Considerazioni sulla configurazione: Appuntamenti degli studenti
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo di Appuntamenti studente. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
La funzionalità Appuntamenti studenti consente agli studenti di pianificare appuntamenti con i propri consulenti utilizzando Workday. I membri dello staff, come consulenti e consulenti, possono creare e gestire la propria pianificazione e disponibilità in Workday. I supervisori del personale o il personale del front-office possono visualizzare i dati correnti e storici relativi agli appuntamenti nei report forniti da Workday e nei report personalizzati.
Vantaggi per l'azienda
Il successo degli studenti dipende dalle interazioni frequenti con i propri consulenti e dalla conoscenza del consulente appropriato da contattare. Gli istituti che utilizzano Workday Student potrebbero utilizzare altre applicazioni per appuntamenti. Di conseguenza:
- Gli studenti devono utilizzare diversi processi di nomina adottati da diversi istituti. Non è presente alcuna uniformità per la pianificazione e l'utilizzo degli appuntamenti. Non sono sempre sicuri con chi incontrare per le loro esigenze specifiche.
- I membri del personale (docenti e consulenti) estraggono dati da più origini, con conseguente lavoro amministrativo manuale.
- Gli enti hanno poche o nessuna capacità di rendicontazione.
- Offre agli studenti un'attività utile per richiedere appuntamenti con i consulenti. Possono selezionare il miglior consulente, in base alle proprie esigenze e alle preferenze di pianificazione.
- Fornisce ai consulenti un'attività per richiedere appuntamenti con gli studenti, se necessario.
- Consente l'utilizzo del questionario per raccogliere dagli studenti ulteriori informazioni sullo scopo dell'appuntamento. I questionari possono anche fornire un contesto per i consulenti in modo che possano prepararsi.
- Integra e archivia i dati degli appuntamenti con il profilo dello studente e altre informazioni sugli studenti all'interno del sistema.
- Recupera le festività istituzionali, i permessi e gli orari di insegnamento dei consulenti.
- Consente ai consulenti e al personale di visualizzare i report generati da Workday o di creare report personalizzati utilizzando i dati degli appuntamenti. Questi dati storici possono fornire informazioni preziose sulle tendenze degli appuntamenti. Alcune tendenze potrebbero includere la frequenza con cui gli studenti incontrano i consulenti, le categorie di appuntamenti per le quali gli studenti hanno più bisogno di aiuto, la disponibilità dei consulenti e così via.
Casi d'uso
Gli studenti possono utilizzare l'attività appuntamenti e i report per:
- Pianificare o annullare gli appuntamenti.
- Trovare i consulenti appropriati in base alle loro esigenze.
- Visualizzare la disponibilità dell'advisor.
- Consente di visualizzare gli appuntamenti passati, imminenti e annullati.
I consulenti possono utilizzare le attività e i report del sistema per:
- Richiedere appuntamenti per conto di uno studente.
- Configurare le pianificazioni per i diversi istituti di appartenenza e gestirne la disponibilità.
- Gestire e visualizzare gli appuntamenti correnti e futuri.
- Bloccare gli orari non disponibili, inclusi i giorni festivi, i permessi e gli orari delle lezioni.
- Selezionare uno studente che non si presenta.
- Risolvere le sospensioni degli studenti se la risoluzione della sospensione prevede l'incontro con il consulente.
I manager del front desk possono:
- Creare e visualizzare report per monitorare i tempi di attesa, i motivi degli appuntamenti, gli appuntamenti persi e altre analisi.
- Visualizzare e gestire gli orari del personale, singolarmente o visualizzarli tutti in un report personalizzato.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Chi potrà richiedere appuntamenti? | Gli studenti possono richiedere appuntamenti per se stessi. Affinché gli studenti possano richiedere appuntamenti per se stessi, assicurarsi che il gruppo Studente (solo self service) possa avviare il processo aziendale.
Altri gruppi di sicurezza possono richiedere un appuntamento per conto degli studenti. Assicurarsi che tutti i gruppi di sicurezza che fungono da consulenti, consulenti e docenti possano avviare il processo aziendale. |
Quali gruppi potranno gestire gli appuntamenti? | I gruppi che ricoprono i ruoli di consulente, consulente e docente possono creare i propri calendari degli appuntamenti e gestirli di conseguenza. |
Quali categorie di nomina e motivi offre l'istituto?
Quali gruppi possono creare e gestire categorie e motivi di appuntamento? | L'attività delle categorie di appuntamenti viene configurata per i diversi servizi forniti dall'istituto. Esempio:
Le categorie sono specifiche dell'istituto. È possibile creare tutte le categorie desiderate. È anche possibile creare categorie specifiche per il livello accademico dell'istituto. |
Per quali categorie di nomina saranno disponibili i diversi consulenti?
Quali motivi includerà ogni categoria? | Per assicurarsi che gli studenti fissino gli appuntamenti con il consulente appropriato, i consulenti possono configurare gli orari degli appuntamenti per categorie e motivi specifici. Quando lo studente richiede un appuntamento specifico, vengono visualizzati solo i consulenti che offrono quella categoria di appuntamento.
È possibile creare motivi in ogni categoria. È possibile creare motivi per un istituto appartenente all'istituto accademico superiore. È anche possibile creare motivi specifici per un livello accademico. |
Quanto durerà la durata di ogni categoria di appuntamento? | Quando si crea la categoria appuntamento, è possibile immettere una durata.
I consulenti hanno la possibilità di aggiornare la durata. |
Si desidera utilizzare i questionari?
Si desidera consentire al personale di visualizzare le risposte al questionario? | È possibile includere questionari come step azione per ottenere maggiori informazioni prima che gli studenti incontrino i consulenti. È anche possibile utilizzare i questionari come sondaggio di feedback successivo alla nomina.
È possibile configurare i questionari nel processo aziendale come condizione per una categoria o un motivo. Esempio: una categoria Consulenza internazionale potrebbe avere un motivo che richiede allo studente di compilare un questionario prima dell'appuntamento. |
Quali appuntamenti richiedono l'approvazione? | È possibile configurare uno step di approvazione facoltativo per l'intero processo aziendale da inoltrare al membro dello staff o allo studente.
È anche possibile creare regole condizionali nel processo aziendale degli appuntamenti. Esempio: un appuntamento di consulenza professionale richiede l'approvazione. Se si desidera che il consulente possa annullare, rifiutare o rinviare le richieste di appuntamento, assicurarsi che disponga dell'autorizzazione necessaria. In caso contrario, queste opzioni non verranno visualizzate nella richiesta di appuntamento. |
Si desidera che gli studenti e i consulenti possano annullare gli appuntamenti? | Assicurarsi che gli studenti e tutti i gruppi di sicurezza che fungono da consulenti, consulenti e docenti possano avviare il processo aziendale Annullamento nomina studente . |
Si desidera memorizzare il tempo tra un appuntamento e l'altro? Si desidera un lead time per una richiesta di appuntamento? | I consulenti possono gestire le proprie pianificazioni. Possono creare tutte le pianificazioni necessarie. Possono creare pianificazioni granulari e pianificazioni generiche. Esempio: possono creare un calendario dal lunedì al giovedì per incontrare gli studenti per categorie e motivi specifici. Possono creare un altro calendario turni per il venerdì dalle 8:00 alle 10:00 per scopi generali.
I consulenti possono utilizzare i valori sostitutivi della pianificazione per creare un lead time per le richieste di appuntamento. Possono anche bloccare gli orari, che non verranno visualizzati dallo studente che sta fissando l'appuntamento. |
Bloccare il tempo? | I consulenti possono impostare i propri orari di insegnamento e i permessi. Inoltre, possono bloccare le ore che non sono disponibili a rispettare. |
Gli appuntamenti devono avere una sede e un formato specifici? | I consulenti possono specificare la sede di ogni appuntamento disponibile, ad esempio un campus specifico, e il formato dell'appuntamento, ad esempio di persona, al telefono o virtuale. Esempio: Disponibilità di persona presso la Sede A il giorno MW, di persona presso la Sede B il Ven e appuntamenti virtuali il TTh. |
Si utilizzeranno gli appuntamenti per risolvere determinati tipi di sospensioni degli studenti? | È possibile applicare le sospensioni studente agli studenti che non soddisfano i requisiti o se hanno saldi residui. È possibile applicare una sospensione a uno studente perché deve incontrare un consulente. È possibile configurare il processo aziendale per rimuovere la sospensione dello studente dopo l'appuntamento. Il sistema offre la possibilità di aggiungere uno step azione di rimozione della sospensione degli studenti nel processo aziendale degli appuntamenti. |
In che modo studenti, consulenti e personale visualizzeranno le nomine? | Il sistema include report e campi di report incorporati per gli appuntamenti. Forniamo report per studenti, consulenti e supervisori del personale.
È anche possibile creare dashboard per appuntamenti personalizzati:
|
Suggerimenti
- Creare alcune categorie di appuntamenti generali e disponibili per tutti gli studenti. Ciò non impedisce agli studenti di incontrare i consulenti di altri dipartimenti. Esempio: uno studente che desidera cambiare specializzazione e richiede un incontro con un consulente di un altro dipartimento per la consulenza accademica.
- Configurare i seguenti gruppi di sicurezza per fornire ai membri del personale e agli studenti le autorizzazioni per approvare, annullare e revocare gli appuntamenti:
- Dipendente (solo self service)
- Collaboratore esterno (solo self service)
- Studente come sé
- Configurare i calendari delle festività del personale e dell'istituto.
- Configurare i piani di insegnamento di Workday.
- Utilizzare le regole condizionali per gestire il routing.
- Valutare la possibilità di creare gruppi di sicurezza per alcune categorie di appuntamenti. Esempio: uno studente che desidera discutere di un problema di immigrazione.
Requisiti
Nessun impatto.
Limitazioni
Nessun impatto.
Configurazione del tenant
Nessun impatto.
Criteri di sicurezza
Dominio | Considerazioni |
|---|---|
Gestione: Appuntamenti studenti
| Consente ai consulenti di gestire e visualizzare i calendari degli appuntamenti e la disponibilità. Consente inoltre di selezionare se uno studente deve presentarsi all'appuntamento. I consulenti possono anche visualizzare le categorie e i motivi degli appuntamenti. |
Gestione: Staff per la nomina degli studenti
| Consente ai manager di ufficio e ai supervisori del personale di gestire e visualizzare gli appuntamenti pianificati dal proprio personale. |
Report: Nomine studenti
| Consente ai consulenti di visualizzare gli appuntamenti passati e futuri. |
Report: Staff per la nomina degli studenti
| Consente ai responsabili dell'ufficio e ai supervisori del personale di visualizzare i dati delle nomine del personale. Possono anche creare report personalizzati per visualizzare le attività del personale relative alle nomine degli studenti. |
Self service: appuntamenti degli studenti
| Consente agli studenti di richiedere e visualizzare i propri appuntamenti. |
Set Up: Student Appuntments
| Consente di configurare le categorie e i motivi degli appuntamenti per l'istituto. Consente inoltre di utilizzare i servizi Web per recuperare e creare categorie e motivi di appuntamento. |
(Facoltativo) Creazione e distribuzione del questionario e Risultati del questionario
| Consente di creare e gestire questionari.
Il dominio Questionnaire Results consente di visualizzare le risposte e i risultati dell'indagine.È possibile utilizzare i segmenti di sicurezza per limitare l'accesso a questionari e risposte. |
Processi aziendali
I seguenti processi aziendali consentono di configurare la funzionalità:
- Richiesta nomina studente
- Annullare la nomina dello studente
È possibile configurare i gruppi di sicurezza che possono avviarlo, gestire le approvazioni, gestire gli annullamenti e così via. È possibile aggiungere condizioni per gestire gli appuntamenti di routing. È possibile configurare i questionari nel processo aziendale come condizione o per i sondaggi.
Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Visualizza Miei appuntamenti studente
| Consente agli studenti di visualizzare gli appuntamenti passati, annullati e imminenti. |
Visualizzare gli appuntamenti degli studenti
| Consente a consulenti e consulenti di visualizzare gli appuntamenti passati, annullati e imminenti. |
Visualizzare la disponibilità degli appuntamenti per gli studenti
| Consente agli amministratori degli studenti e ai manager del personale di visualizzare le nomine degli studenti in base al personale. |
Viene fornita l'origine dati
Student Appointments
(associata al dominio Reports: Student Appointments
) e sono inclusi i seguenti filtri:
- Tutti gli appuntamenti futuri
- Tutti gli appuntamenti passati
- Tutti gli appuntamenti annullati
Sono inclusi diversi campi di report nell'oggetto business
Student Appointment
(associato al dominio Public Reporting Items
). Alcuni di questi campi includono:
- Livello accademico per motivo nomina studente principale
- Motivo nomina unità universitaria per studente principale
- Contrassegnato come mancata presentazione
- Motivo nomina studente principale
- Categoria appuntamento studente
- Staff per la nomina degli studenti
Sono inoltre disponibili i seguenti campi di report nell'oggetto business
Student
(associato al dominio Reports: Student Appointments
):
- N. nomine studenti
- Appuntamenti studenti
Per i manager del personale sono disponibili le seguenti origini dati (associate al dominio
Reports: Student Appointment Staff
):
- Configurazione del personale per le nomine degli studenti
- Tutto il personale per la nomina degli studenti
I manager del personale possono creare report personalizzati per visualizzare le attività del personale relative alle nomine degli studenti.
Integrazioni
Servizio Web | Considerazioni |
|---|---|
Richiedi appuntamenti per gli studenti
| Recupera tutti gli appuntamenti degli studenti (passati, imminenti e annullati). |
Recuperare gli orari di occupato per gli appuntamenti degli studenti
| Recupera tutti gli orari di punta degli appuntamenti degli studenti. |
Ottenere le categorie e i motivi degli appuntamenti per gli studenti
| Recupera tutte le categorie di appuntamenti degli studenti e i motivi correlati. |
Importare gli orari di occupato per gli appuntamenti degli studenti
| Importa gli orari di punta per gli appuntamenti degli studenti. |
Inserire gli orari di occupato per gli appuntamenti degli studenti
| Aggiorna o aggiunge gli orari di punta per gli appuntamenti degli studenti. |
Inserisci categoria e motivi nomina studente
| Aggiorna o aggiunge una categoria di appuntamento studente e i relativi motivi. |
Inoltro annullamento nomina studente
| Annulla un singolo evento di appuntamento studente per un appuntamento imminente esistente. |
Inoltra richiesta di nomina studente
| Crea un nuovo evento di richiesta di appuntamento per gli studenti. |
Connessioni e touchpoint
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.