フォーム I-9 設定の管理
セキュリティ: "System" 業務分野の "Set Up: Tenant Setup - HCM" ドメイン
電子フォーム I-9 が Workday テナントにどのように表示されるかを設定します。
- "Maintain Form I-9 Settings"タスクにアクセスします。
- 次を参考にして、タスクを完了させます。
オプション 説明 デフォルトの HR 社員データ (フォーム I-9 のセクション 1)Workday の社員の HR レコードにデータが存在する場合、セクション 1 の以下の連絡先および個人情報のフィールドに値が自動的に入力される。- 名称
- 住所
- 生年月日
- SSN
- 電話番号
- E メール アドレス
HR 雇用主の氏名と肩書きのデフォルト データをフォーム I-9 にまとめるWorkday の社員の HR レコードにデータが存在する場合、セクション 2 および 3 に以下の雇用主フィールドが自動入力されます。- セクション 2: 雇用主または認可済代表者の名、姓、および肩書き
- セクション 3: 雇用主または認可済代表者の氏名。
社員プロファイルの生年月日と SSN をフォーム I-9 データで上書きする社員の"Complete Form I-9"イベントから、生年月日と SSN がプロファイルに自動入力されます。このチェックボックスをオンにした場合の影響を評価します。社員の SSN と生年月日の値は、通知や確認を必要とせずに、自動で更新されます。電子フォーム I-9 セクション 2 のビジネス名と住所"デフォルトの事業名と住所" プロンプトからオプションを選択した場合、この情報がセクション 2 に自動入力されます。"リストからの事業名と住所の選択"グリッドで値を設定し、デフォルトを選択すると、この情報がセクション 2 に自動的に入力されます。リモート フォーム I-9 セクション 2 のビジネス名と住所このセクションを設定しない場合、認可済担当者の会社住所がセクション 2 に自動入力されます。リモート フォーム I-9 の場合、認可済担当者は、"Complete Form I-9" ビジネス プロセスの "リモート フォーム I-9 の管理"共同参加ステップで設定したユーザーまたはロールを指します。フォーム I-9 の内部監査データ"Internal Audit Reason" フィールドと"Internal Audit Result"フィールドを含めます。これらのフィールドは任意で表示、非表示、必須にすることができます。フォーム I-9 の割当の管理Workday ですでにフォーム I-9 を使用している社員にフォーム I-9 を割り当てる理由を作成します。リモート フォーム I-9 プロセスの管理"HR ロール" で "認可済担当者を選択" を選択すると、HR ロールがフォーム I-9 のセクション 2 を完了できる外部の認可済担当者を指定できるようになります。デフォルトでは、社員は自身の社外担当者を自動的に指定できます。リモート社員の認可済代表者との関係フォーム I-9 を完了するため、社員が認可済代表者として選択できるオプションを設定します。リモート フォーム I-9 確認テキストフォーム I-9 のセクション 2 を入力する前に、認可済担当者が確認する必要があるカスタム確認テキストを作成します。リモート フォーム I-9 の添付情報の説明権限のある担当者がフォーム I-9 のセクション 2 にドキュメントを添付した場合に表示されるカスタムの指示を作成します。リモート フォーム I-9 E メール通知テキストフォーム I-9 のセクション 2 を入力するために認可済担当者に送信される E メールに表示されるカスタム テキストを作成します。E-Verify の重複ケース理由の管理重複ケースを E-Verify に送信する理由を作成します。このフィールドは、E-Verify v30 を使用しているお客様のみが使用できます。フォーム I-9 のデフォルトの超過理由フォーム I-9 を E-Verify に一括再送信する際に、E-Verify - Employment Verificationインテグレーション テンプレートに自動的に入力される期日超過の理由を設定します。修正フォーム I-9 ビジネス プロセスの詳細ルーティング"フォーム I-9 受領書を更新する際に詳細ルーティング フィールドを収集" チェックボックスをオンにして、"組織"フィールドと"会社"フィールドを "Update Form I-9 Receipts"タスクに追加します。"Amend Form I-9"ビジネス プロセスでこれらのフィールドを設定して、フォーム I-9 が E-Verify に正しく送信されるようにします。2 つ以上のE-Verifyインテグレーションがある場合、このチェックボックスによってフォーム I-9 データを正しいE-Verifyインテグレーションに送信できます。フォーム I-9 の添付情報オプションフォーム I-9 と添付ファイルを印刷できます。以下を選択します。- フォーム I-9 の添付情報を印刷する前に確認
- フォーム I-9 の添付ファイルを常に印刷する。このオプションを使用すると、従業員のフォーム I-9 を表示しているときに印刷アイコンをクリックして、添付ファイルを印刷することもできます。
一度に印刷できるフォーム I-9 ドキュメントの最大数は 100 です。フォーム I-9 の言語オプション (プエルトリコ語)プエルトリコの従業員に電子フォーム I-9 をどのように表示するかを指定します。社員のプリファレンスに関係なく、選択した言語でフォーム I-9 が表示されます。セクション 2 および 3、"View Form I-9 for Worker"レポート、"Print Form I-9" タスクも、選択した言語で表示されます。社員がフォーム I-9 で社員の言語を選択できるように設定した場合、プリファレンスにかかわらず、選択した言語でセクション 2 および 3 を入力する必要があります。