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Ultimo aggiornamento: 2024-12-13
Impostare gli step di revisione dei documenti

Impostare gli step di revisione dei documenti

Configurare i tipi di integrazioni Adobe Sign o DocuSign eSignature.
Criteri di sicurezza: i seguenti domini nell'area funzionale System:
  • Business Process Administration
  • Manage: Business Process Definitions
È possibile utilizzare gli step
Revisione documenti
 per:
  • Configurare la distribuzione dei documenti nell'ambito di un processo aziendale.
  • Distribuire i documenti per la firma elettronica.
Non è obbligatorio aggiungere tutti i documenti nella definizione del processo aziendale agli step
Revisione documenti
 . Se non si aggiungono i documenti, il sistema non li invierà per la revisione.
  1. Selezionare
    Processo aziendale
    Modifica definizione
     dal menu delle azioni correlate del processo aziendale.
  2. Aggiungere uno step
    Revisione documenti
     , se necessario.
  3. Nello step
    Revisione documenti
     , fare clic su
    Configurazione revisione documento
     per accedere all'attività
    Configurazione step revisione documenti
     .
  4. L'attività contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Fuso orario
    Quando si seleziona l'opzione
    Configurazione fuso orario processo aziendale
     nell'attività
    Modifica configurazione tenant - Sistema
     , è possibile immettere un fuso orario.
    Quando si immette:
    • La data corrente, le modifiche hanno effetto dal giorno di elaborazione nel fuso orario specificato. Gli utenti in altri fusi orari vedono le modifiche alle 00:00 (mezzanotte) del fuso orario specificato.
    • Una data futura, le modifiche hanno effetto alla mezzanotte di tale data nel fuso orario specificato e alla data e ora corrispondenti negli altri fusi orari.
    • Una data passata, le modifiche hanno effetto alle 23:59:59 di tale data nel fuso orario specificato e alla data e ora corrispondenti in altri fusi orari.
    Documento
    Per la firma predefinita di Workday, è possibile utilizzare tutti i tipi di file generati dal sistema.
    Per Adobe Sign e DocuSign, è possibile selezionare solo i documenti configurati come allegati e ogni documento selezionato deve avere un nome univoco. I documenti non possono superare il numero massimo di pagine o le dimensioni dei file specificate nel contratto aziendale.
    Tipo di integrazione firma elettronica
    Selezionare
    E-Sign di Adobe Sign
     o
    E-Sign di DocuSign
    . Quando Adobe Sign e DocuSign non sono configurati, è possibile distribuire i documenti utilizzando il processo di firma predefinito di Workday.
    Griglia firma
    Quando è necessario più di un gruppo di firme, aggiungerlo alla griglia. Tuttavia, quando è necessario un solo gruppo di firme, non completare la griglia. Ogni riga della griglia è un singolo gruppo di firme. Il sistema considera un membro di ogni gruppo di firme come unico firmatario dei documenti.
    È possibile aggiungere a un gruppo di firme solo ruoli configurati nello step
    Revisione documenti
     .
    I modificatori di routing non sono supportati nella griglia delle firme quando si configurano i gruppi di firme per lo step
    Revisione documenti
     .
    Condizioni
    (Facoltativo) Selezionare o creare una o più regole condizionali del processo aziendale. Quando tutte
    le condizioni
     sono soddisfatte, gli utenti possono rivedere e firmare elettronicamente il documento nell'ambito del processo aziendale.
    Per impedire ai firmatari secondari di ricevere notifiche Mie attività prima che i documenti siano disponibili per la firma, configurare una regola condizionale del processo aziendale. La regola condizionale impedisce ai membri del gruppo firma secondario di ricevere notifiche fino a quando i membri del gruppo firma principale non hanno inoltrato i documenti firmati.
    Opzioni firma
    Quando è necessaria una firma elettronica, vengono visualizzate le caselle di controllo Dichiarazione
    firma
     e
    Accetto
     .
    Opzioni allegati
    Allegato obbligatorio
     o
    Allegato facoltativo
    . È possibile richiedere o consentire a un collaboratore di caricare un file per ogni documento esaminato.
    Quando si abilita
    Allegato obbligatorio
    , è necessario un documento per lo step. Dopo che un documento è stato aggiunto durante lo step
    Revisione documenti
     e l'evento è stato completato, annullato o revocato, l'amministratore del processo aziendale può selezionare
    Processo aziendale
    Gestione allegati
     dal menu delle azioni correlate dell'evento per gestire gli allegati. L'amministratore del processo aziendale può rimuovere il documento; ma quando un allegato è obbligatorio, l'amministratore del processo aziendale deve aggiungere un altro documento per sostituirlo.
Il sistema visualizza gli elementi Mie attività solo per il gruppo di firme corrente. Dopo che il gruppo di firme corrente ha firmato il documento, vengono visualizzati gli elementi Mie attività per il gruppo di firme successivo.
Per Adobe Sign:
  • Quando l'amministratore carica più file da inviare in un'unica distribuzione, può verificarsi l'unione dei file a seconda della configurazione di Adobe Sign. Ciò significa che, quando si configurano più documenti in un singolo step
    Revisione documenti
     , il sistema aggiunge le firme elettroniche solo all'ultimo documento della serie visualizzato al momento della firma. Se si desidera una firma in ogni pagina, è consigliabile aggiungere tag di firma Adobe a ogni documento dello step per assicurarsi che ogni documento che richiede una firma ne abbia una (per ulteriori informazioni, consultare la documentazione di Adobe Sign relativa ai tag di testo). Adobe Sign offre varie opzioni di configurazione per la firma di più documenti in un'unica transazione. Per ulteriori informazioni su questa funzionalità, fare riferimento direttamente alla documentazione di Adobe.
  • Per impostazione predefinita, Adobe Sign invia copie dei documenti firmati a tutti i collaboratori che hanno ricevuto una richiesta di firma dei documenti, inclusi i collaboratori che non li hanno effettivamente firmati.
I revisori possono utilizzare
la firma elettronica di Adobe Sign
 o
la firma elettronica con DocuSign
 in Mie attività per aprire il documento disponibile per l'accesso al server dei documenti.
Dopo la firma, i revisori potrebbero subire un ritardo prima che il documento sia nuovamente visibile in Workday.
Dopo che tutti i gruppi di firme hanno firmato i documenti nel server dei documenti, il sistema archivia i documenti firmati.
Il record di processo completo del processo aziendale elenca tutti i firmatari del documento e visualizza:
  • Firma elettronica di Adobe Sign, Firma elettronica di DocuSign o firma elettronica per la firma generica di Workday come
    Tipo firma
    .
  • La data e l'ora in cui l'ultimo firmatario ha inoltrato lo step
    Revisione documenti
     come
    Data firma
    .
  • Ruoli configurati per ogni
    gruppo di firma elettronica
     nella scheda
    Processo
     .
  • Una scheda
    Errore di integrazione
     se un evento del processo aziendale include un'integrazione di firma elettronica che non è stata completata a causa di un errore. È possibile utilizzare le informazioni in questa scheda per risolvere l'errore.
Quando si unisce un candidato a un collaboratore e il candidato ha un'attività
Revisione documenti
 in attesa, l'attività
Revisione documenti
 in attesa viene rimossa se si utilizza
la firma elettronica di Adobe Sign
 come
tipo di integrazione firma elettronica
. Dopo l'unione, è consigliabile utilizzare l'attività
Revisione documenti
 per aggiungere questo step.
Configurare il sistema in modo che invii una notifica personalizzata all'immissione di uno step
Revisione documenti
 o all'immissione di ogni gruppo di firme.
Utilizzare il report
Conversione oggetto business
 per:
  • Tradurre il testo nel campo
    Documento
     in qualsiasi lingua di destinazione abilitata per il tenant. Selezionare
    Documento
     come
    Oggetto business traducibile
    . Selezionare
    Istanze traducibili
    , quindi selezionare il
    Momento di decorrenza
     degli snapshot del documento da tradurre.
  • Tradurre il testo nei campi
    Istruzioni
     e
    Dichiarazione firma
     in qualsiasi lingua di destinazione abilitata per il tenant. Selezionare
    Revisione configurazione step documento
     come
    Oggetto business traducibile
    , quindi selezionare
    Istanze traducibili
    .
Utilizzare il report
Revisione stato step documento
 per visualizzare tutti i documenti aggiunti al sistema utilizzando lo step
Revisione documenti
 di un processo aziendale.