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最終更新: 2023-06-23
例: 事前申請の凍結

例: 事前申請の凍結

この例では、支出をより適切に管理するために、事前申請の凍結と必須の質問票を設定する方法を示します。
社員が、海外出張経費の事前承認を得るために事前申請を提出します。ただし、最近の海外渡航の制限により、会社の予算は削減されています。
これらの予算削減に対応するには、以下を行う必要があります。
  • 全社的に事前申請の凍結を適用する。
  • 凍結期間中に社員が申請の理由を入力できるように、事前申請の質問票を含める。
  • "Expenses" 業務分野で "事前申請" ビジネス プロセスおよびセキュリティ ポリシーを設定します。
  • "Expense Partner" セキュリティ グループで使用可能な追加承認者がいることを確認します。設定時に承認プロセスに追加します。
セキュリティ:
  • "Expenses" 業務分野の "Process: Spend Control and Analysis (Expenses)" ドメイン
  • "System" 業務分野の以下のドメイン:
    • Business Process Administration
    • Questionnaire Creation and Distribution
    • Question Library
  1. "事前申請" ビジネス プロセスに承認ステップを追加します。
    1. "事前申請" ビジネス プロセスの関連アクション メニューから、
      "ビジネス プロセス"
      "定義の編集"
       を選択します。
    2. 現在の日付を入力して、
      "OK"
       をクリックします。
    3. 以下の値を指定したステップを追加します。
      オプション
      説明
      順序
      新しい承認ステップを、承認プロセスの最後のステップとして配置する値を入力します。例: 最後の承認ステップが "f" の場合、新しい承認ステップに 「fa」 と入力します。
      タイプ
      承認
      グループ
      経費パートナー
    4. "OK"
       をクリックします。
  2. 新しい承認ステップの条件ルールを作成します。
    1. 新しい承認ステップの関連アクション メニューから、
      "ビジネス プロセス"
      "ステップの条件の管理"
       を選択します。
    2. 現在の日付を入力して、
      "OK"
       をクリックします。
    3. 行を追加して、
      "ルール"
       プロンプトで "条件ルールの作成" を選択します。
    4. "OK"
       をクリックします。
    5. "条件ルールの作成"
       ページで、以下の値を指定します。
      オプション
      説明
      説明
      全社的な事前申請の凍結
      および/または
      および
      ソース外部フィールドまたは条件ルール
      Spend Authorization Spend Freeze for Company
      関係演算子
      が空白ではない
    6. "OK"
       を 2 回クリックしてから、
      "完了"
       をクリックします。
  3. 支出凍結を有効にします。
    1. 会社の関連アクション メニューから、
      "従業員関連の支出"
      "支出凍結の管理"
       を選択します。
    2. "事前申請の凍結"
       チェックボックスをオンにします。
    3. "OK"
       をクリックし、
      "完了"
       をクリックします。
  4. 質問票を作成します。
    1. "質問票の作成"
       タスクにアクセスします。
    2. "新しい質問票の作成"
       を選択し、
      "新しい質問票名"
       フィールドに「事前申請リクエストの目的」と入力します。
    3. "OK"
       をクリックします。
    4. "質問票詳細の編集"
       をクリックし、以下の値を入力します。
      オプション
      説明
      使用可能なビジネス プロセス
      事前申請
      質問票に関する指示
      全社的な事前申請の凍結中に発生したこの取引の理由を明記してください。
    5. "OK"
       をクリックします。
    6. "質問の管理"
       をクリックします。
    7. "質問"
       プロンプトで "質問の作成" を選択して、以下の値を入力します。
      オプション
      説明
      質問名
      出張の目的
      質問文
      この出張の目的は何ですか？
      質問タイプ
      テキスト
    8. "OK"
       をクリックします。
    9. "必須"
       チェックボックスをオンにし、
      "OK"
       をクリックします。
  5. "事前申請" ビジネス プロセスに質問票ステップを追加します。
    1. "事前申請" ビジネス プロセスの関連アクション メニューから、
      "ビジネス プロセス"
      "定義の編集"
       を選択します。
    2. 現在の日付を入力して、
      "OK"
       をクリックします。
    3. 以下の値を指定したステップを追加します。
      オプション
      説明
      順序
      aa
      タイプ
      質問票の記入
      グループ
      臨時従業員 (セルフ)
      社員 (セルフ)
      すべて
      選択します。
    4. "OK"
       をクリックします。
    5. "質問票の設定"
       をクリックします。
    6. 現在の日付を入力して、
      "OK"
       をクリックします。
    7. "質問票"
       プロンプトで、"事前申請リクエストの目的" を選択します。
    8. "OK"
       をクリックします。
  6. 新しい質問票ステップに、支出凍結の条件ルールを適用します。
    1. 新しい質問票ステップの関連アクション メニューから、
      "ビジネス プロセス"
      "ステップの条件の管理"
       を選択します。
    2. 現在の日付を入力して、
      "OK"
       をクリックします。
    3. 行を追加して、
      "ルール"
       プロンプトで "全社的な事前申請の凍結" を選択します。
    4. "OK"
       をクリックし、
      "完了"
       をクリックします。
以下のようになります。
  • 社員が事前申請を作成する際、質問票に申請の理由を詳細に記入するよう求められる。
  • 社員が事前申請を送信する際、取引が追加承認者に送られる。
凍結期間中の予算チェックを設定して、事前申請の管理をさらに強化します。