Considerazioni sulla configurazione: Fornitori
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo dei fornitori. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inseriscono nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
È possibile configurare e gestire i fornitori per l'approvvigionamento di beni, servizi e manodopera esterna per l'organizzazione.
Vantaggi per l'azienda
La funzionalità per i fornitori offre:
- Un ambiente di collaborazione per l'azienda e i suoi fornitori.
- Strumenti personalizzabili per gestire in modo efficiente il flusso di informazioni, i criteri dell'organizzazione e i processi aziendali.
- Dati analitici e report per un'elevata visibilità sulle spese aziendali, al fine di prendere decisioni informate.
- La possibilità per fornitori di eseguire transazioni nel tenant Workday.
Casi d'uso
- Entrare in contatto con potenziali fornitori e acquisire informazioni essenziali sui fornitori nel tenant Workday.
- Registrare fornitori e creare account fornitori.
- Consentire ai fornitori dell'azienda di:
- Caricare nel sistema i propri cataloghi e articoli di acquisto, per generare una directory ricercabile di cataloghi di beni, servizi e manodopera.
- Visualizzare e approvare ordini di acquisto e richieste di preventivo.
- Registrare tempo e attività.
- Registrare attività a fronte di ordini di acquisto relativi a servizi per progetto.
- Emettere fatture che devono essere approvate e pagate dall'azienda dell'utente.
- Gestire le proprie informazioni di contatto.
- Generare report di panoramica delle spese o visualizzare i fondi in uscita per categoria di spesa o per singolo fornitore.
- Configurare gli account Workday per i fornitori, in modo da poter completare l'intero ciclo (dalla richiesta al pagamento) nel portale del fornitore.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Quale tipo autorizzazioni di accesso si desidera concedere agli utenti per le transazioni con i fornitori e i relativi report? | È possibile configurare e personalizzare i segmenti di sicurezza per limitare l'accesso dei collaboratori ai fornitori nei report e nelle transazioni. Gli utenti che dispongono del segmento di accesso appropriato ai fornitori possono:
Esempio: creare un gruppo di sicurezza basato su segmento per i manager IT. È quindi possibile modificare l'accesso al dominio in modo che solo i manager IT possano creare fornitori IT e avviare transazioni con i fornitori di hardware IT. |
Come si desidera organizzare i fornitori nel sistema? | Per la creazione dei report e per agevolare la ricerca dei fornitori, è possibile organizzare i fornitori in base a:
Per limitare l'accesso a determinati sottoinsiemi di fornitori, utilizzare i gruppi o le categorie di fornitori insieme ai segmenti di sicurezza. Sarà così possibile configurare i profili di gruppo fornitori, visualizzare le schede dei gruppi di profilo e aggiungere report personalizzati ai documenti dei fornitori. |
Come si prevede di acquisire le informazioni relative ai fornitori? | I questionari per i contatti fornitore consentono di raccogliere informazioni specifiche sui fornitori e sui relativi contatti.
Quando si configura il portale dell'organizzazione, è possibile includere i questionari predefiniti di Workday o creare questionari personalizzati per fornitori o gruppi di fornitori specifici. Utilizzare il processo Richiesta fornitore per inviare richieste di informazioni direttamente ai fornitori tramite il portale fornitore. |
Quali termini di pagamento si desidera configurare per i propri fornitori? | È possibile creare condizioni di pagamento personalizzate per un fornitore o per gruppi di fornitori, da applicare a tutti i documenti di approvvigionamento corrispondenti.
È possibile configurare:
|
Come si desidera visualizzare le informazioni sui fornitori nel sistema? | È possibile configurare una visualizzazione composta dei fornitori, permettendo agli utenti di accedere agevolmente a una singola fonte di informazioni che include:
La classificazione dei fornitori in base alla priorità consente ai buyer di utilizzare più facilmente i fornitori principali quando creano richieste di articoli per il rifornimento a magazzino e il rifornimento deposito a ripristino. |
Come si prevede di gestire i fornitori con più siti e sedi? | Nelle richieste e negli ordini di acquisto è possibile ordinare da diversi siti del fornitore, collegando i siti di ordinazione dei fornitori e le informazioni di connessione per la rimessa senza creare più record fornitore. |
Suggerimenti
Per garantire una performance ottimale, selezionare un massimo di 10 report quando si configurano report personalizzati da visualizzare nel profilo di visualizzazione composta del fornitore.
Requisiti
Se si utilizzano collaboratori esterni che lavorano tramite un'agenzia o un'azienda esterna che si occupa dei loro pagamenti, creare l'agenzia come fornitore. È necessario stipulare un contratto di collaborazione esterna con il collaboratore.
Per soddisfare i requisiti di legge federali, statali o locali, aggiungere le classificazioni appropriate al fornitore.
Limitazioni
Nessun impatto.
Configurazione del tenant
Per registrare la pronuncia corretta dei nomi fornitore e i dettagli dei fornitori nei conti bancari di regolamento, abilitare la trascrizione fonetica dei nomi nell'attività
Modifica configurazione tenant - Globale
.È possibile specificare i tipi di file allegati per i documenti aziendali del fornitore nell'attività
Modifica configurazione tenant - Sistema
.Criteri di sicurezza
Per trovare i domini di sicurezza, utilizzare il report
Criteri di sicurezza del dominio per area funzionale
e filtrare per Fornitori
.Alcuni domini di sicurezza necessari sono illustrati nella tabella seguente:
Dominio | Considerazioni |
|---|---|
Set Up: Supplier
| Consente di creare nuovi fornitori. |
Set Up: Supplier Maintenance
| Consente di creare nuovi fornitori e di gestire quelli esistenti. |
Set Up: Supplier Security Segments
| Consente di limitare l'accesso alle transazioni con i fornitori e ai relativi report per:
|
Set Up: Supplier Contacts
| Consente di impostare e gestire le informazioni di contatto dei fornitori e di visualizzare i report corrispondenti. |
Set Up: Supplier Sites
| Consente di configurare i siti esterni dei fornitori in Workday. |
Set Up: Supplier Categories
| Consente di creare categorie di fornitori per organizzare i fornitori ai fini della ricerca e della creazione di report. |
Set Up: Supplier Administration
| Consente di limitare l'accesso ad attività e report solo agli amministratori del fornitore. |
Set Up: Spend External Party Checks
| Consente di configurare e gestire integrazioni con API esterne. |
Process: Supplier Request
| Consente di elaborare le richieste fornitore e di visualizzare i relativi report. |
Process: Supplier Request - Cancel
| Consente di annullare le richieste fornitore create. Per annullare le richieste fornitore create da altri utenti, è necessario disporre dell'accesso in visualizzazione e modifica a Set Up: Supplier Administration . |
Processi aziendali
Processi aziendali | Considerazioni |
|---|---|
Caricamento catalogo
Evento fattura fornitore | Per consentire ai contatti del fornitore di caricare articoli di catalogo nel sito Web esterno del fornitore, aggiungere:
|
Evento di connessione fornitore per ordine
| Configurare questo processo se si desidera impostare sedi alternative per un fornitore principale, in modo da consentire l'ordinazione da siti specifici.
È possibile utilizzare il processo aziendale per inoltrare gli ordini dai dettagli della connessione fornitore per l'approvazione. |
Evento di richiesta fornitore potenziale
| Controlla la registrazione automatica dei potenziali fornitori. |
Evento ordine di acquisto
| Consente ai contatti fornitore di approvare gli ordini di acquisto dell'utente utilizzando lo step Collaborazione ordine fornitore . |
Evento di modifica fornitore
| Modificare i dettagli del fornitore, per gestire o impostare le informazioni relative al fornitore.
Verificare il nome del fornitore rispetto all'elenco Consolidated Screening List dell'International Trade Administration (ITA), utilizzando lo step di servizio Screening in base a elenco di soggetti sanzionati . |
Evento di modifica informazioni di contatto fornitore
| Consentire agli utenti di aggiornare le informazioni dei contatti del fornitore utilizzando l'attività Modifica informazioni di contatto fornitore .
Solo i seguenti utenti possono essere aggiunti al processo aziendale:
|
Evento fornitore
| Controlla il processo di approvazione dei fornitori.
È possibile impostare flussi di lavoro condizionali in base a ruoli nell'organizzazione, centri di costo e aziende. Per rivedere e aggiornare le righe dei beni tracciabili, includere lo step di azione Review Trackable Lines for Assets .Per configurare i gruppi di sicurezza basati su ruolo per gli autori avvio che non sono collaboratori, è possibile modificare lo step di approvazione per il gruppo di sicurezza (da basato su ruolo a basato su utente) nella definizione del processo aziendale. Verificare il nome del fornitore rispetto all'elenco Consolidated Screening List dell'International Trade Administration (ITA), utilizzando lo step di servizio Screening in base a elenco di soggetti sanzionati . |
Evento di connessione fornitore per rimessa
| Configurare questo processo per impostare le condizioni per creare connessioni fornitore e inoltrare fatture e pagamenti a dettagli contatto fornitore diversi. |
Report
Utilizzare questi report per ottenere le informazioni seguenti:
- Entità della spesa per beni e servizi
- Beni e servizi che si acquistano
- Fornitori dei beni e servizi acquistati
Report | Considerazioni |
|---|---|
Analisi spese per fatture
| Monitorare l'entità della spesa aziendale per le fatture fornitore. Visualizzare grafici ed eseguire il drill-down ai dettagli delle spese nelle fatture, per esaminare le tendenze delle spese aziendali. |
Analisi spese per carta acquisti
| Applicare alle spese collegate a cataloghi esterni lo stesso livello di supervisione esercitato sulle spese di approvvigionamento fatturate. |
Principali fornitori per spesa
| Visualizzare un elenco dei fornitori utilizzati più di frequente dall'azienda per soddisfare le esigenze di approvvigionamento. |
Utilizzare questi report per capire come vengono gestite le spese in azienda e per ottenere informazioni approfondite sulle potenziali opportunità di risparmio:
- Negoziazione di contratti e sconti identificando i fornitori a cui si accede tramite spese non gestite.
- Consolidamento delle spese.
Report | Considerazioni |
|---|---|
Analisi spese fatture gestite e non gestite
| Confrontare le spese con carta fatturate e gestite con le spese fatturate ma non gestite. |
Analisi spese carta acquisti gestite e non gestite
| Confrontare le spese con carta acquisti gestite con le spese non gestite collegate a un catalogo esterno. |
Utilizzare questi report per esaminare:
- Gli importi attualmente dovuti a ciascun fornitore
- La parte delle spese non fatturata
- Le passività da pagare attuali e previste per il futuro
Report | Considerazioni |
|---|---|
Aging dei debiti
| Visualizzare gli importi da pagare per le diverse categorie di aging nel gruppo, gli eventuali pagamenti in attesa e l'importo totale per ciascun fornitore. |
Dettagli aging dei debiti
| Visualizzare gli importi residui dovuti a ogni fornitore in base all'intervallo di aging. I dettagli includono i pagamenti non effettuati o effettuati parzialmente e i totali per tutti gli intervalli di aging. |
Utilizzare questi report per:
- Visualizzare le modifiche ai fornitori esistenti.
- Monitorare le approvazioni dei nuovi fornitori.
- Visualizzare e rilevare potenziali fornitori duplicati.
Report | Considerazioni |
|---|---|
Ricerca eventi fornitore
| Visualizzare tutte le richieste fornitore e gli eventi fornitore aperti e in corso. |
Storico modifiche fornitore
| Visualizzare le modifiche allo storico delle seguenti categorie di informazioni sul fornitore:
|
Ricerca fornitori duplicati
| Rilevare e visualizzare potenziali duplicati delle registrazioni dei fornitori.
È anche possibile utilizzare l'origine dati report Supplier Duplication per creare report personalizzati per i fornitori duplicati. |
Integrazioni
È possibile creare modelli di integrazione per supportare diversi formati di file EDI:
Modello di integrazione | Descrizione |
|---|---|
Purchase Order EDI 850 Outbound
| Consente di esportare gli ordini di acquisto nel formato EDI X12 850 dell'American Standards Committee (ASC). |
Supplier Invoice EDI 810 Inbound
| Consente di importare le fatture fornitore nel formato EDI X12 810 dell'American Standards Committee (ASC). |
Advance Ship Notice EDI 856 Inbound
| Consente di importare eventuali preavvisi di spedizione nel formato EDI X12 856 dell'ASC (American Standards Committee). |
Purchase Order Acknowledgment EDI 855 Inbound
| Consente di importare le conferme degli ordini di acquisto nel formato EDI X12 855 dell'ASC (American Standards Committee). |
Connessioni e touchpoint
La funzionalità Fornitori interagisce con le seguenti aree del sistema:
Funzionalità | Considerazioni |
|---|---|
Magazzino | Oltre a completare il ciclo dalla richiesta al pagamento, è possibile:
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Conti fornitori | È possibile creare e pianificare ordini di acquisto, registrare il tempo per i collaboratori esterni e generare fatture fornitore. |
Contratti fornitore | È possibile abilitare l'assegnazione di richieste di preventivo ai fornitori selezionati, nonché impostare ed elaborare gli ordini di acquisto pianificati. |
Contabilità generale | È possibile creare fatture da ricevere per ricevimenti approvati e non fatturati, fatture fornitore e ordini di acquisto solo fattura per beni e servizi. |
Servizi bancari e regolamenti | È possibile verificare le transazioni con carta acquisti. |
Beni aziendali | È possibile tenere traccia dei beni acquisiti dall'azienda durante il processo di approvvigionamento. È possibile:
|
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.