間が出席プランに追加されます。 |
学生の完了予定日が後ろになります。 | 以下の場合を除き、出席プランの学術期間は非アクティブになります。
|
学術系カレンダーにおける学生の主 POS の変更。 | 新カレンダーの学術期間と重複する旧カレンダーの学術期間は非アクティブになります。 |
学生の完了予定日を遡って変更し、異なる学術系カレンダーの POS に切り替えました。 | 学資援助期間レコードで不要になった支払がある場合を除き、出席プランに学資援助期間レコードが再構築されます。 |
学生の学業レコード ステータスが非アクティブになる。 | 学生が非アクティブになった日付より後の学術期間は非アクティブになります。 |
出席ステータスをリフレッシュした結果、FAPR が非アクティブになり、その理由を把握したい場合は、カスタム レポートを作成して、"Student の非アクティブ化可能なステータス" を表示します。
非アクティブ化可能なステータス | 理由 |
|---|---|
カレンダーの変更 | 学生が別の学術系カレンダーの研究プログラムに切り替えた。 |
非アクティブ | 学生の学業レコード ステータスが非アクティブになる |
入学予定者 | 応募者が専攻プログラムに入学した。 |
期間完了 | 学生の専攻プログラム レコードにある学術期間の完了日の日付に達しました。 |
専攻プログラムの変更 | 学生の専攻プログラムに変更がある。 |
再パッケージング | 学生の学資援助パッケージの結果が不正確になり、新しい学資援助パッケージが作成されました。例: 学生の報奨の資格が変更された場合。 |
Workday システム | 学資援助期間レコードは、変換のために非アクティブ化されました。 |
専攻プログラムとカレンダーの変更
学生がラーニング プログラムを変更し、新 POS と旧 POS のカレンダーが整合していない場合、旧 POS の学術期間の終了日と新しい POS の学術期間の開始日の間にギャップが生じる可能性があります。このような差異に対応するために、FAPR における元の POS の学術期間終了日が延長されます。
例: 学生の現在の POS では、四半期のカレンダーを使用しています。"クォート" の学術期間は 5 月 30 日に終了します。夏に POS を、カレンダーを使ったものに変更します。夏期学期の学術期間は 6 月 5 日に始まります。時間的な差異を補充するために、元の POS の FAPR では、"補充" という学術期間の終了日が延長されます。
Workday では、学術期間の重複や、学術期間内のカレンダー変更はサポートされていません。そのような状況では、学生の出席ステータス プランで予期しない結果が生じる可能性があります。