Considerazioni sulla configurazione: Organizzazioni
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo delle organizzazioni. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce questa funzione nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Le organizzazioni sono gruppi di risorse, collaboratori, costi e altre organizzazioni per il routing, la sicurezza, l'analisi e i report dei processi aziendali. Insieme ai ruoli e alle gerarchie, le organizzazioni fanno parte della base che fornisce sicurezza configurabile e contestuale all'interno di Workday. Il modo in cui si configurano le organizzazioni influisce su tutto, dai modelli di dotazione di personale e le assegnazioni dei ruoli alle sedi fisiche e ai report.
I tipi di organizzazione comuni includono:
- Azienda
- Centri di costo
- Organizzazioni personalizzate
- Gerarchie sedi
- Matrice
- Gruppo paga
- Aree geografiche
- Supervisione (Simile ai reparti di altri prodotti.)
Vantaggi per l'azienda
Le organizzazioni sono una funzionalità obbligatoria di Workday che consente di:
- Analizzare le esigenze e la struttura aziendale. Esempi:
- Organizzare raggruppamenti logici di collaboratori e processi aziendali che riflettano strutture di reporting diverse.
- Configurare le operazioni in base a unità operative, aree geografiche e centri di costo.
- Creare flessibilità nelle singole organizzazioni in modo che i manager possano gestire le proprie organizzazioni in base alle esigenze aziendali.
- Impostare organigrammi in modo che riflettano le divisioni del lavoro e la struttura manageriale.
- Assegnare modelli di dotazione di personale per stabilire come definire e coprire impieghi e posizioni.
- Creare report e monitorare lo stato di avanzamento. Esempi:
- Storico dell'organizzazione per scopi di accreditamento, conformità e regolamentazione.
- Identificare l'idoneità a retribuzione, benefit, retribuzione e permessi.
- Configurare gli organigrammi per includere le metriche in modo da poter monitorare le performance aziendali.
- Prendere decisioni sulla divisione del lavoro in base a report organizzativi che tengono traccia di dati come dotazione di personale, conformità e accreditamento.
- Configurare processi automatizzati. Esempi:
- Configurare processi aziendali separati per singole organizzazioni e tipi di organizzazione.
- Configurare processi automatizzati per assegnare i collaboratori ai team di gestione e di supporto.
- Aggregare i dati per i report.
Casi d'uso
Prodotto | Caso d'uso di esempio |
|---|---|
Processi aziendali | I manager possono personalizzare i processi aziendali in base all'organizzazione e ai tipi di organizzazione. Esempi: per organizzazione superiore, azienda, selezione del personale o gruppo paga. |
HCM | Gli amministratori delle risorse umane possono assegnare altri amministratori delle risorse umane per supportare gruppi di collaboratori in base a diversi tipi di organizzazione. Esempi: gerarchia di sedi, organizzazione di supervisione o reparto. |
Organizzazioni | I manager possono:
|
Report | I manager possono:
|
Criteri di sicurezza |
|
Studenti | Gli amministratori possono:
|
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Quali prodotti o funzioni di Workday si prevede di utilizzare? | La struttura e lo scopo dell'azienda determinano i tipi di organizzazione impostati. Decidere quanto saranno granulari la struttura dell'organizzazione e la sicurezza in base al settore, all'area geografica e ai requisiti normativi. |
Su cosa si desidera generare un report? | Il sistema fornisce report che consentono di visualizzare dati di riepilogo o dettagliati sulle organizzazioni per gli amministratori e gli utenti finali. Il modo in cui si strutturano le organizzazioni influisce sui report.
Le organizzazioni rappresentano le dimensioni su cui è possibile creare report e determinano il livello di dettaglio. Le organizzazioni di Workday si escludono a vicenda, il che offre flessibilità incorporata per la struttura dell'organizzazione. |
Come verranno assegnate le organizzazioni ai collaboratori? | Consultare gli stakeholder per determinare se:
|
Quali sono i criteri di sicurezza dell'organizzazione necessari? | Considerare attentamente il livello di granularità per la sicurezza. Se la sicurezza non è sufficientemente restrittiva, troppe persone possono avere accesso involontario ai dati sensibili. Tuttavia, se la sicurezza è troppo restrittiva, può essere difficile da gestire. Determinare chi può:
|
Le organizzazioni coprono più fusi orari? | Quando si configura il tenant, considerare chi supporta i gruppi di collaboratori e i fusi orari delle organizzazioni. Ciò garantisce che le decorrenze per i processi aziendali, le assegnazioni ruolo e la retribuzione vengano elaborate come previsto. |
Come verranno assegnati i ruoli a ogni organizzazione? | Considerare la sicurezza basata sui ruoli e il funzionamento dei ruoli all'interno delle organizzazioni. Esempio: se il personale delle risorse umane supporta i collaboratori in un'area geografica o in una sede, è necessario assegnarli a una sede. Tuttavia, se il personale delle risorse umane supporta un'unità operativa, deve essere assegnato a organizzazioni di supervisione. |
Come verranno utilizzate le organizzazioni e come saranno strutturate? | Determinare se sono necessarie categorie di programmi specializzati. Esempi:
Il tipo di organizzazione determina la funzionalità inclusa. Questi esempi di tipi di organizzazione includono automaticamente alcune funzionalità:
|
Quale struttura organizzativa è necessaria? | Il sistema supporta molte strutture organizzative. Esempi:
|
Sono necessarie organizzazioni personalizzate? | Determinare se è necessario raggruppare i collaboratori per uno scopo specifico dell'azienda che non è servito da un tipo di organizzazione predefinito di Workday.
Esempio: il punto vendita, che ha ruoli, e le aree geografiche, a cui sono assegnati anche ruoli, in modo da poter impostare l'ereditarietà. È possibile eseguire il rollup delle organizzazioni personalizzate in base a più di un tipo di organizzazione personalizzata che supporta la gerarchia. |
È possibile utilizzare l'organizzazione personalizzata come worktag personalizzato? | Sì. È possibile utilizzare l'organizzazione personalizzata come worktag personalizzato in Gestione finanziaria e gestione paghe. Non esiste un limite al numero di organizzazioni personalizzate che è possibile creare.
Tuttavia, esiste un limite al numero di organizzazioni personalizzate che è possibile designare come worktag personalizzato. È possibile utilizzare solo 10 organizzazioni personalizzate come worktag personalizzati ed è importante considerare questo limite quando si implementa HCM o Gestione paghe senza Financial Management. |
Suggerimenti
- Progettare le organizzazioni in modo che funzionino con altre aree funzionali come gestione paghe, risorse umane e finanza.
- Coinvolgere gli stakeholder di tutte le entità aziendali all'interno dell'organizzazione.
- Coinvolgere gli amministratori della sicurezza, del sistema e dei processi aziendali per assicurarsi di soddisfare tutti i requisiti relativi alle approvazioni, al routing dei processi aziendali e all'accesso ai dati.
- Considerare la granularità e l'aggregazione dei report durante la progettazione della struttura dell'organizzazione, perché le organizzazioni svolgono un ruolo essenziale nei report.
- Valutare attentamente le gerarchie di organizzazioni. La creazione di un numero elevato di gerarchie personalizzate o nidificate o il loro utilizzo nelle regole di idoneità influisce sulle performance.
Requisiti
È necessario:
- Configurare le organizzazioni di supervisione perché tutti i collaboratori devono essere assegnati a un'organizzazione di supervisione subordinata alle organizzazioni dei manager. I manager non sono membri dell'organizzazione di supervisione che contiene i loro riporti diretti.
- Selezionare un modello di dotazione di personale, gestione posizioni o gestione impieghi, per le organizzazioni di supervisione.
Limitazioni
Un'organizzazione di supervisione può avere un solo modello di dotazione di personale. Non tutte le organizzazioni di supervisione richiedono lo stesso modello di dotazione di personale, ma è possibile spostare collaboratori solo tra organizzazioni che utilizzano gli stessi modelli di dotazione di personale.
È possibile assegnare singoli collaboratori a più organizzazioni, comprese diverse organizzazioni dello stesso tipo.
Configurazione del tenant
Accedere all'attività
Modifica configurazione tenant - Sistema
per configurare:
- Fuso orario predefinito e altre opzioni di fuso orario.
- Gerarchie di organizzazioni che l'utente di elaborazione può visualizzare.
Criteri di sicurezza
Alcuni tipi di organizzazione sono protetti da domini separati per la creazione, la gestione e la visualizzazione dei tipi di organizzazione. È necessario configurare almeno uno dei seguenti domini nell'area funzionale Organizations and Roles:
Dominio | Considerazioni |
|---|---|
Creare: organizzazione di supervisione
| Consente di gestire e visualizzare:
|
Gestione: creazione regola associazione
| Consente di creare regole di associazione. |
Gestione: modifica regola associazione
| Consente di modificare e visualizzare le regole di associazione. Consente agli utenti self service di accedere alle regole di associazione create da loro. |
Set Up: Organization
| Consente di gestire e visualizzare:
|
Processi aziendali
I processi aziendali per le organizzazioni sono suddivisi nelle seguenti categorie:
- Creare o aggiornare lo stato o la struttura dell'organizzazione. Esempi:
- Attivazione
- Assegna superiore
- Assegnare organizzazioni incluse
- Creazione organizzazione subordinata
- Dividi organizzazione
- Assegnare e rimuovere organizzazioni a posizioni o collaboratori. Esempi:
- Assegnazione organizzazione a matrice
- Assegnare più membri matrice
- Assegnazione gruppo paga
- Change Organization Assignments
- Create Position
- Spostamento collaboratori
- Rimuovi da organizzazione a matrice
- Rimuovere più membri matrice
Report
Le organizzazioni hanno strutture e utilizzi diversi all'interno di ogni prodotto e funzione Workday. Esempi: Human Capital Management, Payroll, Recruiting e Student hanno opzioni di reportistica univoche.
È possibile utilizzare i seguenti report per visualizzare dati di riepilogo o dettagliati sulle organizzazioni esistenti:
Report | Descrizione |
|---|---|
Riepilogo organizzazione | Visualizza un elenco di tutte le organizzazioni filtrate in base ai tipi di organizzazione selezionati, con informazioni di riepilogo.
Per visualizzare l'organigramma di qualsiasi organizzazione per la quale si dispone delle autorizzazioni di visualizzazione, fare clic sul menu delle azioni correlate per tale organizzazione, quindi fare clic su Organigramma. |
Organizzazioni a cui appartengo | Visualizza un elenco di tutte le organizzazioni di cui si è membri. |
Miei ruoli di autoassegnazione | Visualizza un elenco di tutte le organizzazioni per le quali la posizione è assegnata a un ruolo indicato come Autoassegnazione in Gestione ruoli assegnabili . |
Il report o la worklet Miei ruoli dirigenziali | Visualizza un elenco di tutte le organizzazioni per le quali la posizione è assegnata a un ruolo indicato come Leader in Gestione ruoli assegnabili
|
Miei ruoli di supporto | Visualizza un elenco di tutte le organizzazioni per le quali la posizione è assegnata a un ruolo indicato come Supporto in Gestione ruoli assegnabili . |
È possibile utilizzare i seguenti report per gestire e monitorare le organizzazioni:
Report | Descrizione |
|---|---|
Gestire i tipi di organizzazione | Consente di gestire e configurare vari tipi di organizzazioni, come aziende, centri di costo, aree geografiche e altro ancora. |
Visualizza membri alla data di riferimento | Visualizza i membri di un'organizzazione in una determinata data storica o futura, considerando le decorrenze delle assegnazioni dei collaboratori. |
Visualizzazione organizzazione alla data di riferimento | Visualizza lo stato di un'organizzazione in un momento specifico. Il report consente di comprendere la struttura, la dotazione di personale e altri attributi chiave di un'organizzazione allo stato in cui si trovavano in una determinata data. |
Visualizzazione organigramma alla data di riferimento | Visualizza la struttura di un'organizzazione, comprese le relazioni di reporting e la gerarchia, a una data specifica. |
Visualizzare i membri dell'organizzazione | Visualizza i membri di un'organizzazione assegnati da una regola di associazione a un'organizzazione personalizzata. Il report utilizza l'origine dati All Positions. |
Visualizzazione organizzazione di supervisione | Visualizza i collaboratori, le informazioni sulla dotazione di personale, i ruoli dell'organizzazione e i gruppi di sicurezza. Questo report consente di trovare e accedere alle azioni correlate su collaboratori, ruoli, posizioni non coperte e altro ancora. |
Controllo eccezioni assegnazione organizzazione | Visualizza un elenco di assegnazioni organizzazione non valide per una limitazione posizione in base ai valori consentiti dell'organizzazione di supervisione o della gerarchia (o delle gerarchie) sedi in cui è inclusa la sede. |
Controllo eccezioni organizzazione | Visualizza le organizzazioni per le quali sono presenti errori o avvisi. Il report visualizza l'oggetto business che presenta il problema e una descrizione del problema o della soluzione. |
Controllo eccezioni tipo organizzazione | Visualizza i tipi di organizzazione per i quali sono presenti errori o avvisi. Il report visualizza il tipo di organizzazione, ad esempio organizzazione di supervisione o azienda, che presenta il problema e una descrizione del problema o della soluzione. |
Tutti i report predefiniti e personalizzati di Workday
.Integrazioni
Quando si desidera accedere alle organizzazioni con limitazioni di visibilità utilizzando un'integrazione, è necessario:
- Fornire l'account utente del sistema di integrazione utilizzato con l'accesso Get e Put ai domini che proteggono tali organizzazioni.
- Collegare l'ISU a un Create Integration System Security Groups.
- Fornire all'ISSG l'accesso Get e Put ai domini che proteggono i servizi Web dell'organizzazione che l'ISU sta tentando di eseguire.
Connessioni e touchpoint
Le organizzazioni interagiscono con quasi tutte le funzionalità di Workday.
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community. Il Touchpoints Kit consente di prevedere in che modo qualsiasi tipo di organizzazione interagisce in Workday, inclusi HCM, Finance, Payroll e Student.