Concetto: Piani di partecipazione agli aiuti finanziari

È possibile utilizzare i piani di frequenza degli aiuti finanziari per prevedere la frequenza prevista per gli studenti, anche prima che si iscrivano ai corsi. Possono aiutare a determinare quali informazioni utilizzare quando:

Calcolo del costo di frequenza
Imballaggio premi studente
Esecuzione di altri processi di aiuto finanziario.

Il sistema ricava le informazioni per il piano di frequenza degli aiuti finanziari di uno studente dal programma di studio principale e dai relativi criteri di sostegno accademico e finanziario. Se lo studente ha più record accademici, il sistema utilizza il POS principale del record di rendicontazione dello studente.

Il sistema fa riferimento alle righe dei piani di frequenza come record del periodo di aiuto finanziario (FAPR). I FAPR contengono dati sugli aiuti finanziari utilizzati dal sistema per elaborare gli aiuti finanziari per un periodo accademico, ad esempio:

Stato di caricamento
Dettagli sulla posizione in classe
Tipo di anno accademico Aiuto finanziario

Gli studenti non possono avere più FAPR che contengono le stesse date. Esempio: uno studente non può avere FAPR per il trimestre estivo e il semestre estivo quando entrambi i periodi contengono il 1° agosto.

Il sistema crea automaticamente piani di partecipazione per aiuti finanziari per:

Candidati quando dichiarano un programma di studi
Studenti quando si immatricolano a un programma di studi

Quando uno studente non ha un piano di frequenza, il sistema ne crea uno quando il job

Aggiornamento piano di frequenza

viene eseguito durante l'orchestrazione di impieghi notturna. Il sistema utilizza la data di inizio prevista dello studente per creare piani di frequenza e aggiunge periodi accademici ai piani di frequenza quando si verificano le seguenti condizioni:

Lo studente ha uno dei seguenti stati per il POS principale alla data di inizio standard del periodo accademico:
In corso
Congedo
In attesa di completamento
In uno dei seguenti casi:
Il periodo accademico è precedente o contiene la data di completamento prevista.
Lo studente ha una registrazione, un contratto con lo sponsor, una rinuncia o una transazione ISIR per il periodo accademico.
Per le iscrizioni, il sistema include le iscrizioni che hanno abbandonato i corsi con lo stato
Non registrato
.
Per le transazioni ISIR, il sistema aggiunge tutti i periodi accademici nell'anno di assegnazione dell'aiuto finanziario associato alla transazione ISIR. Esempio: lo studente ha una transazione ISIR per l'anno di assegnazione del contributo finanziario 2022-2023, che è composta da 4 periodi accademici. Il sistema include tutti e quattro i periodi accademici nel piano di frequenza dello studente.

Se per uno studente è stata apportata una modifica a un record di rendicontazione con data futura, il sistema crea anche periodi accademici per tale record. Esempio: uno studente prevede di completare il POS di laurea nella primavera del 2020 e di iniziare il POS di laurea nell'autunno 2020, presso lo stesso istituto. Il sistema crea periodi accademici per:

I periodi accademici universitari, fino alla primavera 2020.
I periodi accademici dei laureati, a partire dall'autunno 2020.

Il sistema popola la colonna

Immissione periodo

con

Sì

per i periodi accademici del primo anno di assegnazione di uno studente.

Quando una modifica dell'iscrizione, del programma di studio o di un altro evento può influire sul sostegno finanziario di uno studente, il sistema contrassegna il piano di frequenza in modo che venga aggiornato quando il job

Aggiornamento piano di frequenza

viene eseguito durante l'orchestrazione di impieghi notturni. Il sistema orchestra il job con altri processi notturni per garantire che i processi a valle dispongano delle informazioni più accurate e aggiornate sul piano presenze.

Facoltativamente, è possibile eseguire il job

Aggiornamento piano di frequenza

per singoli studenti al di fuori dell'orchestrazione di impieghi notturna tramite i seguenti report:

Eseguire i processi di aiuto finanziario studente per candidato
Eseguire i processi dei servizi finanziari per studenti per studente

Consultare Riferimenti: Eseguire report sui processi finanziari degli studenti.

A seconda del motivo dell'aggiornamento, il sistema potrebbe aggiornare l'intero piano presenze o solo una parte di esso:

Motivo aggiornamento	Aggiornamenti al piano presenze
Il POS principale, lo stato POS o le modifiche al record di report dello studente.	Il sistema aggiorna l'intero piano presenze. Il sistema aggiorna anche le autorizzazioni di sicurezza degli utenti per garantire che il record del sostegno finanziario, i record del periodo di sostegno finanziario e i dati degli aiuti finanziari dello studente siano accessibili solo agli utenti associati all'unità accademica e al livello accademico corrispondenti. Quando il record di rendicontazione di uno studente cambia a metà di un periodo accademico e si aggiorna il suo piano di frequenza, le modifiche alle persone che possono accedere alle informazioni sugli aiuti finanziari diventano effettive all'inizio del periodo accademico successivo. È consigliabile: Verificare che le autorizzazioni di sicurezza dei dati degli aiuti finanziari dello studente siano coerenti con le autorizzazioni di sicurezza del record di rendicontazione. Aggiornando nuovamente il piano di frequenza all'inizio del periodo accademico successivo per visualizzare le modifiche alla sicurezza del record di rendicontazione.
Lo studente ha un evento di registrazione, valutazione, articolazione interna o trasferimento di crediti.	Aggiornamenti di Workday: Caricare gli stati per tutti i periodi accademici in cui lo studente ha registrato corsi. Classifiche per il periodo accademico interessato e tutti i periodi accademici successivi.
Si importa un ISIR, si crea un contratto di sponsorizzazione studente o si registra una rinuncia per lo studente e il periodo accademico in cui si verifica la transazione non è già nel piano di frequenza.	Il sistema aggiunge periodi accademici al piano di frequenza.
Lo studente ha uno dei seguenti stati per il POS principale alla data di inizio standard del periodo accademico: In corso Congedo In attesa di completamento E: La data di completamento prevista dello studente va avanti. Lo studente ha una registrazione, un contratto con lo sponsor, una rinuncia o una transazione ISIR per un periodo accademico non incluso nel piano di frequenza.	Il sistema aggiunge periodi accademici al piano di frequenza.
La data di completamento prevista dello studente viene spostata all'indietro.	Il sistema disattiva i periodi accademici nel piano di frequenza a meno che: Lo studente ha uno dei seguenti stati per il POS principale alla data di inizio standard del periodo accademico: In corso Congedo In attesa di completamento Il periodo accademico include una registrazione, un contratto con lo sponsor, una rinuncia o una transazione ISIR.
Il punto vendita principale dello studente cambia nei calendari accademici.	Il sistema disattiva i periodi accademici del vecchio calendario che si sovrappongono ai periodi accademici del nuovo calendario.
Si retrodata la data di completamento prevista dello studente e lo si passa a un punto vendita con un calendario accademico diverso.	Il sistema ricostruisce i record dei periodi di assistenza finanziaria nel piano di frequenza, a meno che lo studente non abbia erogazioni non più necessarie nei record dei periodi di assistenza finanziaria.
Lo stato del record accademico dello studente diventa inattivo.	Il sistema disattiva i periodi accademici successivi alla data in cui lo studente diventa inattivo.

Se un FAPR diventa inattivo a seguito dell'aggiornamento di un piano di frequenza e si desidera comprenderne il motivo, creare un report personalizzato per visualizzare lo Stato disattivabile studente:

Stato disattivabile	Motivo
Modifica calendario	Lo studente è passato a un programma di studi con un calendario accademico diverso.
Inattivo	Lo stato del record accademico dello studente diventa inattivo
Immatricolazione	Il candidato si immatricola a un programma di studi.
Completamento periodo	La data di completamento del periodo accademico nel record del programma di studio di uno studente è stata rispettata.
Modifica programma di studio	È stata apportata una modifica al programma di studio dello studente.
Riconfezionamento	Il risultato del pacchetto di aiuti finanziari dello studente non è più accurato ed è stato creato un nuovo pacchetto di aiuti finanziari. Esempio: quando l'idoneità al premio di uno studente è cambiata.
Sistema Workday	Il record del periodo di aiuto finanziario è stato disattivato a causa di una conversione.

Quando uno studente cambia programma di studio e i calendari del nuovo e del vecchio POS non sono allineati, potrebbe esserci un intervallo tra la data di fine del periodo accademico del vecchio POS e la data di inizio del periodo accademico del nuovo. Per colmare questa lacuna, il sistema estende la data di fine del periodo accademico per il POS originale nel FAPR.

Esempio: il POS corrente di uno studente utilizza un calendario con trimestri. Il periodo accademico del trimestre primaverile termina il 30 maggio. Cambiano il loro POS in estate con uno che utilizza un calendario con semestri. Il periodo accademico del semestre estivo inizia il 5 giugno. Per colmare il divario, il sistema estende la data di fine del periodo accademico del trimestre primaverile al FAPR del POS originale.

Il sistema non supporta la sovrapposizione dei periodi accademici o le modifiche del calendario all'interno dei periodi accademici. Queste situazioni potrebbero portare a risultati imprevisti nel piano di frequenza dello studente.