Considerazioni sulla configurazione: Contratti di sponsorizzazione studente

Di che cosa si tratta

I contratti sponsor degli studenti rappresentano uno dei modi in cui organizzazioni esterne o individui, come agenzie militari, istituti di istruzione, ambasciate internazionali o programmi statali prepagati, possono coprire alcune o tutte le spese di istruzione di uno o più studenti. Si tratta di un tipo di contratto di terzi che può aiutare gli studenti a soddisfare i propri obblighi finanziari nei confronti dell'istituto accademico.

È possibile gestire i finanziamenti sponsor e generare fatture direttamente in Workday Student. Questo modello di fatturazione opera indipendentemente dal framework dei conti cliente di Financial Management per supportare la fatturazione, il consolidamento e la reportistica specifici degli studenti.

Vantaggi per l'azienda

Allegare più note e documenti direttamente ai record fattura .

Automatizzare gli esborsi e l'elaborazione dei pagamenti.

Automatizzare la distribuzione fattura utilizzando le attività di stampa e invio di e-mail.

Configurare regole calcolo diverse per importi riga contratto diversi.

Configurare più layout di modulo aziendale per le fatture sponsorizzazione studente e le fatture sponsorizzazione studente consolidate.

Configurare piani di erogazione separati per i contratti sponsor e le assegnazioni.

Consentire a studenti e amministratori di accedere facilmente alle informazioni contratto e pagamenti.

Ottenere visibilità su termini e obblighi contratto e ricevere notifiche sulle scadenze.

Consolida più fatture sponsorizzazione studente in un unico documento per migliorare la visibilità e semplificare la stampa o la spedizione via e-mail di una fattura combinata allo sponsor.

Ridurre il lavoro manuale e gli errori copiando i contratti sponsorizzazione studente esistenti in un nuovo anno premio .

Monitorare i pagamenti sponsor .

Casi d'uso

Creare fatture consolidate per gli sponsor con preferenze diverse.

Raggruppare più fatture studente per un singolo sponsor in un documento consolidato.

Gestire i contratti per borse di studio, sovvenzioni e altri programmi sostegno finanziario con criteri e regole di erogazione specifici.

Gestire vari tipi di sponsor, tra cui aziende, enti governativi e piani di risparmio per l'istruzione.

Registrare e imputare i pagamenti per la fatturazione sponsorizzazione studente , mantenendo le fatture sponsor separate dalle fatture cliente .

Domande e considerazioni

Domande	Considerazioni
Sono necessari piani di erogazione separati per i contratti sponsor e le assegnazioni?	È possibile utilizzare l' attività Creazione piano di erogazione o Creazione calendario pianificazione erogazione per definire intervalli di tempo separati per l'erogazione dei contratti e delle assegnazioni sponsor .
Si utilizza un sistema di terze parti per gestire gli sostegno finanziario?	Quando si utilizza un sistema di terze parti per il sostegno finanziario e i fondi del contratto sponsor hanno un impatto sostegno finanziario , lasciare deselezionata la casella di controllo Nessun impatto su FA attività Creazione contratto di sponsorizzazione studente . Il contratto Workday comunque incluso nel report Totale assistenza finanziaria . Non è possibile eseguire calcoli per un contratto sponsor in un sistema di terze parti.
È necessario utilizzare i contratti sponsorizzazione studente per le voci premio sostegno finanziario ?	Si consiglia di utilizzare la funzionalità Workday Financial Aid per elaborare il sostegno finanziario.
Quali informazioni sponsorizzazione studente sono necessarie da un report?	Quando si creano i report contratto sponsorizzazione studente , considerare le seguenti domande: Quali contratti sponsor sono stati erogati? In caso di erogazione, quali contratti sponsor sono stati fatturati/pagati? Quali altre informazioni sono necessarie da un report?
Si desidera ricalcolare ed erogare i contratti sponsorizzazione studente manualmente o automaticamente?	È possibile ricalcolare manualmente ed erogare i contratti sponsorizzazione studente utilizzando il menu delle azioni correlate dello studente o contratto sponsorizzazione studente specifico per ricerca (noun), trova (verb) le singole attività. ConsultarePagare i pagamenti del contratto di sponsorizzazione dello studente . È anche possibile impostare il ricalcolo automatico e l'esborso da eseguire durante l'orchestrazione di impieghi notturni degli studenti utilizzando l' attività Gestione opzioni finanziarie studenti istituzionali per selezionare la casella di controllo Elaborazione contratti di sponsorizzazione studenti in impiego notturno . Alcuni eventi determinano la valutazione automatica dei contratti sponsorizzazione studente . Consultare Riferimenti: Reazioni per Gestione finanziaria studenti .
Come si desidera definire gli importi riga contratto ?	È possibile definire gli importi riga contratto nei seguenti modi: Importi, in cui l'utente immette un importo forfettario. Calcoli, in cui l'importo viene calcolato dinamicamente in base a una regola. Se si utilizzano i calcoli, è possibile utilizzare la griglia Regole importo contratto attività Creazione contratto sponsorizzazione studente per configurare un calcolo basato su regole che consenta la flessibilità necessaria per soddisfare i requisiti dello sponsor. Una volta eseguita la configurazione, assicurarsi di selezionare la casella di controllo Calcola importo nella stessa attività.
Quale processo viene utilizzato per la fatturazione e l'esborso?	Workday consente di creare il workflow più adatto organizzazione e ai contratti sponsor : Distribuire i pagamenti allo studente, fattura agli sponsor e quindi registrare i pagamenti sponsor . Fatturare gli sponsor, registrare i pagamenti sponsor e quindi erogare i pagamenti allo studente.
L'istituto utilizza il modello di fatturazione sponsorizzazione studente ?	È possibile utilizzare questo framework per gestire la fatturazione sponsor , le fatture, le rettifiche del credito e le rifatturazioni direttamente all'interno di Workday Student. Questo modello opera indipendentemente dal framework dei conti cliente di Financial Management, in modo da gestire i record di fatturazione specifici degli studenti senza influire sui conti cliente generali.
Gli sponsor richiedono un'unica fattura per più studenti o contratti?	È possibile raggruppare più fatture approvate, non pagate e parzialmente pagate per un singolo sponsor in una fattura consolidata in modo da poter stampare o inviare via e-mail un singolo documento invece di inviare singole fatture.
Sono necessari documenti fattura personalizzati?	Utilizzare Business Intelligence and Reporting Tools (BIRT) per creare layout personalizzati. Per applicare questi layout, è necessario definire le regole di layout fattura sponsorizzazione studente e le regole di layout fattura sponsorizzazione studente consolidate per collegare i modelli BIRT al processo di fatturazione.
Come si desidera formattare i numeri fattura ?	Si configurano generatori di sequenze di ID univoci per formattare singole fatture, rifatturazioni, rettifiche di accredito e fatture consolidate. È possibile definire queste sequenze a livello globale nell'attività Modifica attività tenant - Studente oppure utilizzare l' attività Modifica definizioni ID azienda per definirle a livello azienda .
Come si intende creare report sui crediti totali sponsor ?	È necessario creare report separati sulle fatture cliente e sulle fatture sponsorizzazione studente . Queste aree di fatturazione sono progettate per operare in modo indipendente, in modo che non condividere gli stessi report. Per visualizzare i crediti totali , è necessario combinare i dati di entrambi i seguenti elementi: Il report Ricerca fatture sponsorizzazione studente per la fatturazione specifica per studente. Report di gestione finanziaria per la fatturazione regolare cliente .

Suggerimenti

Configurare i worktag delle transazioni per i contratti sponsorizzazione studente . ConsultareConfigurare i worktag per le transazioni .

Requisiti

Configurare l' azienda. Il Workday richiede che le aziende associate a tutte le unità accademiche elaborano le transazioni finanziarie degli studenti.

Creare e gestire i profili sponsor utilizzando la funzionalità di gestione delle sovvenzioni Workday Financials . ConsultareImpostare e gestire le informazioni sugli sponsor .

Creare nuovi contratti sponsor per ogni anno premio .

Limitazioni

Le fatture consolidate supportano solo le fatture singole con stato Approvato
e stato di pagamento Non pagato
o Parzialmente pagato
.

Non è possibile utilizzare attività e report conto cliente per i contratti sponsorizzazione studente .

Quando si crea un contratto sponsorizzazione studente , è possibile immettere fino a 9.999 righe contratto .

È possibile creare fino a 1.000 fatture contemporaneamente.

Configurazione del tenant

Utilizzare l' attività

Modifica configurazione tenant - Studente

per configurare generatori di sequenze di ID univoci per le fatture sponsorizzazione studente , le rifatturazioni fattura sponsorizzazione studente , le rettifiche del credito fattura sponsorizzazione studente e le fatture sponsorizzazione studente consolidate. È anche possibile rivedere le mappature delle definizioni ID per gli sponsor utilizzando l' attività

Modifica definizioni ID azienda

.

Criteri di sicurezza

Configurare i seguenti domini di sicurezza nell'area area funzionale Gestione finanziaria studenti :

Dominio	Considerazioni
Manage: Gestione finanziaria studenti	Consente di configurare e gestire le transazioni finanziarie degli studenti.
Gestione: fatturazione contratto di sponsorizzazione studente	Consente di configurare e gestire attività relative alla fatturazione per i contratti sponsorizzazione studente , come visualizzare i dettagli fattura , gestire note e allegati ed eseguire attività di consegna come la stampa e l'invio di e-mail.
Manage: Student Sponsor Contracts Processing	Consente di creare, modificare e visualizzare i contratti sponsorizzazione studente .
Gestione: Deposito sponsorizzazione studente - Annullamento	Consente di annullare il deposito sponsorizzazione studente .
Gestione: pagamento sponsorizzazione studente - Annullamento	Consente di annullare il pagamento di uno sponsorizzazione studente .
Manage: Student Sponsor Payment Processing	Consente di configurare e gestire l'elaborazione del pagamento sponsorizzazione studente .
Manage: Student Sponsor Sponsor Refund Processing	Consente di configurare e gestire l'elaborazione dei rimborsi contratto sponsorizzazione studente .
Gestione: Rimborsi sponsorizzazione studenti - Annulla	Consente di annullare i rimborsi sponsorizzazione studente in attesa e i pagamenti dei rimborsi sponsorizzazione studente .
Process: Incameramento rimborso sponsorizzazione studente	Consente di incamerare i pagamenti dei rimborsi sponsorizzazione studente .
Process: Student Sponsor Refund/Settlement	Consente di configurare e gestire il regolamento dei rimborsi sponsorizzazione studente .
Reports: Student Sponsor Contracts	Consente di visualizzare i report sui contratti sponsorizzazione studente .
Reports: Student Sponsor Payments	Consente di visualizzare i report sui pagamenti sponsorizzazione studente .
Reports: Student Sponsor Refunds	Consente di visualizzare i report sui rimborsi sponsorizzazione studente .
Set Up: Student Payments	Consente di configurare e gestire i pagamenti degli studenti.
Reports: Student Sponsor Invoicing	Questo dominio fornisce l'accesso ai dati principali dei report per le fatture singole e consolidate.
Processo: fatture sponsorizzazione studente	Obbligatorio per la generazione automatizzata di fatture tramite il processo job in background.
Gestione: fattura sponsorizzazione studente - Annulla	Fornisce l'accesso per annullare una fattura sponsorizzazione studente .

Configurare i seguenti domini di sicurezza nell'area area funzionale Financial Aid :

Dominio	Considerazioni
Manage: Financial Aid	Consente di configurare e gestire il sostegno finanziario per gli studenti.
Reports: Financial Aid Period Records	Consente di visualizzare i report sui record dei periodi sostegno finanziario .
Set Up: Disputes	Consente di configurare e gestire gli esborsi.

Configurare i seguenti domini di sicurezza nell'area area funzionale Banking and Settlement :

Dominio	Considerazioni
Process: Payment Return	Consente di gestire i pagamenti restituiti dalla banca e di visualizzare i report correlati.
Process: Settlement	Consente di gestire i problemi con i pagamenti dei rimborsi sponsorizzazione studente .

Processi aziendali

Processi aziendali	Considerazioni
Evento di rimborso sponsorizzazione studente in attesa	Se lo studente è idoneo per un rimborso, questo processo aziendale consente di rimborsare lo studente dopo aver eseguito un ciclo di regolamento.
Evento deposito studente	Consente di depositare i pagamenti degli studenti.
Evento di pagamento erogazione studente	Consente di erogare il pagamento di un contratto sponsorizzazione studente .
Evento di imputazione pagamento sponsorizzazione studente	Consente di imputare un pagamento sponsorizzazione studente .
Evento fattura sponsorizzazione studente	Consente di generare fatture per le righe contratto .

Report

Report	Considerazioni
Ricerca righe contratto di sponsorizzazione studente che richiedono la rifatturazione	Consente di trovare le righe contratto da fattura nuovamente quando gli importi contratto sponsor cambiano.
Ricerca contratti di sponsorizzazione studente	Trovare i contratti sponsorizzazione studente in base agli attributi chiave contratto , come Nome contratto, Unità universitaria, Anno assegnazione, Data contratto e Sponsor.
Ricerca pagamenti sponsorizzazione studente	Trovare i dettagli dei pagamenti sponsorizzazione studente e imputare o annullare l'imputazione dei pagamenti alle fatture.
Ricerca fatture di sponsorizzazione studente	Questo è lo strumento principale per monitorare lo stato della fatturazione, lo storico delle consegne e le imputazioni di pagamento. Il report fornisce dati specifici per il modello di fatturazione sponsorizzazione studente e non richiede l'accesso ai domini di report Financial Management.
Ricerca fatture di sponsorizzazione studente consolidate	Report Ricerca fatture di sponsorizzazione studente consolidate per gestire i record di fatturazione raggruppati.
Dettagli contratto di sponsorizzazione studente	Trova i contratti sponsorizzazione studente per l'anno premio selezionato.
Utilizzo del contratto di sponsorizzazione studente	Fornisce una visualizzazione visiva dell'utilizzo contratto sponsorizzazione studente per ogni anno premio .
Ricerca gruppi ciclo di stampa fatture sponsorizzazione studente	Consente di monitorare e controllare la generazione e la consegna in blocco delle singole fatture sponsor . È possibile utilizzare questo report per: Monitorare lo stato di avanzamento dei job generazione PDF e distribuzione e-mail su larga scala. Verificare che i singoli sponsor abbiano ricevuto le fatture. Rivedere i cicli di fatturazione storici per unità accademiche o sponsor specifici.
Ricerca gruppi ciclo di stampa fatture sponsorizzazione studente consolidate	Consente di gestire l'elaborazione e la consegna in blocco degli estratti conto di fatturazione unificati. È possibile utilizzare questo report per: Assicurarsi che più fatture singole vengano compilate correttamente in singoli documenti consolidati. Coordinare la consegna in blocco di e-mail per gli sponsor che richiedono la fatturazione raggruppata. Riconciliare il numero di documenti generati con gli eventi di consegna completati.

Integrazioni

Integrazioni o servizi Web	Considerazioni
Importazione in blocco Put Student - Piano ricalcolo ricalcolo	Elabora molte istanze del piano ricalcolo sponsorizzazione studente in modo asincrono.
Ottenere rimborsi sponsorizzazione studente in attesa	Recupera i rimborsi sponsorizzazione studente in base ID riferimento. Se non si specificano gli ID di riferimento, il servizio Web recupera tutti i rimborsi sponsorizzazione studente .
Recupero contratti di sponsorizzazione studente Put Student Sponsor Contract	Recupera, crea o aggiorna un contratto sponsorizzazione studente . Se non si specificano gli ID di riferimento, il servizio Web recupera tutti i contratti sponsorizzazione studente .
Recupero fatture sponsorizzazione studente	Recupera le fatture sponsorizzazione studente . Se non si specificano criteri di richiesta, il servizio Web recupera tutte le transazioni.
Recupero piani ricalcolo sponsorizzazione studente Inserisci piano ricalcolo sponsorizzazione studente	Recupera, crea o aggiorna i piani di ricalcolo notturno contratto sponsorizzazione studente . Se non si specificano gli ID di riferimento, il servizio Web recupera tutti i piani di ricalcolo notturno contratto gli sponsorizzazione studente .
Importazione contratto di sponsorizzazione studente	Importa un singolo contratto sponsorizzazione studente con più righe. È possibile aggiungere o modificare righe in base all'ID. Quando si modifica un contratto sponsor , le righe contratto esistenti non vengono rimosse dal contratto.
Importazione pagamento sponsorizzazione studente	Importa i pagamenti sponsorizzazione studente con un deposito facoltativo creato.
Importazione totale assistenza finanziaria	Crea nuovi pacchetti sostegno finanziario con i dati borsa di studio forniti per uno studente, indicati dall'unità unità universitaria istituzionale . I premi studente indicati nella richiesta sostituiranno tutti i premi correnti nel sostegno finanziario dello studente . Eventuali rinunce studente o contratti sponsorizzazione studente relativi a un pacchetto di sostegno finanziario esistente verranno aggiunti al pacchetto appena creato per lo stesso periodo accademico.
Inoltro rimborso sponsorizzazione studente in attesa	Crea rimborsi sponsorizzazione studente in attesa.
Inoltro fattura sponsorizzazione studente	Consente di creare singole fatture sponsor per l'elaborazione di volumi ridotti.
Recupero fatture sponsorizzazione studente	Consente di recuperare i dati dettagliati fattura , inclusi lo stato, gli importi e le righe contratto associate.
Regole layout modulo aziendale per fattura sponsorizzazione studente Inserimento regola layout modulo aziendale fattura sponsorizzazione studente	Consente di recuperare, creare o aggiornare le regole di layout per le fatture stampate. È possibile definire queste regole per associare layout specifici alle fatture in base a tipo, sponsor e valuta. Si tratta di servizi di sola implementazione e non supportano la funzionalità EIB .
Ottenere fatture di sponsorizzazione studente consolidate Put Fattura sponsorizzazione studente consolidata	Consente di recuperare o creare fatture consolidate in base a criteri quali unità universitaria, sponsor o contratto. Consente di visualizzare i dati in base al profilo di sicurezza; vengono visualizzati solo i dati degli istituti a cui si è autorizzati ad accedere.
Importazione in blocco Inoltro fattura di sponsorizzazione studente	Consente di creare in blocco le fatture sponsorizzazione studente a partire dai dati importati. Questo servizio consente di elaborare più fatture in modo asincrono tra sponsor e contratti sponsorizzazione studente diversi all'interno di un'unica richiesta. Viene avviare il processo aziendale Evento fattura sponsorizzazione studente per ogni fattura per generare la fattura con la sequenza configurata e gli ID di riferimento e visualizzarla nell'interfaccia interfaccia utente Workday .

Connessioni e touchpoint

Funzionalità	Considerazioni
Sostegno finanziario	Utilizzare Financial Aid per configurare i piani di esborso. I contratti di sponsorizzazione sono inclusi nelle righe del pacchetto di sostegno finanziario.
Sovvenzioni	Gli sponsor degli studenti vengono configurati in Grants.
Report e analisi	È possibile configurare i layout dei moduli aziendali per i pagamenti e le fatture sponsorizzazione studente con Report Designer.

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit sono disponibili nella Workday Community.