Considerazioni sulla configurazione: Contabilità gestione paghe

Di che cosa si tratta

La contabilità di Workday Payroll consente di:

Generare automaticamente voci contabili in base ai risultati della gestione paghe.

Assegnare alle organizzazioni gli utili dei dipendenti e le spese pagate dal datore di lavoro per determinare i costi della manodopera.

È possibile utilizzare la contabilità della gestione paghe:

Direttamente con Workday Financial Management.

Attraverso un'integrazione con un sistema finanziario di terze parti.

Vantaggi per l'azienda

La contabilità della gestione paghe fornisce un processo semplificato che genera automaticamente voci contabili dopo ogni calcolo della gestione paghe, garantendo che i dati contabili e i rendiconti finanziari siano aggiornati. L'elaborazione automatizzata delle maturazioni di fine periodo e delle conversioni di valuta riduce anche la quantità di impegno manuale necessario per la gestione della contabilità.

La contabilità della gestione paghe fornisce anche:

Dimensioni di saldo personalizzate, che offrono flessibilità nell'analisi e nel saldo delle registrazioni di gestione paghe.

Report che semplificano la verifica dei risultati contabili e identificano rapidamente gli errori di registrazione.

Opzioni di sicurezza, come il riepilogo delle registrazioni e i segmenti di sicurezza, che consentono di garantire la riservatezza dei dati della gestione paghe.

Casi d'uso

Generare registrazioni contabili in base ai risultati della gestione paghe.

Configurare regole di determinazione costi alternative per i massimali stipendi. Esempio: è possibile suddividere la paga di un professore tra diversi centri di costo e fondi.

Apportare rettifiche contabili alle righe di registrazione della gestione paghe. Esempio: è possibile frazionare la paga base di un collaboratore in un centro di costo diverso dopo aver contabilizzato le righe di registrazione.

Utilizzare la contabilità interaziendale per gestire i costi all'interno di più aziende all'interno di un'organizzazione.

Riepilogare le righe di registrazione e limitare l'accesso ai dettagli a livello di dipendente dalle registrazioni della gestione paghe.

Tenere traccia delle date di inizio e di fine delle sovvenzioni.

Convalidare le spese relative alla gestione paghe nell'ambito di un contratto di finanziamento e verificare che la fatturazione sia corretta.

Domande e considerazioni

Domande	Considerazioni
Quali tipi di conti CoGe vengono utilizzati nello stato patrimoniale e nei rendiconti economici?	È possibile configurare diversi tipi di conto CoGe per lo stato patrimoniale e il conto economico. Sebbene Workday Payroll utilizzi solo tipi di conto attivo, passivo e spese, è consigliabile impostare tutti i tipi di conto disponibili in quanto non è possibile modificare la configurazione del mastro una volta generata la contabilità.
Quali conti CoGe sono presenti nell'azienda?	Quando si creano insiemi di conti, è possibile creare un insieme di conti dedicato per i conti CoGe aziendali per la gestione paghe. È possibile creare un insieme di conti padre (piano dei conti) che includa uno o più insiemi figlio. È consigliabile creare un conto padre da assegnare all'azienda con un insieme figlio. Ciò consente di: Sostituire il conto figlio se è necessario rivedere il piano dei conti. Allegare più insiemi di conti figlio. Non è possibile modificare un insieme di conti dopo averlo collegato a un'azienda. Quando si definiscono i conti CoGe, è possibile limitarli a un'azienda o a una gerarchia di aziende specifica.
Come si desidera registrare le registrazioni delle transazioni di gestione paghe nei conti CoGe aziendali?	All'interno di ogni insieme di conti è possibile creare regole che indichino dove pubblicare: Impegni gestione paghe Trattenute da parte della gestione paghe Guadagno gestione paghe Spese di gestione paghe Maturazioni anticipate gestione paghe Paga netta gestione paghe È anche possibile definire conti CoGe predefiniti per questi tipi di registrazione per identificare le transazioni che non soddisfano una regola di registrazione. Il sistema contabilizza nel mastro tutti gli elementi che non soddisfano una regola di registrazione contabile in un conto predefinito. Il sistema genera automaticamente registrazioni contabili per i seguenti tipi di registrazione e si consiglia di specificare un conto CoGe predefinito: Debiti interaziendali Crediti interaziendali Utili non distribuiti Dopo aver configurato le regole di registrazione contabile, è possibile modificarle, ma non applicare le modifiche retroattivamente ai periodi di gestione paghe completati. Per modificare le registrazioni contabili nei periodi precedenti, creare registrazioni manuali.
Quali mastri vengono utilizzati?	È possibile creare diversi tipi di mastro, ad esempio importi effettivi, pre-impegni e impegni. È possibile avere un solo tipo di mastro importi effettivi per azienda. Non è possibile modificare l'impostazione del mastro dopo aver generato le registrazioni contabili.
Quali sono i piani fiscali e contabili?	Indipendentemente dal fatto che si utilizzi Workday Financial Management, è necessario creare: Piani contabili e intervalli contabili Esercizi e periodi CoGe Non è possibile modificare un piano contabile dopo averlo assegnato a un'azienda. È necessario aprire un periodo CoGe per generare i risultati della contabilità della gestione paghe. È possibile aprire i periodi CoGe prima della generazione dei risultati. È possibile configurare le maturazioni anticipate da gestire quando un periodo di gestione paghe si estende oltre la chiusura di un periodo finanziario. Il sistema utilizza le maturazioni anticipate per stimare le maturazioni e le fringe di gestione paghe in base alle impostazioni di riproporzionamento dei risultati della gestione paghe.
È necessario gestire la contabilità di più aziende correlate?	È possibile suddividere la ripartizione dei costi di un collaboratore tra più organizzazioni abilitando la contabilità interaziendale. Quando si configura la contabilità interaziendale, è possibile: Costo una parte della paga di un collaboratore a più aziende. Budget delle spese di gestione paghe di un'intera organizzazione. Non è possibile disabilitare la contabilità interaziendale dopo aver completato l'elaborazione della gestione paghe e aver creato le registrazioni.
Quali dettagli si desidera visualizzare nelle righe di registrazione?	Per impostazione predefinita, il sistema visualizza i dettagli di ogni riga di registrazione, in base alle configurazioni dei worktag. È possibile abilitare il riepilogo delle registrazioni per una gestione paghe in corso per garantire che i dati confidenziali della gestione paghe non siano inclusi nelle registrazioni finanziarie. La riduzione della quantità di righe di registrazione della gestione paghe mediante il riepilogo delle stesse può anche migliorare le performance nei report. Una volta abilitata, il riepilogo delle registrazioni non avrà effetto fino al ciclo paga successivo. Il riepilogo delle registrazioni viene eseguito automaticamente dopo il completamento della gestione paghe e dei regolamenti. Per migliorare le performance, è consigliabile riepilogare le righe di registrazione almeno in base ai centri di costo. Quando si abilita il riepilogo delle registrazioni dopo aver generato le registrazioni della gestione paghe: Non è possibile rimuovere retroattivamente i dettagli dei dipendenti dalle registrazioni generate. Solo un responsabile dell'implementazione può disabilitarlo.
Quale data di registrazione si desidera utilizzare nelle righe di registrazione per i pagamenti fuori ciclo?	Per impostazione predefinita, il sistema utilizza la data di fine periodo come data di registrazione nelle righe di registrazione. Per i pagamenti fuori ciclo, è possibile impostare la data di pagamento come data di registrazione nelle righe di registrazione per l'intero tenant. Per impostazione predefinita, le registrazioni pagamenti gestione paghe utilizzano la data di pagamento come data di registrazione. La data di registrazione determina in quale periodo CoGe registrare le righe di registrazione. Se questa data rientra in un periodo CoGe aperto, le righe di registrazione vengono contabilizzate in questo periodo. Se il periodo CoGe è chiuso, le righe di registrazione vengono contabilizzate nel periodo CoGe aperto successivo.
Come si monitorano e si bilanciano le transazioni automatiche?	È possibile definire parole chiave, denominate worktag, da assegnare alle transazioni che rilevano le informazioni in base agli scopi aziendali. È quindi possibile utilizzare i worktag come dimensione per pareggiare le transazioni automatiche. Una volta abilitato il saldo per worktag, non è possibile disabilitarlo o modificarlo. Quando si definisce un worktag di saldo, il sistema saldi automaticamente le righe di registrazione associate al worktag.
Come si desidera ripartire i costi di gestione paghe durante la determinazione dei costi della manodopera?	È possibile creare regole di ripartizione dei costi per determinare in che modo il sistema assegna i costi di gestione paghe tra diverse organizzazioni e sedi. Quando si configura come calcolare i costi di transazioni diverse, è possibile definire regole condizionali in base a vari criteri, ad esempio tipi di organizzazione o worktag. Il sistema fornisce ripartizioni dei costi predefinite in base all'organizzazione di supervisione di un collaboratore. È possibile sostituire le istruzioni di determinazione costi predefinite assegnando le ripartizioni dei costi a: Collaboratori Posizioni con limitazioni Guadagno dei dipendenti Spese a carico del datore di lavoro Trattenute a carico del datore di lavoro Recupero fringe benefit (CAN, FRA, UK, USA). Quando si determinano le regole di determinazione dei costi, è possibile configurare il processo aziendale Assegnazione ripartizione costi per: Configurare il routing di approvazione per l'approvazione da parte di altri gruppi, ad esempio gli amministratori delle risorse umane. Assegnare regole di determinazione costi alternative per i massimali stipendi. Limitare una determinazione dei costi a una posizione o a un evento di dotazione di personale specifico.
Chi si desidera gestire le ripartizioni dei costi?	Quando sono presenti più amministratori che gestiscono le ripartizioni dei costi, è possibile aggiungere convalide personalizzate per impedire o avvisare gli utenti di inoltrare ripartizioni dei costi con combinazioni di worktag non valide. Esempio: è possibile impostare una condizione critica quando un amministratore tenta di ripartire i costi dei collaboratori in un'area geografica che non corrisponde al centro di costo.

Suggerimenti

Utilizzare il riepilogo delle registrazioni per riepilogare le registrazioni della gestione paghe almeno per centro di costo, al fine di garantire report efficienti e migliorare le performance. Le registrazioni riepilogative migliorano la sicurezza in quanto non contengono dati a livello di dipendente.

Identificare e risolvere i problemi relativi alle registrazioni con errori utilizzando l'attività

Correzione registrazioni automatiche con errori

.

Verificare i saldi dei conti predefiniti ed apportare eventuali correzioni mastro dopo il calcolo della gestione paghe. Se non si definiscono conti predefiniti per tipi di transazione gestione paghe specifici, è comunque possibile completare la gestione paghe, ma è necessario correggere le registrazioni automatiche prima del calcolo successivo.

Rivedere le regole di registrazione contabile per possibili consolidamenti di regole e per assicurarsi di aver assegnato la priorità alle regole più comuni.

Aggiungere un conto CoGe predefinito per evitare che le registrazioni passino allo stato di errore.

Abilitare lo

storno sempre registrazioni automatiche e di partecipazione di minoranza

nell'attività

Modifica configurazione tenant - Dati finanziari

.

Se si utilizza

il calcolo intelligente

nell'attività

Esecuzione calcolo paga

, valutare la possibilità di eseguire l'attività

Esecuzione contabilità paghe

per assicurarsi che la contabilità sia aggiornata prima di eseguire l'attività

Esecuzione pagamento paga

.

Se si eseguono job di grandi dimensioni prima della finestra di manutenzione settimanale, valutare se si dispone di tempo sufficiente per completarli. Se non vengono completati, potrebbero verificarsi problemi irreparabili.

Requisiti

Impostare e definire i worktag che si desidera configurare nelle ripartizioni dei costi o nel saldo dei worktag.

Rendere l'azienda un elemento dati obbligatorio quando si avviano transazioni interaziendali con altre aziende. In questo modo è possibile garantire che le aziende rientrino nello stesso insieme di conti.

Limitazioni

Non è possibile disabilitare la contabilità interaziendale dopo aver completato l'elaborazione della gestione paghe e aver creato le registrazioni a giornale.

Dopo aver abilitato il saldo per worktag principale, non è possibile disabilitarlo o modificarlo, ma è possibile modificare o disabilitare il saldo per worktag aggiuntivi.

Potrebbe non essere possibile rettificare un risultato gestione paghe completato prima di abilitare il saldo per worktag principale se il risultato originale non conteneva la dimensione di saldo per worktag.

Il sistema non converte la valuta per arretrati, pre-impegni, importi effettivi fringe benefit, impegni e saldi paga.

Il sistema supporta solo la valuta USD durante la creazione di limiti salariali.

I servizi Web di gestione paghe non rispettano la funzionalità dei worktag correlati.

Configurazione del tenant

Nell'attività

Gestione opzioni contabili gestione paghe

è possibile:

Addebitare le spese di gestione paghe tra più aziende.

Configurare le date di inizio e di fine per la determinazione dei costi della sovvenzione all'interno di un periodo di paga di elaborazione.

Creare ratei e storni anticipati per le spese per fringe benefit.

Consente di visualizzare i dettagli delle registrazioni pre-impegni per rivedere e aggiornare i dati.

Abilitare le ripartizioni dei costi per le trattenute pagate dai dipendenti.

Abilitare il riproporzionamento dei costi della manodopera quando le ripartizioni cambiano a metà periodo.

Abilitare lo stipendio superiore al tetto per la contabilità della gestione paghe.

Escludere le righe dei risultati negativi per evitare numeri gonfiati nella registrazione effettiva della gestione paghe.

Impostare la data di pagamento come data di registrazione nelle righe di registrazione per i pagamenti fuori ciclo.

Impostare la data budget transazione come data di pagamento del periodo di paga dopo l'elaborazione dei pagamenti in ciclo.

Utilizzare gli attributi della posizione principale quando si valutano le regole di registrazione contabile.

Criteri di sicurezza

È possibile configurare segmenti di sicurezza in base ai componenti paga per limitare i componenti paga a cui un autore dell'avvio può accedere durante la creazione di rettifiche contabili di gestione paghe.

Per visualizzare l'elenco completo dei domini di sicurezza per la gestione paghe, accedere al report

Criteri di sicurezza del dominio per area funzionale

e selezionare un'area funzionale Payroll.

Domini	Considerazioni
Process: Period End nell'area funzionale Common Financial Management.	Gli utenti possono aprire il periodo CoGe per generare i risultati della contabilità della gestione paghe.
Process: Run Batch Payroll Accounting nell'area funzionale Core Payroll.	Gli utenti possono generare nuove voci contabili senza ricalcolare la gestione paghe.
Process: Run Batch Calculations (Pay Calculation) nell'area funzionale Core Payroll.	Gli utenti possono eseguire calcoli di gestione paghe e contabilità gestione paghe.
I seguenti domini nell'area funzionale Core Payroll: Report: Risultati calcolo paga (Risultati - Titolo basato su sicurezza componente paga) Report: risultati calcolo paga per organizzazione (risultati contabilità) Report: risultati calcolo paga per gruppo paga (risultati contabilità) Report: risultati calcolo paga per collaboratore (risultati)	Gli utenti possono creare e modificare le rettifiche contabili della gestione paghe.
Set Up: Ledger and Book nell'area funzionale Common Financial Management.	Gli utenti possono definire: Mastri Tipi di conto CoGe Esercizi e periodi CoGe
Set Up: Payroll - Company Specific (Accounting) nell'area funzionale Core Payroll.	Gli utenti possono: Creare regole di registrazione contabile. Creare insiemi di conti. Creare piani contabili. Definire gli insiemi di conti, le regole di registrazione contabile e i piani contabili da utilizzare. Abilitare il riepilogo delle registrazioni.
Set Up: Payroll - Pay Group Specific nell'area funzionale Core Payroll.	Gli utenti possono definire regole per le maturazioni anticipate nei piani periodi.
Set Up: Tenant Setup - Payroll nell'area funzionale System.	Gli utenti possono impostare opzioni a livello di tenant per la contabilità della gestione paghe.

Processi aziendali

Processi aziendali	Considerazioni
Assegnazione ripartizione costi	È possibile configurare questo processo aziendale per ripartire i costi per un collaboratore. È anche possibile aggiungerlo come sottoprocesso in altri processi aziendali per garantire l'assegnazione dei costi. Esempio: è necessaria la ripartizione dei costi per il processo aziendale Aggiunta impiego supplementare .
Creare rettifiche contabili gestione paghe	È possibile utilizzare questo processo aziendale per configurare: Correzioni per centro di costo Percentuali di distribuzione Nessuna variazione netta alla contabilità della gestione paghe per le ripartizioni dei costi per uno o più periodi di paga.

Report

Report o dashboard	Considerazioni
Tutte le ripartizioni dei costi per tutte le competenze e le trattenute per i dipendenti	Consente di visualizzare tutte le ripartizioni dei costi configurate per gli utili e le trattenute pagate dai dipendenti.
Tutte le ripartizioni dei costi per spese pagate dal datore di lavoro	Consente di visualizzare tutte le ripartizioni dei costi definite per le spese a carico del datore di lavoro.
Tutte le ripartizioni costi per recupero fringe benefit	Consente di visualizzare tutte le ripartizioni dei costi definite per il recupero dei fringe benefit.
Risultati calcolo paga per gruppo di collaboratori Risultati calcolo paga per collaboratore	Verificare i risultati del calcolo della paga dell'anno precedente.
Contabilità gestione paghe per azienda/periodo	Verificare le voci create o contabilizzate in ogni conto CoGe di un'azienda, inclusi gli importi in Dare, Avere e netti.
Contabilità gestione paghe per periodo/gruppo paga	Verificare le righe nelle voci contabili specificando i periodi e i gruppi paga.
Transazioni contabili gestione paghe che impediscono la chiusura del periodo	Identificare le transazioni contabili di gestione paghe aperte per un periodo CoGe.
Visualizzazione insieme di regole registrazione contabile	Visualizzare e aggiornare tutti gli insiemi di regole di registrazione contabile e aggiornare gli insiemi di regole.

Integrazioni

Servizi Web	Considerazioni
Assegnazione ripartizione costi	Consente di assegnare un numero elevato di ripartizioni dei costi.
Recupero opzioni contabili gestione paghe	Consente di recuperare le configurazioni contabili della gestione paghe.
Recupero ripartizioni costi collaboratore	Consente di recuperare le informazioni di determinazione dei costi da un collaboratore o da una limitazione di posizione.
Put Account Posting Rule Set	Consente di aggiornare o creare nuovi insiemi di regole di registrazione contabile.
Put insieme di conti	Consente di creare conti CoGe e di organizzarli in insiemi di conti. È anche possibile designare un insieme di conti come piano dei conti.
Inserisci dettagli contabilità aziendale	Consente di aggiungere o aggiornare i dettagli contabili di un'azienda esistente.
Put Cost Center	Consente di aggiungere o aggiornare informazioni sui centri di costo.
Put Payroll Accounting Options	Consente di aggiungere o aggiornare le configurazioni della contabilità della gestione paghe.

Connessioni e touchpoint

Funzionalità	Considerazioni
Financial Management	Indipendentemente dal fatto che si utilizzi Financial Management, è necessario configurare e gestire regolarmente le configurazioni contabili relative alle transazioni di gestione paghe. Contabilità gestione paghe condivide le seguenti configurazioni con Financial Management: Regole di registrazione contabile Insiemi di conti Valuta aziendale Piani fiscali Riepilogo registrazioni Saldo worktag Quando si utilizza Financial Management oltre a Workday Payroll, è anche possibile monitorare le date di inizio e di fine tramite Grant Management.
Human Capital Management	I seguenti tipi di modifiche alla situazione di un collaboratore possono influire sulle ripartizioni dei costi: Assegnazioni organizzazione predefinite Assunzione Modifica posizione Cessazione Eventi collaboratore Il sistema può calcolare nuove ripartizioni dei costi in base a queste modifiche.
Grant Management	Per poter creare e utilizzare i premi nel sistema, è necessaria una licenza di Gestione sovvenzioni separata. Se si dispone di Gestione sovvenzioni con contabilità gestione paghe, è possibile: Creare limiti di stipendio. Assegnare il tetto salariale a una riga di assegnazione con una sovvenzione prima di configurare le ripartizioni dei costi di gestione paghe. Utilizzare la funzionalità della data di inizio e di fine della sovvenzione.
Borsa di studio/lavoro	Work-Study consente di gestire i fondi e l'impiego per gli studenti con esigenze finanziarie. È possibile assegnare e gestire automaticamente i finanziamenti standard per studio e lavoro dall'assegnazione del premio tramite l'elaborazione della gestione paghe. Le regole predefinite di calcolo dei costi lavoro-studio consentono alla contabilità della gestione paghe di contabilizzare il finanziamento del lavoro-studio. È possibile identificare i gruppi retributivi che includono i collaboratori per studio, in modo che il sistema possa elaborare in modo efficiente la paga per studio.

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.

Altri effetti

Quando si creano registrazioni contabili, il sistema converte la valuta della transazione nella valuta aziendale dopo la convalida dello stipendio netto.

Quando si impostano gruppi paga e contabilità aziendale su valute diverse, il sistema calcola la gestione paghe nella valuta del gruppo paga e trasferisce i risultati alla contabilità in entrambe le valute. Le rivalutazioni valutarie possono generare utili o perdite su cambio non realizzati quando si producono rendiconti finanziari per conti CoGe con transazioni in valuta estera.