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ドキュメント
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Administrator Guide
最終更新: 2023-06-23
概念: セキュリティ ドメインとドキュメント テンプレート アクション

概念: セキュリティ ドメインとドキュメント テンプレート アクション

次のテーブルは、ワークフローで実行する主なアクションと、必要なドメインまたはビジネス プロセスアクセス権をまとめたものです。ドキュメントを生成およびレビューする従来のワークフローに含まれているアクションだけでなく、現在はWorkday Docs を使用しているアクションも含まれています。Workday Docs アクションは、太字テキストで表示されます。
アクション
Docs ドメイン
ドライブドメイン
ビジネス プロセスの権限
ノート
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Workday Docs では、複数のドキュメント タイプとビジネス プロセスが上位目標。内定内定の設定は、一例です。
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ドライブからのドキュメント テンプレートの作成
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テンプレート作成者は、新しいテンプレートを作成する際にカテゴリを選択し、そのカテゴリへのアクセス権を持っている必要があります。
"Document Library"
ドメインは、カテゴリへのアクセス権を制御します。
ドキュメント テンプレートで、テキスト、レイアウト、ヘッダー、フッターを作成する
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"Associate Custom Layouts with Generated Documents"タスクで、 BIRTカスタム レイアウトの必要性がドキュメントに置き換えられます。
テンプレートの作成者と編集権限を持つユーザーが、テンプレート内で使用するデータ フィールドおよび条件ルールにアクセスできる必要があります。
"Document Library"
ドメインは、データ フィールドと条件ルールへのアクセス権を制御します。
注
: 翻訳済インスタンスまたは実行時の翻訳はサポートされていません。
ドキュメント テンプレートをユーザーまたはセキュリティ グループと共有する
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ドキュメント テンプレートを他のユーザーと自動的に共有には、他のユーザーがアクセスできる共有のWorkdayドライブフォルダにテンプレートを作成します。受信者は
"Docs"
ドメインへのアクセス権が必要です。
Workday Docs でPDFをプレビュー
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ドキュメント テンプレートの編集中に
"プレビュー"
をクリックしてドキュメントがどのようになるかを確認します。
ビジネス プロセスへの "ドキュメントの生成アクション" ステップの追加
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  • "デフォルト ドキュメント"
    プロンプトで
    "ドライブドキュメント"
    を選択し、ドキュメント テンプレートに移動します。
  • ビジネス プロセスへのステップの設定権限を持つユーザーは、そのテナントですべての Docs テンプレートを表示できます。ドライブドメインアクセスによって、選択可能なドキュメント テンプレートが決まります。すべてのテンプレートは選択可能ですが、テンプレート内の情報は表示できません。テンプレート コンテンツを表示できるのは、 "ドライブ" ドメインへのアクセス権と、個別のテンプレートへのアクセス権があるユーザーのみです。
  • ドキュメント テンプレートは、テンプレートがドライブの "ごみ箱" に入っている場合でも表示され、選択できます。
  • ビジネス プロセスでドキュメント テンプレートを使用する場合、タスクの委任はサポートされていません。
  • リクルーティングに関するヒント: ドキュメント レビューの"My タスク"ラベルには、デフォルトで調達依頼番号や候補者名は表示されません。この情報は、ドキュメントの "ドキュメントの生成ステップ" にある "
    ビジネス プロセスの
    管理ステップ ラベルの上書き
     " ステップを使用して表示させることができます。たとえば、ラベルを
    "内定を生成"
    に更新すると、 "My タスク"アイテムに職務補充依頼と候補者名が含まれます。
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ドキュメント テンプレートの編集/更新
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Workday Docs は、有効日をサポートしていません。ドキュメント テンプレートを作成してパブリッシュし、ビジネス プロセスに関連付けるとすぐに、このテンプレートはビジネス プロセスの実行時に使用されます。ドキュメント テンプレートを更新する場合は、テンプレートをコピーして変更を加えた後、ビジネス プロセス内の元のテンプレートをそのコピーに置き換えることを強くお勧めします。
ドキュメントで生成されたドキュメントをレビューします
(ただし"My タスク" から起動できます)
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レビューアは
"レビュー"
ボタンをクリックして、生成されたドキュメントを"My タスク"から開きます。誰がレビューできるかは、BP の設定によって定義されます。"リクルーター" などのドキュメントを生成するユーザーには、 "ドライブへのアクセス権" は必要ありません。
注
:ビジネス プロセスの "レビュー" ステップで、"ドキュメントのレビュー ステップの設定" 内で、
"ドキュメント"
フィールドが
"ドキュメント テンプレート"
ではなく "ドキュメントの生成ステップ" カテゴリから選択されていることを確認します。ここで "ドキュメント テンプレート" を選択した場合、生成されたドキュメントを手動で編集しても保存されません。
最終生成PDF のレビュー
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リクルーター ()などのレビューアは、生成されたドキュメントを"My タスク"で開き、"レビュー" をクリックしてから "ファイル" メニューからPDFをダウンロードすることで、 PDFをダウンロードできます。
生成されたPDFは Robotoフォントを使用します。フォントの選択は編集できません。
ドキュメント テンプレートのオーナーを移転
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Workday Docs では、テンプレートには個々のユーザーが所有者として含まれます。必要であれば、いつでもオーナーを異動できます。ドライブアイテムの所有権を別のユーザーに移転するを参照してください。
"ドキュメントの生成" ステップで生成されたドキュメントを消去
データ消去タスクを使用できます。"個人の消去" タスクでは、従業員関連ドキュメントへのリンクなど、従業員に関連付けられているすべての個人識別情報 (PII) データが完全に削除されます。
"Purge Person Data"
ドメインと "
Purge Supplier"
サブドメインへのアクセス権が必要です。