FAQ: 電子フォーム I-9
- 社会保障番号 (SSN) は任意ですか？
- 雇用主が E-Verify に参加している場合、社員は SSN を提出する必要があります。SSN を必須にするのは会社の決定です。E-Verify に参加する場合は、"Complete Form I-9"ビジネス プロセスに検証条件を追加することをお勧めします。社員が情報を送信した際に、この検証により、"米国の社会保障番号"フィールドが空白にならないようにします。詳細については、 米国の市民権と入国手続きのサービス ()を参照してください。
- Workday のフォーム I-9 は USCIS ガイドラインに準拠していますか？
- はい。電子フォーム I-9 は、米国の市民権および入国手続きサービス (USCIS) の要件を満たしています。Workday は、雇用主向けハンドブック (M-274) で発行されている USCIS ガイダンスを引き続き追跡します。電子フォーム I-9 ビジネス プロセスを有効にする前に、フォーム I-9 のコンプライアンス要件およびプロセスを確認してください。Workday では、技術的に準拠したフォーム I-9 を作成でき、電子フォーム I-9 の法的要件に準拠しています。ただし、フォーム I-9 コンプライアンスの最終責任者は組織です。
- Workday のフォーム I-9 に身分証明書類を添付できますか？
- はい、以下にドキュメントを添付できます。
- フォーム I-9 のセクション 2 (送信するまで)
- "Complete Form I-9 Section 3"ビジネス プロセス。
"Amend Form I-9"ビジネス プロセスを使用して、フォーム I-9 に添付情報を追加または削除できます。"Amend Form I-9"ビジネス プロセスで添付ファイルを追加または削除した場合、"Form I-9修正済データ"テーブルは変更が発生したことを示します。特定の詳細は記録されません。追加情報を記録する場合は、その情報を"変更の理由"フィールドに入力することをお勧めします。 - フォーム I-9 に添付したドキュメントを表示できないのはなぜですか？
- フォーム I-9 の添付情報を表示するには、"Worker Data: Form I-9 Attachments" ドメインに対するセキュリティ権限が必要になります。従業員を"Self-Service: Form I-9 Attachment in View" ドメインでセキュリティ保護することで、従業員がフォーム I-9で添付ファイルを表示できるように設定できます。
- Workday からフォーム I-9 データを削除できますか？
- フォーム I-9 データは削除されません。Workday では、現在アクティブなすべての社員が電子フォーム I-9 にアクセスできます。退職した社員については、以下のいずれかについてフォーム I-9 が保持されます。
- 社員の勤務年数が 3 年未満の場合は、採用日から 3 年。
- 社員が 3 年を超えて勤務した場合は、退職日から 1 年後。
退職した社員のフォーム I-9 がこの期間を超えると、そのフォームは非アクティブになりますが、Workday で非アクティブなフォームを検索または表示できます。フォーム I-9 が保持期間に達したら、Workday からフォーム I-9 データを消去できます。 - 社員が職務を追加または変更する際に、新しいフォーム I-9 を入力する必要があるかどうかを確認するにはどうしたらよいですか？
- "オンボーディング"ビジネス プロセスの"Complete Form I-9"ステップでは、社員が次のいずれに該当しているかをチェックする条件ルールが提供されます。
- 主職務の勤務地が米国または米国領内ある。
- 処理中または完了済みのフォーム I-9 がない。
"オンボーディング"が以下のビジネス プロセスのサブプロセスである場合、以下の条件を満たす社員は "Complete Form I-9"タスクを受け取ります。- 補助職務の追加- 。
- 職務を変更します。
- 従業員の雇用確認ステータス (米国) を送信後に訂正できますか？
- はい。米国の雇用確認ステータスを訂正できるのは、Complete Form I-9ビジネス プロセスにステップが残されていない場合のみです。"Complete Form I-9"ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーで"訂正"アクションの権限が必要です。