Concetto: Routing della catena di approvazione
È possibile aggiungere i seguenti step a una definizione di processo aziendale:
- Catena di approvazione
- Catena di approvazione consolidata
Quando il tenant include strutture organizzative di supervisione complesse, assicurarsi che gli step della catena di approvazione vengano indirizzati alle persone appropriate per l'azione. È possibile indirizzare gli step della catena di approvazione a una struttura dell'organizzazione di supervisione anziché a una catena di gestione.
È possibile configurare gli step
Catena di approvazione
e Catena di approvazione consolidata
da inoltrare in base a:
- Gerarchia manageriale Il sistema inoltra le approvazioni utilizzando il routing basato sulla posizione.
- Gerarchia organizzazione Il sistema inoltra le approvazioni utilizzando il routing basato sull'organizzazione.
Per impostazione predefinita, il sistema utilizza il routing basato sulla posizione per inoltrare gli step della catena di approvazione se non si abilita il routing basato sull'organizzazione.
Se si desidera inoltrare gli step della catena di approvazione utilizzando la funzionalità di routing avanzata basata sulla posizione, è possibile abilitare la casella di controllo
Abilita instradamento avanzato della catena di approvazione basata
sulla posizione nell'attività Modifica configurazione tenant - Processi aziendali
. Quando si seleziona la casella di controllo, il sistema valuta in modo coerente tutti i responsabili dell'approvazione in ogni livello di uno step del processo aziendale Catena di approvazione
o Catena di approvazione consolidata
quando una persona riporta a uno o più manager nella loro posizione. È consigliabile abilitare questa funzionalità avanzata di routing della catena di approvazione basata sulla posizione anche se i membri dell'organizzazione potrebbero non avere più manager.In base alla configurazione impostata, il sistema determina il responsabile dell'approvazione di livello successivo dello step e assegna le approvazioni.
Per gli step
Catena di approvazione
e Catena di approvazione consolidata
, è possibile definire condizioni di esecuzione e condizioni di uscita. In una definizione di processo aziendale, è possibile aggiungere o modificare la condizione associata agli step Catena di approvazione
o Catena di approvazione consolidata
. Dal menu delle azioni correlate dello step, selezionare .Inoltra per gerarchia organizzazioni
È possibile utilizzare il routing basato sull'organizzazione per inoltrare le approvazioni ai leader che potrebbero gestire più aree oltre alla loro struttura di riporto diretto. Esempio: si utilizza il routing basato sull'organizzazione per i seguenti processi:
- Richiesta di assunzione
- Aumento per merito
- Fattura fornitore
Lo step viene inoltrato al manager dell'organizzazione della persona e quindi al manager dell'organizzazione di secondo livello. Se necessario, il sistema inoltra lo step al manager dell'organizzazione di terzo livello e così via, nella gerarchia organizzativa.
Per utilizzare una gerarchia basata sull'organizzazione, accedere all'attività
Gestione routing avanzato
dai menu delle azioni correlate dello step del processo aziendale. Quando si seleziona la casella di controllo Routing basato sull'organizzazione
, è possibile:
- È possibile selezionare solo gruppi di sicurezza basati su ruolo con vincoli per gli stepCatena di approvazioneeCatena di approvazione consolidata. È consigliabile selezionare un gruppo di sicurezza con diritti di accesso configurati per l'organizzazione corrente e subordinate non assegnate. In caso contrario, lo step della catena di approvazione potrebbe non essere assegnato o essere inoltrato a tutti gli assegnatari di un livello superiore nella struttura organizzativa.
- Impossibile modificare in seguito lo step con un altro tipo di step nella definizione del processo aziendale.
Quando non si abilita il routing basato sull'organizzazione, il sistema utilizza il routing basato sulla posizione per gli step della catena di approvazione.
Caso d'uso | Dettagli |
|---|---|
Quando una persona e il suo manager hanno una posizione e le loro posizioni si trovano in gerarchie organizzative diverse, lo step della catena di approvazione viene inoltrato all'inizio della catena gerarchica dell'organizzazione della persona. | Si configura una definizione di processo aziendale con uno step Catena di approvazione che utilizza il routing basato sull'organizzazione. L'azienda utilizza la seguente gerarchia:
Per i processi aziendali correlati a James che utilizzano il routing basato sull'organizzazione, il sistema inoltra lo step Catena di approvazione a Betty, Tony e Chris. |
Quando un responsabile dell'approvazione si trova in più livelli dell'organizzazione e qualcun altro approva lo step, il responsabile dell'approvazione riceve comunque lo step di approvazione in un livello successivo. | In una definizione di processo aziendale, lo step c è uno step Catena di approvazione con routing basato sull'organizzazione. Un responsabile approvazione si trova nei livelli organizzazione 1 e 3. Il sistema inoltra lo step a:
|
Quando è in corso uno step della catena di approvazione e l'organizzazione riduce il numero di livelli nella gerarchia, il sistema ignora un livello di responsabili approvazione. | Una gerarchia di organizzazioni ha la seguente struttura di responsabili approvazione:
James approva uno step Catena di approvazione che è in attesa di azione da parte di Betty nel livello 2. Betty approva lo step. A metà del processo della catena di approvazione, la gerarchia dell'organizzazione cambia in una nuova struttura:
Poiché James e Betty hanno inizialmente approvato lo step, il sistema lo inoltra a Steve. Logan non riceve lo step. |
Quando il numero di approvazioni aumenta in una gerarchia organizzativa, un responsabile dell'approvazione potrebbe ricevere nuovamente lo step di approvazione. Ma lo step non sarà obbligatorio. | Una gerarchia di organizzazioni ha la seguente struttura di responsabili approvazione:
James approva uno step Catena di approvazione ed è in attesa di un'azione dal livello 2, Logan. Logan approva lo step. A metà del processo della catena di approvazione, la gerarchia dell'organizzazione cambia in una nuova struttura che include un nuovo livello di organizzazione:
Poiché James e Logan hanno inizialmente approvato lo step, il sistema lo inoltra a Logan nel livello 3 e lo contrassegna come Non obbligatorio . Betty non riceve lo step.È consigliabile non modificare la gerarchia dell'organizzazione quando è in corso un evento della catena di approvazione. |
Inoltro per gerarchia manageriale
Il routing basato sulla posizione consente di inoltrare gli step
Catena di approvazione
e Catena di approvazione consolidata
in base alla gerarchia manageriale di un'organizzazione di supervisione.Tutti gli eventi vengono inoltrati in base alla posizione della persona.
Caso d'uso | Dettagli |
|---|---|
Il sistema inoltra lo step al manager della posizione della persona, quindi al manager del manager della persona nella posizione e così via. | Una definizione di processo aziendale include uno step Catena di approvazione . Non si configura il routing basato sull'organizzazione. L'azienda utilizza la seguente gerarchia:
Per i processi aziendali correlati a James che utilizzano il routing basato su posizione, il sistema inoltra lo step Catena di approvazione a Betty, Logan e Steve. |
Quando si seleziona la casella di controllo Abilita instradamento catena di approvazione basato su posizione avanzato nell'attività Modifica configurazione tenant - Processi aziendali per utilizzare la funzionalità di routing avanzata, il sistema valuta in modo coerente i responsabili approvazione nel livello di approvazione e inoltra lo step del processo aziendale. | Fred fa parte dell'organizzazione 7100 e fa capo a James e Betty. I livelli della gerarchia manageriale sono:
Utilizzando il routing avanzato basato sulla posizione, il sistema inoltra lo step Catena di approvazione a ogni livello per l'approvazione. Nel livello:
Se la gerarchia manageriale cambia mentre è in corso uno step Catena di approvazione o Catena di approvazione consolidata , un responsabile approvazione potrebbe essere ignorato.È consigliabile selezionare un gruppo di sicurezza basato su ruolo con vincoli per gli step Catena di approvazione e Catena di approvazione consolidata nella definizione del processo aziendale se si abilita la funzionalità di routing avanzata basata sulla posizione. |
Quando si abilita la casella di controllo
Abilita instradamento a catena di approvazione avanzato basato su posizione
e si utilizzano i seguenti campi di report in un report, i valori vengono elaborati e restituiti in modo coerente:
- Collaboratori eventualmente assegnati successivamenteEsempio: il campo di report restituisce lo stesso insieme di manager in base al modo in cui il sistema inoltra lo stepCatena di approvazione.
- Collaboratori eventualmente assegnati in seguito esclusi delegati.
- Collaboratori eventualmente assegnati in seguito per conto di.
- Collaboratori eventualmente assegnati in seguito per conto con accesso a mie attività mantenute.
È consigliabile aggiornare le regole condizionali, se necessario, in base ai valori restituiti da questi campi di report.
Step della catena di approvazione non obbligatori
Quando un responsabile dell'approvazione approva uno step
Catena di approvazione
o Catena di approvazione consolidata
in un livello precedente e il responsabile dell'approvazione è anche responsabile dell'approvazione in un livello successivo, lo step viene contrassegnato come Non obbligatorio
. Il sistema non genera una notifica di processo aziendale personalizzata per lo step Non obbligatorio
.