設定の考慮事項: 銀行口座の署名権者
このトピックの内容を、銀行口座の署名権者の設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
銀行口座の署名権者を設定して、従業員と外部委員会のメンバーを個々の銀行口座の署名者として指定できます。アカウント所有者の代理でアカウントにアクセスして操作できる署名者の記録を管理できます。
業務上のメリット
銀行口座の署名権者は、以下が可能になります。
- 既存の社員と外部委員会のメンバーのリストから署名者を作成する。
- 不正を減らして管理を強化するため、会社の銀行口座の非アクティブな署名者を特定する。
- カスタム レポートで主要な署名権者データ ポイントを特定することにより、外国銀行口座のレポート作成プロセスを合理化する。
- 外部および内部の監査レポート要件を満たすため、署名権者の変更を報告する。
ユース ケース
以下が可能です。
- 各会社の銀行口座の署名者を簡単かつ正確に特定する。
- 署名者が職務ポジションを変更した場合やアクティブでなくなった場合に通知されるように、ビジネス プロセスを設定する。
- 権限が変わる署名者への職務変更に基づいて、署名権者情報を変更する。
- レポートを使用して、定められた期間における銀行口座の非アクティブな署名者または退職した署名者を追跡し、特定する。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
Workday では銀行口座の署名者をどのように選択しますか？ | Workday では、従業員および外部委員会のメンバーとして署名者とその関連情報を参照できます。署名者を作成する場合、組織に対してすでに定義されている従業員または外部委員会のメンバーから選択します。 |
署名権者には、どのレベルの承認が必要ですか？ | 署名権者を定義する場合、銀行口座ごとに適切な承認の権限と制限を割り当てることができます。
例: 銀行口座からの支払の発行に二次承認を必要としない CFO に、単一の承認者権限タイプを割り当てることができます。同様に、二次承認で常に共同署名者が必要になるようにキャッシュ アナリストの権限を設定できます。 権限タイプと最小および最大承認制限を組み合わせることもできます。 例: 100,000 USD 未満の支払を行う場合、署名者には単一権限がありますが、100,000 USD を超える支払については共同承認が必要になります。 |
署名権者の承認制限は、銀行口座の通貨とユーザー定義の通貨のどちらで追跡する必要がありますか？ | 両タイプの通貨がサポートされています。銀行口座の署名権者を作成する場合、銀行口座の通貨を使用して署名権者の制限を定義できます。銀行口座の通貨を別の通貨で上書きすることもできます。 例: 銀行口座通貨を EUR にして署名権者を作成しましたが、組織ですべての署名者の制限が USD に標準化されることになりました。 |
取引処理や決済処理に銀行口座の署名権者を使用できますか？ | 銀行口座の署名権者機能は、決済やその他の取引ワークフローから独立しています。Workday 取引を開始、レビュー、および承認できるユーザーを定義するには、取引タイプごとに該当するユーザーに対してビジネス プロセスを設定します。 |
推奨事項
- 関連ドキュメントを必要とする署名権者の場合、銀行口座の署名権者を作成または編集する際に添付ファイルとしてドキュメントを追加します。例としては、金融機関より要求されるパスポートや他の身分証明書などがあります。
- 署名者権を変更する必要がある場合は、"銀行口座の署名権者の変更"タスクを使用して詳細を変更します。変更は承認されると適用されます。例: 特定の銀行口座について、非アクティブまたは退職した署名者をアクティブな署名者に置き換えます。退職した署名者が含まれるすべての署名権者行を削除することもできます。
要件
- 署名権者が必要なすべての会社の銀行口座を定義します。
- 小切手、クレジットカード、EFT などの署名者の支払タイプを定義します。
- 署名者として指定する従業員または外部委員会のメンバーを定義します。
- Workday ヒューマン キャピタル マネジメント (HCM) へのアクセスを保護して、職務ポジションや外部委員会のメンバーの変更に対するビジネス プロセス通知を署名者に設定します。
制限事項
複数の口座に複数の署名権者を一括で割り当てるには、銀行口座の署名権者の Web サービスを使用する必要があります。署名権者を手動で作成できるのは、個々の銀行口座に対してのみです。
テナント設定
- 社員または外部委員会のメンバーを使用して署名者を作成します。
- デジタル、物理的、スキャンなど、署名者の署名承認方法を作成します。例: 一部の署名者に、デジタル署名による取引の確認を認可します。他の署名者には、特定の銀行口座からの支払を承認するため物理的署名の使用を必須とします。
- 単一承認者または共同承認者など、署名者の権限タイプを定義します。
セキュリティ
"Cash Management" 業務分野で、次のセキュリティ ドメインを設定します。
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
Set Up: Signer
| ユーザーは、銀行口座の署名権者に対する署名者として従業員と外部委員会のメンバーを設定できます。 |
Set Up: Secured Attachment for Signer
| ユーザーは、署名者用のセキュリティ保護された添付ファイルを表示できます。 |
Set Up: Bank Account Signatory Information
| ユーザーは以下を実行できます。
|
Set Up: Bank Account Signatory
| 次のサブドメインへのアクセスを許可します。
|
Process: Bank Account Signatory
| ユーザーは以下を実行できます。
|
ビジネス プロセス
ビジネス プロセス | 考慮事項 |
|---|---|
銀行口座の署名権者イベント
| レビューおよび承認用に送信される銀行口座の署名権者を作成または編集するために設定します。 |
職務の変更
退職届の提出 退職 | 従業員の異動、昇進・昇格、辞職、退職などに伴って職務ステータスが変更された場合に通知を受け取れるように、これらの Workday HCM ビジネス プロセスを設定します。変更に基づいて、対応する署名権者に必要な更新を行うことができます。
ビジネス プロセスの定義を編集し、ビジネス プロセスの完了後に "ステップ設定プレースホルダ サービス" ステップを追加します。次に、このステップに通知を追加し、受信者を設定します。"ステップ設定プレースホルダ サービス" ステップを使用すると、設定を含まない別のステップの前後に通知を設定できます。 |
委員会のメンバーの管理
| 外部委員会のメンバーが非アクティブになった場合や委員会から退会した場合に通知を受け取るように、この Workday HCM ビジネス プロセスを設定します。変更に基づいて、対応する署名権者に必要な更新を行うことができます。
ビジネス プロセスの定義を編集し、ビジネス プロセスの完了後に "ステップ設定プレースホルダ サービス" ステップを追加します。次に、このステップに通知を追加し、受信者を設定します。"ステップ設定プレースホルダ サービス" ステップを使用すると、設定を含まない別のステップの前後に通知を設定できます。 |
レポート
レポートまたはダッシュボード | 考慮事項 |
|---|---|
銀行口座の署名権者の例外
| 銀行口座にまだ割り当てられている非アクティブな署名者を表示します。 |
銀行口座の署名権者の検索
| 署名権者の詳細別にフィルタリングされた銀行口座の署名権者を表示します。
レポートには、"承認済" ステータスになっているすべての銀行口座の署名権者が表示されます。 |
銀行口座の署名権者に関する変更履歴の検索
| 指定した日付範囲内で、銀行口座の署名権者に対するすべての変更を表示します。関連する署名権者属性で変更をフィルタリングすることもできます。
例: 監査目的でレポートを使用して、署名権者に対するすべての変更が承認されていることを確認できます。 |
署名者の表示
| 署名権者として追加するために作成したすべての署名者を表示します。
レポートには、署名者の詳細だけでなく、署名者に添付ドキュメントがあるかどうかが表示されます。 |
カスタム レポートを作成する場合に以下のレポート データ ソースを使用することをお勧めします。
- Bank Account Signatory Snapshots: 銀行口座の署名権者に対して行われた変更履歴を表示します。例: 銀行口座の署名権者が追加または更新した日を特定するために、特定の日付時点の署名権者の詳細を組み込んだカスタム レポートを作成できます。
- 銀行口座の署名権者: すべての銀行口座の署名権者を表示します。例: 外国の銀行口座を使用する場合、カスタム レポートを作成して、Foreign Bank and Financial Accounts (FBAR) レポートを補足できます。カスタム レポートを使用して、指定した日付範囲内の累計銀行残高が 10,000 USD 以上のすべての署名者を特定できます。
- 署名者: 監査レポートの要件について追跡および管理できるすべての署名者が表示されます。
インテグレーション
Web サービス | 考慮事項 |
|---|---|
Get Bank Account Signatories
| 指定した条件を使用して、Workday から銀行口座の署名権者を取得します。その後で、サードパーティ システムに署名権者情報をエクスポートできます。 |
Get Signers
| 指定した条件を使用して、Workday から署名者を取得します。その後で、サードパーティ システムに署名者をエクスポートできます。 |
Put Bank Account Signatory
| 銀行口座の署名権者をインポートして作成します。 |
Put Signer
| 銀行口座の署名者をインポートして作成します。 |
Submit Bank Account Signatory
| 署名権者の追加、更新、または削除のイベントを作成します。その後で、レビューおよび承認のために "銀行口座の署名権者イベント" ビジネス プロセスを介して送信します。
|
関連性のある機能
Workday HCM ビジネス プロセスを使用して、署名者に対する変更の通知を設定します。
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の 詳細については、Workday Community を参照してください。