設定の考慮事項: 給与計算と福利厚生
このトピックの内容を、Workday 給与計算と Workday 福利厚生の設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
Workday 給与計算と Workday 福利厚生の併用で、従業員の福利厚生とそれに伴うコストを統合できます。これには以下が含まれます。
- 福利厚生プランの定義。
- 福利厚生用に給与計算の支給と控除を設定。
- サードパーティの福利厚生プロバイダとのインテグレーションによる拠出額の処理。
このトピックでは、Workday 給与計算と Workday 福利厚生の連携についてのみ説明しています。サードパーティー給与計算用クラウド コネクト (CCTPP) と Workday 福利厚生の連携については説明していません。
業務上のメリット
福利厚生から給与計算に最新の値が自動で取り込まれるため、手入力によるエラーのリスクを軽減できます。
セキュリティ ポリシーを設定して、権限のないユーザーが福利厚生や給与計算に関する関係者外秘のデータを閲覧できないようにします。
ユース ケース
- 給与計算で 401 (k)、医療貯蓄、支出口座の拠出分を処理する。
- 給与計算で福利厚生プランのクレジットと割増を処理する。
- 給与計算で医療補償と保険の福利厚生プラン コストを控除する。
- 隔週払いの支払スケジュールを設定し、年間 26 回の給与支払と、月 2 回の医療貯蓄口座と支出口座の控除を行う。
- 短期障害から長期障害への休職・休業の移行に対する福利厚生の変更を調整する。
- 給与の変更による福利厚生の変更を処理する。
- 資格ルールに基づいて従業員を福利厚生プランに自動登録する。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
福利厚生額に控除限度額の適用は必要か？ | 福利厚生額に控除限度額を適用する必要がある場合は、給与計算でこの限度額を設定します。例: 退職プランまたは医療貯蓄口座に対する連邦政府の制限。
Workday 給与計算を使用しない場合は、給与計算プロバイダと連携して限度額を設定してください。 |
新しい控除または支給を作成する必要があるか？それとも、既存のものを再利用可能か？ | 福利厚生プランが変わっても、支給や控除は再利用できます。
旧福利厚生プランとそれに関連付けられた支給や控除のマッピングは削除しないでください。 サポートされている遡及イベントがある従業員のマッピングを削除すると、遡及再計算で従業員に対してこれまでに計算されたすべての控除について取消が試行されます。 旧プランを控除にマッピングしたままにしておくことをお勧めします。福利厚生のプラン年度から福利厚生プランを削除できます。 プランを新規作成した場合は、それをアクティブなプランとして控除にマッピングします。 |
給与が週払いや隔週払いの場合、年度末に給与計算上の年度が重なることはあるか？ | 支給期間の終了日が控除開始日以降であれば、自動で控除の処理が行われます。
誤った年度から福利厚生の控除率が適用されないようにするため、控除開始日の適用方法を変更する必要がある場合があります。 給与計算で控除を作成または編集する際は、支払日時点での補償範囲や負担分を選択することができます。支払日が控除開始日以降であれば、控除の処理が行われます。いずれの支給期間に控除が開始するかは考慮されません。 |
医療貯蓄口座や支出口座で従業員の年間控除目標額を達成するため、年度最終の給与が調整されるように設定する必要があるか？ | 年次目標額を達成するため、Workday 給与計算で最終支給期間の控除が調整されるように、福利厚生グループを設定できます。
最終の給与を調整するには、その年の最終支給期間に発生するように控除を設定する必要があります。 この控除調整オプションを有効にする場合は、以下の点に注意してください。
|
フランスの Déclaration Sociale Nominative (DSN) レポートの管理は必要か？ | フランス向け Workday 給与計算を使用して、DSN レポートで福利厚生情報を申告できます。この場合、以下の操作が必要です。
DSN レポートを正しく作成するには、医療補償プランを設定する際、DSN で 福利厚生 (prevoyance) として報告された複数の医療補償プランに同じ控除をマッピングしないでください。DSN で医療および障害の必須補償範囲として報告したプランを使用します。 |
アイルランド人または英国人の従業員はいますか？ | アイルランドおよび英国の法律では、特定の条件を満たす従業員に年金プランを提供する必要があります。
給与計算での資格評価を、福利厚生の年金プランと組み合わせることができます。評価結果を基に、対象となる従業員をプランに登録できます。 |
米国の従業員を対象とした 401(k) について、マッチング拠出を行うか？ | 福利厚生プランで設定された拠出分をここで設定できます。従業員の拠出分に基づいて雇用主の拠出分をマッチングさせるように計算する場合は、給与計算の控除で計算するように設定します。 |
従業員に対して、給与の一部を定期的に社外福利厚生プランに移す、慈善団体に寄付するといったことを認めているか？ | 数人の従業員にしか適用されないなど、福利厚生プランを設けるのが実際的でない場合があります。そのような場合でも、Workday では代替機能が提供されており、給与から任意の控除で処理すること、または支払に柔軟性を持たせることを、従業員から申請することが可能です。
例: 従業員が、特定の慈善団体への寄付や、企業が提供する転勤に伴う費用貸付の返済を希望するような場合。 |
福利厚生プランの給与計算控除の開始と終了はいつに設定するか？ | 登録イベント ルールを設定し、給与計算控除の開始や終了のタイミングを指定できます。従業員の支給額から控除処理するタイミングを指定するには、以下を設定します。
プランの対象となる従業員に対してのみ、控除の処理が行われます。補償開始日と控除開始日の組み合わせに基づいて、最初の控除がいつ行われるかが決まります。 同様に、以下を基準に給与計算での控除を停止するタイミングを設定できます。
|
推奨事項
- パフォーマンス
- パフォーマンスを最適化するため、作成する支給と控除は最小限にとどめることをお勧めします。パフォーマンスを最大化するには、正確な基準で支給と控除を設定し、給与計算処理の合理化を図ります。該当する従業員や支給グループ、福利厚生グループのみを対象に計算が実行されるよう、特定の資格条件を使用してください。
- 選択条件
- 計算の不一致を防ぐため、以下のルール作成時は、選択条件を同じにすることをお勧めします。
- Workday 福利厚生におけるプランへの従業員登録。
- Workday 給与計算における従業員拠出分の計算。
- グローバル給与計算と福利厚生
- Workday 給与計算とのインテグレーションには、Workday 福利厚生をお勧めします。Workday 福利厚生を使用するライセンスを持っていない Workday Payroll for the UK のユーザーは、英国の年金自動登録の設定をサポートする限定的な福利厚生機能を利用できます。Workday Payroll for France での給与計算には、プラン要件を満たすために、高機能ルックアップ テーブルで福利厚生料率を保存することをお勧めします。
- 医療貯蓄口座と支出口座
- キャッチ アップ医療貯蓄口座プランの登録作業と控除設定を簡素化するには、雇用者側で、以下の年齢層ごとに個別のプランを作成することをお勧めします。
- 55 歳未満の従業員。
- 55 歳以上の従業員。
- 支給頻度と控除スケジュールが異なる場合は、正しい控除となるように、給与計算で上書きとカスタムの両方のスケジューリング機能を使用してください。例: 隔週払いで、年間では 26 回給与支払を行い、医療貯蓄口座と支出口座の控除は月 2 回処理。
- 福利厚生の支給と控除
- 支給と控除から福利厚生プランを削除しないようにしてください。支給と控除から福利厚生プランが削除されると、過去の控除額に過不足が生じたり、一括で控除されたりすることがあります。代わりに、プラン年度から福利厚生プランを削除してください。例: 控除から旧福利厚生プランを削除し、新しいプランを追加したとします。遡及計算を実行すると、従業員の以前の控除をすべて再計算して取消が試行されるため、計算値に誤りが生じることになります。
- 医療貯蓄口座プランと支出プランは、遡及計算から除外することを検討してください。除外しない場合、プランの変更後や、従業員が年間目標に到達した際に、不要な遡及計算が実行される恐れがあります。
- "使用不可"のラベルが付いた福利厚生プランは使用しないでください。福利厚生管理者は、このラベルで福利厚生プランにマークを付けて、有効日に基づき、廃止された福利厚生プランを非表示にできます。次のタスクについては、"福利厚生プラン"のプロンプトが"有効日なし"タブに表示されます。
- 控除の作成。
- Create Credit。
- 将来日付の福利厚生プランの有効日が"使用不可"ラベルに追加されます。
要件
関連する支給および控除を作成する前に、福利厚生プランを設定します。
DSN レポートを管理する場合は、福利厚生プランのグループ ポリシー番号とプロバイダ ID を用意します。
制限事項
- Workday 給与計算では、控除および支給の有効日の設定はサポートされていません。代わりに、Workday 福利厚生では、福利厚生プランと控除や支給との間で有効日を記録できます。
- 遡及して給与計算処理が行われるのを回避するため、特定の日付以降、従業員がプランを利用できないようにすることが可能です。これには、以下を使用します。
- 福利厚生資格ルール。
- プラン年の定義。
- Workday Payroll for the UK で、過去の支給期間の年金自動登録はサポートされていません。給与計算を後日付で実行する場合、年金の自動登録機能をオフにするか、プロセスを監視して必要な調整を行うことができます。
- Workday Payroll for Canada では、Workday 福利厚生で設定されたスーパーアニュエーションはサポートされません。
テナント設定
年間累計の給与拠出許容額を決定する場合は、
"テナント設定の編集 - HCM"
タスクで追加の HSA 補償対象オプションを選択できます。このオプションでは、Workday 給与計算で、追加の補償対象に対して家族または個人の IRS 上限額を設定することもできます。セキュリティ
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
"Benefits" 業務分野の "Manage: Benefits for Organizations"
| 福利厚生グループを作成できます。 |
"Benefits" 業務分野の "Set Up: Benefits"
| 福利厚生プランの作成と登録の設定ができます。 |
"Core Payroll" 業務分野の "Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific)"
| 支給と控除の作成と変更ができます。 |
"Systems" 業務分野の "Set Up: Tenant Setup - HCM"
| 福利厚生モバイル アプリの有効化とテナント オプションの設定ができます。 |
福利厚生管理者と福利厚生パートナーが、従業員の福利厚生プランの控除額を表示できるように設定できます。以下のセグメント化データ ソースに基づいて、セグメント化したセキュリティをカスタム レポートに適用できます。
- Earning/Deduction Payroll Balances for Organization
- Earning/Deduction Payroll Balances for Worker
- Earning/Deduction Payroll Results for Organization (As of Sub Period End Date)
- Earning/Deduction Payroll Results for Organization, Worker, Period and Date Range (As of Sub Period End Date)
- Earning/Deduction Payroll Results for Worker (As of Sub Period End Date)
ビジネス プロセス
ビジネス プロセス | 考慮事項 |
|---|---|
福利厚生の変更
| "職務の変更" や "退職" など、他のビジネス プロセスにステップとして追加します。
"ライフ イベントの福利厚生の変更" ビジネス プロセスを開始します。このビジネス プロセスでは、"If there is an effect on employee benefits?" の条件ルールに基づき、福利厚生イベントを作成するかどうかが判断されます。
|
ライフ イベントの福利厚生の変更
| ユーザーが、出産、離婚、昇進・昇格などのライフ イベントに合わせ、福利厚生を変更できるようになります。 |
オープン登録の福利厚生の変更
| 福利厚生のオープン登録を行うことができます。ステップ関連のワークレットは、"オープン登録の福利厚生の変更" タスクの
"ビジネス プロセス" > "ステップ関連ワークレットの管理" 関連アクションで追加できます。 |
職務の変更 | 昇進・昇格や異動など、従業員のポジションを変更できます。これは従業員の福利厚生に影響を与える場合があります。福利厚生イベントに、"ライフ イベントの福利厚生の変更" ビジネス プロセスを開始するステップを追加できます。
|
レポート
レポート | 考慮事項 |
|---|---|
すべての控除
すべての支給 | これらのレポートを使用して、支給コンポーネントから参照される福利厚生プランなど、支給コンポーネントの設定を確認します。 |
福利厚生グループ別の福利厚生資格
| このレポートを使用して、将来日付の福利厚生グループを確認します。 |
DSN Benefits Contributions by Establishment | このレポートを使用して、福利厚生プランと母集団別に集計した福利厚生額を、給与集計額と比較します(フランスの給与計算 DSN 報告専用)。 |
福利厚生の資格ルールの結果の表示
| このレポートを使用して、該当者が資格ルールを満たしている理由、または満たしていない理由を判断します。これは、控除やクレジットに関する問題のトラブルシューティングに役立つ場合があります。 |
複数の福利厚生グループに属する従業員の検証の表示
| 有効日とともにこのタスクを使用して、社員が対象となっている福利厚生グループが 1 つだけであることを確認します。これは、控除やクレジットに関する問題のトラブルシューティングに役立つ場合があります。 |
インテグレーション
インテグレーション | 考慮事項 |
|---|---|
福利厚生用クラウド コネクト
| 福利厚生用クラウド コネクト (CCB) を介して、福利厚生プロバイダのインテグレーション テンプレートが用意されています。 |
Change Benefits
| この Web サービスは、従業員の福利厚生オプションと退職貯蓄プランをロードします。 |
退職貯蓄プランへの登録
| この Web サービスにより、従業員の退職貯蓄プラン オプションがロードされます。従業員の登録が行われ、既存のオプションが更新され、明示的に変更されていない限り、以前のオプションが繰り越されます。 |
関連性のある機能
関連性のある機能 | 考慮事項 |
|---|---|
休暇・休職 | "休暇・休職管理" での残数追跡のため休暇プランを設定すると、支給や控除の計算の一環として承認済み休暇の単位数を取得できます。休暇コンポーネント関連計算 (ACRC) を使用して、休暇・休職プランを支給と控除に関連付けます。給与計算や福利厚生の支給や控除に影響する可能性のある休暇・休職プランはすべて、必ずマッピングしてください。 |
HCM の人材配置と報酬 | 給与計算や福利厚生の処理に対して、HCM から以下のような従業員関連と職務関連のデータが提供されます。
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Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の詳細については、Workday Community を参照してください。