Considerazioni sulla configurazione: Ordini di ritenuta d'acconto (USA)
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo degli ordini di ritenuta d'acconto USA. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Il sistema consente di elaborare i seguenti tipi di IWO utilizzando regole che seguono la legislazione statale e federale:
- Fallimento
- pignoramento creditore
- Federal Administrative Wage Garnishment
- Prestito studentesco federale
- Prelievo fiscale federale
- Prelievo fiscale statale
- Ordine di assistenza (incluso forfait)
- Assegnazione stipendio
Vantaggi per l'azienda
Workday semplifica la conformità ai requisiti degli ordini di ritenuta d'acconto:
- Determinare l'importo da trattenere dal reddito disponibile del dipendente, inclusi gli arretrati e le eventuali spese di agenzia e del datore di lavoro.
- Applicazione dei limiti di ritenuta e definizione delle priorità degli elementi da trattenere.
- Aggiornamento delle regole di calcolo IWO in base alle modifiche federali e statali.
- Fornisce visibilità sulle regole di calcolo utilizzate dal sistema per calcolare gli IWO, per autorità fiscale e tipo di ordine di ritenuta.
- Fornire i componenti paga predefiniti di Workday per ogni tipo di ritenuta.
- Visualizzazione dinamica dei campi obbligatori per ogni tipo di IWO registrato.
- Avvio delle trattenute automatiche durante l'elaborazione della gestione paghe dopo la registrazione dell'IWO.
- Calcolo di più IWO in base alle regole per quel tipo e stato di ordine.
- Aggregare gli importi IWO per evitare di superare i limiti per un tipo di ordine di ritenuta.
- Consentendo di partecipare al programma eIWO da sistema a sistema con l'Office of Child Support Enforcement (OCSE).
È anche possibile allegare un documento all'IWO in Workday, ad esempio l'ordine emesso per:
- Eliminare la necessità di carta.
- Consente a più amministratori della gestione paghe di visualizzare l'ordine emesso.
Casi d'uso
- Gli amministratori della gestione paghe possono visualizzare gli ordini di ritenuta attivi e inattivi direttamente dal profilo del collaboratore.
- Per i dipendenti che hanno più IWO con l'importo da trattenere che supera il limite massimo di ritenuta, il sistema utilizza le regole di legge per calcolare gli elementi da trattenere per ogni ordine.
- È possibile sostituire l'autorità fiscale per gli ordini pignoramento creditore, prelievo fiscale statale, ordine di supporto e assegnazione stipendio.
- È possibile sostituire la priorità dell'ordine di ritenuta per i collaboratori con più ordini di ritenuta d'acconto.
- Quando si riceve un ordine di assistenza modificato ufficiale per un collaboratore che ha già un ordine di assistenza nel sistema, è possibile immettere i dettagli dell'ordine modificato con date diverse. Il sistema crea un nuovo record per l'ordine modificato e conserva l'ordine originale a fini di tracciabilità.
- Quando i collaboratori trasferiscono aziende o si crea una nuova relazione aziendale, è possibile copiare i loro IWO da un'azienda all'altra.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Il collaboratore ha importi scaduti? | Quando si registra un ordine di assistenza per un collaboratore, è possibile immettere l'importo scaduto. Nei dettagli dell'ordine, registrare il mantenimento corrente dei figli o del coniuge e gli importi scaduti del mantenimento dei figli o del coniuge. Il sistema calcola l'importo massimo disponibile per la trattenuta e limita la trattenuta a tale importo. |
Per i collaboratori con più ordini di ritenuta, quale ha la priorità più alta? | Quando un collaboratore ha più ordini di ritenuta sul reddito, il sistema assegna una priorità di elaborazione a ciascun ordine in base alle regole delle agenzie di emissione. È possibile sostituire questa priorità dalle azioni correlate dell'ordine di ritenuta in base alle esigenze. |
Suggerimenti
Se necessario, assicurarsi che gli IWO siano validi contattando il tribunale o l'agenzia emittente.
Informare il collaboratore dell'ordine e assicurarsi che comprenda in che modo influirà sulla paga netta.
Terminare gli IWO per i dipendenti cessati dopo l'elaborazione dell'assegno finale.
Requisiti
Caricare gli IWO attivi per i dipendenti nel sistema.
Aggiungere gli utili e le trattenute non previste per legge ai gruppi di componenti paga utilizzati dal sistema per calcolare il reddito disponibile.
Creare un conto presso l'OSCE per partecipare al programma eIWO da sistema a sistema.
Limitazioni
I collaboratori non possono visualizzare i propri IWO nel sistema.
Non è possibile eliminare gli IWO calcolati come parte di una gestione paghe, anche se il calcolo della gestione paghe non è ancora stato completato. È invece possibile disattivare l'ordine.
Configurazione del tenant
(Facoltativo) Definire gli ID per i destinatari della trattenuta, che verranno utilizzati dal sistema durante l'elaborazione e con le integrazioni nell'attività
Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
. Criteri di sicurezza
Domini | |
|---|---|
Worker Data: Payroll (Income Withholding Orders) nell'area funzionale Core Payroll. | Consente di registrare le informazioni per un destinatario di trattenuta di terze parti nel sistema, di visualizzare gli IWO per collaboratore e di sostituire la priorità IWO per i collaboratori con più IWO. |
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) nell'area funzionale Core Payroll. | Consente di impostare gruppi di componenti paga per calcolare il reddito disponibile. |
Worker Data: Payroll (Income Withholding Orders) - USA nell'area funzionale USA Payroll. | Consente di registrare, modificare, cessare e visualizzare gli ordini di ritenuta d'acconto USA. |
Reports: Results for Worker (Pay Calculation) - USA nell'area funzionale USA Payroll. | Consente di rivedere i risultati della gestione paghe e di controllare i risultati degli ordini di ritenuta d'acconto. |
Set Up: Payroll (Income Withholding Orders) nell'area funzionale Core Payroll. | Consente di visualizzare i dati IWO e l'allocazione. |
Process: Payroll (Income Withholding Orders) - USA nell'area funzionale USA Payroll.
Security Configuration nell'area funzionale System. | Consente di completare e inoltrare una richiesta di profilo all'OCSE per l'approvazione per la partecipazione al programma eIWO da sistema a sistema e l'elaborazione di eIWO. |
Setup: Payroll (Income Withholding Orders) nell'area funzionale USA Payroll. | Consente di sostituire la regola IWO predefinita assegnata da Workday. |
Processi aziendali
È possibile utilizzare i seguenti processi aziendali per copiare gli IWO per uno o più collaboratori:
- Copiare ordini di ritenuta per collaboratore
- Copiare gli ordini di ritenuta per i collaboratori
Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Tutti i dati dell'ordine di ritenuta alla fonte di gestione paghe
| Visualizza le regole di calcolo per il calcolo degli IWO per autorità fiscale e tipo di ordine. Include informazioni su:
|
Visualizzare i dati dell'ordine di ritenuta alla fonte di gestione paghe
| Visualizza una panoramica delle informazioni IWO gestite dal sistema, ad esempio:
|
Ordini di ritenuta per collaboratore
| Consente di modificare, eliminare, modificare la priorità di elaborazione e visualizzare lo storico delle trattenute di un IWO. |
Risultati calcolo paga - Registro trattenute
| Consente di visualizzare le trattenute IWO in uno o più periodi, gruppi di esecuzione paga o gruppi paga. |
È possibile creare report personalizzati dalle seguenti origini dati report:
- Tutte le regole dell'autorità fiscale per ordine di ritenuta d'acconto gestione paghe
- Tutti gli ordini di ritenuta
- Dati modulo ritenuta d'acconto per gestione paghe per BIRT
Integrazioni
È possibile utilizzare i seguenti servizi Web quando si crea un'integrazione personalizzata per l'elaborazione IWO da o verso un'applicazione di terzi:
- Inserisci destinatari trattenutacarica le informazioni sul destinatario della trattenuta nel sistema.
- Recupero destinatari trattenutarecupera le informazioni dal sistema.
Utilizzare i seguenti servizi Web per l'integrazione con i fornitori terzi che gestiscono gli ordini con ritenuta d'acconto e per sostituire la regola IWO predefinita assegnata da Workday:
- Put ordine di ritenuta involontaria gestione paghe
- Ottenere ordini di ritenuta involontaria gestione paghe
Utilizzare le seguenti integrazioni per recuperare e rispondere ai file eIWO dal portale Web dell'OSCE:
- L'ordine di ritenuta d'acconto elettronico in entrataimporta i file eIWO in formato XML e come PDF pronti per le immagini.
- L'ordine elettronico di ritenuta d'acconto in uscitagenera record di conferma IWO e li invia al portale OCSE.
Connessioni e touchpoint
Creare e configurare conti bancari per pagare i destinatari delle trattenute di terzi.
Registrare un
codice
fiscale per l'azienda del collaboratore.Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.
Altri effetti
Nessun impatto.