Considerazioni sulla configurazione: Elaborazione gestione paghe per il Fair Labor Standards Act (FLSA)
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo di FLSA. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Una volta configurato, il sistema elabora la gestione paghe in conformità con il Fair Labor Standards Act (FLSA) per pagare i dipendenti in base alla tariffa richiesta per le ore di straordinario. Esempio: i dipendenti non esenti che lavorano più di 40 ore in una settimana devono ricevere una paga per gli straordinari pari a 1,5 volte la paga normale.
A volte un dipendente riceve una paga aggiuntiva per un periodo di lavoro, ad esempio un bonus. Si immette il bonus come input di paga e si specificano le date di copertura. Il bonus si aggiunge effettivamente alla tariffa oraria utilizzata per calcolare il premio per gli straordinari. Il sistema può automaticamente:
- Adeguare la tariffa regolare FLSA per ogni periodo di lavoro FLSA interessato dal bonus.
- Ricalcolare il premio per gli straordinari.
- Pagare la differenza.
L'elaborazione della gestione paghe di Workday FLSA consente di:
- Periodi di lavoro FLSA che incrociano periodi di paga.
- Risultati della gestione paghe manuale e su richiesta da accumulare per periodo di lavoro FLSA.
- Elaborazione retroattiva dei bonus idonei FLSA.
Vantaggi per l'azienda
Workday FLSA consente di:
- Dedica meno tempo al calcolo manuale delle tariffe FLSA.
- Aumentare la precisione dell'elaborazione FLSA.
- Ridurre la necessità di correzioni.
Casi d'uso
Una volta configurato, il sistema calcola il valore FLSA per i seguenti tipi di periodo lavorativo:
Durata periodo lavorativo | Dipendenti |
|---|---|
7 giorni | Collaboratori in una settimana lavorativa standard di 40 ore e 7 giorni. |
14 giorni | Operatori sanitari con una settimana lavorativa standard di 80 ore e 14 giorni. |
Da 7 a 28 giorni | Collaboratori di pubblica sicurezza, come polizia e vigili del fuoco, le cui settimane lavorative possono variare da 7 a 28 giorni. Ogni settimana lavorativa ha un numero di ore diverso e una soglia di straordinari diversa.
Questo tipo di periodo lavorativo richiede l'utilizzo di Workday Time Tracking o un'applicazione di monitoraggio ore di terzi. Richiede la capacità di calcolare gli straordinari in base al periodo. |
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Il settore in uso è soggetto alle regole FLSA per una settimana lavorativa standard di 7 giorni e 40 ore? | È possibile utilizzare il tipo di periodo lavorativo predefinito di Workday Settimana lavorativa standard di 7 giorni . Quando il dipendente inoltra gli straordinari, il sistema calcola gli straordinari in base a periodi di lavoro di 7 giorni. Esempio: un dipendente registra 40 ore normali e 7 ore di straordinari. Il sistema calcola il premio per 7 ore di straordinario in base alle regole degli straordinari FLSA ed elabora la gestione paghe di conseguenza. |
Il settore sanitario è soggetto alla regola FLSA 8/80? | Utilizzare Workday standard per 14 giorni predefinito di Workday . Quando il dipendente inoltra gli straordinari, il sistema calcola gli straordinari in base a un periodo di lavoro di 14 giorni. Esempio: un operatore sanitario lavora 56 ore nella prima settimana e 27 ore nella seconda, per un totale di 83 ore. Il sistema calcola 3 ore di premio per gli straordinari ed elabora la gestione paghe di conseguenza. |
Operi nel settore della sicurezza pubblica, ad esempio la polizia o i vigili del fuoco, in cui le settimane lavorative vanno da 7 a 28 giorni? | Quando il dipendente inoltra gli straordinari, il sistema fa riferimento alle tabelle che contengono le soglie previste dalla legge per le settimane lavorative di ciascuna durata. Il sistema calcola quindi gli straordinari ed elabora la gestione paghe di conseguenza.
Esempio: per regolamento, i vigili del fuoco che lavorano in una settimana lavorativa di 21 giorni hanno una soglia legale di 159 ore. Gli agenti di polizia che lavorano in una settimana lavorativa di 21 giorni hanno una soglia legale di 128 ore. Il sistema fa riferimento alla soglia per la settimana lavorativa di 21 giorni, calcola gli straordinari per le ore lavorate superiori a 128 ed elabora la gestione paghe di conseguenza. |
Suggerimenti
Configurare l'applicazione di rilevazione presenze e assenze per registrare le ore regolari e gli straordinari. Esempio: quando un dipendente lavora 48 ore in una settimana lavorativa, l'applicazione di monitoraggio presenze e assenze registra 40 ore normali e 8 ore di straordinari.
Nella lista di controllo di fine anno, assicurarsi di creare calendari di periodi lavorativi FLSA per l'anno successivo.
Quando si modifica un gruppo paga di metà periodo e si aggiunge un input paga con date di copertura che include entrambi i gruppi paga; è necessario completare il ciclo e pagare il bonus in un ciclo fuori ciclo alla posizione e al gruppo paga correnti del collaboratore.
Quando si determina l'idoneità per un calcolo correlato, è consigliabile utilizzare l'idoneità del collaboratore o utilizzare un elemento retributivo specifico anziché aggiungere ulteriore complessità al calcolo correlato. Ciò indipendentemente dal fatto che il calcolo includa campi numerici o non numerici.
Elaborare la gestione paghe in un ordine di date sequenziale in base alle date di inizio e di fine del periodo di paga. Utilizzare la data di inizio e di fine della copertura per elaborare un bonus (periodo corrente o precedente). Ciò garantisce che il bonus venga assegnato ai sottoperiodi FLSA appropriati e crea eventuali differenze di rettifica del premio, se applicabile. Esempio: l'amministratore della gestione paghe:
- Eseguire e completare un calcolo della paga per un collaboratore per il periodo di paga 02/10/2022 - 15/10/2022.
- Pagare un bonus annuale tra il ciclo di attivazione successivo per il periodo lavorativo dal 13/06/2021 al 11/06/2022.
Quando si storna una gestione paghe completata in precedenza, rimuovere manualmente la differenza nel periodo corrente. Esempio: è possibile aggiornare le ore tramite blocco orario quando viene apportata una correzione alle ore per il collaboratore.
Quando è necessario aggiornare un componente paga FLSA dopo aver completato i risultati della gestione paghe; È consigliabile creare un nuovo snapshot con decorrenza e:
- Non modificare lo snapshot con decorrenza esistente per la competenza FLSA.
- Non aggiungere o rimuovere i gruppi di componenti paga FLSA con data di non decorrenza per la competenza.
Automatizzare l'aggiornamento dei calendari dei periodi lavorativi FLSA utilizzando l'attività
Pianificazione aggiornamento calendario periodi lavorativi
. Requisiti
Per il calcolo degli straordinari di pubblica sicurezza, è necessario disporre di Workday Time Tracking o di un'applicazione di rilevamento ore di terzi. L'applicazione di rilevazione presenze e assenze deve essere in grado di calcolare gli straordinari in base al periodo.
La retroazione completata deve avere un risultato di destinazione. In caso contrario, influirà negativamente sul calcolo FLSA per quel periodo. È possibile identificare i collaboratori senza un risultato di destinazione utilizzando il
Report elaborazione calcolo retroattivo
e selezionando la casella di controllo Visualizza solo collaboratori con risultati retroattivi non estratti
.Limitazioni
Il sistema calcola solo le date di copertura a partire dalla data in cui sono state abilitate le rettifiche FLSA.
Quando un periodo di paga copre più periodi FLSA, gli importi di aumento continuativo non creano sottoperiodi FLSA. Il sistema paga l'intero importo lordo nel primo periodo FLSA.
Quando si crea un guadagno bonus FLSA:
- Fare riferimento direttamente all'importo immesso nell'input paga o nel pagamento una tantum come basato su importo e non su tasso basato su percentuali.
- Non è possibile utilizzare un calcolo correlato o un calcolo correlato a un componente paga.
Il sistema non supporta FLSA per i collaboratori che hanno una posizione di assegnazione internazionale negli Stati Uniti
L'acquisto di permessi non deve essere considerato idoneo a FLSA.
L'attività
Pianificazione aggiornamento calendario periodo lavorativo
contrassegna solo i calendari dei periodi lavorativi FLSA che scadono entro 90 giorni dalla data corrente. Esempio: se la data corrente è il 01/06/2025 e il calendario FLSA è configurato fino al 01/01/2026, l'attività non notifica in modo proattivo il calendario in scadenza.Configurazione del tenant
Nessun impatto.
Criteri di sicurezza
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Dominio Process: Run Batch Calculations (Payroll Calculation) nell'area funzionale Core Payroll. | Consente agli utenti di visualizzare ed elaborare calcoli batch per la gestione paghe. |
Dominio Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) nell'area funzionale Core Payroll. | Consente agli utenti di creare e modificare guadagni e trattenute. |
Dominio Set Up: Payroll (FLSA) - USA nell'area funzionale USA Payroll. | Consente agli utenti di creare e modificare la configurazione FLSA e gli utili. |
Processi aziendali
Nessun impatto.
Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Modifiche al calendario FLSA per collaboratore
| Utilizzare questo report per visualizzare i collaboratori che hanno modificato i calendari FLSA per i periodi di paga completati o in corso in base a:
|
Stato elaborazione FLSA per gruppo di collaboratori
| Utilizzare questo report prima di eseguire la gestione paghe per assicurarsi che le impostazioni siano corrette. Indica se il periodo è sincronizzato con il periodo lavorativo FLSA.
Utilizzarlo dopo l'elaborazione della gestione paghe per visualizzare i risultati e verificare lo stato di qualsiasi collaboratore. |
Registro paghe
| Utilizzare questo report per rivedere i dati in base alle date del sottoperiodo. |
Risultati calcolo paga per gruppo di collaboratori
| Utilizzare questo report per rivedere i dati in base alle date del sottoperiodo. |
Visualizza il calendario dei periodi lavorativi FLSA
| Utilizzare questo report per rivedere la configurazione dei periodi di lavoro per un calendario FLSA. |
Visualizzare le regole del calendario dei periodi lavorativi FLSA
| Utilizzare questo report per rivedere le regole FLSA per l'elaborazione della gestione paghe, le relative condizioni e i calendari che le utilizzano. |
Integrazioni
Nessun impatto.
Connessioni e touchpoint
Touchpoint | Considerazioni |
|---|---|
Retribuzione | I piani retributivi si collegano agli elementi retributivi, che a loro volta si collegano alle retribuzioni della gestione paghe. Senza una configurazione adeguata, gli importi della retribuzione non verranno trasferiti alla gestione paghe.
I piani retributivi, con i rispettivi importi, sono associati ai dipendenti. Queste informazioni passano alla gestione paghe per l'elaborazione. Assicurarsi di configurare correttamente le regole di idoneità per i piani. Esempio: è possibile selezionare la casella di controllo Abilita date copertura in Piani pagamenti una tantum . |
Rilevazione presenze e assenze | Il tipo di periodo lavorativo da 7 a 28 giorni richiede di utilizzare:
|
Differenze retroattive da modifica autorità fiscale corrente | Quando il sistema inoltra la paga retroattiva, inclusi i premi per gli straordinari in un pagamento su richiesta, alle autorità fiscali del periodo di origine; è possibile pagare le successive rettifiche del premio per gli straordinari nella gestione paghe in ciclo utilizzando le autorità fiscali del periodo corrente. |
Posizioni elaborazione gestione paghe | Configurazione della posizione di elaborazione gestione paghe per più collaboratori con impiego:
|
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.