Considerazioni sulla configurazione: Calendari accademici

Che cos'è

Il calendario accademico fornisce il quadro orario per il sistema Workday Student. La struttura di base comprende tipi di periodo accademico, come Autunno, Primavera e Intersessione. È possibile utilizzare questa struttura per creare gli anni accademici e i periodi accademici che costituiscono il calendario.

Esempio:

Calendario accademico: calendario semestrale
.

Anno accademico: semestre 2019 - 2020
.

Periodi accademici: semestre autunnale 2019
e semestre primaverile 2020
.

I criteri del calendario consentono di assegnare i seguenti componenti a un'unità accademica e a un livello o a un programma di studi (POS) a partire dalla decorrenza:

Calendario accademico

Inizio anno accademico

Modello di frequenza tipico

Tipo di unità per monitorare il credito accademico e l'assistenza finanziaria dello studente, ad esempio le unità del semestre o le ore di timbratura.

I criteri di calendario applicabili al POS di uno studente determinano tutti i processi e le transazioni specifici per data per lo studente.

Vantaggi per l'azienda

I calendari universitari in Workday Student consentono di:

Mantenere accurati i registri degli studenti e i dati sugli aiuti finanziari.

Gestire in modo efficace processi e attività specifici per data.

Creare report sui dati degli studenti a livello granulare.

I criteri del calendario offrono la flessibilità di:

Supporta più calendari accademici in un istituto.

Modificare il calendario accademico nel tempo.

Definire calendari univoci per soddisfare le esigenze di combinazioni specifiche a livello di unità accademica o POS.

Consentire agli studenti di modificare i punti vendita in più calendari accademici.

Consentire agli studenti di avere più record accademici nei calendari accademici.

Soddisfare i requisiti specifici dell'istituto proteggendo l'integrità dei dati.

Configurare almeno un calendario accademico e un criterio di calendario per utilizzare Workday Student.

Casi d'uso

La maggior parte dei processi in un istituto utilizza il calendario accademico. Alcuni esempi sono:

Costruire automaticamente gli anni e i periodi necessari nei piani accademici per gli studenti.

Monitorare le statistiche degli studenti, come crediti guadagnati o GPA, e i progressi accademici per periodo accademico.

Configurare e gestire processi come la finestra di iscrizione, la finestra di valutazione o la data di assegnazione.

Garantire la registrazione degli studenti nelle sezioni corrette e al momento giusto.

Tenere traccia dei dati sugli aiuti finanziari in base ai periodi accademici per una corretta elaborazione degli aiuti finanziari.

Impostare piani di erogazione e pacchetti di assegnazione per l'assistenza finanziaria.

Domande e considerazioni

Soggetti	Domande	Considerazioni
Struttura accademica	Qual è la struttura accademica dell'istituto? La struttura accademica supporta calendari separati per unità accademica o POS?	La gerarchia delle unità accademiche nella struttura accademica determina l'ereditarietà dei criteri del calendario. Se le unità accademiche subordinate o il POS richiedono un criterio diverso, è possibile sostituire l'eredità assegnando direttamente un criterio di calendario diverso. Per gestire un unico calendario e ripristinare l'eredità, è possibile ereditare nuovamente i criteri del calendario dall'unità accademica superiore. Consultare Esempio: Ripristino dell'ereditarietà dei criteri di calendario da unità accademica superiore.
Tipi di periodo accademico	Quali tipi di periodo accademico ha l'istituto? Quali tipi di periodo sono associati a un calendario specifico? Qual è l'ordine in cui si verificano i tipi di periodo? Quali periodi costituiscono il periodo estivo dell'aiuto finanziario?	È possibile utilizzare i tipi di periodo accademico in più calendari. Il sistema utilizza il tipo di periodo insieme al calendario accademico durante l'elaborazione. Non è possibile eliminare i tipi di periodo accademico una volta che sono in uso. È possibile rinominarli e la modifica si applica a tutti i calendari accademici che li utilizzano. Una volta specificato l'ordine dei tipi di periodo in un calendario accademico, il sistema lo conserva per tutti gli anni accademici del calendario. È possibile definire regole di data per i tipi di periodo accademico per calendario accademico e nodo (combinazione a livello di unità accademica o POS). Per un'elaborazione accurata degli aiuti finanziari, è possibile specificare i tipi di periodo accademico considerati estivi per gli aiuti finanziari federali.
Anni accademici	Quali sono la data e il periodo di inizio dell'anno accademico? Quali sono la data e il periodo di fine dell'anno accademico?	Prepararsi con queste informazioni per risparmiare tempo e fatica quando si configura il calendario accademico in Workday.
Periodi accademici	Quali sono i periodi accademici presso l'istituto? Quali sessioni (moduli) più piccole vengono utilizzate nei periodi accademici standard? Le sessioni (moduli) iniziano durante un periodo standard e terminano in un periodo standard diverso? L'istituto utilizza periodi accademici non standard? Sono presenti programmi che richiedono l'elaborazione di aiuti finanziari non a termine? Quante settimane di insegnamento ci sono in ogni periodo accademico?	I periodi standard rappresentano finestre di rendicontazione e non possono sovrapporsi. I periodi non standard (moduli) possono estendersi su periodi standard, solo se è stato abilitato Designate Standard Academic Period Spanning . Assicurarsi di considerare attentamente la decisione di coprire i periodi accademici perché l'azione è a livello di tenant ed è irreversibile. È possibile aggiungere periodi accademici non standard a ogni anno di un calendario accademico esistente, inclusi gli anni passati. È possibile configurare tipi di periodo non standard per i periodi accademici al fine di creare record di periodo accademico non standard. Quando uno studente si iscrive a una sezione del corso associata a un periodo non standard, il sistema lo visualizza come record del periodo distinto nelle statistiche accademiche. È possibile creare report su periodi standard e non standard in base alle date di inizio o di fine dei periodi standard. Esempio: un report sulle sezioni di corso offerto nel semestre autunnale può includere sezioni di corso iniziate all'interno del periodo ma che terminano in un periodo diverso. Un report sui corsi valutati per il semestre autunnale può includere sezioni di corsi terminate all'interno del periodo ma iniziate in un altro periodo. È possibile elaborare aiuti finanziari per studenti in moduli o corsi offerti in periodi accademici non standard. Il sistema utilizza il totale delle settimane di istruzione (WOI) nei periodi accademici per i calcoli degli aiuti finanziari. Il sistema esclude dai totali WOI le festività e le pause pianificate di 7 giorni o più, inclusi i giorni del fine settimana adiacenti. Per ulteriori informazioni, consultare Concetto: Periodi accademici standard e non standard.
Sezioni di corsi a termine e non a termine	Sono presenti sezioni di corsi sia a termine che non a termine? Sono disponibili sezioni di corsi non semestrali che iniziano in un periodo standard e terminano in un periodo standard diverso?	È possibile avere sezioni del corso che: Non iniziano e terminano con il periodo accademico, ma rientrano in un periodo fisso. Copre periodi accademici standard. Le sezioni del corso associate a periodi non standard eseguono il rollup al periodo standard in cui iniziano. Per offrire corsi che coprono periodi standard, eseguire l'attività Designazione periodo accademico standard . Se non è stato abilitato lo spanning, il sistema visualizza un avviso di convalida che informa che le sezioni del corso iniziano e terminano entro un periodo accademico standard. Se è stato abilitato lo spanning, il sistema non limita le sezioni del corso in modo che rientrino in un anno accademico o in qualsiasi altro periodo di tempo. L'estensione del periodo accademico ha un ampio aiuto finanziario e un impatto sui dati finanziari degli studenti, quindi discutere la decisione in modo approfondito.
Più calendari accademici	Si utilizzano più calendari accademici nell'istituto? Quanti programmi richiedono un calendario univoco?	I criteri del calendario consentono di avere più calendari accademici nell'istituto. È possibile disporre di criteri di calendario univoci per un'unità accademica e un livello o un POS. Per proteggere l'integrità dei dati, cercare il minor numero possibile di calendari accademici per l'istituto. Creare un nuovo calendario accademico solo quando è necessaria una modifica strutturale. Esempi: Tipi diversi di periodo accademico Modificare l'ordine dei tipi di periodo accademico. Modificare i tipi di periodo standard. Piccole modifiche basate sulla data, come la modifica della data di inizio dell'anno accademico, non richiedono un nuovo calendario accademico.
Transazioni programma di studio per studenti	Gli studenti possono avere POS che utilizzano calendari accademici diversi?	Uno studente può avere più POS che utilizzano calendari accademici diversi. Il calendario utilizzato dal POS principale controlla i record del periodo accademico e i record dei periodi di aiuto finanziario. Il record accademico di uno studente può avere più calendari accademici quando: Modificano il punto vendita principale in tutti i calendari. I criteri di calendario per i POS vengono modificati. Per accogliere la modifica, il sistema aggiorna il piano accademico per visualizzare gli anni e i periodi accademici in base al nuovo calendario.
Modifiche al calendario accademico	È possibile modificare il calendario accademico in qualsiasi momento?	I criteri del calendario consentono di modificare il calendario accademico senza influire sui dati transazionali. Una modifica dei criteri può avvenire solo all'inizio di un anno accademico e non può presentare lacune o sovrapposizioni. Le convalide predefinite limitano le modifiche ai criteri del calendario quando esistono transazioni studentesche, come candidature o erogazioni, per l'anno accademico. In alcuni casi è possibile modificare il modello di frequenza tipico o il tipo di unità. Per configurare un criterio di calendario prima del primo criterio in un nodo che eredita il primo criterio, creare una copia del criterio con la stessa decorrenza. È quindi possibile apportare la modifica precedente prevista.
Decorrenza	Qual è l'importanza di una decorrenza per il calendario accademico? A quanto tempo è necessario datare il calendario nel passato?	Le decorrenze nei criteri del calendario consentono di modificare il calendario accademico e di monitorare le modifiche nel tempo. Il sistema applica automaticamente la decorrenza a un criterio di calendario per garantire che le modifiche avvengano solo all'inizio di un anno accademico. Assicurarsi che i criteri del calendario risalgano per adattarsi ai primi studenti attivi con registrazioni.
Calendario festività	Si desidera includere un calendario delle festività o dei giorni non di istruzione (come le vacanze di primavera) nel calendario accademico?	Per specificare le festività e i giorni non di istruzione per il calendario accademico, creare un calendario delle festività nell'attività Creazione calendario festività .
Paga attività periodo	Si utilizzano periodi accademici per pagare i dipendenti per le attività svolte durante il periodo?	Per i periodi accademici utilizzati per la retribuzione delle attività del periodo, specificare Paga attività come Tipo di utilizzo nell'attività Gestione utilizzo periodo accademico . Valutare se sono necessari periodi accademici con durate diverse rispetto ai periodi utilizzati per l'attività accademica in Workday Student. Non è possibile modificare un periodo accademico per il quale è già stata elaborata la retribuzione per attività del periodo.

Suggerimenti

Mappare la struttura del calendario accademico, inclusi i tipi di periodo accademico, gli anni accademici e i periodi accademici per semplificare la configurazione.

Assicurarsi che i periodi accademici coprano la durata dell'intero anno di assegnazione dell'aiuto finanziario. Esempio: se l'anno di assegnazione 2023-2024 copre il periodo compreso tra il 01/07/2023 e il 30/06/2024, configurare i periodi accademici (Semestre estivo 2023, Semestre autunnale 2023, Semestre invernale 2023, Semestre primaverile 2024 e Semestre estivo 2024) intervallo di date

Per configurazioni complesse con più calendari accademici, mappare la struttura accademica e il calendario accademico richiesto da ogni nodo.

Prestare attenzione quando si sostituisce l'ereditarietà dei criteri di calendario per evitare modifiche involontarie ai nodi subordinati.

Verificare l'accuratezza dei criteri del calendario prima di associare i dati transazionali, come candidature, sezioni del corso ed esborsi.

Requisiti

Il calendario accademico sostituisce gli anni accademici e i periodi utilizzati nelle implementazioni precedenti di Workday Student. Per gli anni accademici e i periodi senza calendario, è necessario eseguire l'attività

Assegnazione anni a calendario accademico

durante la configurazione.

Eseguire questa attività per i periodi accademici creati in Workday Human Capital Management (HCM) se si desidera utilizzare gli stessi periodi in Workday Student.

Limitazioni

Nessun impatto.

Configurazione tenant

Nessun impatto.

Criteri di sicurezza

Dominio	Considerazioni
Set Up: Academic Calendar nell'area funzionale Academic Foundation.	Consente di impostare calendari accademici e criteri di calendario.
Set Up: Calendar nell'area funzionale System.	Consente di creare calendari delle festività.
Manage: Academic Calendar Updates nell'area funzionale Academic Foundation.	Consente di aggiornare i calendari accademici, comprese le date per i periodi accademici esistenti.
Set Up: Course Section Calendar Options nell'area funzionale Student Records.	Consente di designare un periodo accademico.
Set Up: Financial Aid Foundation nell'area funzionale Financial Aid.	Consente di designare i tipi di periodo accademico come estate per gli aiuti finanziari federali.
Set Up: Tipico modello di frequenza nell'area funzionale Academic Advising.	Consente di creare, modificare e visualizzare i modelli di frequenza tipici.

Processi aziendali

Nessun impatto.

Generazione di report

Report	Considerazioni
Visualizza calendario accademico	Consente di rivedere i dettagli di un calendario accademico.
Visualizza periodi accademici	Consente di visualizzare tutti i periodi accademici che non fanno parte di un calendario accademico.
Visualizzazione tipi periodo accademico	Consente di visualizzare tutti i tipi di periodo accademico in uso.
Visualizzazione anno accademico	Consente di rivedere i dettagli di un anno accademico.
Visualizzazione giorni non di istruzione	Consente di visualizzare gli eventi e le date dei giorni non di istruzione in un anno accademico.

Il sistema fornisce le seguenti origini dati report che è possibile utilizzare per creare report personalizzati:

Calendari accademici

Intervalli date universitarie

Periodi accademici

Anni accademici

Integrazioni

Nessun impatto.

Connessioni e touchpoint

Funzionalità	Considerazioni
Consulenza accademica	L'interazione tra il calendario accademico e i modelli di frequenza tipici controlla gli anni e i periodi visualizzati nei piani accademici degli studenti. Il report Avanzamento accademico nel profilo dello studente utilizza il tipo di unità predefinito configurato nei criteri del calendario.
Ammissioni	Utilizza i periodi accademici per: Data di inizio prevista degli studenti candidati. Raggruppamenti di applicazioni Applicazioni online configurabili. Se si aggiornano le date utilizzando l'attività Modifica date periodo accademico , il sistema aggiorna automaticamente le date per: Candidature degli studenti Informazioni sulla valutazione della candidatura dello studente Dati sul reclutamento degli studenti
Aiuto finanziario	I criteri del calendario accademico influiscono su diversi processi di aiuto finanziario, ad esempio: Piani di partecipazione per aiuti finanziari Piani di erogazione Imballaggio dell'aiuto finanziario A causa dell'elevato impatto, è consigliabile includere gli stakeholder dell'ufficio per gli aiuti finanziari nelle discussioni sulla progettazione del calendario.
Student Core	Utilizza i periodi accademici per: Assegnazioni di squadre di atletica leggera Dati residenza studente Se si aggiornano le date del periodo accademico utilizzando l'attività Modifica date periodo accademico , anche queste date vengono aggiornate automaticamente.
Dati finanziari studenti	I criteri del calendario accademico influiscono su diversi processi in Dati finanziari studenti, ad esempio: Calcoli commissioni Piani di paga degli studenti Configurazioni della scadenza A causa dell'elevato impatto, è consigliabile includere gli stakeholder degli uffici finanziari e dell'economo nelle discussioni sulla progettazione del calendario.
Selezione studenti	Utilizza gli intervalli di date e i periodi accademici per eventi come: Campagne di selezione studenti Cicli di selezione studenti Eventi di selezione studenti
Record studente	Il calendario accademico influisce su molte aree, ad esempio: Record del periodo accademico per gli studenti Iscrizioni ai corsi Modifiche al programma di studio A causa dell'elevato impatto, è consigliabile includere gli stakeholder dell'ufficio del registrar nelle discussioni sulla progettazione del calendario.
Workday HCM	È possibile utilizzare i periodi accademici per la retribuzione delle attività periodiche designandoli per la Paga attività .

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.