Concetto: Integrazione Procure-to-Pay
Questo argomento fornisce una panoramica e istruzioni sull'utilizzo delle API REST Procure-to-Pay.
Panoramica
L' integrazione Procure-to-Pay fornisce visibilità e report sulla spesa per il personale esteso dell'azienda ai sistemi approvvigionamento esterni che coesistono con Workday VNDLY. Lo scambio di dati su budget, capitolato tecnico e commessa avviene tramite API indipendenti dal sistema approvvigionamento che scambiano dati e informazioni tra VNDLY e i sistemi approvvigionamento . Queste API sono progettate per la condivisione dei dati, anziché per una connessione API diretta da sistema a sistema .
Le API indipendenti dal sistema si basano su un processo middleware leggero che garantisce che i dati scambiati tra VNDLY e il sistema approvvigionamento siano formattati e compatibili con precisione. Questo middleware fornisce integrazione coerente, facilitando le operazioni approvvigionamento e mantenendo i dati in qualsiasi sistema approvvigionamento .
Componente Procure-to-Pay | Funzionalità di integrazione |
|---|---|
Richiesta di acquisto (PR) | È possibile inoltrare una richiesta di acquisto (PR) nel sistema approvvigionamento , non appena un'offerta viene accettata dal fornitore. |
Ricerca ordini di acquisto | È possibile controllare lo stato di un PR nel sistema approvvigionamento e restituire il numero dell'ordine di acquisto (ordine di acquisto) una volta che il PR è stato approvato. Una volta che un collaboratore è stato inserito in VNDLY, l' ordine di acquisto viene recuperato dal sistema approvvigionamento . VNDLY non completa inserimento in azienda finché il PR non viene approvato e viene emesso un ordine di acquisto . |
Modifica ordine di acquisto | È possibile inoltrare una richiesta di modifica ordine di acquisto quando l'importo ordine di acquisto preventivato cambia a causa di una modifica della tariffa di fatturazione o delle date di assegnazione. Le modifiche alla ordine di acquisto che modificano l'importo del budget avviare una modifica dell'ordine di lavoro nel sistema approvvigionamento . La modifica non avrà effetto in VNDLY finché la modifica ordine di acquisto non sarà stata approvata nel sistema approvvigionamento . |
Ricevimento beni (GR) | È possibile inviare le transazioni di tempi e costi al sistema approvvigionamento per la riconciliazione. I fogli ore e le spese vengono inviati come Ricevimento beni al sistema approvvigionamento una volta elaborata la fatturazione in VNDLY. |
Oggetti di costo | È possibile importare oggetti di costo precisi (codici di spesa) in VNDLY in modo che tempi e spese vengano assegnati ai conti corretti. |
Prima di poter utilizzare l' API, è necessario configurare le impostazioni azienda . Consultare:Procedura: Configurare le impostazioni aziendali per l'integrazione Procure-to-Pay .
Utilizzo
Per informazioni più dettagliate su ogni fase del processo, consultare le seguenti sezioni:
Importazione di oggetti di costo o utilizzo di oggetti di costo esistenti
Per semplificare il processo integrazione , è possibile utilizzare gli oggetti di costo importati esistenti o importare le tabelle dei codici di spesa. L'utilizzo di oggetti o tabelle importati esistenti consente di importare campi e configurazioni dei codici di spesa in VNDLY e di mapparli direttamente a quelli nel sistema approvvigionamento . Una volta caricati, i campi del codice di spesa sono disponibili nei moduli job e della commessa.
Per accedere all'importazione Definizione codice di spesa, accedere a:
Altro > Impostazioni azienda > Gestione tempi e fatturazione > Codici di spesa
.In questo step non è necessaria alcuna chiamata API . I caricamenti dei file di definizione dei codici di spesa devono essere in formato JSON .
Creazione di impieghi o capitolati tecnici (capitolato tecnico)
Quando si crea un job o capitolato tecnico, i manager delle risorse possono selezionare uno dei codici di spesa importati in
Ripartizione costi codice di spesa
nel modulo di impiego
in VNDLY, assicurandosi che tutte le commesse associate possano utilizzare i codici di spesa corrispondenti quando i collaboratori vengono inseriti. Quando un manager risorse umane crea un job o capitolato tecnico in VNDLY, può aggiungere più codici di spesa job o al capitolato tecnico. Se più codici di spesa sono assegnati a un singolo job o capitolato tecnico, i manager possono impostare la percentuale di distribuzione nel
modulo impiego
o l'importo in valuta nel capitolato tecnico per ogni codice di spesa. Il manager può immettere il numero di posizioni e la durata job e, se abilitato, può rettificare il budget.Quando l' job è attivo, i fornitori possono candidarsi e i candidati possono essere sottoposti a un colloquio. A questo punto, il capitolato tecnico o la commessa è bloccato da ulteriori modifiche fino all'approvazione o al rifiuto. La notifica dello stato di revisione
Stato
revisione nella pagina candidato job nella pagina della commessa in VNDLY visualizza Richiesta di acquisto richiesta, in attesa di approvazione
.Utilizzo delle API per l'inserimento dei collaboratori e la richiesta di richiesta di acquisto
Dopo la pubblicazione di un job , l'approvazione di un collaboratore e il rilascio di un'offerta, lo stato della commessa viene impostato su
Pronto per l'inserimento
. In questa fase è disponibile un evento API API Events/Change Feed. Questi eventi possono essere utilizzati per indicare al sistema approvvigionamento che è ora possibile creare una richiesta di acquisto. Lo stato della richiesta di acquisto dal sistema approvvigionamento può essere visualizzato nel Registro attività, indicando che la richiesta approvvigionamento è stata richiesta, in modo da poterne monitorare lo stato durante tutto il processo approvvigionamento .
Ottenere un elenco di richieste di acquisto
Trigger Event/Scenario | Nome API | API |
|---|---|---|
Quando un collaboratore viene approvato e un'offerta viene accettata. Restituisce un elenco di commesse con stato purchase_order.requested in attesa di approvazione | Eventi/Modifica feed | GET ~/services/program/events/v2/change_feed/ Categoria: purchase_order.requested |
L' API Events restituisce il
id
della commessa associata alla richiesta richiesta acquisto. Utilizzare ilid
per eseguire una query API Worker Order Details , che restituisce i dettagli del budget e del codice di spesa associati alla commessa.Recupero dettagli commessa
Trigger Event/Scenario | Nome API | API |
|---|---|---|
Utilizza la commessa id API Eventi/Modifica feed per restituire i dettagli obbligatorio per approvare la commessa. | Commesse/Dettagli commessa | GET ~/services/program/work_orders/v2/work_orders/{id}/
|
Recupero dettagli capitolato tecnico
Trigger Event/Scenario | Nome API | API |
|---|---|---|
Utilizza il capitolato tecnico id API Events/Change Feed per restituire i dettagli obbligatorio per approvare il capitolato tecnico. | Capitolato tecnico/Dettagli capitolato tecnico | GET ~/services/program/sows/v2/sows/{id}/
|
Gli aggiornamenti delle commesse sono disabilitati fino a quando la richiesta richiesta acquisto non viene approvata o rifiutata dal sistema approvvigionamento .
Inoltro di fogli ore e fatture
È possibile inoltrare fogli ore e fatture a fronte dei codici di spesa nelle commesse. Questo processo garantisce un monitoraggio accurato della manodopera e delle spese, facilitando flussi di lavoro di fatturazione e pagamento efficienti. Consultare:Esempio: Creare un report fattura personalizzato per il sistema di approvvigionamento .
L' API VNDLY Custom Reports viene utilizzata per consentire al sistema approvvigionamento di eseguire query sui dettagli fattura necessari per la conferma e l'approvazione delle fatture. Le informazioni sul codice di spesa vengono popolate automaticamente nel
Riepilogo foglio ore
per i collaboratori durante l'immissione e l'inoltro delle ore. Utilizzo delle API per ottenere, confermare e approvare i dati delle fatture
È possibile utilizzare le API per ottenere un elenco delle richieste fattura in attesa di approvazione. È quindi possibile utilizzare le API per acquisire lo stato fattura dal sistema approvvigionamento come confermato o approvato. Queste azioni aggiornano il registro attività fattura , informando gli utenti sullo stato fattura fornito dal sistema approvvigionamento .
È possibile monitorare e sincronizzare le fatture con il sistema approvvigionamento utilizzando un ID riferimento:
invoice_request_ref_id
Elenco richieste fattura e Dettagli richiesta fattura
Trigger Event/Scenario | Nome API | API |
|---|---|---|
Recupero elenco richieste fattura Quando una fattura è stata inoltrata in VNDLY in attesa di approvazione. | Fatture/Elenco richieste di fattura | GET ~/services/program/invoices/v2/invoice_requests/ Corpo richiesta limit : numero di risultati da restituire per pagina. offset : l'indice iniziale da cui restituire i risultati. Restituisce gli ID utilizzati per eseguire query sulle commesse: invoice_request_ref_number Utilizzato per interrogare l' API dei report personalizzati per ricevere i dettagli del budget e del codice di spesa associati alla fattura. invoice_request_ref_id Utilizzato per confermare e approvare la richiesta fattura . |
Dettagli richiesta fattura Quando una fattura è stata inoltrata in VNDLY in attesa di approvazione. | Dettagli fatture/richieste di fattura | GET ~/services/program/invoices/v2/invoice_requests/{id} Corpo richiesta: id : ID riferimento richiesta fattura |
Ottenere i dettagli della fattura utilizzando l' API dei report personalizzati
L' implementazione corrente utilizza l' API dei report personalizzati VNDLY per ottenere i dettagli fattura . Consultare:Esempio: Creare un report fattura personalizzato per il sistema di approvvigionamento .
Trigger Event/Scenario | Nome API | API |
|---|---|---|
Utilizzando il report personalizzato id e i parametri report personalizzato , ottenere i dettagli per le fatture. | Report personalizzati/Esegui report personalizzato | GET ~/services/program/custom_reports/v2/custom_reports/ Utilizzare il nome del parametro corretto per il report personalizzato. I parametri sono predefiniti nel report salvato e passati attraverso il parametro di query dei parametri. La stringa del parametro deve contenere il nome del parametro e il valore applicato al parametro del report salvato. |
Conferma e approvazione fattura
Trigger Event/Scenario | Nome API | API |
|---|---|---|
Conferma : il sistema di approvvigionamento ha ricevuto i dettagli fattura . Il sistema approvvigionamento può inviare una conferma di ricevimento della richiesta a VNDLY. Aggiorna il registro attività indicante che la fattura è stata ricevuta correttamente dal sistema approvvigionamento . | Fatture/Conferma richiesta fattura | POST: ~/services/program/invoices/v2/invoicerequests/acknowledge/ |
Approva : il sistema di approvvigionamento approva la fattura. | Approvazione fatture/richieste di fattura | POST: ~/services/program/invoices/v2/invoicerequests/approve/
|
Annullamento o rifiuto di fatture
Il processo di annullamento fattura standard è compatibile con le integrazioni Procure-to-Pay, ma rimane un processo manuale anziché automatizzato. Per garantire che lo stato fattura rimanga sincronizzato, le fatture devono essere prima annullate in VNDLY prima di essere rifiutate nel sistema approvvigionamento .
È possibile annullare una fattura tramite l'interfaccia utente di VNDLY. Una volta che una fattura è nulla, è possibile eseguire query utilizzando l' API dei report personalizzati utilizzando il set di dati Fattura > Dettagli fattura e il campo Stato. Ciò consente allo stato fattura di aggiornare di conseguenza il sistema approvvigionamento e di mantenere sincronizzati entrambi i sistemi.
Aggiornamento delle commesse e richiesta di approvazione
Gli aggiornamenti delle commesse possono influire sui budget dei codici di spesa. Qualsiasi revisione di una commessa deve essere approvata o rifiutata dal sistema approvvigionamento per garantire l'allineamento del budget. Lo stato richiesta di modifica della commessa (
In attesa di approvazione, Confermata, Approvata o Rifiutata
) si riflette nel registro attività della commessa. L'elenco delle richieste di modifica degli ordini di acquisto è disponibile utilizzando l' API Events/Change Feed .
Recupero richieste di modifica commessa
Trigger Event/Scenario | Nome API | API |
|---|---|---|
Restituisce un elenco di commesse modificate. | Eventi/Modifica feed | GET ~/services/program/events/v2/change_feed/ Categoria: purchase_order_change.requested |
Quando viene inoltrata una richiesta di revisione della commessa, la commessa è bloccata da ulteriori revisioni fino a quando il sistema approvvigionamento non approva o rifiuta la richiesta. Ciò garantisce la sincronizzazione tra il nostro sistema e il sistema approvvigionamento . Gli endpoint API sono disponibili per confermare, approvare e rifiutare gli aggiornamenti della commessa.
Confermare, approvare o rifiutare la richiesta di aggiornamento della commessa
Trigger Event/Scenario | Nome API | API |
|---|---|---|
Conferma : il sistema di approvvigionamento ha ricevuto un ordine di modifica. Il sistema approvvigionamento può inviare una conferma di ricezione della richiesta a VNDLY. Aggiorna il registro attività indicante che la richiesta di modifica della commessa è stata ricevuta correttamente dal sistema approvvigionamento . | Conferma modifica ordine di acquisto | POST ~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/acknowledge/
|
Approva : aggiorna il registro attività della commessa indicando che la richiesta di modifica della commessa è stata approvata. Le modifiche si riflettono nella commessa. La commessa è sbloccata. | Approvazione modifica ordine di acquisto | POST ~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/approve/
|
Rifiuta : aggiorna il registro attività della commessa indicando che la richiesta di modifica della commessa è stata rifiutata. Non vengono apportate modifiche alla commessa. La commessa è sbloccata. | Rifiuto di modifica ordine di acquisto | POST ~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/reject/
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