Considerazioni sulla configurazione: Blocchi studente

Administrator Guide

Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo delle sospensioni degli studenti. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:

Perché effettuare la configurazione.

Come si inseriscono nel quadro generale di Workday.

Effetti a valle e interazioni tra prodotti.

Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.

Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.

Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.

Di che cosa si tratta

Le sospensioni degli studenti sono blocchi che si inseriscono in processi, come l'iscrizione ai corsi o la ricezione di aiuti finanziari. La sospensione è attiva fino a quando lo studente non risolve il motivo della sospensione.

Le sospensioni studente in Workday sono costituite da tre attributi:

Motivo sospensione
, ad esempio pagamenti in ritardo o libri di biblioteca scaduti.

Tipo di sospensione
, ad esempio l'impossibilità di iscriversi a più corsi o di ricevere una trascrizione.

Contesto di blocco
, ad esempio il blocco di un processo per tutti gli istituti o per un istituto subordinato.

Vantaggi per l'azienda

Con le sospensioni degli studenti è possibile:

Creare motivi di sospensione univoci per l'istituto e contribuire a far rispettare i criteri dell'istituto.

Configurare più tipi di sospensione per un motivo di sospensione, risparmiando tempo e fatica.

Configurare i segmenti di sicurezza per motivi di sospensione. Assicurarsi che gli utenti appropriati abbiano l'accesso per creare, applicare, sostituire e rimuovere i motivi di sospensione.

Applicare automaticamente le sospensioni in blocco a gruppi di studenti in base ai criteri definiti dall'utente. Le sospensioni in blocco eliminano la necessità di creare sospensioni individuali per ogni studente.

Configurare processi aziendali con approvazioni e notifiche, in modo da gestire le sospensioni in modo efficiente.

Casi d'uso

È possibile applicare una sospensione iscrizione o una sospensione laurea se uno studente:

Ha un saldo scaduto.

Non dichiara una specializzazione entro l'ultimo anno.

Non frequenta le lezioni.

Ha voti bassi o insoddisfacenti.

Non è conforme ai criteri dell'università.

Manca la verifica federale.

Domande e considerazioni

Domande	Considerazioni
Quali motivi di sospensione si desidera configurare?	Allineare i motivi della sospensione ai criteri dell'istituto. Assicurarsi che: I nomi delle sospensioni sono descrittivi. Le descrizioni delle sospensioni sono state completate. Le istruzioni per la risoluzione sono informative e complete.
Quali tipi di sospensione funzionano meglio per i motivi configurati?	I processi che si desidera bloccare per il motivo della sospensione. Esempio: è possibile impedire agli studenti che hanno libri di biblioteca scaduti di iscriversi a più corsi e di ricevere una trascrizione.
In quale contesto si desidera applicare le sospensioni?	Contesto per un tipo di sospensione. Esempio: è possibile impedire a uno studente di iscriversi ai corsi di tutti gli istituti o di un solo istituto.
Come si desidera configurare la sicurezza per i blocchi?	Per proteggere i blocchi, considerare quali gruppi possono: Creare motivi di sospensione. Applicare i motivi della sospensione. Sostituire e rimuovere le sospensioni per un determinato motivo. È possibile utilizzare i segmenti di sicurezza per proteggere i motivi della sospensione. Valutare se si desidera creare gruppi di sicurezza segmentati per creare e gestire diversi motivi di sospensione.
Quando si desidera utilizzare le sospensioni in blocco o le sospensioni individuali?	È possibile: Definire i criteri per avviare una sospensione in blocco per un gruppo di studenti. Decidere se l'operazione in blocco per la sospensione deve essere un'occorrenza una tantum o pianificata per la ricorrenza. Impostare un processo di revisione e approvazione per le sospensioni in blocco.
È necessario sostituire una sospensione per un periodo di tempo specifico?	Tenere presente le eccezioni in base a circostanze speciali. Concedere l'accesso a un sottoinsieme più ristretto di utenti per rimuovere e sostituire le sospensioni.

Suggerimenti

Aggiungere nuovi motivi di sospensione a un segmento di sicurezza. Solo i gruppi configurati nel dominio o nei criteri di sicurezza del processo aziendale hanno accesso al nuovo motivo. Solo gli utenti che hanno accesso al segmento di sicurezza non vedranno i nuovi motivi di sospensione.

Creare un segmento catch-all e concedere ai gruppi l'accesso a tale segmento. Il sistema accetta l'accesso di sicurezza più ampio dell'utente. Siate parsimoniosi con l'accesso di sicurezza concesso ai gruppi non segmentati.

Allineare l'accesso di sicurezza nel dominio Motivi blocco accesso
e nei processi aziendali Sostituisci assegnazione assegnazione blocco studente
e Rimuovi evento blocco studente
.

Configurare direttamente i gruppi di sicurezza segmentati nel processo aziendale. È possibile farlo perché il motivo della sospensione avvia i processi aziendali.

Quando si configurano i gruppi di sicurezza nei criteri del processo aziendale, tenere presente che:

I gruppi basati su utente hanno accesso per sostituire o rimuovere qualsiasi assegnazione di sospensione.

I gruppi basati su ruolo hanno l'accesso per sostituire o rimuovere qualsiasi assegnazione di sospensione. Per sostituire o rimuovere, hanno un ruolo nell'unità accademica o nel livello accademico associato al motivo della sospensione dell'incarico.

I gruppi basati su segmento hanno accesso per sostituire o rimuovere qualsiasi assegnazione di sospensione con qualsiasi motivo nel proprio segmento protetto.

Impostare un processo di revisione per le sospensioni in blocco.

Assicurarsi che il report personalizzato

Esecuzioni gestione operazioni in blocco

venga eseguito entro 5 minuti; in caso contrario, il timeout è scaduto.

Requisiti

Nessun impatto.

Limitazioni

Non è possibile applicare una sospensione trascrizione a uno studente attivo o a un record accademico storico. Impedendo i blocchi di trascrizione degli studenti attivi o dei record accademici storici è possibile gestire facilmente gli studenti in più di un istituto.

Configurazione del tenant

Nessun impatto.

Criteri di sicurezza

Configurare i seguenti domini di sicurezza nell'area funzionale Action Items and Holds:

Domini	Considerazioni
Motivi sospensione accesso	Concede l'accesso ai motivi di sospensione dall'elenco di valori Motivo sospensione nel processo aziendale Richiesta sospensione studente . È possibile aggiungere al dominio uno qualsiasi dei seguenti tipi di gruppo di sicurezza: In base all'utente In base al ruolo Basato su segmento Basato su segmento, basato su ruolo Assicurarsi che l'utente che configura l'attività Gestione operazioni in blocco possa visualizzare i motivi della sospensione pertinenti.
Gestisci: applica sospensioni	Considerare chi può applicare una sospensione per quale motivo. Esempio: un economo dell'ufficio del Sostegno finanziario può applicare una sospensione del pagamento, mentre un membro dell'ufficio Ammissioni può applicare una sospensione della registrazione. Determinare chi ha accesso all'attività Aggiornamento sospensione studente per poter modificare una sospensione. Abilitare l'accesso per gli utenti che hanno accesso al motivo della sospensione.
Impostare: Motivi sospensione	Determinare quali utenti possono creare motivi di sospensione. Per limitare l'accesso per motivi di blocco, configurare i segmenti di sicurezza.
Set Up: Hold Reason Segments	Valutare quali gruppi o utenti possono creare e gestire segmenti di sicurezza per motivi di sospensione. Se un utente o un gruppo può creare motivi di sospensione, concedergli l'accesso per inserire tali motivi in un segmento di sicurezza. Quando si creano nuovi motivi di sospensione, valutare se aggiungerli a segmenti di sicurezza nuovi o esistenti.

Processi aziendali

Processi aziendali	Descrizione
Evento di applicazione sospensione studente	Applica una sospensione a un account studente.
Evento di completamento azione	Definisce un'azione per caricare i documenti e inoltrare le approvazioni, se configurata.
Sostituisci assegnazione studente in sospeso	Abilita una sostituzione temporanea dell'assegnazione di sospensione.
Rimuovere l'evento di sospensione studente	Rimuove la sospensione dall'account studente.

Report

Nomi report	Descrizione
Ricerca motivi sospensione studente	Consente di visualizzare tutte le sospensioni, comprese le sospensioni inattive, per livello accademico, unità universitaria e tipi di sospensione.
Trovare studenti con sospensioni	Consente di visualizzare gli studenti in base ai tipi di sospensione e ai motivi della sospensione.
Visualizza esenzioni attive	Consente di visualizzare le sospensioni attive per uno studente.
Visualizza sospensioni risolte	Consente di visualizzare i blocchi risolti per uno studente.
Consente di visualizzare le esecuzioni di sospensione dell'applicazione in blocco pianificate	Consente di visualizzare le esecuzioni pianificate quando il sistema applica più sospensioni utilizzando Gestione operazioni in blocco.
Visualizza esecuzioni di rimozione in blocco pianificate in blocco	Consente di visualizzare le esecuzioni pianificate quando il sistema rimuove più sospensioni utilizzando Gestione operazioni in blocco.

Integrazioni

È possibile utilizzare le seguenti operazioni del servizio Web per ottenere ulteriori informazioni e applicare i motivi di sospensione e sospensione degli studenti:

Recupero assegnazioni sospensione studente

Recupero motivi sospensione studente

Inserimento assegnazione in sospensione studente

Inserisci motivo sospensione studente

È possibile utilizzare i seguenti servizi Web per assegnare azioni relative alla sospensione agli studenti in un sistema di terzi e trasferire le loro risposte nel sistema:

Recupero eventi di azioni di completamento

Evento azione di completamento azione put

Connessioni e touchpoint

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit sono disponibili nella Workday Community.

Concetto: Trattenuta per studente