設定の考慮事項: 学生の予約
このトピックの内容を、学生の予約の設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
学生の予約機能では、学生が Workday を使用してアドバイザーとの予約をスケジュールできます。カウンセラーやアドバイザーなどのスタッフ メンバーは、スケジュールと空き状況を Workday で作成および管理できます。人材監督組織またはオープン オフィス スタッフは、Workday 提供のおよびカスタム レポートで役職関連の現在および履歴データを表示できます。
業務上のメリット
学生が修了できるかどうかは、アドバイザーとの頻繁な連携、および連絡先の適切なアドバイザーを把握することによって決まります。Workday Student を使用している機関が、他の予約アプリケーションを使用している可能性があります。その結果、以下のようになります。
- 学生は、異なる教育機関で採用されている異なる役職プロセスに対処する必要があります。役職のスケジュールや作業に一貫性がない。常に、自分の特定のニーズを満たす相手を見つけることができるわけではありません。
- スタッフ メンバー (講師とアドバイザー) は、複数のソースからデータを取得して、管理作業を行っています。
- 機関に報告機能がないか、機能していない。
- 学生がアドバイザーに予約をリクエストするための便利なタスクを提供します。外部受講者は、ニーズやスケジュールの希望に基づいて、最適なアドバイザーを選択できます。
- 必要に応じて、アドバイザーが学生に予約をリクエストするタスクを提供します。
- 質問票を使用して、赴任/出向の目的について学生からより多くの情報を収集できるようにします。質問票は、アドバイザーが準備できるようにコンテキストを提供することもできます。
- 予約データを学生プロファイルおよび Workday 内のその他の学生情報と統合して保存します。
- アドバイザーの組織の休日、休暇、指導スケジュールを取得する。
- アドバイザーとスタッフが Workday で生成されたレポートを表示したり、予約データを使用して独自のカスタム レポートを作成したりできるようにします。この履歴データから、役職の傾向についての重要なインサイトを得ることができます。いくつかの傾向としては、学生がアドバイザーとミーティングを行う頻度、学生が最も支援を必要とする予約カテゴリ、アドバイザーの空き状況などがあります。
ユース ケース
学生は予約タスクとレポートを使用して以下を行うことができます。
- 役職をスケジュールまたはキャンセルする。
- ニーズに基づいて適切なアドバイザーを見つける。
- アドバイザーの空き状況の表示。
- 過去の予約、今後の予約、キャンセルされた予約を表示する。
アドバイザーは、Workday のタスクとレポートを使用して、以下を行うことができます。
- 学生の代わりに予約を申請する。
- 所属するさまざまな機関に対してスケジュールを設定し、空き状況を管理する。
- 現在および今後の役職を管理および表示する。
- 休日、休暇、クラス スケジュールなど、使用不可時間をブロックする。
- 学生を入社辞退として選択します。
- 学生の保留を解決する (保留の解決方法がアドバイザーとのミーティングである場合)。
バックグラウンド マネージャは、以下を実行できます。
- 待機時間、予約理由、予約漏れなどの分析を追跡するレポートを作成して表示する。
- 担当するスタッフのスケジュールを個別に表示するか、カスタム レポートですべて表示する。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
誰が役職をリクエストできるようになりますか？ | 学生は自分自身の予約をリクエストできます。学生が自分自身の予約をリクエストする場合は、 "Student as Self" グループがビジネス プロセスを開始できることを確認してください。
他のセキュリティ グループは、学生の代わりに予約をリクエストできます。アドバイザー、カウンセラー、講師として機能するすべてのセキュリティ グループがビジネス プロセスを開始できることを確認します。 |
どのグループが予約を管理できるようになりますか？ | カウンセラー、アドバイザー、講師のロールを持つグループは、予約スケジュールを作成し、適宜管理できます。 |
その教育機関ではどのような予約カテゴリと理由を提供していますか？
赴任/出向のカテゴリと理由を作成および管理できるのは、どのグループですか？ | 教育機関が提供するさまざまなサービスに対して予約カテゴリ タスクを設定します。例:
カテゴリは各機関によって異なります。カテゴリはいくつでも作成できます。また、教育機関の教育水準に固有のカテゴリを作成することもできます。 |
各種アドバイザーは、どの予約カテゴリで使用できますか？
各カテゴリにはどのような理由が含まれますか？ | 学生が適切なアドバイザーから予約を確実に行えるように、アドバイザーは特定のカテゴリおよび理由に予約時間を設定できます。学生が特定の予約をリクエストすると、その予約カテゴリを提供するアドバイザーのみが表示されます。
各カテゴリで理由を作成できます。上位学術機関の下にある教育機関の理由を作成できます。教育水準に固有の理由を作成することもできます。 |
各予約カテゴリの期間はどのくらいになりますか？ | 予約カテゴリを作成するときに、期間を入力できます。
アドバイザーには、期間を更新する権限があります。 |
質問票を使用しますか？
質問票の回答をスタッフが閲覧できるように設定しますか？ | 学生がアドバイザーとミーティングを行う前に、詳細情報を取得できるアクション ステップとして質問票を含めることができます。質問票は、役職後のフィードバック サーベイとしても使用できます。
ビジネス プロセスの質問票を、カテゴリまたは理由の条件として設定できます。例: 海外のアドバイジング カテゴリには、予約前に学生に質問票を記入するよう要求する理由がある可能性があります。 |
承認が必要となるのは、どの役職ですか？ | ビジネス プロセス全体で任意の承認ステップを設定し、スタッフ メンバーまたは学生に送信できます。
また、役職ビジネス プロセスで条件ルールを作成することもできます。例: キャリア ファイリングの予約に承認が必要になります。 アドバイザーが予約申請のキャンセル、却下、または差戻しを行えるようにするには、その権限がアドバイザーに割り当てられていることを確認してください。スケジュールされていない場合、これらのオプションは予約申請に表示されません。 |
学生とアドバイザーが予約をキャンセルできるようにしますか？ | アドバイザー、カウンセラー、講師として機能する学生とすべてのセキュリティ グループが、 "学生の予約のキャンセル" ビジネス プロセスを開始できることを確認します。 |
予約と予約の間にバッファタイムを必要としますか？予約リクエストにリードタイムを使用しますか？ | アドバイザーは自分のスケジュールを管理できます。必要な数だけスケジュールを作成できます。詳細なスケジュールと一般的なスケジュールの両方を作成できます。例: 月曜日から木曜日までのスケジュールを作成して、特定のカテゴリおよび理由の学生とミーティングを行うことができます。また、金曜日の午前 8 時～午前 10 時までは、一般的な目的で別のスケジュールを作成できます。
アドバイザーは、スケジュールの上書きを使用して予約リクエストのリードタイムを作成できます。担当者はオフの時間をブロックすることもできます。これは、予約を行う学生には表示されません。 |
休暇をブロックしますか？ | アドバイザーは、指導スケジュールと休暇を設定できます。また、対応できない時間をブロックすることもできます。 |
特定の勤務地と形式による役職を使用しますか？ | アドバイザーは、選択可能な各予約の場所 (特定のキャンパスなど) と、予約の形式 (対面、電話、バーチャルなど) を指定できます。 例: MW の場所 A での空き状況、金の場所 B での空き状況、および RT のバーチャル予約。 |
特定のタイプの学生の保留を解決するために、予約を使用しますか？ | 学生が自分の要件を満たしていない場合、または未処理の残数がある場合は、学生の保留を学生に適用できます。 アドバイザーとの面談が必要なため、学生に対して保留を適用できます。予約後に学生の保留を解除するようにビジネス プロセスを設定できます。 Workday には、予約ビジネス プロセスに学生の保留の削除アクション ステップを追加するオプションが用意されています。 |
学生、アドバイザー、スタッフはどのように予約を表示できますか？ | Workday には、役職用の組み込みレポートとレポート フィールドがあります。学生、アドバイザー、スタッフの監督者向けのレポートを提供しています。
次のカスタムダッシュボードを作成することもできます。
|
推奨事項
- すべての学生が使用できる汎用的な予約カテゴリをいくつか作成します。この設定により、学生が他の部門のアドバイザーとのミーティングを制限しません。例: 専攻の変更を検討している学生が、アカデミック カウンセラーとして別の部門のアドバイザーとのミーティングをリクエストしている場合。
- 以下のセキュリティ グループを設定して、スタッフ メンバーと学生に予約の承認、キャンセル、取消の権限を付与します。
- 社員 (セルフ)
- 臨時従業員 (セルフ)
- Student (セルフ)
- 社員および機関の休日カレンダーを設定します。
- Workday の教育スケジュールを設定します。
- 条件ルールを使用してルーティングを管理する。
- 一部の役職カテゴリに対するセキュリティ グループの作成を検討してください。例: 入国手続きの問題についてディスカッションしようとしている学生。
要件
影響はありません。
制限事項
影響はありません。
テナント設定
影響はありません。
セキュリティ
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
Manage: Student Appointments
| アドバイザーが自分の予約スケジュールと空き状況を管理および表示できます。また、学生が予約に出席したかどうかを選択することもできます。アドバイザーは、役職カテゴリと理由も表示できます。 |
Manage: Student Appointment Staff
| オフィス マネージャとスタッフ監督者が、自分の担当するスタッフがスケジュールした予約を管理および表示できます。 |
Reports: Student Appointments
| アドバイザーが自身の過去および将来の役職を表示できるようになります。 |
Reports: Student Appointment Staff
| オフィス マネージャとスタッフ監督者が、自分の人材配置データを表示できるようにします。カスタム レポートを作成して、学生の予約に関連するスタッフ アクティビティを表示することもできます。 |
Self-Service: Student Appointments
| 学生が自分の役職をリクエストおよび表示できるようにします。 |
Set Up: Student Appointments
| 自分の教育機関の役職カテゴリと理由を設定できます。また、この Web サービスを使用して、役職カテゴリと理由の取得や作成を行うこともできます。 |
(任意) 質問票の作成、配布 、および 質問票の結果
| 質問票を作成および管理できます。
"Questionnaire Results" ドメインを使用すると、回答とサーベイ結果を表示できます。セグメント セキュリティを使用して、質問票と回答へのアクセスを制限できます。 |
ビジネス プロセス
以下のビジネス プロセスによって、この機能を設定できます。
- 学生の予約のリクエスト
- 学生の予約のキャンセル
開始を許可するセキュリティ グループ、承認の管理、キャンセルの管理などを行うセキュリティ グループを設定します。転送予約を管理する条件を追加できます。質問票を条件としてまたはサーベイに対してビジネス プロセスに設定できます。
レポート
レポート | 考慮事項 |
|---|---|
My 学生の予約の表示
| 学生が自分の過去の予約、キャンセル済み、および今後の予約を表示できるようにします。 |
学生の予約の表示
| アドバイザーとカウンセラーが、過去の予約、キャンセル済みの予約、および今後の予約を表示できるようにします。 |
学生の予約可能状況の表示
| 学生の管理者とスタッフ マネージャが、スタッフ別の学生の予約を表示できるようにします。 |
"Student Appointments"
データ ソース (セキュリティ権限は "Reports: Student Appointments"
ドメイン) を使用でき、以下のフィルタが含まれます。
- 将来のすべての役職
- 過去のすべての役職
- キャンセルされたすべての役職
"Student Appointment"
ビジネス オブジェクトには、いくつかのレポート フィールドが含まれます (セキュリティ権限は "Public Reporting Items
" ドメイン)。以下のようなフィールドがあります。
- 主学生の予約理由の教育水準
- 学生の主予約理由の学術系ユニット
- 入社辞退に設定
- 主学生の予約理由
- 学生の予約カテゴリ
- 学生の予約スタッフ
また、
"学生"
ビジネス オブジェクトにも以下のレポート フィールドがあります (セキュリティ権限は "Reports: Student Appointments
" ドメイン)。
- 学生の予約数
- 学生の予約
スタッフ マネージャ用に、以下のデータ ソースが用意されています (セキュリティ権限は "
Reports: Student Appointment Staff
" ドメイン)。
- 学生の予約のためのスタッフ設定
- すべての学生予約スタッフ
スタッフ マネージャは、カスタム レポートを作成して、学生の予約に関連するスタッフ アクティビティを表示できます。
インテグレーション
Web サービス | 考慮事項 |
|---|---|
学生の予約の取得
| すべての学生の予約 (過去、予定、キャンセル) を取得します。 |
学生の予約の空き時間の取得
| 学生の予約が重なっているすべての時間を取得します。 |
学生の予約カテゴリと理由の取得
| すべての学生の予約カテゴリと関連する理由を取得します。 |
学生の予約開始時刻のインポート
| 学生の予約に対してビジー状態をインポートします。 |
学生の予約の空き時間の入力
| 学生の予約の早い時間を更新または追加します。 |
学生の予約カテゴリと理由の入力
| 学生の予約カテゴリおよび関連する理由を更新または追加します。 |
学生の予約キャンセルの送信
| 既存の今後の予約に対して、学生の予約イベントを 1 つキャンセルします。 |
学生の予約リクエストの送信
| 新しい学生の予約リクエスト イベントを作成します。 |
関連性のある機能
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の 詳細については、Workday Community を参照してください。